Senden Sie personalisierte Veranstaltungsinformationen an alle Beteiligten mit Briefings
Erstellen Sie mühelos hochgradig personalisierte Event-Briefings für jeden Stakeholder. Teilen Sie diese mit den richtigen Personen, halten Sie jede Version aktuell und verknüpfen Sie alles mit Ihrer übrigen Planung.
Vertrauenswürdig für 179.000+ Veranstaltungsorganisatoren
Senden Sie jedem Beteiligten genau das Briefing, das er benötigt.
Ein einheitliches Briefing für alle bedeutet meist, dass der Großteil für die meisten irrelevant ist – und die Erstellung eines separaten Dokuments für jeden Partner kostet wertvolle Zeit. Erstellen Sie Briefings, die sich automatisch an die Bedürfnisse jedes Stakeholders anpassen, ohne dass manuelles Überarbeiten erforderlich ist.
Personalisierung pro Stakeholder
- Senden Sie jedem Beteiligten nur die für ihn relevanten Abschnitte.
- Zielgruppenansprache nach Partner, Kategorie oder Teammitglied.
- Beseitigen Sie den Lärm, der die wichtigen Details verdeckt.
Alle auf dem gleichen Stand halten
- Einmal aktualisieren und alle Betroffenen benachrichtigen.
- Verhindern, dass veraltete Versionen in Posteingängen landen.
- Sehen Sie auf einen Blick, wer das neueste Briefing gesehen hat.
Verbinden Sie sich mit Ihrer Planung
- Veranstaltungsort-, Zeit- und Lieferantendaten automatisch abrufen.
- Verlinken Sie Briefings direkt mit Lieferanten und Anruflisten.
- Halten Sie die kurzen Inhalte im Einklang mit dem Rest der Veranstaltung.
Stunden sparen, mühelos
- Vorlagen für verschiedene wiederkehrende Ereignistypen wiederverwenden.
- Umgehen Sie den Kopiervorgang zwischen verschiedenen Tools.
- Konzentrieren Sie sich mehr auf die Veranstaltung selbst, weniger auf Dokumente.
Entdecke dein Toolkit für die Veranstaltungsplanung
Erfahren Sie, wie Briefings mit Ihrer übrigen Veranstaltungssoftware zusammenarbeitet.
Moodboards
Halte Ideen fest, lass dich inspirieren und erkunde Lieferanten, um Vision, Thema und Besonderheit deiner Veranstaltung zu gestalten.
Checklisten
Behalten Sie jedes Planungsdetail im Blick. Erstellen und weisen Sie Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu und verpassen Sie nie wieder eine Frist.
Budgets
Verwalte dein Veranstaltungsbudget und deine Veranstaltungsausgaben. Erhalte einen vollständigen Überblick über die Mittelzuweisung und verfolge deine Ausgaben.
Ticketing
Erstelle Veranstaltungstickets und verwalte die Registrierung vor Ort. Sorge für ein unkompliziertes Check-in-Erlebnis für deine Teilnehmer.
Skripte
Erstelle eine Aufgabenliste für die Zeit vor und während der Veranstaltung. Organisiere dein Team so, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Anbieter
Verwalten Sie alle Veranstaltungspartner von einem zentralen Arbeitsbereich aus. Verknüpfen Sie sie mit Budgets, Terminplänen und den benötigten Briefings.
Briefing-Setup-Optionen
Wählen Sie den schnellsten Weg zu einem fertigen Briefing – beginnen Sie von vorn, bauen Sie auf dem auf, was zuvor funktioniert hat, oder nutzen Sie einen strukturierten Ausgangspunkt.
Beginnen Sie mit einem leeren Briefing
Erstellen Sie ein individuelles Briefing von Grund auf.
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Fügen Sie die Abschnitte in der Reihenfolge hinzu, die am besten zu Ihrer Veranstaltung passt.
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Die Struktur kann je nach Verlauf der Veranstaltung flexibel angepasst werden.
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Behalte die volle Kontrolle über jedes Detail und jeden Ton.
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Vom Entwurf zum teilbaren Briefing – ganz ohne zusätzliche Tools.
