Jede Veranstaltung wird mit dem Lieferantenmanagement abgestimmt.
Verbinden Sie Caterer, AV-Techniker, Veranstaltungsorte, Dekorateure und Sicherheitspersonal in einem einzigen, vernetzten Arbeitsbereich. Verwalten Sie Kontakte, Verträge, Kommunikation, Aufgaben und Budgets pro Lieferant – ohne lästige E-Mail-Verläufe oder gemeinsam genutzte Laufwerke.
Vertrauenswürdig für 179.000+ Veranstaltungsorganisatoren
Übernehmen Sie die Kontrolle über jeden Partner, der hinter Ihrer Veranstaltung steht.
Schluss mit der mühsamen Suche nach Lieferanteninformationen in E-Mail-Postfächern, Tabellenkalkulationen und freigegebenen Laufwerken. Zentralisieren Sie alle Partner, alle Gespräche und alle Verpflichtungen an einem Ort.
Alle Partner zentralisieren
- Bewahren Sie die Kontaktdaten aller Lieferanten an einem Ort auf.
- Verlinken Sie Lieferanten direkt mit den Veranstaltungen, an denen sie beteiligt sind.
- Erreichen Sie die richtige Person, ohne alte Threads durchsuchen zu müssen.
Kommunikation optimieren
- Bündeln Sie Nachrichten, Notizen und Entscheidungen pro Lieferant.
- Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse der Besprechungen dem richtigen Partner zugeordnet werden.
- Vermeiden Sie Informationsverluste bei Teamwechseln.
Einmal definieren, überall sehen
- Aufgaben, Budgetpositionen und Anrufplanzeilen müssen nur einmal definiert werden.
- Öffnen Sie einen beliebigen Lieferanten und sehen Sie alles, was mit ihm verbunden ist, in einer Ansicht.
- Vermeiden Sie die doppelte Dateneingabe, die bei nicht verbundenen Tools entsteht.
Besser zusammenarbeiten
- Geben Sie Ihrem Team eine einzige verlässliche Informationsquelle zu Partnern.
- Vermeiden Sie die doppelte Eingabe von Lieferantendaten in verschiedenen Tools.
- Sorgen Sie dafür, dass alle mit denselben Daten arbeiten.
Entdecke dein Toolkit für die Veranstaltungsplanung
Erfahren Sie, wie das Lieferantenmanagement mit Ihrer übrigen Veranstaltungssoftware verbunden ist.
Moodboards
Halte Ideen fest, lass dich inspirieren und erkunde Lieferanten, um Vision, Thema und Besonderheit deiner Veranstaltung zu gestalten.
Checklisten
Behalten Sie jedes Planungsdetail im Blick. Erstellen und weisen Sie Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu und verpassen Sie nie wieder eine Frist.
Budgets
Verwalte dein Veranstaltungsbudget und deine Veranstaltungsausgaben. Erhalte einen vollständigen Überblick über die Mittelzuweisung und verfolge deine Ausgaben.
Ticketing
Erstelle Veranstaltungstickets und verwalte die Registrierung vor Ort. Sorge für ein unkompliziertes Check-in-Erlebnis für deine Teilnehmer.
Skripte
Erstelle eine Aufgabenliste für die Zeit vor und während der Veranstaltung. Organisiere dein Team so, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Briefings
Erstellen Sie strukturierte Briefings, die allgemeine und lieferantenspezifische Anweisungen kombinieren und alle mit dem richtigen Partner verknüpft sind.
Bringen Sie Lieferanten in Ihre Veranstaltung ein.
Wählen Sie den schnellsten Weg zu einer vollständigen Lieferantenliste – greifen Sie auf unser Verzeichnis zurück, fügen Sie Ihre vertrauenswürdigen Partner hinzu oder nutzen Sie Bewährtes wieder.
Aus unserem Verzeichnis hinzufügen
Lieferanten finden Sie direkt in unserem Verzeichnis geprüfter Unternehmen.
-
Details mit einem Klick importieren.
-
Die manuelle Dateneingabe bei jedem neuen Ereignis entfällt.
