Wie erstellt man einen Geschäfts-Case für Ihre Veranstaltung?

Budgets behalten den Überblick über all Ihre veranstaltungsbezogenen Ausgaben und, wenn Sie möchten, auch über Ihre Einnahmen. Und integriert es nahtlos in einen soliden Finanzplan. So verpassen Sie bei der Abrechnung Ihrer Veranstaltung nie das Ziel!

Wenn Sie unseren Veranstaltungs-Budgetplaner verwenden möchten, erstellen Sie zunächst eine Veranstaltung (falls noch nicht geschehen). So funktioniert es:

1. Erstelle eine Veranstaltung

Das Erstellen einer neuen Veranstaltung kann direkt auf der Moodboard-Seite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website (sofern du angemeldet bist) oder über die Schaltfläche „Zu neuer Veranstaltung hinzufügen“ aufgerufen werden kann. Verlinke wann immer dir eine Unternehmensseite gefällt, oder du einen Beitrag speicherst.

2. Erstelle ein Budget

Du kannst für jede Veranstaltung, die du organisierst, ein Budgetblatt erstellen. Du tust dies direkt von der Budgetseite aus, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website erreichbar ist (wenn du eingeloggt bist).

3. Fügen Sie Ihrer Veranstaltung Kosten oder Einnahmen hinzu

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Budgetzeile hinzufügen", um Ihrer Budgetdatei neue Kosten oder Einnahmen hinzuzufügen. Geben Sie im Popup Ihre Daten ein:

  • Kategorie : Wählen Sie eine Kategorie aus, in die die Kosten oder Einnahmen passen. Für Getränke- und Essenskosten wählen Sie beispielsweise die Kategorie „Catering“. So können Sie alle Kosten pro Kategorie übersichtlich zusammenstellen.
  • Kosten/Einnahmen : Geben Sie an, ob es sich bei dieser Zeile um Kosten oder Einnahmen handelt.
  • Beschreibung : eine kurze Beschreibung der Kosten oder Einnahmen.
  • Anbieter : Hier können Sie den Anbieter oder Veranstaltungsort eingeben, mit dem Sie zusammenarbeiten. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, erscheint eine Liste von Lieferanten, die wir auf unserer Plattform kennen. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Veranstaltungsunternehmens. Ist Ihr Lieferant nicht in der Liste? Geben Sie in diesem Fall einfach den Namen ein, ohne eine Auswahl zu treffen.
  • Festpreis : Hier geben Sie den Festpreis ein, den Sie an einen Lieferanten zahlen. Zum Beispiel € 2500 Miete für den Veranstaltungsort.
  • Einheitspreis : Zahlen Sie einen Betrag pro Person? Per Zelt? Dann können Sie hier den Einzelpreis eingeben. Zum Beispiel € 50 pro Person für den Caterer.
  • # Einheiten : Dieses Feld gibt die Anzahl der Einheiten an, mit denen das Tool den Einheitspreis multipliziert. Standardmäßig verwendet das Tool die Anzahl der Personen, die Sie in den Einstellungen Ihrer Veranstaltung festgelegt haben. Das ist super praktisch, denn wenn man die Personenzahl anpasst, korrigiert das Tool automatisch alle Budgetzeilen, die mit dieser Zahl arbeiten. Manchmal möchten Sie jedoch mit einer anderen Nummer arbeiten, z. B. wenn nicht alle am Abendessen teilnehmen. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen „#Einheiten manuell anpassen“. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Einheiten selbst anpassen. Bitte beachten Sie, dass Sie dieses Feld selbst aktualisieren müssen, wenn sich diese Nummern ändern. Dies geschieht nicht automatisch.
  • MwSt.-Prozentsatz : Dieses Feld ist nur im „erweiterten“ Modus für Firmenveranstaltungen verfügbar. Sie erfassen alle Preise ohne MwSt. und tragen in dieses Feld den MwSt.-Prozentsatz der Budgetzeile ein. Das Tool berechnet dann die Summen mit und ohne Mehrwertsteuer. Haben Sie einen Lieferanten, der im Angebot zwei oder mehr Mehrwertsteuersätze verwendet? Erstellen Sie dann zwei oder mehr Budgetlinien.
4. Budgetlinien ändern/löschen

Du kannst eine Zeile ändern, indem du darauf klickst. Anschließend kannst du alle Felder bearbeiten und speichern oder die Zeile mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen.

