Event Management Software

Warum Eventsoftware eine gute Idee für Ihr Event ist

Eventsoftware auf Ihren Veranstaltungen hat viele Vorteile. Als Veranstalter wissen Sie, dass die Organisation einer Veranstaltung viel Arbeit bedeutet. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Glücklicherweise kann Ihnen eine Veranstaltungsplanungssoftware bei der Veranstaltungsplanung und -koordination Ihrer Offline-, Hybrid- und Online-Veranstaltung oder -Party helfen. Mit einer Veranstaltungsplanungssoftware können Sie viele Aspekte Ihrer Veranstaltungsplanung automatisieren: Marketing, Registrierung, Teilnehmerverwaltung, Aufgabenzuweisung, Badges, Budgetverwaltung, Zeitpläne, Szenarien und die Verwaltung Ihres Standorts.

Eventsoftware verbindet alle Bereiche der Eventkommunikation. Auf diese Weise müssen Sie und Ihr Team nicht mehr mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, sparen Zeit und machen weniger Fehler. Alle Informationen sind immer aktuell, denn jede Anpassung, die Sie vornehmen, wird sofort in allen Dokumenten und Berichten aktualisiert. So arbeiten Sie und Ihr Team immer mit den aktuellsten Informationen.

Überraschend vielseitige Event-Software

Event-Software macht Ihnen nicht nur das Leben leichter und erhöht den ROI Ihres Events. Event-Management-Tools bieten Ihren Gästen und Besuchern auch mehrere Vorteile. Auch Self-Service-Funktionen wie Online-Anmeldungen, Push-Kommunikation und Bezahlmodule sind angenehme und effiziente Optionen, die diese Software bietet.

Hinsichtlich der Funktionalitäten kann sich Eventsoftware stark unterscheiden. Häufig sind folgende Funktionen vorhanden:

1/ Mit Event-Software rationalisieren Sie Ihre Kommunikation . Sie kommunizieren einfach und schnell mit Ihren Lieferanten und erleichtern auch Ihre interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektverwaltung innerhalb Ihres Organisationsteams.

2/ Eventmanagement-Software macht Sie und Ihr Team zu Planungsmeistern. Sie managen die gesamte Planung Ihrer Veranstaltung von Anfang bis Ende. Erstellen Sie Szenarien, planen Sie (flexible) Mitarbeiter ein, ... Sie erledigen alles an einem Ort und behalten den vollen Überblick.

3/ In Ihrer Veranstaltungsplanungssoftware arbeiten Sie auch mit Ihren Zahlen: Sie erstellen Angebote und verwalten Ihre Budgets . Lieferanten, Location, Entertainment, Catering, Technik, Marketing, Ausgaben und Einnahmen, Sie profitieren stark von dem klaren (finanziellen) Bild in Ihrer Software.

4/ Mithilfe von Event-Software können Sie eine responsive Event-Website im Look & Feel Ihrer Marke erstellen. Die Event-Website ist die zentrale Drehscheibe für Ihre gesamte Kommunikation. Auf all Ihren Kommunikationsmitteln verweisen Sie auf Ihre Domain, wo Ihre Besucher Informationen zu Ihrer Veranstaltung abrufen können.

5/ Über die integrierten Mailplattformen der Eventsoftware können Sie ganz einfach Einladungen an Ihre potenziellen Gäste versenden, vom Save-the-Date bis zur endgültigen Bestätigung. Sie bestimmen Ihre Zielgruppe(n) und es ist möglich, die E-Mail-Kampagnen komplett im eigenen Hausstil zu versenden. In der Eventsoftware werden oft umfangreiche Reporting-Möglichkeiten bereitgestellt, sodass Sie als Eventplaner genau wissen, was Ihre Kampagnen liefern.

6/ Mit dieser Software verwalten Sie auch Ihre Besucherregistrierung auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Ihre Eingeladenen registrieren sich über Registrierungstools wie ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Registrierungsformular und über diese Veranstaltungsregistrierung verfolgen Sie alle Zahlen und Fakten nahtlos in Ihrem Backoffice.

7/ Möchten Sie auch Ihren Rechnungs- und Zahlungsprozess über eine Eventsoftware automatisieren? Was kann! Beim Event-Ticketing legen Sie Ihren Eintrittspreis nach Belieben fest, mit oder ohne Ermäßigungen, ggf. in verschiedenen Teilen. Nach der Zahlung erhalten Ihre Gäste automatisch eine Bestätigungs-E-Mail und ihr (e) Ticket.

8/ Die Software vereinfacht auch die Zutrittskontrolle bei Ihrer Veranstaltung. Mit einem Scantool können Sie die Barcodes auf den (e)Tickets oder Badges Ihrer Besucher lesen. Sie wissen jederzeit, welcher Ihrer Gäste anwesend ist und wer nicht.

9/ Möchten Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltung mit Event-Software steigern? Mit einer Event-App ist dies möglich. Mit dieser mobilen App auf Smartphone oder Tablet haben Ihre Besucher alle allgemeinen und persönlichen Informationen in der Tasche (E-Ticket, Programm, Lageplan etc.). Du zeigst deinen Gästen den Weg, bindest sie in deine Community ein und erreichst sie immer. Praktisch, oder?

10/ Schließen Sie die Türen. Ihre Arbeit ist getan? Noch nicht ganz. Als Eventprofi wissen Sie, wie wichtig es ist, mit Ihren Gästen in Kontakt zu bleiben und eine Beziehung aufzubauen . Du fütterst deine Community mit Eventfotos, Videoaufzeichnungen deiner Sessions und Präsentationen auf der Event-Website. Mit dieser Software können Sie Ihren Gästen auch ganz einfach eine Dankes-E-Mail für ihre Anwesenheit senden.

11/ Ganz wichtig: Werten Sie Ihre Veranstaltung aus . Sie messen den Erfolg, indem Sie durch offene oder geschlossene Fragen oder eine Bewertungsskala um Feedback bitten. Dieses Feedback ist für Ihre nächsten Veranstaltungen von unschätzbarem Wert. Um Feedback bitten, alles integriert dank professioneller Eventplanungssoftware.

Softwareerweiterungen sind möglich

Darüber hinaus enthält Software für Veranstaltungen häufig eine offene API, sodass diese Programme problemlos mit anderen Softwareanwendungen wie einem CRM- und/oder Buchhaltungspaket kommunizieren können. Auf diese Weise können Sie die Funktionalitäten Ihrer Veranstaltungsplanungssoftware ganz einfach auf andere Bereiche Ihrer Veranstaltungsplanung erweitern.

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