-
Erhalten Sie ein verifiziertes Profil, das sich mit den Unternehmensaktualisierungen aktualisiert.
-
Stellen Sie Ihre Lieferantenliste aus etablierten Veranstaltungspartnern zusammen.
Fügen Sie Ihre eigenen Lieferanten hinzu
Fügen Sie Partner hinzu, die noch nicht auf der Plattform gelistet sind.
-
Erfassen Sie alle intern benötigten Kontaktdatenfelder.
-
Erstellen Sie eine private Lieferantenliste, die nur Ihr Team einsehen kann.
-
Nutzen Sie diese Partner für jede zukünftige Veranstaltung wieder.
-
Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihr Partnernetzwerk.
Wiederverwendung aus vergangenen Veranstaltungen
Bringen Sie bewährte Lieferanten aus früheren Veranstaltungen mit.
-
Vermeiden Sie es, dieselben Daten immer wieder einzugeben.
-
Historischer Kontext, Bewertungen und Anmerkungen müssen beibehalten werden.
-
Bauen Sie sich ein persönliches Netzwerk auf, das Sie tatsächlich kontrollieren.
-
Beschleunigen Sie die Planung jeder nachfolgenden Veranstaltung.
Lieferantenprofile
Erfassen Sie jedes Detail über jeden Partner in einem strukturierten Profil, das ihn zu allen Veranstaltungen begleitet.
Kontaktdaten des Geschäfts
Zu wissen, wen man im Notfall anrufen muss, ist die halbe Miete. Halten Sie den richtigen Ansprechpartner immer griffbereit.
-
Speichern Sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und wichtige Ansprechpartner.
-
Fügen Sie bei Bedarf mehrere Kontakte pro Lieferant hinzu.
-
Notieren Sie, wer für was zuständig ist: Vertrieb, Betrieb, Einsatzleitung vor Ort.
-
Einmal aktualisieren, und das gesamte Team bemerkt die Änderung.
Kommunikationsverlauf verfolgen
Verlorene Vereinbarungen enden in verlorenen E-Mails. Bündeln Sie alle Konversationen für jeden Lieferanten an einem Ort.
-
Zentralisieren Sie Nachrichtenverläufe, Notizen und Verträge.
-
Hören Sie auf, in Ihren Postfächern nach der neuesten Vereinbarung zu suchen.
-
Sehen Sie auf einen Blick, was und wann versprochen wurde.
-
Neue Teammitglieder einarbeiten, ohne den Kontext erneut zu erklären.
Dokumente und Dateien anhängen
Angebote, Verträge und Bestätigungen verschwinden oft genau dann, wenn man sie braucht. Heften Sie sie stattdessen dem Lieferanten an.
-
Fügen Sie Angebote, Verträge und Versicherungszertifikate pro Partner bei.
-
Dokumente finden, ohne Ordner durchsuchen zu müssen.
-
Dateien sicher mit dem Rest des Teams teilen.
-
Führen Sie ein Prüfprotokoll über jede Zusage pro Lieferant.
Integriert in Ihre Eventplanung
Definieren Sie Aufgaben, Budgetpositionen und Abruflistenzeilen einmalig in Ihrer Veranstaltung – anschließend können Sie jeden Lieferanten öffnen und alle zugehörigen Details einsehen. Kein doppelter Aufwand, kein Kopieren und Einfügen zwischen verschiedenen Tools.
An Ihr Budget angepasst
Die in Ihrem Budget definierten Kostenpositionen werden automatisch im Lieferantenprofil angezeigt, und Sie können Kosten auch lieferantenseitig kennzeichnen. Die Gesamtausgaben pro Partner bleiben ohne Abstimmung stets aktuell.
-
Verknüpfen Sie die Lieferantenkosten mit den Budgetkategorien von beiden Seiten.
-
Gesamtausgaben pro Lieferant einsehen, ohne Tabellen exportieren zu müssen.
-
Vergleichen Sie die geschätzten und die tatsächlichen Kosten direkt miteinander.
