Wenn Sie ein begrenztes Budget haben oder Veranstaltungen organisieren möchten, ist die Organisation Ihrer Veranstaltung auf jeden Fall eine Option. Entdecken Sie die Vor- und Nachteile der Organisation Ihrer Firmenveranstaltung im Vergleich zum Outsourcing an eine Eventagentur .

Wenn Sie sich für eine Eventagentur entscheiden , sollten Sie sich an diese Regeln für das Pitching von Eventagenturen halten .

Der Veranstaltungsort bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild und die Atmosphäre Ihrer Veranstaltung. Sie können also mit Sicherheit sagen, dass der Veranstaltungsort ein Ereignis auslösen oder unterbrechen kann. Aber auch ein Zelt zu mieten kann durchaus eine Option sein. Vergessen Sie nicht, praktische Aspekte zu berücksichtigen. Verwenden Sie diese praktischen Checklisten:

• Checkliste Veranstaltungsorte

Sie wählen einen Event-Caterer nicht willkürlich aus. Auch bei einer Veranstaltung geht die Liebe der Teilnehmer durch den Magen. Catering ist daher sehr wichtig und muss dem Ziel Ihrer Veranstaltung und der Zielgruppe entsprechen. Wir haben auch Tipps zur Auswahl des richtigen Caterers:

• Wie wählt man einen Party Caterer?
• Richtlinien: Wie viel Getränke und Snacks müssen bereitgestellt werden?

Möchten Sie während Ihrer Konferenzpausen Musik hören? Stellen Sie bei Ihrer Mitarbeiterveranstaltung eine Tanzfläche zur Verfügung? Oder suchen Sie stilvolle Hintergrundmusik für Ihren Empfang? Unter eventplanner.de finden Sie die besten Musikbands , Orchester und Diskjockeys für Ihre Firmenveranstaltung.

Unterhaltung ist viel mehr als das Buchen der Animationen , ... Sie müssen auch einige praktische Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigen Sie? Was machst du, wenn ein Künstler in letzter Minute absagt?

• Checkliste zur Unterhaltung Ihrer Veranstaltung

Die Dekoration der Veranstaltung bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild der Veranstaltung und die Erfahrung Ihrer Gäste. Es geht um die gesamte Atmosphäre Erfahrung. Eine angenehme, schöne Lage ist sicherlich genug, aber Sie können sich auch für eine komplette Dekoration in Ihrem eigenen Stil entscheiden oder einen besonderen Blickfang setzen, um die richtige Atmosphäre zu schaffen.

Kalender sind überfüllt. Die Einladung zu Ihrer Veranstaltung oder Party muss nicht nur pünktlich eintreffen, sondern den Empfänger auch ermutigen, einen Teil seiner Zeit für Ihre Veranstaltung zur Verfügung zu stellen. Der erste Eindruck, nur ein Blick, kann den Unterschied zwischen Antwort und Müll ausmachen. Achten Sie also genau darauf, eine anregende Einladung zu entwickeln. Einladen ist schließlich die Kunst der Verführung. Senden Sie 10 Wochen vor Ihrer Veranstaltung eine Vorankündigung oder speichern Sie das Datum.

Das Erstellen einer Gästeliste ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Sie können es sich jedoch nicht leisten, Fehler zu machen. Jemanden zu vergessen ist unverzeihlich. Bitten Sie andere um Hilfe, wenn Sie die Gästeliste zusammenstellen.

Vergessen Sie nicht, die Kleiderordnung zu erwähnen! In vielen Fällen ist die Wahl der Kleidung Ihrer Gäste frei. Trägt bestimmte Kleidung zur Atmosphäre der Veranstaltung bei oder ist sie angesichts der (Wetter-) Bedingungen notwendig? Dann können Sie eine bestimmte Art von Kleidung ( Dresscode ) schätzen. Entdecken Sie hier alle dres-Codes .

Aktionsplan

Im Aktionsplan oder Skript erarbeiten Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Teams. Während des gesamten Vorgangs verfeinern Sie das Skript. Die Organisation einer Veranstaltung ist eine komplexe Herausforderung, an der viele Parteien beteiligt sind. Als Organisator müssen Sie über die erforderlichen Projektmanagementfähigkeiten verfügen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Budget

Die Erstellung eines Budgets für Veranstaltungen ist ein fortlaufender Prozess. Beginnen Sie am besten mit einer globalen Schätzung. Sie tun dies, bevor Sie Angebote anfordern. Auf diese Weise können Sie sofort erkennen, ob Sie realistisch arbeiten. Sie passen das vorläufige Budget systematisch an, wenn Sie Angebote erhalten oder wenn Sie eine gezieltere Schätzung vornehmen können.

• Checklistenbudget für Veranstaltungen

Veranstaltungstechnik

Die Rolle der Technik wird immer wichtiger, kann jedoch von Ereignis zu Ereignis sehr unterschiedlich sein. Manchmal stehlen die technischen Leistungen buchstäblich die Show. Bei anderen Veranstaltungen werden audiovisuelle Konzepte verwendet, um Präsentationen oder Performances zu unterstützen. Wählen Sie in jedem Fall einen zuverlässigen Lieferanten für die Anmietung von audiovisuellem Material .

Foto und Video

Vergessen Sie nicht, einen Fotografen und/oder Kameramann zu engagieren. Sie können sie beauftragen, schöne Bilder von wichtigen Momenten, Auftritten und dem Publikum einzufangen.

• Checkliste: Worauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Fotografen für Ihre Veranstaltung einstellen?

Genehmigungen und Versicherungen

Genehmigungen und Eventversicherungen sind für Sie als Veranstalter besonders wichtig. Wenn Sie mit allem in Ordnung sind, können Sie viele Kopfschmerzen und einen finanziellen Kater sparen.