Verfolge dein Veranstaltungsbudget mit Budgets
Budgets behalten den Überblick über all deine veranstaltungsbezogenen Ausgaben und, wenn du möchtest, auch über deine Einnahmen. Und integriert es nahtlos in einen soliden Finanzplan. So verfehlst du bei der Abrechnung deiner Veranstaltung nie das Ziel!
Wie erstellst du einen Business-Case für deine Veranstaltung?
Budgets behalten den Überblick über all deine veranstaltungsbezogenen Ausgaben und, wenn du möchtest, auch über deine Einnahmen. Und integriert es nahtlos in einen soliden Finanzplan. So verfehlst du bei der Abrechnung deiner Veranstaltung nie das Ziel!
Wenn du unseren Veranstaltungs-Budgetplaner verwenden möchtest, erstelle zunächst eine Veranstaltung (falls noch nicht geschehen). So funktioniert es:
Das Erstellen einer neuen Veranstaltung kann direkt auf der Moodboard-Seite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website (sofern du angemeldet bist) oder über die Schaltfläche „Zu neuer Veranstaltung hinzufügen“ aufgerufen werden kann. Verlinke wann immer dir eine Unternehmensseite gefällt, oder du einen Beitrag speicherst.
Du kannst für jede Veranstaltung, die du organisierst, ein Budgetblatt erstellen. Du tust dies direkt von der Budgetseite aus, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website erreichbar ist (wenn du eingeloggt bist).
Klicke auf die Schaltfläche „Budgetlinie hinzufügen“, um deiner Budgetdatei neue Ausgaben oder Einnahmen hinzuzufügen. Gib deine Daten im Pop-Up ein:
- Kategorie: Wähle eine Kategorie aus, die zu den Ausgaben oder Einnahmen passt. Für Getränke- und Essenskosten wähle beispielsweise die Kategorie „Catering“. So kannst du alle Kosten pro Kategorie übersichtlich zusammenstellen.
- Ausgaben/Einnahmen: Gib an, ob es sich bei dieser Zeile um Ausgaben oder Einnahmen handelt.
- Beschreibung : eine kurze Beschreibung der Kosten oder Einnahmen.
- Anbieter: hier kannst du den Anbieter oder Veranstaltungsort eingeben, mit dem du zusammenarbeitest. Wenn du mit der Eingabe beginnst, erscheint eine Liste von Anbietern, die wir auf unserer Plattform kennen. Klicke auf den Namen des Veranstaltungsunternehmens auf der Liste. Ist dein Lieferant nicht auf der Liste? Gib dann einfach den Namen ein, ohne eine Auswahl zu treffen.
- Festpreis: Hier gibst du den Festpreis ein, den du an einen Anbieter zahlst. Zum Beispiel € 2.500 Miete für den Veranstaltungsort.
- Preis pro Einheit: Zahlst du einen Betrag pro Person? Pro Zelt? Dann kannst du hier den Preis pro Einheit eingeben. Zum Beispiel € 50 pro Person für den Caterer.
- # Einheiten : Dieses Feld gibt die Anzahl der Einheiten an, mit denen das Tool den Preis pro Einheit multipliziert. Standardmäßig verwendet das Tool die Anzahl der Personen, die du in den Einstellungen deiner Veranstaltung festgelegt hast. Das ist super praktisch, denn wenn du die Personenzahl anpasst, korrigiert das Tool automatisch alle Budgetzeilen, die mit dieser Zahl arbeiten. Trotzdem möchtest du manchmal mit einer anderen Anzahl arbeiten, z. B. wenn nicht alle am Abendessen teilnehmen. Aktiviere in diesem Fall das Kontrollkästchen „# Einheiten manuell anpassen“. Auf diese Weise kannst du die Anzahl der Einheiten selbst anpassen. Bitte beachte, dass du das Feld selbst aktualisieren musst, wenn sich diese Anzahl ändert. Das geschieht nicht automatisch.
- MwSt.-Prozentsatz: Dieses Feld ist nur im „erweiterten“ Modus für Firmenveranstaltungen verfügbar. Du erfasst alle Preise ohne MwSt. und trägst in dieses Feld den MwSt.-Prozentsatz der Budgetzeile ein. Das Tool berechnet dann die Summen, mit und ohne Mehrwertsteuer. Hast du einen Lieferanten, der im Angebot zwei oder mehr Mehrwertsteuersätze verwendet? Erstelle dann zwei oder mehr Budgetlinien.
Du kannst eine Zeile ändern, indem du darauf klickst. Anschließend kannst du alle Felder bearbeiten und speichern oder die Zeile mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen.