-
Beugen Sie Budgetabweichungen vor, bevor sie zu einem Problem werden.
Mit Ihrem Anrufprotokoll verknüpft
Ordnen Sie in Ihrem Ablaufplan eine Zeile einem Lieferanten zu, und sie wird im Lieferantenprofil angezeigt. Öffnen Sie einen Lieferanten, sehen Sie genau, wann er verfügbar ist. Die Ansicht ist bidirektional, sodass Ablaufplan und Lieferantenliste stets synchronisiert sind.
-
Ordnen Sie Lieferanten von beiden Seiten bestimmten Positionen im Abrufplan zu.
-
Sehen Sie genau, wer zu jedem Zeitpunkt des Tages was tut.
-
Einmal aktualisieren und Anrufliste, Lieferantenansicht und Briefing bleiben aufeinander abgestimmt.
-
Vermeiden Sie am Veranstaltungstag die Frage: „Wer kümmert sich darum?“
Mit Ihren Aufgaben verknüpft
Im Projektmanagement definierte Aufgaben lassen sich Lieferanten zuweisen, und pro Lieferant sind alle offenen Aufgaben des gesamten Projekts sichtbar. Kein lästiges Wechseln zwischen Tools mehr, um den Status zu prüfen, keine verpassten Fristen mehr, die zwischen verschiedenen Systemen verborgen bleiben.
-
Erstellen Sie Aufgaben einmalig im Projektmanagement und ordnen Sie ihnen den Lieferanten zu.
-
Sehen Sie sich alle offenen Aufgaben jedes Partners in dessen Profil an.
-
Verfolgen Sie Fristen und Fortschritte, ohne die Lieferantenansicht zu verlassen.
-
Schaffen Sie Transparenz und Verantwortlichkeit auf beiden Seiten.
Onboarding und Vorlagen
Neue Partner werden schnell mit strukturierten Arbeitsabläufen auf den neuesten Stand gebracht, die sich für jede von Ihnen organisierte Veranstaltung skalieren lassen.
Nutzen Sie Onboarding-Checklisten
Neue Lieferanten benötigen Verträge, Briefings und Zugang – und das Versäumnis, eines davon zu erreichen, kostet Sie Geld. Standardisieren Sie das Onboarding einmalig.
-
Stellen Sie sicher, dass jeder neue Partner die richtigen Verträge und Einweisungen erhält.
-
Standardisieren Sie das Onboarding für jede Ihrer Veranstaltungen.
-
Reduzieren Sie den Aufwand für die Vorbereitung der Partner auf die Lieferung.
-
Fehlende Informationen erkennen, bevor es zu Verzögerungen kommt.
Wiederverwendbare Vorlagen erstellen
Die meisten Lieferantenkategorien haben wiederkehrende Anforderungen. Erfassen Sie diese einmal und wenden Sie sie überall an.
-
Erstellen Sie Vorlagen für Caterer, AV-Technik, Sicherheitsdienste und mehr.
-
Für jeden Lieferanten dieser Art sollten Standardanforderungen gelten.
-
Sparen Sie Zeit bei jeder neuen Veranstaltung, die Sie einrichten.
-
Gewährleisten Sie eine gleichbleibende Qualität bei wiederkehrenden Veranstaltungen.
Briefings automatisch verbinden
Briefings bleiben präzise, wenn sie mit aktuellen Lieferantendaten verknüpft sind. Verbinden Sie beides und vermeiden Sie das Kopieren und Einfügen.
-
Erstellen Sie lieferantenspezifische Briefings, die auf das Partnerprofil abgestimmt sind.
-
Aktualisieren Sie die Lieferantendaten und achten Sie darauf, dass das Briefing auf dem neuesten Stand bleibt.
-
Senden Sie mit einem Klick das richtige Briefing an den richtigen Partner.
-
Versenden Sie keine veralteten Dokumente mehr in die falschen Hände.
Team- und Kollaborationssteuerung
Gewähren Sie Ihrem Team und Ihren Partnern kontrollierten Zugriff auf die richtigen Informationen mit klaren Berechtigungen und Rollen.