Frühere Präsentation wiederverwenden
Bauen Sie auf dem Erfolg einer vorherigen Veranstaltung auf.
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Beschleunigung der Briefing-Erstellung für wiederkehrende Formate.
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Achten Sie bei allen Veranstaltungen auf einen einheitlichen Ton und eine einheitliche Struktur.
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Reduzieren Sie Planungsfehler mit bewährten Rahmenwerken.
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Bisherige Briefings schnell an neue Stakeholder anpassen.
Briefingstruktur
Erstellen Sie Briefings, die den für alle Beteiligten notwendigen Kontext mit den spezifischen Anweisungen für jeden Partner verbinden.
Generische Abschnitte erstellen
Einige Informationen, die jeder Partner lesen sollte – von der Zugangskontrolle zum Veranstaltungsort bis hin zu den Sicherheitsvorkehrungen. Legen Sie die Grundlage einmalig fest.
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Teilen Sie alle wichtigen Veranstaltungsdetails mit, die jeder Lieferant kennen muss.
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Legen Sie die Rahmenbedingungen fest: Veranstaltungsort, Zeitpunkt und wichtige Ansprechpartner.
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Markenbotschaft und Tonfall an einem Ort kommunizieren.
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Sorgen Sie dafür, dass die Grundlage bei allen Partnern einheitlich ist.
Fügen Sie lieferanten-, kategorie- oder personenbezogene Abschnitte hinzu
Der Caterer benötigt keinen AV-Plan. Das Sicherheitspersonal benötigt keine Speisekarte. Senden Sie jedem Partner oder Teammitglied nur die für seine/ihre Rolle relevanten Informationen.
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Individuelle Anweisungen für jeden Partner: Caterer, AV-Technik, Sicherheit, Dekoration.
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Beschränken Sie sich auf das, was jeder Lieferant liefern muss.
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Sensible Informationen sollten nur dem zuständigen Team zugänglich gemacht werden.
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Vermeiden Sie eine Informationsflut, die die wichtigen Details verbirgt.
Verknüpfung mit Ihren Veranstaltungsdaten
Live-Ereignisdaten direkt aus Ihren anderen Tools abrufen – kein Kopieren und Einfügen, keine Versionskonflikte.
Ereignisdetails automatisch ausfüllen
Datumsänderungen. Veranstaltungsortbestätigungen. Zeitfensteranpassungen. Die Unterlagen bleiben automatisch aktuell.
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Wählen Sie Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeit aus Ihren Event-Einstellungen aus.
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Änderungen im gesamten Briefing werden automatisch synchronisiert.
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Vermeiden Sie Fehler durch veraltete Informationen.
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Für jedes Detail sollte nur eine verlässliche Quelle verwendet werden.
Verbindung zu Lieferanten herstellen
Ein Briefing gehört dem Partner, für den es bestimmt ist. Stellen Sie eine direkte Verbindung her und achten Sie darauf, dass alles im Kontext bleibt.
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Verknüpfen Sie Briefings mit spezifischen Lieferantenprofilen.
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Senden Sie mit einem Klick das richtige Briefing an den richtigen Partner.
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Verfolgen Sie, welche Lieferanten welche Version erhalten haben.
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Die gesamte Kommunikation sollte an einem zentralen Ort stattfinden.
Verknüpfung mit Anruflisten und Aufgaben
Ablaufdetails und Kurzbeschreibungen sollten niemals auseinanderfallen. Verbinden Sie sie einmal und lassen Sie Aktualisierungen fließen.
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Verweisen Sie auf die im Briefing enthaltenen Punkte des Drehplans.
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Link zu den konkreten Aufgaben, für die jeder Partner verantwortlich ist.
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Sorgen Sie dafür, dass alle auf den gleichen Zeitplan eingestellt sind.
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Wenn Sie eine Datenquelle aktualisieren, bleiben die übrigen synchron.
Austausch und Zusammenarbeit
Senden Sie die Berichte an die richtigen Personen auf dem richtigen Weg, mit voller Transparenz darüber, wer was gesehen hat.
