Der Veranstaltungsort bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung. Man kann mit Sicherheit sagen, dass der Veranstaltungsort über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden kann.
Die optimale Location berücksichtigt alle Faktoren, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung bestimmen. Mit der folgenden Checkliste können Sie prüfen, ob Ihre Traumlocation wirklich für Ihre Veranstaltung geeignet ist.
Checkliste Standorte
- Verströmt der Veranstaltungsort die richtige Atmosphäre für Sie? Können und dürfen Sie ausreichend Anpassungen vornehmen, um den richtigen Look zu erzielen? Besuchen Sie den Veranstaltungsort nach Möglichkeit während einer Veranstaltung, um sich ein gutes Bild von den Möglichkeiten und Einschränkungen des Raumes zu machen.
- Ist der Veranstaltungsort gut erreichbar? Liegt er zentral und ist die durchschnittliche Fahrzeit für Ihre Gäste akzeptabel? Können die Gäste sowohl private als auch öffentliche Verkehrsmittel nutzen? Welche internationalen Anreisemöglichkeiten gibt es? Ist der Eingang ansprechend?
- Ist mit einer Überschreitung der maximalen Kapazität zu rechnen? Ist die Raumaufteilung sinnvoll? Können Sie den verfügbaren Platz mithilfe von Stellwänden selbst gestalten? Können Sie den Raum erweitern, z. B. durch ein Zelt? Buchen Sie keine zu großen Räumlichkeiten. Gäste fühlen sich in zu großen (offenen) Räumen manchmal verloren. Stellen Sie gegebenenfalls Paravents auf oder hängen Sie Vorhänge auf, um den Raum optisch zu verkleinern.
- Gibt es genügend separate Breakout -Räume, um parallele Sitzungen zu organisieren?
- Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten am Veranstaltungsort selbst oder in der Umgebung? Bieten Sie bei Bedarf einen Shuttle-Service an? Ist der Parkplatz gesichert? Gibt es Sicherheitspersonal? Gibt es Ladestationen für Elektroautos und Fahrräder?
- Ist der Veranstaltungsort für Menschen mit Behinderungen zugänglich? Gibt es Parkplätze am Eingang? Ist die Toilette mit dem Rollstuhl erreichbar? Gibt es Hindernisse wie Treppen? Gibt es einen Aufzug?
- Gibt es genügend Toiletten? Planen Sie eine Toilette pro 75 Gäste ein. Berücksichtigen Sie auch die Verfügbarkeit von Damentoiletten. Achten Sie darauf, dass die Toiletten keine Gerüche im Veranstaltungsort verursachen, da dies sehr störend sein kann. Bei Bedarf können Sie eine spezialisierte Firma mit der Geruchsmaskierung beauftragen.
- Gibt es eine Garderobe? Ist die Garderobe groß genug? Oder gibt es einen Raum, der zu einer Garderobe umfunktioniert werden könnte? Gibt es bereits ein Nummerierungssystem?
- Gibt es Verpflegungsmöglichkeiten ( Küche )?
- Sind Sie verpflichtet, für Technik, Catering, Dekoration etc. auf feste Lieferanten zurückzugreifen? Ist eine Ablösegebühr zu entrichten, wenn Sie mit eigenen Lieferanten arbeiten möchten?
- Können Sie die vorhandenen Tische und Stühle des Veranstaltungsortes nutzen? Oder müssen Sie diese über einen Verleiher besorgen? Sind die Stühle für längeres Sitzen geeignet?
- Verfügt der Veranstaltungsort über eigene audiovisuelle und Tontechnik? Ist das vorhandene System für die von Ihnen geplante Unterhaltung ausreichend?
- Verfügt der Veranstaltungsort über eine gute Akustik? Können Sie etwaige Lärmprobleme durch Vorhänge lösen? Gibt es in der Umgebung des Veranstaltungsortes störende Geräusche?
- Prüfen Sie, ob die Location bei Bedarf für Ihre Veranstaltung verdunkelbar ist oder über Tageslicht verfügt.
- Ist das Stromnetz für einen hohen Stromverbrauch ausgelegt? Oder müssen Sie Generatoren installieren?
- Gibt es (fließendes) Wasser? Gibt es temporäre Wasserversorgungs- und Abwassermöglichkeiten?
- Sind sämtliche Verbrauchskosten (Strom, Wasser etc.) im Mietpreis der Location enthalten?
- Gibt es in und um den von Ihnen gewählten Standort ausreichend (Umgebungs-) Licht? Ist der Parkplatz gut beleuchtet und sicher? Gilt dies auch für die Wanderwege?
- Gibt es eine Bühne oder haben Sie den Platz und die Möglichkeit, eine aufzubauen? Gibt es eine Tanzfläche?
- Gibt es Garderoben für Mitarbeiter und Künstler? Sind diese mit Spiegeln, Kleiderbügeln etc. ausgestattet? Gibt es eine Backstage-Lounge, in der sich die Künstler entspannen können? Können die Künstler von den Garderoben aus bequem auf die Bühne gelangen (ohne durch den Veranstaltungsort laufen zu müssen)?