Lieferantendaten mit dem Team teilen
Doppelte Lieferantendatensätze und widersprüchliche Kommunikation entstehen durch isolierte Listen. Geben Sie dem Team einen gemeinsamen Arbeitsbereich.
-
Gewähren Sie jedem Teammitglied Zugriff auf die vollständige Lieferantenliste.
-
Vermeiden Sie doppelte Einträge und Versionskonflikte.
-
Sorgen Sie dafür, dass die Teamkommunikation auf denselben Daten basiert.
-
Neue Teammitglieder bei jeder Veranstaltung schneller einarbeiten.
Berechtigungsstufen festlegen
Nicht jeder muss die Geschäftsbedingungen einsehen. Gewähren Sie jeder Rolle den angemessenen Zugriff.
-
Legen Sie fest, wer Lieferantendaten bearbeiten, kommentieren oder einfach nur einsehen darf.
-
Schützen Sie sensible Finanz- und Vertragsinformationen.
-
Erhalte die Verantwortlichkeit mit klar definierten Rollen.
-
Passen Sie die Zugriffsrechte an, während das Projekt die verschiedenen Phasen durchläuft.
Koordination über mehrere Veranstaltungen hinweg
Die parallele Durchführung mehrerer Veranstaltungen erhöht das Risiko von Doppelbuchungen. Behalten Sie daher stets den Überblick.
-
Finden Sie heraus, welche Lieferanten an welchen Veranstaltungen beteiligt sind.
-
Terminüberschneidungen erkennen, bevor sie entstehen.
-
Bewährte Partner mit vollständigem historischen Kontext wiederverwenden.
-
Pflegen Sie die Beziehungen auf Agenturebene, nicht pro Projekt.
Lieferantenmanagement, integriert in Ihre Veranstaltungssoftware
Schluss mit dem Jonglieren mit verschiedenen Tools, um den Überblick zu behalten, wer was tut. Bringen Sie alle Partner in einen vernetzten Arbeitsbereich, in dem Kontext, Kontakte und Verpflichtungen zentral verwaltet werden – und bleiben Sie so stets mit dem Rest Ihrer Veranstaltung synchronisiert.
Ein Arbeitsbereich, gestaltet für Klarheit
Alle Lieferanten, alle Gespräche, alle Dokumente an einem zentralen Ort. Schluss mit dem Hin- und Herwechseln zwischen fünf verschiedenen Tools, um das Gesuchte zu finden.
Ein Profil, entwickelt für den Kontext
Eine vollständige Dokumentation für jeden Partner, einschließlich Vorgeschichte, Vereinbarungen und Entscheidungen, die genau dann verfügbar ist, wenn Sie sie benötigen.
Ein Netzwerk, konzipiert für die Wiederverwendung
Bauen Sie ein privates Netzwerk vertrauenswürdiger Partner auf, die Sie von Veranstaltung zu Veranstaltung, von Projekt zu Projekt begleiten.
Eine Quelle, geschaffen für die Wahrheit
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team, Ihre Einsatzplanung, Ihr Budget und Ihre Briefings automatisch mit denselben Lieferantendaten arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
-
Wie fange ich mit der Nutzung des Lieferantenmanagements an?
Registrieren Sie sich, erstellen Sie eine Veranstaltung, upgraden Sie auf .PRO und Sie finden das Lieferanten-Tool in Ihrem Veranstaltungsbereich. Dort können Sie Lieferanten aus unserem Verzeichnis auswählen, Ihre eigenen Partner hinzufügen oder Lieferanten aus vergangenen Veranstaltungen wiederverwenden.
-
Kann ich Lieferanten hinzufügen, die nicht auf eventplanner.net gelistet sind?
Ja. Sie können jeden Partner manuell hinzufügen, inklusive Kontaktdaten und Notizen. Diese sind nur für Ihr Team sichtbar und können für alle zukünftigen Veranstaltungen wiederverwendet werden.