Unsere Software geht davon aus, dass alle von dir eingegebenen Preise Mehrwertsteuer enthalten. Für Hochzeiten, private Veranstaltungen usw. ist das völlig in Ordnung. Wenn du eine professionelle Veranstaltung für dein Unternehmen organisierst, möchtest du die Mehrwertsteueraufteilung sehen können. Über die Einstellungen deiner Veranstaltung kannst du die Checkbox "In Budgets mit Preisen exkl. Mehrwertsteuer arbeiten" aktivieren. Wenn du dies tust, erscheint ein zusätzliches Feld, wenn du Budgetzeilen hinzufügst oder änderst, wo du den Mehrwertsteuerprozentsatz eingibst. Du gibst dann alle Preise ohne Mehrwertsteuer ein und unser Tool berechnet die Mehrwertsteuer für dich.
Vorsicht:
- Wenn du später von einer einfachen Ansicht ohne MwSt.-Berechnungen in den erweiterten Modus wechselst, musst du alle zuvor eingegebenen Budgetzeilen überprüfen (d.h. die Preise ohne MwSt. anpassen und die korrekten MwSt.-Prozentsätze eingeben).
- Sobald du in den erweiterten Modus wechselst, ist es nicht mehr möglich, die Veranstaltung in den Standardmodus zurückzusetzen.
Du kannst auch mehrere Versionen deines Budgets erstellen. Wenn du an einem Business Case für ein Festival arbeitest, möchtest du vielleicht ein realistisches, ein optimistisches und ein Worst-Case-Szenario erstellen. Andere Organisatoren hingegen behalten gerne Versionen ihrer Budgets im Auge: die Version deines Pitchs und dann Versionen mit unterschiedlichen Anpassungen. Ab sofort ist alles möglich.
So erstellst du Versionen
Du kannst eine neue Version deines Budgets erstellen, indem du oben links auf den Versionsnamen klickst. Klicke im angezeigten Dropdown-Menü auf den Link „Neue Version erstellen“. Du kannst mit einem leeren Seite oder mit einer Kopie des aktiven Budgets beginnen und darauf aufbauen. Über dasselbe Dropdown-Menü kannst du ganz einfach zwischen den verschiedenen Versionen wechseln.
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Denk an all die Hilfsmittel, die du bei der Planung wirklich unvergesslicher Veranstaltungen verwendest: Moodboards, Checklisten, Skripte, ... Stell dir vor, du hättest all diese Hilfsmittel an einem zentralen Ort!
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Als Veranstaltungsplaner kommst du nicht drum herum, das Budget deiner Veranstaltung zu beachten. Dies gilt für eine geschäftliche Veranstaltung, eine private Feier wie eine Hochzeit, oder wenn du ein Konzert organisierst. Behältst du alle deine Ausgaben und Einnahmen „auf der Rückseite eines Briefumschlags“ im Auge oder bist du eher ein Excel-Fan? Hast du schon einmal von Veranstaltungsplanungs-Software gehört? Eine solche Software enthält oft einen Veranstaltungs-Budgetplaner. Dort trägst du alle Kosten der Veranstaltung ein und die Kosten passen sich automatisch an, wenn du die variablen Daten, wie z. B. die Anzahl der Gäste, änderst. Neben deinen Veranstaltungskosten hast du oft auch Veranstaltungseinnahmen z. B. aus Werbeverkäufen, (VIP-)Ticketverkäufen, von Werbeartikeln oder Sponsoren. Du kannst diese finanziellen Ressourcen zu diesem Veranstaltungs-Budgetplaner hinzufügen, um den Business Case deiner Veranstaltung zu vervollständigen.
Warum du das Budget deiner Veranstaltung in einem „Veranstaltungs-Budgetblatt“ vorbereiten solltest
Einen Überblick schaffen über dein Veranstaltungsbudget, das ist natürlich das Hauptziel, ob es sich nun um ein Festivalbudget, das Budget einer privaten Veranstaltung oder das Budget einer geschäftlichen Veranstaltung handelt. Als Veranstaltungsplaner liegt die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben in deiner Verantwortung: eine Übersicht ist die Basis der Budgetvorbereitung. Durch die Erstellung des Budgets deiner Veranstaltung kannst du auch sehen, welche Kosten du noch übersiehst. Vielleicht vergisst du die Kosten für die Veranstaltungsversicherung, oder kleinere Ausgaben wie Genehmigungen, Beschilderung, Möbelmiete und auch die Abfallkosten. Aber wie du weißt, machen viele, viele kleine Ausgaben einen großen Unterschied.