Direkt mit Lieferanten teilen
PDF-Anhänge und Versionsverwaltungsordner sind häufige Ursachen für den Verlust von Dokumenten. Teilen Sie diese stattdessen über einen direkten Link.
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Senden Sie Briefings über einen sicheren Link oder gewähren Sie direkten Zugriff.
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Anhänge und Berechtigungen für freigegebene Laufwerke überspringen.
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Stellen Sie sicher, dass die Lieferanten immer die aktuellste Version sehen.
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Verfolgen Sie, wann jeder Partner auf das Briefing zugegriffen hat.
Gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten
Über verschiedene E-Mail-Konversationen hinweg verfasste Berichte führen zu Inkonsistenzen. Arbeiten Sie stattdessen in Echtzeit gemeinsam an demselben Dokument.
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Bearbeiten Sie die Inhalte in Echtzeit gemeinsam mit den Mitorganisatoren.
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Vermeiden Sie widersprüchliche Änderungen durch parallele E-Mail-Entwürfe.
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Sehen Sie nach, wer was wann geändert hat.
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Sorgen Sie für einen einheitlichen redaktionellen Stil im gesamten Team.
Zugriffsebenen verwalten
Manche Abschnitte sind nicht für alle geeignet. Legen Sie fest, wer welchen Teil des Dokuments lesen, kommentieren oder bearbeiten darf.
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Legen Sie fest, wer die einzelnen Abschnitte lesen, kommentieren oder bearbeiten darf.
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Schützen Sie sensible Bereiche vor externen Partnern.
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Gewähren Sie Kunden gegebenenfalls nur Lesezugriff.
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Passen Sie die Berechtigungen an, je näher das Ereignis rückt.
Versionen und Aktualisierungen
Halten Sie jedes Briefing aktuell – und informieren Sie alle sofort, wenn sich etwas ändert.
Trackversionen
Der Fehler, die „falsche Version“ zu verwenden, kostet Zeit und schädigt das Vertrauen. Sorgen Sie dafür, dass das aktuelle Schriftstück eindeutig ist.
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Prüfen Sie, welche Version die aktuell maßgebliche Quelle ist.
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Vermeiden Sie es, versehentlich veraltete Informationen zu senden.
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Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten alle Änderungen protokolliert werden.
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Machen Sie ein Rollback, falls etwas rückgängig gemacht werden muss.
Wähle aus, wer was sieht
Jeder Bereich hat seine eigene Zielgruppe. Sprechen Sie eine Kategorie, einen Partner oder ein Teammitglied gezielt an.
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Richten Sie einen Abschnitt an einen bestimmten namentlich genannten Partner aus.
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Gruppieren Sie nach Kategorien – alle Caterer, alle AV-Anbieter, alle Sicherheitsfirmen – und sprechen Sie sie gemeinsam an.
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Adressabschnitte sind an einzelne Teammitglieder oder interne Stakeholder gerichtet.
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Fassen Sie alle drei Ebenen in einem Kurzbericht zusammen: allgemeine, Gruppen- und individuelle Ebene.
Briefings, die sich personalisieren
Hören Sie auf, ein Briefing zu schreiben und es fünfmal zu überarbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein einziges, strukturiertes Briefing, das sich automatisch an jeden Stakeholder anpasst, mit dem Rest Ihrer Veranstaltung synchronisiert wird und alle Partner auf dem neuesten Stand hält – ganz ohne manuellen Aufwand.
Ein Briefing, maßgeschneidert für jeden
Eine einzige, verlässliche Informationsquelle, die automatisch die richtigen Abschnitte an die richtigen Beteiligten weiterleitet – gemeinsamer Kontext für alle, rollenspezifische Anweisungen für jeden Partner, ohne dass separate Dokumente gepflegt werden müssen.
Eine Quelle, entwickelt für Synchronisierung
Ziehen Sie die Veranstaltungsdetails aus Ihrer übrigen Planung, sodass jedes Briefing die aktuellsten Informationen enthält, ohne dass eine manuelle Aktualisierung erforderlich ist.
Ein Workflow, entwickelt für Geschwindigkeit
Vorlagen wiederverwenden, per Link teilen und Partner über jedes Update informieren – ohne die Veranstaltungssoftware zu verlassen.