-
Wie lässt sich das Lieferantenmanagement in die anderen Tools integrieren?
Lieferanten sind direkt mit Ihren Budgets, Einsatzplänen, Checklisten und Briefings verknüpft. Wenn Sie einen Lieferanten mit einer Budgetposition, einer Einsatzplanzeile oder einem Briefing verbinden, bleiben diese Daten in allen Tools synchronisiert.
-
Kann ich Lieferanten für mehrere Veranstaltungen wiederverwenden?
Ja. Sobald ein Lieferant in Ihrem Konto hinterlegt ist, können Sie ihn mit einem Klick jeder zukünftigen Veranstaltung zuordnen. Seine Kontaktdaten, seine Historie und alle gespeicherten Dokumente bleiben erhalten – Sie müssen also nicht jedes Mal von vorne beginnen.
-
Worin besteht der Unterschied zwischen Lieferantenmanagement und CRM?
Man könnte es Event-CRM nennen. Die Grundidee bleibt dieselbe: ein einziges Profil pro Partner, mit allen Interaktionen, Dokumenten und Zusagen verknüpft. Der Unterschied liegt in den erfassten Daten: nicht eine Vertriebspipeline mit Kunden, sondern jeder Lieferant, der mit spezifischen Events, Budgets, Terminplänen und Briefings verbunden ist – inklusive der Workflows, die Event-Teams tatsächlich benötigen.
-
Wer in meinem Team kann die Lieferantendaten einsehen?
Sie haben die Kontrolle darüber. Legen Sie Berechtigungen für jedes Teammitglied fest: Nur-Lese-Zugriff, kein oder vollständiger Bearbeitungszugriff – und schützen Sie sensible Geschäftsinformationen vor Personen, die diese nicht einsehen müssen.
-
Wie hängt das mit den Briefings zusammen?
Jedes Briefing kann mit einem Lieferantenprofil verknüpft werden, und lieferantenspezifische Abschnitte sind nur für den jeweiligen Partner sichtbar. Ändern sich die Lieferantendaten, bleibt das Briefing automatisch aktualisiert – veraltete Dokumente müssen nicht mehr erneut versendet werden.
-
Ist das Lieferantenmanagement im kostenlosen Tarif enthalten?
Nein. Das Lieferantenmanagement ist Teil von eventplanner.PRO, unserem professionellen Tarif, der für Teams entwickelt wurde, die mehrere Lieferanten und komplexe Veranstaltungen verwalten.
-
Kann ich eine Liste meiner bereits genutzten Lieferanten importieren?
Ja. Sie können Lieferanten manuell hinzufügen, sie aus unserem Verzeichnis auswählen oder von früheren Veranstaltungen wiederverwenden. Bei größeren Importen kontaktieren Sie uns bitte über den In-App-Chat. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
-
Warum ist das Lieferantenmanagement von eventplanner.net besser als Tabellenkalkulationen oder ein generisches CRM-System?
Tabellenkalkulationen stoßen an ihre Grenzen, sobald sich Daten ändern – und ein CRM-System versteht keine Events. Unser Lieferantenmanagement wurde speziell für Event-Teams entwickelt: Es verknüpft Partner mit Budgets, Briefings und Ablaufplänen, sodass Aktualisierungen automatisch durch Ihr gesamtes Event fließen. Das bietet Ihnen kein Tool, das nicht auf die realen Abläufe von Events zugeschnitten ist.
für immer kostenlos
Perfekt für Profis und kleinere Teams für Veranstaltungsplanung, die nur eine Veranstaltung zur Zeit steuern.
ab pro Sitzplatz/Monat
Ideal für Profis und größere Teams, die mehrere Veranstaltungen gleichzeitig steuern.
ab pro Monat
Perfekt für Organisationen, die individuelle Lösungen, erweiterte Sicherheit und spezialisierten Support benötigen
Software für Veranstaltungsplanung, die mit dir wächst
Wähle einen Plan, der deinen Ambitionen entspricht, ob du nun eine einzelne Veranstaltung oder diverse Projekte gleichzeitig steuerst.
