Behalte dank der Checklisten mühelos den Überblick über alle wichtigen Details
Selbst bei den einfachsten Veranstaltungen gibt es endlose To-Do-Listen. Unsere Listen sind sogar schon mit Vorschlägen gefüllt, die auf die Art deiner Veranstaltung zugeschnitten sind. Füge Aufgaben hinzu, weise sie zu und aktualisiere ihren Status durch einfaches Ziehen und Ablegen. Checklisten ist ein vollwertiges Projektmanagement-Tool, das speziell für Veranstaltungsplaner entwickelt wurde und nahtlos in unsere anderen Tools und die eventplanner.net-Plattform integriert ist.
Wie verwendest du Checklisten als "Projektmanagement-Tool" für deine Veranstaltung?
Checklisten sorgen dafür, dass du keine To-Dos für deine Veranstaltung aus den Augen verlierst. Du kannst deinem Team ganz einfach Aufgaben zuweisen und den Status übersichtlich verfolgen. eventplanner.net macht es dir jetzt noch einfacher: Wir füllen die Checklisten für jede Veranstaltungsart vorab aus, damit du nicht bei Null anfangen musst. Wenn ein bestimmtes Thema nicht relevant ist für dich, kannst du es löschen oder die Aufgaben nach deinen Bedürfnissen anpassen.
Um die Checklisten verwenden zu können, musst du zunächst eine Veranstaltung erstellen. Sobald du dies getan hast, kannst du loslegen.
Das Erstellen einer neuen Veranstaltung kann direkt auf der Moodboard-Seite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ in der Kopfzeile unserer Website (sofern du angemeldet bist) oder über die Schaltfläche „Zu neuer Veranstaltung hinzufügen“ aufgerufen werden kann. Verlinke wann immer dir eine Unternehmensseite gefällt, oder du einen Beitrag speicherst.
Du kannst für jede Veranstaltung, die du organisierst, eine Checkliste erstellen. Dies kann direkt über die Checklistenseite erfolgen, die auch über den Link „Veranstaltungssoftware“ im Kopfbereich unserer Website erreichbar ist (sofern du eingeloggt bist). Wie angegeben füllen wir deine Checkliste basierend auf der Art der Veranstaltung, die du organisierst, vorab aus. So hast du die gängigsten To-Dos für deine Hochzeit, deine Firmenveranstaltung, dein Festival etc. von Anfang an griffbereit.
Das Hinzufügen einer Aufgabe zu deiner Checkliste ist unkompliziert. Klicke auf die grüne Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen". Daraufhin erscheint ein Pop-up-Fenster, in das du die folgenden Angaben eingeben kannst:
- Titel : beschreibe kurz und klar, worum es geht.
- Beschreibung : Hier kannst du eine genauere Beschreibung der To-Do's eingeben.
- Priorität : Gibt an, ob der Job eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat.
- Fortschritt : Trage jene Aufgaben in die Spalte "zu erledigen" ein, die du in der Zukunft erledigen möchtest, "in Bearbeitung" für Aufgaben, an denen du aktiv arbeitest, oder in "erledigt" für Aufgaben, die du vollständig erledigt hast.
- Kategorie : Wähle eine Kategorie für die Aufgabe aus der Liste aus. Dies hilft, die Checkliste übersichtlich zu halten. Gibt es keine passende Kategorie für deine Aufgabe? Dann kannst du dieses Feld einfach leer lassen.
- Datum : Hat deine Aufgabe eine Deadline? Gib hier das Datum ein.
- Zugewiesen an : Hier weist du Kollegen Aufgaben zu, damit sie diese nachverfolgen können. Wenn du noch keine Kollegen siehst, musst du sie zuerst zu den "Kontakten" der Veranstaltung hinzufügen. Achte darauf, ihnen die richtigen Berechtigungen zu erteilen, damit sie die Aufgaben sehen können.
Zuletzt klickst du unten auf "Aufgabe hinzufügen" und du wirst sehen, die Aufgabe wird am Ende der Liste hinzugefügt.
Du kannst eine Aufgabe ändern, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Aufgabe klickst. Danach kannst du alle Felder bearbeiten und speichern oder die Aufgabe mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen.
Einige Aufgaben haben Buttons, wie z. B. "Veranstaltungsort finden". Diese kannst du nicht selbst anpassen. Wenn du willst, kannst du die Aufgabe löschen und stattdessen eine neue Aufgabe erstellen.
Du kannst eine Aufgabe aus der Spalte "zu erledigen" schnell in die Spalte "in Bearbeitung" verschieben, indem du die Aufgabe einfach in diese Spalte ziehst. So lassen sich Aufgaben zwischen allen drei Spalten hin- und herschieben, wenn du z. B. eine Aufgabe abgeschlossen hast oder sie wieder in die Spalte "zu tun" verschieben willst, um sie später wieder aufzugreifen.