5. Erweiterter Modus: MwSt

Unsere Software geht davon aus, dass alle von dir eingegebenen Preise die Mehrwertsteuer enthalten. Für Hochzeiten, private Veranstaltungen usw. ist das völlig in Ordnung. Wenn du eine professionelle Veranstaltung für dein Unternehmen organisierst, möchtest du die Mehrwertsteueraufteilung sehen können. Über die Einstellungen deiner Veranstaltung kannst du die Checkbox nutzen 'Arbeiten mit Preisen exkl. Mehrwertsteuer in Haushalten`. Wenn du dies tust, erscheint ein zusätzliches Feld, wenn du Budgetzeilen hinzufügst oder änderst, in das du den Mehrwertsteuerprozentsatz eingibst. Du gibst dann alle Preise ohne Mehrwertsteuer ein und unser Tool berechnet die Mehrwertsteuer für dich.

Vorsicht:

  • Wenn Sie später von einer einfachen Ansicht ohne MwSt. Berechnungen in den erweiterten Modus wechseln, müssen Sie alle zuvor eingegebenen Budgetzeilen überprüfen (dh die Preise ohne MwSt. anpassen und die korrekten MwSt. Prozentsätze eingeben).
  • Sobald Sie in den erweiterten Modus wechseln, ist es nicht mehr möglich, das Ereignis in den Standardmodus zurückzusetzen.
6. Budget-Versionen

Du kannst auch mehrere Versionen deines Budgets erstellen. Wenn du an einem Business Case für ein Festival arbeitest, möchtest du vielleicht ein realistisches, optimistisches und ein Worst-Case-Szenario erstellen. Andere Veranstalter hingegen behalten gerne Versionen ihrer Budgets im Auge: die Version deiner Vorstellung und dann Versionen mit unterschiedlichen Anpassungen. Ab sofort ist alles möglich.

So erstellst du Versionen

Du kannst eine neue Version deines Budgets erstellen, indem du oben links auf den Versionsnamen klickst. Klicke im angezeigten Dropdown-Menü auf den Link „Neue Version erstellen“. Du kannst mit einem leeren Blatt oder mit einer Kopie des aktiven Budgets beginnen und darauf aufbauen. Über dasselbe Dropdown-Menü kannst du ganz einfach zwischen den verschiedenen Versionen wechseln.

 
 
 
 

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Als Veranstaltungsplaner kommst du nicht drum herum, das Budget deiner Veranstaltung zu beachten. Dies gilt für eine geschäftliche Veranstaltung , eine private Feier wie eine Hochzeit. Oder wenn du ein Konzert organisierst. Behalte alle deine Ausgaben und Einnahmen „auf der Rückseite eines Umschlags“ im Auge oder bist du eher ein Excel-Fan? Hast du schon einmal von Veranstaltungsplanungssoftware gehört? Solche Software enthält oft einen Event-Budgetplaner. Dort trägst du alle Kosten der Veranstaltung ein und die Kosten passen sich automatisch an, wenn du die variablen Daten, wie z. B. die Anzahl der Gäste, ändern. Neben deinen Eventkosten hast du oft auch Eventeinnahmen aus beispielsweise Werbeverkäufen, (VIP-)Ticketverkäufen, Werbungsartikel oder Sponsoren. Du kannst diese finanziellen Ressourcen zu diesem Event-Budgetplaner hinzufügen, um deinen Event-Business-Case zu vervollständigen.

Warum bereiten Sie das Budget Ihrer Veranstaltung in einem „Event-Budgetbogen“ vor?

Das Hauptziel ist natürlich, einen Überblick über Ihr Veranstaltungsbudget zu schaffen, egal ob es sich um ein Festivalbudget, das Budget einer privaten Veranstaltung oder das Budget einer geschäftlichen Veranstaltung handelt. Als Veranstaltungsplaner liegt die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Verantwortung: Eine Übersicht ist die Basis der Budgeterstellung. Durch die Erstellung des Budgets Ihrer Veranstaltung können Sie auch sehen, welche Kosten noch fehlen. Vielleicht vergessen Sie die Kosten für die Veranstaltungsversicherung oder kleinere Ausgaben wie Genehmigungen, Beschilderung, Möbelmiete und auch die Abfallkosten. Aber wie Sie wissen, machen viele viele kleine Ausgaben gesammelt einen großen Unterschied.

Durch die Erstellung eines korrekten Budgets für Ihre Veranstaltung können Sie auch Ihre Ausgaben kritisch hinterfragen und analysieren, ob diese die notwendige Rendite erbringen. Wenn Sie mit einem hochwertigen Online-Tool arbeiten, ist es auch möglich, den finanziellen Gesamtüberblick zu behalten. Wenn Sie beispielsweise den Parameter "Anzahl der Gäste" erhöhen, passen sich die restlichen Kosten automatisch an. Ein gutes Beispiel für Budget-Veranstaltungen ist Catering. Und schließlich, wenn der Zähler Ihres Veranstaltungsbudgets auf rot geht, können Sie prüfen, ob es für bestimmte Kostenpositionen günstigere Alternativen gibt. Oder vielleicht finden Sie zusätzliches Einkommen, zum Beispiel durch Sponsoren und Spenden.

