Koordiniere jeden Veranstaltungspartner mit Lieferanten

Häufig gestellte Fragen

• Wie fange ich mit der Nutzung des Lieferantenmanagements an?

  Registriere dich, erstelle eine Veranstaltung, upgrade auf .PRO und du findest das Lieferanten-Tool in deinem Veranstaltungsbereich. Dort kannst du Lieferanten aus unserem Verzeichnis auswählen, deine eigenen privaten Partner hinzufügen oder Lieferanten aus vergangenen Veranstaltungen wiederverwenden.

• Kann ich Lieferanten hinzufügen, die nicht auf eventplanner.net gelistet sind?

  Ja. Du kannst jeden Partner manuell hinzufügen, inklusive Kontaktdaten und Notizen. Diese sind nur für dein Team sichtbar und können für alle zukünftigen Veranstaltungen wiederverwendet werden.

• Wie lässt sich das Lieferantenmanagement in die anderen Tools integrieren?

  Lieferanten sind direkt mit deinen Budgets, Skripten, Checklisten und Briefings verknüpft. Wenn du einen Lieferanten mit einer Budgetposition, einer Skriptzeile oder einem Briefing verbindest, bleiben diese Daten in allen Tools synchronisiert.

• Kann ich Lieferanten für mehrere Veranstaltungen wiederverwenden?

  Ja. Sobald ein Lieferant in deinem Konto hinterlegt ist, kannst du ihn mit einem Klick jeder zukünftigen Veranstaltung zuordnen. Seine Kontaktdaten, seine Historie und alle gespeicherten Dokumente bleiben erhalten – du musst also nicht jedes Mal von vorne beginnen.

• Worin besteht der Unterschied zwischen Lieferantenmanagement und CRM?

  Man könnte es Event-CRM nennen. Die Grundidee bleibt dieselbe: ein einziges Profil pro Partner, mit allen Interaktionen, Dokumenten und Zusagen verknüpft. Der Unterschied liegt in den erfassten Daten: nicht eine Vertriebspipeline mit Kunden, sondern jeder Lieferant, der mit spezifischen Events, Budgets, Skriptzeilen und Briefings verbunden ist – inklusive der Workflows, die Event-Teams tatsächlich benötigen.

• Wer in meinem Team kann die Lieferantendaten einsehen?

  Du hast die Kontrolle. Leg Berechtigungen für jedes Teammitglied fest: Nur-Lese-Zugriff, kein oder vollständiger Bearbeitungszugriff – und schütze sensible Geschäftsinformationen vor Personen, die diese nicht einsehen müssen.

• Wie hängt das mit den Briefings zusammen?

  Jedes Briefing kann mit einem Lieferantenprofil verknüpft werden, und lieferantenspezifische Abschnitte sind nur für den jeweiligen Partner sichtbar. Ändern sich die Lieferantendaten, bleibt das Briefing automatisch aktualisiert – veraltete Dokumente müssen nicht mehr erneut versendet werden.

• Ist das Lieferantenmanagement im kostenlosen Tarif enthalten?

  Nein. Das Lieferantenmanagement ist Teil von eventplanner.PRO, unserem professionellen Tarif, der für Teams entwickelt wurde, die mehrere Lieferanten und komplexe Veranstaltungen verwalten.

• Kann ich eine Liste meiner bereits genutzten Lieferanten importieren?

  Ja. Du kannst Lieferanten manuell hinzufügen, sie aus unserem Verzeichnis auswählen oder von früheren Veranstaltungen wiederverwenden. Bei größeren Importen kontaktiere uns bitte über den In-App-Chat. Wir helfen dir gerne bei der Einrichtung.

• Warum ist das Lieferantenmanagement von eventplanner.net besser als Tabellenkalkulationen oder ein generisches CRM-System?

  Tabellenkalkulationen stoßen an ihre Grenzen, sobald sich Daten ändern – und ein CRM-System versteht keine Events. Unser Lieferantenmanagement wurde speziell für Event-Teams entwickelt: Es verknüpft Partner mit Budgets, Briefings und Skripten, sodass Aktualisierungen automatisch durch dein gesamtes Event fließen. Das bietet dir kein Tool, das nicht auf die realen Abläufe von Events zugeschnitten ist.

• Kann ich eine private Liste bevorzugter oder zugelassener Lieferanten führen?

  Ja. Die Lieferantenliste in deinem Konto ist privat – nur dein Team kann sie einsehen. Du kannst Lieferanten aus dem öffentlichen Verzeichnis von eventplanner.net übernehmen, eigene hinzufügen (auch solche, die nicht öffentlich gelistet sind) und diese für alle zukünftigen Events wiederverwenden. Viele Agenturen und Unternehmen nutzen diese Liste als interne „Liste bevorzugter Lieferanten“ mit Informationen zu bisherigen Leistungen, vereinbarten Preisen und vertraglichen Details, die außerhalb des Teams nicht sichtbar sind.

• Wie integriere ich einen neuen Lieferanten effizient?

  eventplanner.net unterstützt Onboarding-Checklisten auf Lieferantenebene – einen standardisierten Ablauf (Vertragsunterzeichnung, Erhalt der Versicherungsbescheinigung, Bestätigung des Briefings, Festlegung des Ansprechpartners), den du für jeden neuen Partner anwendest. So wird bei jedem Event ein einheitliches Onboarding-Verfahren durchgeführt, und fehlende Elemente – wie ein nicht unterzeichneter Vertrag oder eine veraltete Bescheinigung – werden erkannt, bevor sie zu einem Risiko für die Durchführung werden. Viele Teams erstellen Onboarding-Vorlagen pro Lieferantenkategorie (Catering, AV, Sicherheit, Dekoration), sodass die richtigen Standardanforderungen automatisch angewendet werden.

• Kann ich die Leistung der Lieferanten über verschiedene Events hinweg verfolgen?

  Ja – privat, parallel zu den öffentlichen Bewertungen im Verzeichnis. Jedes Lieferantenprofil in deinem Konto enthält die Notizen, Bewertungen und die Historie deines Teams für alle Events, bei denen du den jeweiligen Lieferanten beauftragt hast. So erhältst du eine interne Dokumentation, die nicht von öffentlichen Bewertungen abhängt und dir bei Entscheidungen hilft, beispielsweise bei der Auswahl des Caterers für dein nächstes wichtiges Event. Das Buch „Eventplanner“ von Kevin Van der Straeten behandelt die Lieferantenbewertung als Teil der Nachbereitung von Events – genau hier zahlt sich diese Art der strukturierten Dokumentation am meisten aus.

• Worin unterscheidet sich das von einem CRM-System wie HubSpot oder Salesforce?

  Ein CRM-System basiert auf einer Vertriebspipeline – Leads, Verkaufschancen, Abschlüsse. Das Lieferantenmanagement hingegen konzentriert sich auf die operative Beziehung zu Event-Partnern – Verträge, Briefings, Ablaufpläne und Budgetpositionen. Beide Systeme überschneiden sich konzeptionell (beide zentralisieren Kontakte und Historie), die Arbeitsabläufe unterscheiden sich jedoch. Ein CRM-System berücksichtigt nicht, dass ein Lieferant eine Aufbauzeit und eine Lieferbestätigung schuldet; das Lieferantenmanagement hingegen basiert genau auf diesen eventspezifischen Verpflichtungen. Man könnte das Lieferantenmanagement von eventplanner.net als „Event-CRM“ bezeichnen, allerdings mit dem Hinweis, dass operative und nicht kommerzielle Daten erfasst werden.