Bei einer langen To-Do-Liste ist es sinnvoll, nur die eigenen Aufgaben oder die eines Kollegen zu sehen. Das ist möglich! Klicke oben auf "Nach Kontakt filtern" und wähle die Person oder Personen aus, deren Aufgaben du auf dem Board sehen möchtest.
Von deinem „Kanban-Board“, wie die Projektmethodik genannt wird, wo du Aufgaben in Spalten visualisierst und ihnen nach Priorität folgst, kannst du jetzt zu einer Detailseite der Aufgabe weiterklicken. Das machst du, indem du auf den Titel klickst. Schreibe deine Kommentare zur Aufgabe, um zusätzliche Informationen zu teilen oder die Unterhaltung zwischen Teammitgliedern zu erleichtern.
Du kannst auch Dokumente hochladen und mit deinem Team teilen. Bei jedem Kommentar hast du die Möglichkeit, eine oder mehrere Dateien hochzuladen und zu teilen.
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Denk an all die Hilfsmittel, die du bei der Planung wirklich unvergesslicher Veranstaltungen verwendest: Moodboards, Checklisten, Skripte, ... Stell dir vor, du hättest all diese Hilfsmittel an einem zentralen Ort!
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Eine Checkliste für Veranstaltungen? Lohnt sich der Aufwand oder nicht? Als Eventmanager gibt es viele Aufgaben, an die du denken musst, wenn du eine Veranstaltung organisierst. Eine vollständige Event-Checkliste oder To-Do-Liste ist sehr nützlich! So vergisst man kein Detail, arbeitet überlegt und strukturiert und genau das macht eine gelungene Veranstaltung zu einem echten Erlebnis!
Egal ob du deinen Koffer packst, deinen Urlaub buchst, deine Renovierung organisierst oder eine neue Event-Marketingkampagne starten musst, eine vollständige To-do-Liste ist aus mehreren Gründen nützlich. Dein Gedächtnis ist ein großer Vorteil, aber manchmal können Aufgaben zur Routine werden und du vergisst Schritte. Und manchmal gibt es zu viele Ablenkungen, der Kopf ist einfach zu voll, man verliert den Fokus und hoppla, ... Mit einer übersichtlichen und vollständigen Checkliste beugst du diesen Fehlern vor. Außerdem spart man Zeit (zurück zum Kofferpacken: Wer war noch nie ohne Pass am Flughafen und hat ein Ticket zurück nach Hause bekommen?) und vermeidet Fehler (schon mal Kuchen gebacken und die Eier vergessen?).
Das Gleiche gilt für dich als Eventmanager. Egal, ob du deine erste Veranstaltung organisierst oder ein erfahrener Veranstaltungsprofi bist, eine Online-Event-Checkliste ist ein Muss. So hast du einen perfekten Überblick über alle Schritte deines Planungsprozesses und dessen Status!
Schritte in deiner Veranstaltungs-Checkliste
Um dir den Einstieg zu erleichtern, listen wir die wichtigsten Punkte auf, die mit der Organisation einer Veranstaltung einhergehen und die Teil einer vollständigen Checkliste sind, wenn du eine (Online-)Veranstaltung organisierst.
Ob Businessmeeting, Festival, Seminar, Roadshow oder private Party, deine Veranstaltungsziele sind bei jeder Veranstaltung wichtig. In deiner Eventmanagement-Software kannst du genau zusammenfassen, was du mit deiner Veranstaltung erreichen willst. Füge auch deine Zielgruppe hinzu, welche Gäste wirst du einladen? So erhälst du eine erste Vorstellung von der Teilnehmerzahl, die sich beispielsweise darauf auswirkt, welchen Veranstaltungsort du wählst, welches Catering du wählst und so weiter. In der Zwischenzeit kannst du in diesem Prozess alle deine visuellen Ideen wie Venies, Catering, Dekoration in einem Online-Moodboard zusammenfassen. Du heftest all diese Ideen aneinander, damit du einen schönen Überblick hast, der die Atmosphäre deines Geschäftstreffens, Festivals oder deiner privaten Party bestimmen wird. Lege im nächsten Schritt dein Budget fest. Wie viel darf deine Party eigentlich kosten? Wähle außerdem einen (Party-)Termin und eine Eventlocation, die das passende Erscheinungsbild für die Ziele hat, die du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest. Die Auswahl an Veranstaltungsorten ist sehr groß, von Geschäftsumgebungen über Bankettsäle, ein Zelt im Freien oder warum nicht ein Schloss für deine Veranstaltung mieten.
