Organisation von Konferenzen und Seminaren

Die Organisation deiner Konferenz, sei es eine digitale Konferenz, eine hybride Konferenz oder eine physische, nimmt viel Zeit in Anspruch. Unter professioneller Anleitung wirst du als Organisator deiner Veranstaltung ruhig schlafen!

Einen Kongress organisieren? Woran musst du denken?

Bei der Organisation einer Konferenz gibt es tausende Dinge zu beachten. Natürlich möchtest du, dass alles reibungslos läuft – Du strebst danach, höchste Qualität zu liefern, und dein Ruf steht auf dem Spiel. Wir geben dir einige Tipps.

Der Inhalt deiner Konferenz

Eines der wichtigsten Dinge bei der Organisation einer Konferenz ist es, eine klare Zielgruppe im Auge zu haben. Passe den Inhalt deiner Tagung entsprechend an. Bestimmst du auch den Zweck deiner Konferenz: Was möchtest du für deine Teilnehmer erreichen? Passe Inhalt und Form deiner Veranstaltung entsprechend an.

Beginne rechtzeitig mit den Vorbereitungen für deine Kongressorganisation

Organisierst du eine Konferenz? Stelle sicher, dass du deinen Gästen rechtzeitig ein "Save-the-Date" und dann die Einladung sendest. Diese kann kurz sein: was die Konferenz beinhaltet, welchen Nutzen sie für die Teilnehmer hat, welche Probleme sie löst, wo sie stattfindet und wie die Anmeldungen ablaufen. Vergiß bei der Organisation eines Seminars nicht, rechtzeitig dein verfügbares Budget zu ermitteln. Ordne alle möglichen Kosten, Einnahmen, Sponsoren und Lieferanten zu.

Planung ist alles

Eine gute Vorbereitung und perfekte Koordination während der Veranstaltung selbst entscheidet über den Erfolg von physischen und digitalen Events. Wenn du mit Drehbuch und Checkliste arbeitest, übersiehst du kein Detail mehr. Mit einer professionellen Eventplanungssoftware behälst du und dein Team den gesamten Planungsprozess im Blick. Eine andere Sache, die du tun kannst, ist, deine Veranstaltung als Film in deinem Kopf zu visualisieren. Wie tritt man ein, wohin läuft man, was braucht man als Besucher? Auf diese Weise entdeckst du möglicherweise Lücken in deiner Organisation, die du im Voraus schließen kannst.

Besuche auch den Ort, an dem du deine Konferenz organisieren wirst, rechtzeitig im Voraus. Prüfe, ob der Raum in Ordnung ist, ob die Technik funktioniert, die Beschilderung eindeutig ist und alle Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Kongress fertig? Arbeit erledigt? Lass uns nach Ende deiner Veranstaltung von dir hören. Denke an eine kurze Umfrage (goldener Input für deinen nächsten Kongress) und halte dein Seminar auf verschiedenen Medien lebendig durch inhaltliche Zusammenfassungen der Hauptbotschaften, insbesondere wenn du mehrere Referenten hattest, aber auch Bildberichte, und warum nicht, plane ein Aftermovie wenn du eine Konferenz organisierst. So können deine Gäste die Tagung noch einmal erleben.

Suchst du spezialisierte Partner, um deine Konferenzorganisation zum Erfolg zu führen? Kongressbüros, Catering und Caterer, Kongressorte sowie Moderatoren und Referenten können dir ebenfalls helfen und sicherstellen, dass deine Online-Veranstaltung oder dein physischer oder hybrider Kongress reibungslos abläuft.

Suchst du einen Konferenzveranstalter?

Organisierst du eine Konferenz? Bei der Organisation dieser Veranstaltung: Sorgst du dich um die Suche nach einer zuverlässigen Partei, welche die Organisation von Konferenzen zu ihrer Spezialität gemacht hat? Keine Sorge: In der folgenden Liste findest du die „feine Fleur“ von Unternehmen, die die Konferenzorganisation zu ihrem Kerngeschäft gemacht haben. Als Konferenzveranstalter findest du noch schneller, wen du suchst, wenn du die Filter verwendest.

Möchtest du, dass dein Unternehmen, das Konferenzen organisiert, in dieser Liste aufgeführt wird?

Ist dein Unternehmen Experte für die Organisation von Symposien, Online-Konferenzen oder hybriden Konferenzen und Seminaren? Dann sollte es auf dieser Liste nicht fehlen, um eine Konferenz zu organisieren. Zahlreiche Konferenzveranstalter besuchen täglich unsere Website. Füge dein Unternehmen kostenlos hinzu, indem du eine Unternehmensseite erstellst.

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