Veranstaltungs-Projektmanagement-Software für jeden Veranstaltungs-Profi

Die Zeit des Ausschneidens und Einfügens, des irgendwo Ablegens und nie wieder Auffindens, wenn du Inspirationen für deine Veranstaltung brauchst, ist definitiv vorbei. Mit einem Online-Moodboard kannst du deiner Veranstaltung einen persönlichen Stil verleihen, indem du besondere Orte, innovative Anbieter oder interessante Ideen sammelst. Moodboards sind eine Collage von Ideen, die dir helfen können, deine kreative Vision zu gestalten und deine Pläne zu verwirklichen.

Veranstaltungs-Projektmanagement, bei dem du deine Veranstaltung zusammen mit deinen Teammitgliedern an einem Ort in einer integrierten Veranstaltungs-Projektmanagement-Software planst und nachbereitest. Klingt das wie ein Traum?

Es mag unmöglich erscheinen, aber es ist möglich, deinen Veranstaltungsplan auf einen Blick zu minimieren und zu organisieren, während du gleichzeitig mit deinem Team zusammenarbeitest und den Fortschritt und die Ziele deiner Veranstaltung verfolgst!

Wenn du eine Veranstaltung organisierst, egal ob du dies selbst oder im Auftrag eines Kunden oder externen Auftraggebers machst, verlierst du mit einem klassischen „Wasserfall“-Projektmanagementansatz zu Beginn deiner Veranstaltungsplanung oft viel Zeit beim Planen der Details, weil diese in der chronologischen Reihenfolge zuerst kommen. Das Risiko besteht darin, dass dir später die Zeit für viel wichtigere Aufgaben fehlt. Mit einem agilen Projektmanagement-Ansatz zerlegst du als Veranstaltungsmanager dein Veranstaltungsprojekt in kleine Stücke. Das Projektteam sieht sich dann an, was zu diesem Zeitpunkt die wichtigsten Aktionspunkte pro Zeitrahmen oder „Welle“ oder „Sprints“ sind. Nach einem Zeitraum von beispielsweise zwei oder drei Wochen wird diese Übung wiederholt und die aktuellen Prioritäten neu festgelegt. Bei einem agilen Projektmanagement-Ansatz für Veranstaltungen arbeitest du mit einem kleinen Projektteam unter der Leitung eines Projektleiters (Scrum Master) zusammen, welcher die Aufgabenverwaltung und den Fortschritt des Veranstaltungsprojekts überwacht und für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Dadurch können ihr euch als Team kontinuierlich anpassen und seid flexibel bei wechselnden Gegebenheiten - eine Kernkompetenz in der Zeit und Branche, in der wir heute leben. Mängel, Auslassungen, Fehler oder Probleme werden schnell klar und können vom Team angegangen werden.

Die Steuerung deines Veranstaltungsprojekts nach einem flexiblen und professionellen Veranstaltungs-Projektmanagement-Ansatz hat zahlreiche Vorteile. Wir listen die wichtigsten für dich auf. Zunächst erstellst du einen effizienten Workflow für jedes deiner Veranstaltungsprojekte. Mit einem soliden Veranstaltungs-Projektmanagement-Ansatz und einer Software für Veranstaltungsmanagement kannst du dein gesamtes Veranstaltungs-Projekt von Anfang bis Ende im Detail überwachen. Du kannst alle deine Aufgaben erstellen, der richtigen Person zuweisen und die Aufgaben in Spalten (und per Drag-and-Drop/Drag) nachbereiten. Und du kannst leicht sehen, welche Aufgaben für dich oder deine Teammitglieder noch unbearbeitet sind. Wenn du eine Software für Veranstaltungs-Projektmanagement verwendest, weißt du auch, dass die Informationen, die dir und deinen Teammitgliedern zur Verfügung stehen, immer aktuell sind. Projektplanung „leicht gemacht“ sozusagen.

So bringst du dein (internes und externes) Team schneller in Bewegung, oft ein gigantischer Elefant im Raum bei der Organisation von Veranstaltungen. Da du strukturiert zusammenarbeitest und eine klare Ausrichtung rund um dein Veranstaltungsprojekt erstellst, indem du Fortschritt oder Kommentare zu jeder Aufgabe hinzufügst, bringst du alles an einem Ort zusammen und vergisst nichts. Da die Informationen immer geteilt werden, wächst auch das „kollektive Gedächtnis“ deines Teams schneller. Darüber hinaus können deine Teammitglieder mehr zum Projekt beitragen, sie können oft mehrere Rollen übernehmen und du kannst ihnen verschiedene Aufgaben zuweisen, vom Berater bis zum Ausführenden oder Designer. Du forderst dein Team heraus, Neues auszuprobieren, was der ideale Nährboden für Innovation und Kreativität ist. Dies kommt der persönlichen Entwicklung deiner Mitarbeiter zugute, einer der Aspekte, der für deine Arbeitsmotivation und -zufriedenheit eine wichtige Rolle spielt.

Du erhöhst auch die Transparenz in deiner Teamkommunikation und in der Durchführung deines Veranstaltungsmanagements, wenn dein Team am selben Ort wie du arbeitet, aber auch auf der anderen Seite der Welt: Die Nase bleibt in derselben Richtung. Wächst du gerade und organisierst du mehrere Veranstaltungen oder werden deine Projekte größer? Mit einem professionellen Veranstaltungs-Projektmanagement und einer Veranstaltungs-Projektmanagement-Software bist du für die Zukunft gerüstet! Dein Ansatz und deine Software ist variierbar, für jedes Veranstaltungskonzept und jedes Team jeder Größe und Zusammensetzung.

Mit einem agilen Veranstaltungs-Projektmanagement-Ansatz baust du zudem ein starkes Team auf. Darüber hinaus entwickeln die Menschen durch die sehr direkte Zusammenarbeit mit einem kleinen Team und das Teilen der Herausforderungen eine starke „Yes, we can“-Mentalität. So erzielen die Teammitglieder im gleichen Zeitrahmen ein besseres Ergebnis, weil dem, was im Veranstaltungsmanagement wirklich wichtig ist, stets Priorität eingeräumt wird.

Bist du von all den aufgeführten Argumenten zum Nutzen von Veranstaltungs-Projektmanagement und Veranstaltungs-Projektmanagement-Software vollkommen überzeugt? Wir präsentieren stolz die eventplanner.net Checklisten. Mit dieser Planungssoftware wird die Organisation von Veranstaltungen zum Kinderspiel. In der Software erstellst du zunächst einen Termin, listest alle Aufgaben inklusive Beschreibung der Aufgabe, Priorität und zugeordneter Person auf und vergibst einen Status. Du kannst den Status der Aufgaben in deinem gesamten Veranstaltungsmanagement ganz einfach per Drag-and-Drop anpassen. Du hast die Wahl, du gibst deinen Teammitgliedern Lesezugriff oder du gewährst ihnen auch Bearbeitungsrechte. Mit diesem Event-Projekttool wird echte digitale Zusammenarbeit möglich.

Als Veranstaltungsprofi bist du beschäftigt genug und deinen Herausforderungen sind keine Grenzen gesetzt. Deshalb möchten wir es dir bei eventplanner.net noch einfacher machen: Wir haben sogar die Online-Veranstaltungs-Checklisten mit vorausgefüllten Elementen bestückt, die auf die Art von Veranstaltungen zugeschnitten sind, das du organisieren wirst. Das Entfernen, falls eines nicht zu deinem Veranstaltungskonzept passt, oder das Hinzufügen von Elementen ist ein Kinderspiel.