Der nächste Schritt in deiner Veranstaltungs-Checkliste ist die Festlegung des Caterings: Welche Snacks und Getränke du deinen Gästen anbietest, vom Foodtruck bis zum Sterne-Menü. Notiere das in deiner Veranstaltungs-Checkliste. Wenn deine Veranstaltung Gestalt annimmt, solltest du auch ein Skript erstellen, ein (Online-)Handbuch, das detailliert beschreibt, wer was, wann und wo tun soll. Falls es für Business-to-Business-Veranstaltungen relevant ist, vergiss auch nicht, die notwendigen Schritte für dein Veranstaltungs-Marketing zu unternehmen und festzulegen, wie du deine Veranstaltung bewerben willst (Website, Social Media, Print, ...). Dann, kurz vor deinem großen Tag, folgt der Aufbau, wie zum Beispiel die technische Infrastruktur, das Aufstellen der Möbel und das Dekorieren. Danach kannst du endlich den Tag deiner Veranstaltung selbst genießen! Nach deiner Veranstaltung gibt es noch einen wichtigen Punkt in deiner Veranstaltungs-Checkliste: So wie die Vorbereitungs- und Durchführungsphase der Veranstaltung essentiell ist, vergiss nicht, die notwendigen Maßnahmen zur Evaluation deiner Veranstaltung zu ergreifen. Warte nicht zu lange und tu das, wenn die Erinnerung an deine Veranstaltung noch frisch ist. Diesen wertvollen Input kannst du nutzen, um deine nächste Veranstaltung noch unvergesslicher zu machen.
Lass dir die Veranstaltungs-Checklisten von eventplanner.net nicht entgehen
Die eventplanner.net Checklisten zur Organisation einer Veranstaltung sind eigentlich ganz einfach. Du erstellst eine Veranstaltung. Dann listest du zunächst alle Aufgaben auf - einschließlich Beschreibung, Priorität, Fortschritt (Du kannst den Status der Aufgaben im Handumdrehen mit einem einfachen Drag-and-Drop anpassen) und verantwortliche Personen. Um es dir noch einfacher zu machen, ist unsere Online-Event-Checkliste sogar bereits mit Punkten ausgestattet, die auf die Art, der von dir organisierten Veranstaltung, zugeschnitten sind. Planst du zum Beispiel eine Hochzeit, erstellen wir für dich eine „Hochzeits-Checkliste“ mit allen Punkten und Aufgaben, die für diese Art von Veranstaltung spezifisch sind und die du auf keinen Fall vergessen solltest. Sollte eine Aufgabe nicht in dein Konzept passen, kannst du diese ganz einfach im Veranstaltungsmanagement-Tool entfernen. Wenn du ein Geschäftstreffen organisierst, sieht deine To-do-Liste ganz anders aus. Die Checklisten von eventplanner.net passen sich daher wie ein Chamäleon an das an, was du für deine Veranstaltung benötigst. Wenn du ein erfahrener Event-Organisator bist und die detaillierten Checklisten nicht benötigst, kannst du auch ein unbestimmtes Event erstellen, damit du die Liste selbst entwerfen kannst. Kurz gesagt, die Event-Checklisten von eventplanner.net sind ein vollwertiges Projektmanagement-Tool , für jede Art von Veranstaltung, für jeden Veranstalter.
Ereignis-Checklisten in einem integrierten Softwarepaket
Mit der Lösung einer integrierten Eventmanagement-Software von eventplanner.net hast du einen zentralen Punkt, an dem du alle Informationen findest, die du als Eventmanager benötigst. Die Checklisten ermöglichen eine echte digitale Zusammenarbeit mit deinem (internen und externen) Team, sodass alle synchron auf dem gleichen Gebiet arbeiten. Du entscheidest, wer nur Leserechte bekommt und wer mehr bearbeiten darf.
Eine Übersicht all dieser Informationen gibt ebenfalls einen Einblick in den gesamten Planungsprozess. Nach deiner Veranstaltung kannst du diese Einsichten nutzen, um deine Prozesse weiter zu optimieren und so Mehrwerte zu schaffen. Eine professionelle Veranstaltungsplanungssoftware unterstützt deine Flexibilität, Produktivität und letztendlich die Wachstumsfähigkeit deines Unternehmens.
Alle Vorteile, die du mit der kostenlosen professionellen Eventplanungssoftware von eventplanner.net erzielst. Entdecke neben der Event-Checkliste die Event-Moodboards , das ideale Tool zum Sammeln, Organisieren und Teilen deiner visuellen Ideen mit deinen Co-Organisatoren, und die Event-Budgets , die Callsheets, mit denen du alle Aktionspunkte einfach verwalten und nahtlos integrieren kannst. Darüber hinaus ist die Nutzung dieser Planungstools völlig kostenlos. Möchtest du dich mit dieser Software vertraut machen? Wirf einen kurzen Blick auf unser Anleitungsvideo. Überzeugt? Dann kannst du sofort loslegen.