Zur Unterhaltung gehört weit mehr als nur die Suche nach guten Künstlern. Man muss auch eine Reihe praktischer Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigt man? Was passiert, wenn ein Künstler kurzfristig absagt?
Haben Sie wirklich an alles gedacht? Wir helfen Ihnen mit dieser „Unterhaltungs-Checkliste“ aus dem Buch EVENTPLANNER weiter:
- Das Unterhaltungsprogramm sollte im Zeitplan enthalten sein. Geben Sie deutlich an, wann die einzelnen Auftritte beginnen und enden und ob Pausen vorgesehen sind. Vermerken Sie, wer die Künstler begleitet und wer für Auf- und Abbau, Logistik, Soundchecks usw. zuständig ist.
- Fragen Sie immer nach den technischen Spezifikationen der Künstler, damit Sie wissen, welche Infrastruktur Sie bereitstellen müssen. Benötigen Sie eine Bühne? Wie groß muss die Bühne sein? Stellen Sie die audiovisuelle Ausrüstung bereit oder kümmert sich der Künstler darum? Wie sieht es mit den Instrumenten aus?
- Zusätzlich zu den technischen Spezifikationen erhalten Sie von vielen Künstlern auch einen Rider. Dieser enthält die persönlichen Wünsche und Anforderungen des Künstlers und seiner Crew. Manche Künstler wünschen sich beispielsweise bestimmte Speisen oder Getränke, einen Chill-out-Bereich, eine Dusche usw.
- Manche Darbietungen erfordern eine zuverlässige Stromversorgung. Prüfen Sie, ob die Infrastruktur des Veranstaltungsortes ausreicht und mieten Sie gegebenenfalls einen Stromgenerator.
- Einen guten Plan A zu haben ist toll, aber nur, wenn nichts schiefgeht. Rechnen Sie frühzeitig mit möglichen Änderungen und sorgen Sie für Notfallpläne. So sind Sie für Regen, Stromausfälle und Krankheitsfälle von Künstlern gerüstet. Besprechen Sie mit den engagierten Künstlern, was in ihrer Abwesenheit passiert, und halten Sie dies klar im Vertrag fest.
- Beantragen Sie rechtzeitig die erforderlichen Genehmigungen für mögliche Lärmbelästigungen. Benachrichtigen Sie Sabam (B) oder Buma (NL) bei geplanten musikalischen Einlagen und klären Sie, wer die Urheberrechte übernimmt.
- Denken Sie auch an die Sicherheit. Bei Auftritten bekannter Künstler sollten Sie für einen reibungslosen Ablauf und Sicherheitsvorkehrungen bis zur Bühne sorgen. Bei (inter)nationalen Stars sind möglicherweise zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen im und um den Veranstaltungsort erforderlich.
- Besprechen Sie die Möglichkeit einer Verlängerung der Vorstellungen. Nichts ist ärgerlicher, als einen Auftritt abrupt abbrechen zu müssen, gerade wenn die Stimmung richtig gut ist. Welche Optionen gibt es und mit welchen Kosten ist zu rechnen? Wie lässt sich eine mögliche Verlängerung in Ihren Zeitplan integrieren?
- Klären Sie, wer für die Kleidung der Künstler verantwortlich sein soll. Sie könnten beispielsweise das Veranstaltungsthema auf die Kleidung der Begleitpersonen und Künstler ausweiten. Besprechen Sie die Möglichkeiten mit ihnen.
- Stellen Sie sicher, dass ausreichend Garderoben vorhanden sind, in denen sich die Künstler umziehen oder entspannen können. Denken Sie an Kleiderständer, Spiegel, Speisen und Getränke. Fragen Sie gegebenenfalls, ob die Künstler bereit sind, die Garderoben zu teilen.
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