Wenn du ein begrenztes Budget hast oder gerne Veranstaltungen organisierst, ist es auf jeden Fall eine Option, deine Veranstaltung selbst zu organisieren. Entdecke die Vor- und Nachteile, deine Firmenveranstaltung selbst zu organisieren im Vergleich zur Vergabe an eine Eventagentur.

Wenn du dich für eine Eventagentur entscheidest, solltest du dich an diese Regeln für das Pitching von Eventagenturen halten.

Der Veranstaltungsort bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild und die Atmosphäre deiner Veranstaltung. Du kannst also mit Sicherheit sagen, dass der Veranstaltungsort eine Veranstaltung gelingen lassen oder ruinieren kann. Aber auch ein Zelt mieten kann durchaus eine Option sein. Vergiss nicht, praktische Aspekte zu berücksichtigen. Verwende diese praktischen Checklisten:

• Checkliste Veranstaltungsorte

Du wählst einen Event-Cateringservice nicht willkürlich aus. Auch bei einer Veranstaltung geht die Liebe der Teilnehmer durch den Magen. Catering ist daher sehr wichtig und muss dem Ziel deiner Veranstaltung und der Zielgruppe entsprechen. Wir haben auch Tipps zur Auswahl des richtigen Catering-Service:

• Wie wählt man einen Party Caterer?
• Richtlinien: Wie viel Getränke und Snacks müssen bereitgestellt werden

Möchtest du während deiner Konferenzpausen Musik hören? Stellst du bei deiner Mitarbeiterveranstaltung eine Tanzfläche zur Verfügung? Oder suchst du stilvolle Hintergrundmusik für deinen Empfang? Unter eventplanner.de findest du die besten Musikbands, Orchester und Diskjockeys für deine Firmenveranstaltung.

Unterhaltung ist viel mehr als das Buchen der Entertainer, ... Du musst auch einige praktische Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigst du? Was machst du, wenn ein Künstler in letzter Minute absagt?

• Checkliste zum Entertainment bei deiner Veranstaltung

Veranstaltungsdekoration bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild der Veranstaltung und die Erfahrung deiner Gäste. Es geht um die Gesamterfahrung der Atmosphäre. Eine angenehme, schöne Lage ist sicherlich genug, aber du kannst dich auch für eine komplette Dekoration in deinem eigenen Stil entscheiden oder einen besonderen Blickfang setzen, um die richtige Atmosphäre zu schaffen.

Kalender sind überfüllt. Daher sollte die Einladung zu deiner Veranstaltung oder Party nicht nur pünktlich eintreffen, sondern den Empfänger auch ermutigen, einen Teil seiner Zeit für deine Veranstaltung frei zu machen. Der erste Eindruck, nur ein Blick, kann die Entscheidung zwischen Antwort und Müll ausmachen. Achte also sehr darauf, eine ansprechende Einladung zu entwickeln. Schließlich ist Einladen die Kunst der Verlockung. Sende 10 Wochen vor deiner Veranstaltung eine Vorankündigung oder ein Save-the-Date.

Das Erstellen einer Gästeliste ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Du kannst es dir jedoch nicht leisten, Fehler zu machen. Jemanden zu vergessen ist unverzeihlich. Bitte andere um Hilfe, wenn du die Gästeliste zusammenstellst.

Vergiss nicht, die Kleiderordnung zu erwähnen! In vielen Fällen ist die Wahl der Kleidung deiner Gäste frei. Trägt bestimmte Kleidung zur Atmosphäre der Veranstaltung bei oder ist sie angesichts der (Wetter-) Bedingungen notwendig? Dann kannst du um eine bestimmte Art von Kleidung (Dresscode) bitten. Entdecke hier alle Dresscodes.

Aktionsplan

Im Aktionsplan oder Skript erarbeitest du die Aufgaben und Verantwortlichkeiten deines Teams. Während des gesamten Prozesses verfeinerst du das Skript. Die Organisation einer Veranstaltung ist eine komplexe Herausforderung, an der viele Parteien beteiligt sind. Als Organisator musst du über die erforderlichen Fähigkeiten für Projektmanagement verfügen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Budget

Die Erstellung von einem Budget für Veranstaltungen ist ein fortlaufender Prozess. Es ist am besten, mit einer groben Schätzung zu beginnen. Du tust dies, bevor du Angebote anforderst. Auf diese Weise kannst du sofort erkennen, ob du realistisch planst. Du passt das vorläufige Budget systematisch an, wenn du Angebote erhältst oder wenn du eine gezieltere Schätzung vornehmen kannst.

• Checklistenbudget für Veranstaltungen

Veranstaltungstechnik

Die Rolle der Technologie wird immer wichtiger, kann jedoch von Veranstaltung zu Veranstaltung sehr unterschiedlich sein. Manchmal stehlen die technischen Besonderheiten buchstäblich die Show. Bei anderen Veranstaltungen werden audiovisuelle Konzepte verwendet, um Präsentationen oder Darbietungen zu unterstützen. Wähle in jedem Fall einen zuverlässigen Anbieter für die Anmietung von audiovisuellem Material.

Foto und Video

Vergiss nicht, einen Fotografen und/oder Kameramann zu engagieren. Du kannst sie beauftragen, schöne Bilder von wichtigen Momenten, Auftritten und dem Publikum einzufangen.

• Checkliste: Worauf solltest du achten, wenn du einen Fotografen für deine Veranstaltung engagierst?

Genehmigungen und Versicherungen

Genehmigungen und Veranstaltungsversicherung sind für dich als Organisator besonders wichtig. Wenn du alles geregelt hast, kannst du dir viele Kopfschmerzen und finanzielles Chaos sparen.