Hoppla, Sie vermissen einen weiteren wichtigen Aspekt Ihrer Veranstaltung, wo soll sie stattfinden? Hier finden Sie eine Übersicht toller Veranstaltungsorte.

Welche Kosten sind im Budget Ihrer Veranstaltung enthalten?

Logisches Denken ist die Grundlage für die Erstellung eines guten Budgets. Nehmen Sie sich dafür die nötige Zeit, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal ein Veranstaltungsbudget erstellen. Sie haben Fixkosten und variable Kosten. Ihre Fixkosten sind unabhängig von der Besucherzahl. Denken Sie zum Beispiel an Unterschriften, die meisten Versicherungen, Genehmigungen, Kosten, die für Sie durch die technische Ausstattung (Ton und Licht, Internet etc.) entstehen. Ihre variablen Kosten werden durch die Anzahl der Besucher bestimmt. Beispiele, die Ihre Veranstaltungskosten beeinflussen, sind: die Miete des Veranstaltungsortes, das Mieten praktischer Ausstattung wie Geschirr, Gläser, Möbel, Speisen und Getränke, die Gestaltung und Dekoration des Innen- und Außenraums und beispielsweise auch die Parkplätze und Reinigung.

Warum Sie unsere Veranstaltungsplanungssoftware für Ihr Veranstaltungsbudget verwenden sollten?

Der Vorteil, mit einem Online-Event-Budgetplaner zu arbeiten, um das Budget Ihrer Veranstaltung zu verwalten? Es ermöglicht eine wirklich gute Zusammenarbeit, denn das Tool und die Daten stehen dem gesamten Veranstaltungsteam zur Verfügung. Excel-Dateien weiterleiten? Arbeiten Sie mit der neusten Version? Mit einem Online-Veranstaltungs-Budgetplaner zur Verwaltung Ihrer Veranstaltungskosten gehört das der Vergangenheit an.

Wirst du mit einer integrierten Veranstaltungsplanungssoftware arbeiten? Dann machst du einen weiteren Schritt nach vorne. Als Veranstalter erhälst du den Überblick über alle deine Veranstaltungsinformationen: Du verbindest all diese Teile deiner Veranstaltung miteinander, sodass du, dein Team und deine Veranstaltungspartner nicht mehr mit und in unterschiedlichen Systemen arbeiten müssen.

Ein solches Tool eignet sich perfekt für kleine und große, physische, hybride und virtuelle Veranstaltungen. Die Vorteile: Sie sparen Zeit, Sie machen weniger Fehler, weil Sie immer mit Echtzeitinformationen arbeiten, kurz gesagt, Sie arbeiten intelligenter (gemeinsam). So können Sie Ihr Geschäft auch in Zukunft weiter ausbauen.

'Budgets', Teil der Vernatsltungsplanungssoftware von eventplanner.net

Überzeugt von einem Online-Event-Budgetplaner zur Verwaltung des Budgets deiner Veranstaltung? Gute Nachrichten, eventplanner.net ist der richtige Ort. Unser Event-Budgetplaner heißt „Budgets“. Und ja, dieser Veranstaltungsbudgetplaner ist völlig kostenlos, genau wie alle anderen Tools in unserer Veranstaltungsplanungssoftware. Du hast richtig gelesen, kostenlos! Wenn du eine Veranstaltung organisierst, erhältst du:

  • Eine unbegrenzte Anzahl von Veranstaltungen und Veranstaltungsbudgets, die Sie planen können
  • Eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, mit denen Sie zusammenarbeiten können, einschließlich Ihrer Lieferanten
  • Eine unbegrenzte Menge an Daten, die Sie speichern können

Möchten Sie Budgets von eventplanner.net kennenlernen?

Möchten Sie sich mit dieser praktischen Software zur Budgetplanung Ihrer Veranstaltung vertraut machen? Werfen Sie einen schnellen Blick auf das kurze Anleitungsvideo oben auf dieser Seite. Sind Sie nach der Lektüre dieses Artikels bereits restlos von diesem kostenlosen Veranstaltungs-Budgetplaner überzeugt? Sie können sofort mit Ihrer Budgetplanung loslegen! Viel Glück!