- Gibt es eine maximal zulässige Lautstärke oder Schließzeit, die zu beachten ist? Gibt es Genehmigungsmöglichkeiten, um diese Beschränkungen zu umgehen?
- Ist die Heizung und/oder Klimaanlage ausreichend? Bei der Ankunft von Gästen heizt sich ein Zimmer oft (zu) schnell auf. Wenden Sie sich an einen Fachbetrieb. Dieser kann Ihnen auch Tipps zu Luftschleusen geben, um die Kälte am Eingang zu vermeiden.
- Können Sie den/die Raum/Räume zwischen den Sitzungen ausreichend lüften? Sauerstoffmangel kann bei Konferenzen und Seminaren schnell zu Konzentrationsverlust führen.
- Sind Facility Services (Sekretariat, Toilettenpersonal, Garderobe etc.) in der Location inkludiert?
- Welche Erste-Hilfe -Einrichtungen sind vorhanden? Ist ein AED oder Defibrillator vorhanden?
- Verfügt der Veranstaltungsort über (digitale) Beschilderung, um die Gäste von einem Raum zum anderen zu führen? Gibt es Informationsbildschirme, auf denen das Programm angezeigt wird?
- Gibt es Internetanschlüsse und einen öffentlichen WLAN-Hotspot für Gäste? Fordern Sie vorab Zugangscodes an und testen Sie die Verbindung. Ist der Eintritt frei oder müssen Gäste einen Gutschein erwerben? Prüfen Sie, ob die Internetkapazität ausreicht, damit alle Gäste gleichzeitig surfen können (besonders wichtig bei Konferenzen).
- Steht Ihnen ein Locationmanager zur Verfügung, der Sie bei den Vorbereitungen unterstützt und auch während der Veranstaltung selbst für einen reibungslosen Ablauf sorgt?
- Sind in der Nähe des Standorts genügend Hotelzimmer verfügbar?
- Mieten Sie die Räumlichkeiten exklusiv oder finden auch andere Veranstaltungen statt? Wie werden Störungen zwischen den Beteiligten vermieden?
- Welche Presse- und Kommunikationseinrichtungen gibt es? Kann ein Raum als Presseraum oder Kommunikationszentrum eingerichtet werden? Gibt es dort Strom und Internet?
- Gibt es ein Produktionsbüro, von dem aus Sie die Veranstaltung koordinieren können?
- Achten Sie auch auf die Sicherheit. Gibt es genügend Notausgänge und Feuerlöscher? Überprüfen Sie außerdem, ob eventuelle Rauchmelder nicht auf die Raucheffekte reagieren, die Sie auf der Bühne einsetzen möchten.
- Informieren Sie sich über die Auf- und Abbaumöglichkeiten für Ihre Veranstaltung. Meist können Sie die Location für einen oder mehrere zusätzliche Tage zu einem günstigen Preis mieten.
- Ist der Veranstaltungsort für logistische Abläufe, wie beispielsweise die Ver- und Entsorgung von Waren während des Auf- und Abbaus der Veranstaltung, gut erreichbar?
- Prüfen Sie, ob die Zugangstüren breit genug sind, um die benötigten Materialien aufzunehmen. Es wäre schade, wenn bei der Markteinführung eines neuen Autos das Auto selbst nicht hineinpassen würde.
- Ist die Dachkonstruktion stabil genug, um schwere Dachstühle zu tragen? Sind die Decken hoch genug?
- Wenn Sie eine Veranstaltung an Ihren eigenen Standorten (zum Beispiel in der Betriebskantine oder einem Hangar) organisieren, wenden Sie sich an Ihren Versicherungsvertreter, um zu erfahren, ob Ihre Versicherung alle möglichen Risiken abdeckt.
- Bleiben Raucher nicht außen vor? Das Rauchverbot in öffentlichen Räumen hält Ihre Gäste nicht davon ab, sich gelegentlich eine anzuzünden. Gibt es einen ausgewiesenen Raucherbereich (im Freien) oder kann ein Unterstand mit Heizelementen aufgestellt werden?
- Prüfen Sie immer die Umweltgenehmigung des Veranstaltungsortes!
- Welche Stornierungs-, Liefer- und Zahlungsbedingungen gelten für den Veranstaltungsort? Gibt es weitere allgemeine Geschäftsbedingungen?
Und natürlich ... schauen Sie sich immer die Bewertungen von Veranstaltungsorten und Partyräumen auf eventplanner.de an. Dort erfahren Sie sofort, was andere Veranstalter von der Location halten. Daraus können Sie viel lernen!
Die Checkliste „Veranstaltungsort“ im EVENTPLANNER-Buch ist deutlich umfassender, aber die obige Liste wird Ihnen sicherlich den Einstieg erleichtern. Unser ultimativer Leitfaden zur Suche nach Veranstaltungsorten kann ebenfalls ein nützlicher Ausgangspunkt sein.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!