Eine Zielgruppe, für jede Rolle konzipiert
Jeder Partner oder jedes Teammitglied sieht genau das, was es zu liefern hat, nichts weiter – keine versteckten Details, kein irrelevantes Gerede.
Häufig gestellte Fragen
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Was ist ein Event-Briefing und warum ist es wichtig?
Ein Event-Briefing ist das Dokument, das Ihre Vision mit ihrer Umsetzung verbindet. Es informiert jeden Partner – Lieferanten, Crewmitglieder, Ansprechpartner vor Ort – darüber, was von ihnen erwartet wird, wann und wie. Ein klares und vollständiges Briefing ist der entscheidende Faktor für eine reibungslos verlaufende Veranstaltung, die nicht von Telefonaten und Improvisation abhängt.
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Worin besteht der Unterschied zum Versenden eines Word-Dokuments?
Ein Word-Dokument landet im Posteingang oder auf dem Laptop einer anderen Person. Sobald sich etwas ändert, verschickt man eine neue Version und hofft, dass alle sie nutzen. Briefings hingegen basiert auf Echtzeitdaten: Ändern sich Veranstaltungsort, Zeitpunkt oder Lieferantenangaben, bleibt das Briefing stets aktuell, und Sie sehen sofort, wer die neueste Version gelesen hat und wer nicht.
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Kann ich verschiedene Abschnitte an verschiedene Lieferanten senden?
Ja. Sie können einen allgemeinen Bereich erstellen, der für alle sichtbar ist, und lieferantenspezifische Bereiche, die nur dem jeweiligen Partner zugänglich sind. Der Caterer erhält, was er benötigt; das AV-Team erhält, was es benötigt. Sie können sogar Bereiche für bestimmte Teammitglieder oder Lieferantenkategorien hinzufügen.
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Wie hängen Briefings und Lieferantenmanagement zusammen?
Jedes Briefing kann direkt mit einem oder mehreren Lieferantenprofilen im Lieferantenmanagement verknüpft werden. Lieferantenspezifische Abschnitte werden automatisch dem richtigen Partner zugeordnet, und die Lieferantendetails bleiben in beiden Tools synchronisiert.
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Kann mein Team gemeinsam an einem Briefing arbeiten?
Ja. Mehrere Teammitglieder können dasselbe Briefing gleichzeitig bearbeiten, wobei der gesamte Änderungsverlauf nachvollziehbar ist. Sie können außerdem Berechtigungsstufen – Lesen, Kommentieren oder vollständige Bearbeitung – für jedes Teammitglied oder jeden externen Partner festlegen.
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Was passiert, wenn sich etwas in letzter Minute ändert?
Aktualisieren Sie das Briefing, und die Partner sehen das aktualisierte Briefing sofort.
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Sind Briefings im kostenlosen Plan enthalten?
Nein. Briefings ist Teil von eventplanner.PRO, unserem professionellen Paket, das für Teams entwickelt wurde, die komplexe Veranstaltungen durchführen, die auf eine enge Koordination mit vielen Partnern angewiesen sind.
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Warum sind die Briefings von eventplanner.net besser als Tools wie Word, Notion oder Google Docs?
Allgemeine Dokumententools verstehen Events nicht. Briefings wurde speziell für Event-Teams entwickelt: Es greift auf Live-Eventdaten zu, verknüpft sich direkt mit Lieferantenprofilen, ist mit Ihrem Call Sheet verbunden und verfolgt die Bestätigungen der einzelnen Partner. All das bietet Ihnen ein generisches Dokumententool nicht – und die Zeitersparnis bei jedem Event macht den Unterschied sofort deutlich.
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Perfekt für Profis und kleinere Teams für Veranstaltungsplanung, die nur eine Veranstaltung zur Zeit steuern.
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Ideal für Profis und größere Teams, die mehrere Veranstaltungen gleichzeitig steuern.
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Wähle einen Plan, der deinen Ambitionen entspricht, ob du nun eine einzelne Veranstaltung oder diverse Projekte gleichzeitig steuerst.
