Event Management Software

Warum Eventsoftware eine gute Idee für dein Event ist

Eventsoftware auf deinen Veranstaltungen hat viele Vorteile. Als Veranstalter weisst du, dass die Organisation einer Veranstaltung viel Arbeit bedeutet. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Glücklicherweise kann dir eine Veranstaltungsplanungssoftware bei der Veranstaltungsplanung und -koordination deiner Offline-, Hybrid- und Online-Veranstaltung oder -Party helfen. Mit einer Veranstaltungsplanungssoftware kannst du viele Aspekte deiner Veranstaltungsplanung automatisieren: Marketing, Registrierung, Teilnehmerverwaltung, Aufgabenzuweisung, Ausweise, Budgetverwaltung, Zeitpläne, Szenarien und die Verwaltung deines Standorts.

Eventsoftware verbindet alle Bereiche der Eventkommunikation. Auf diese Weise müssen du und dein Team nicht mehr mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, sparen Zeit und machen weniger Fehler. Alle Informationen sind immer aktuell, denn jede Anpassung, die du vornimmst, wird sofort in allen Dokumenten und Berichten aktualisiert. So arbeiten du und dein Team immer mit den aktuellsten Informationen.

Überraschend vielseitige Event-Software

Event-Software macht dir nicht nur das Leben leichter sondern Verbessert auch den Profit deines Events. Event-Management-Tools bieten deinen Gästen und Besuchern auch mehrere Vorteile. Auch Self-Service-Funktionen wie Online-Anmeldungen, Push-Kommunikation und Bezahlmodule sind angenehme und effiziente Optionen, die diese Software bietet.

Hinsichtlich der Funktionalitäten kann sich Eventsoftware stark unterscheiden. Häufig sind folgende Funktionen vorhanden:

1/ Mit Event-Software rationalisierst du Kommunikation . Du kommunizierst einfach und schnell mit deinen Lieferanten und erleichterst auch die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektverwaltung innerhalb deines Organisationsteams.

2/ Eventmanagement-Software macht dich und dein Team zu Planungsmeistern. Du verwaltest die gesamte Planung deiner Veranstaltung von Anfang bis Ende. Erstelle Szenarien, plane (flexible) Mitarbeiter ein, ... Du erledigst alles an einem Ort und behältst den vollen Überblick.

3/ In deiner Veranstaltungsplanungssoftware arbeitest du auch mit deinen Zahlen: Du erstellst Angebote und verwaltest deine Budgets . Lieferanten, Location, Entertainment, Catering, Technik, Marketing, Ausgaben und Einnahmen, du profitierst stark von der klaren (finanziellen) Übersicht in deiner Software.

4/ Mithilfe von Event-Software kannst du eine responsive Event-Website im Look & Feel deiner Marke erstellen. Die Event-Website ist die zentrale Drehscheibe für deine gesamte Kommunikation. Auf all deinen Kommunikationsmitteln verweist du auf deine Webseite, wo deine Besucher Informationen zu deiner Veranstaltung abrufen können.

5/ Über die integrierten Mailplattformen der Eventsoftware kannst du ganz einfach Einladungen an deine potenziellen Gäste versenden, vom Save-the-Date bis zur endgültigen Bestätigung. Du bestimmst deine Zielgruppe(n) und es ist möglich, die E-Mail-Kampagnen komplett im eigenen Stil zu versenden. In der Eventsoftware werden oft umfangreiche Reportage-Möglichkeiten bereitgestellt, sodass du als Eventplaner genau weisst, was deine Kampagnen liefern.

6/ Mit dieser Software verwaltest du auch deine Besucherregistrierung auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Deine eingeladenen Gäste registrieren sich über Registrierungssoftware z.B. ein auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes Registrierungsformular und über diese Registrierung verfolgst du alle Zahlen und Fakten nahtlos in deinem Backoffice.

7/ Möchtest du auch deinen Rechnungs- und Zahlungsprozess über eine Eventsoftware automatisieren? Das geht! Beim Event-Ticketing legst du deinen Eintrittspreis nach Belieben fest, mit oder ohne Ermäßigungen, ggf. in verschiedenen Teilen. Nach der Zahlung erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigungs-E-Mail und ihr (E-)Ticket.

8/ Die Software vereinfacht auch die Zutrittskontrolle bei deiner Veranstaltung. Mit einem Scantool kannst du die Barcodes auf den (E-)Tickets oder Ausweise deiner Besucher lesen. Du weisst jederzeit, welcher deiner Gäste anwesend ist und wer nicht.

9/ Möchtest du die Wirkung deiner Veranstaltung mit Event-Software steigern? Mit einer Event-App ist dies möglich. Mit dieser mobilen App auf Smartphone oder Tablet haben deine Besucher alle allgemeinen und persönlichen Informationen in der Tasche (E-Ticket, Programm, Lageplan etc.). Du zeigst deinen Gästen den Weg, bindest sie in deine Community ein und erreichst sie immer. Praktisch, oder?

10/ Schließt du die Türen und deine Arbeit ist getan? Noch nicht ganz. Als Eventprofi weisst du, wie wichtig es ist, mit deinen Gästen in Kontakt zu bleiben und eine Beziehung aufzubauen . Du fütterst deine Community mit Eventfotos, Videoaufzeichnungen deiner Sessions und Präsentationen auf der Event-Website. Mit dieser Software kannst du deinen Gästen auch ganz einfach eine Dankes-E-Mail für ihre Anwesenheit senden.

11/ Ganz wichtig: Werte deine Veranstaltung aus . Du misst den Erfolg, indem du durch offene oder geschlossene Fragen oder durch eine Bewertungsskala um Feedback bittest. Dieses Feedback ist für deine nächsten Veranstaltungen von unschätzbarem Wert. Um Feedback bitten, das ist alles dank professioneller Eventplanungssoftware integriert.

Softwareerweiterungen sind möglich

Darüber hinaus enthält Software für Veranstaltungen häufig eine offene API, sodass diese Programme problemlos mit anderen Softwareanwendungen wie einem CRM- und/oder Buchhaltungspaket kommunizieren können. Auf diese Weise kannst du die Funktionalitäten deiner Veranstaltungsplanungssoftware ganz einfach auf andere Bereiche deiner Veranstaltungsplanung erweitern.

Eventsoftware für dein Event, worauf wartest du noch?

Professionelle Eventsoftware; die passende Lösung für dich? Im Stil deines Unternehmens? Einschließlich einer optimalen Benutzererfahrung? Diese Unternehmen können dir dabei helfen. Sie konzipieren, entwickeln und implementieren Eventplanungssoftware für dein Eventunternehmen.

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