Durch die Erstellung eines korrekten Budgets für deine Veranstaltung kannst du auch deine Ausgaben kritisch hinterfragen und analysieren, ob diese den nötigen Ertrag für zum Investment erbringen. Wenn du mit einem hochwertigen Online-Tool arbeitest, ist es auch möglich, den finanziellen Gesamtüberblick zu behalten. Wenn du beispielsweise den Parameter "Anzahl der Gäste" erhöhst, passen sich die restlichen Kosten automatisch an. Ein gutes Beispiel für das Budget einer Veranstaltung ist Catering. Und wenn schließlich der Zähler deines Veranstaltungsbudgets auf rot geht, kannst du prüfen, ob es für bestimmte Kostenpositionen günstigere Alternativen gibt. Oder vielleicht findest du zusätzliches Einkommen, zum Beispiel durch Sponsoren und Spenden.
Hoppla, du vergisst einen weiteren wichtigen Aspekt deiner Veranstaltung, nämlich wo sie stattfinden soll? Hier findest du eine Übersicht toller Veranstaltungsorte.
Welche Ausgaben sind im Budget deiner Veranstaltung enthalten
Logisches Denken ist die Grundlage für die Erstellung eines guten Budgets. Nimm dir dafür die nötige Zeit, insbesondere wenn du zum ersten Mal ein Veranstaltungsbudget erstellst. Du hast Fixkosten und variable Kosten. Deine Fixkosten sind unabhängig von der Besucherzahl. Denke zum Beispiel an Registrierung, die meisten Versicherungen, Genehmigungen. Kosten, die für die technische Ausstattung (Ton und Licht, Internet etc.) entstehen. Deine variablen Kosten werden durch die Anzahl der Besucher bestimmt. Beispiele, die deine Veranstaltungskosten beeinflussen, sind: die Miete des Veranstaltungsortes, das Mieten praktischer Ausstattung wie Geschirr, Gläser, Möbel, Speisen und Getränke, die Gestaltung und Dekoration der Innen- und Außenumgebung und beispielsweise auch die Parkplätze und Reinigung.
Warum du unsere Veranstaltungsplanungssoftware für dein Veranstaltungsbudget verwenden solltest
Der Vorteil, mit einem Online-Budgetplaner für Veranstaltugen zu arbeiten, um das Budget deines Events zu verwalten? Es ermöglicht eine wirklich gute Zusammenarbeit, denn das Tool und die Daten stehen dem gesamten Veranstaltungsteam zur Verfügung. Excel-Dateien weiterleiten? Arbeitest du mit der neusten Version? Das gehört mit einem Online-Budgetplaner für Veranstaltungen zur Verwaltung deiner Veranstaltungskosten der Vergangenheit an.
Wirst du mit einer integrierten Veranstaltungsplanungs-Software arbeiten? Dann machst du einen weiteren Schritt nach vorne. Als Veranstaltungsorganisator erhälst du den Überblick über alle deine Veranstaltungsinformationen: du verbindest all diese Teile deiner Veranstaltung miteinander, sodass du, dein Team und deine Veranstaltungspartner nicht mehr mit und in unterschiedlichen Systemen arbeiten müssen.
Ein solches Tool eignet sich perfekt für kleine und große, physische, hybride und virtuelle Veranstaltungen. Die Vorteile: Du sparst Zeit, du machst weniger Fehler, weil du immer mit Echtzeitinformationen arbeitest, kurz gesagt, du arbeitest intelligenter (gemeinsam). So kannst du dein Geschäft auch in Zukunft weiter ausbauen.
'Budgets', Teil der Vernatsltungsplanungssoftware von eventplanner.net
Überzeugt von einem Online-Budgetplaner für Veranstaltungen zur Verwaltung des Budgets deiner Veranstaltung? Gute Nachrichten, bei eventplanner.net bist du richtig. Unser Veranstaltungs-Budgetplaner heißt „Budgets“. Und ja, dieser Veranstaltungs-Budgetplaner ist völlig kostenlos, genau wie alle anderen Tools in unserer Veranstaltungsplanungs-Software. Du hast richtig gelesen, kostenlos! Wenn du eine Veranstaltung organisierst, erhältst du:
- Eine unbegrenzte Anzahl von Veranstaltungen und Veranstaltungsbudgets, die du planen kannst
- Eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, mit denen du zusammenarbeiten kannst, einschließlich deiner Lieferanten
- Eine unbegrenzte Menge an Daten, die du speichern kannst
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