Gehen Sie um vier Uhr nachmittags in fast jede beliebige Konferenz und werfen Sie einen Blick auf das Programm an der Wand. Dann schauen Sie auf die Uhr. Der Abstand zwischen beiden beträgt selten weniger als zwanzig Minuten, und niemand im Raum ist überrascht.
Bei Veranstaltungen verspätet zu sein, ist so normal, dass wir es nicht mehr als Versagen betrachten. Aber genau das ist es, und dazu noch ein ziemlich teures: Die Abschluss-Keynote spricht vor einem Publikum, von dem sich bereits die Hälfte auf dem Weg zum Parkplatz befindet, der Networking-Drink schrumpft von einer Stunde auf fünfunddreißig Minuten, und die Personen, die ihre Heimfahrt mit dem Zug nach der veröffentlichten Endzeit geplant haben, verpassen ihn. An Ihr Event werden sie sich zuletzt genau deshalb erinnern.
Unangenehm ist, dass Veranstaltungen nicht wegen Pech verspätet beginnen. Sie dauern länger, weil das Programm Monate zuvor von Menschen zusammengestellt wurde, die an Inhalte gedacht haben, nicht an die Zeit. Die Zeit verhält sich bei einer Veranstaltung auf vorhersehbare Weise. Sobald Sie die Muster kennen, können Sie entsprechend planen. Hier sind die Dinge, die den größten Schaden anrichten.
Das Programm wurde nach den Angaben der Beteiligten erstellt
Fragen Sie einen Speaker, wie viel Zeit er braucht, und er wird zwanzig Minuten sagen. Gemeint ist damit, dass sein Vortrag, den er zu Hause vor dem Badezimmerspiegel hält, zwanzig Minuten dauert. Am Veranstaltungstag ist das nicht der Fall. Er bedankt sich beim Gastgeber. Er sagt etwas über den vorherigen Speaker. Er bemerkt, dass der Raum größer ist als erwartet, und wird langsamer. Eine Folie wird nicht geladen. Jemand stellt mitten im Vortrag eine Frage. Der zwanzigminütige Vortrag dauert sechsundzwanzig Minuten, und das bei einem guten Speaker. Bei einem nervösen oder besonders begeisterten sind es dreißig.
Dasselbe gilt für jede Zeitangabe in Ihrem Programm. Eine fünfzehnminütige Kaffeepause dauert fünfzehn Minuten ab dem Moment, in dem die letzte Person wieder auf ihrem Platz sitzt, nicht ab dem Moment, in dem der Speaker aufhört zu reden. Hinausgehen, Anstehen beim Kaffee, der Toilettengang, das Gespräch, das auf dem Flur beginnt, und der Rückweg dauern für sich genommen fünfzehn Minuten. Das Mittagessen für zweihundert Personen dauert nicht sechzig Minuten, sondern sechzig Minuten plus die Zeit, die zweihundert Personen brauchen, um an einem einzigen Buffet vorbeizugehen. Eine Buffet-Schlange bedient ungefähr drei bis vier Personen pro Minute. Rechnen Sie das durch, bevor Sie das Programm drucken.
Erfahrene Produzenten gehen damit um, indem sie sich nie auf die eigene Zeitschätzung eines Speakers verlassen. Sie nehmen die angegebene Dauer und addieren bei Vorträgen ein Viertel und bei allem, was ein Panel, eine Demo oder die Interaktion mit dem Publikum umfasst, ein Drittel. Wenn das Programm mit diesen Zahlen nicht aufgeht, ist zu viel darin. Besser, Sie finden das jetzt heraus als um 16:40 Uhr.
Niemand ist für die Übergänge zuständig
Sehen Sie sich einen typischen Ablaufplan an, finden Sie eine Spalte mit Startzeiten und eine Spalte mit Programmpunkten: 09:00 Begrüßung, 09:10 Keynote, 09:40 Panel, 10:20 Pause. Was Sie nicht sehen, ist das, was tatsächlich Zeit kostet: die Lücken dazwischen. Wenn der Keynote-Speaker die Bühne verlässt und die drei Panelteilnehmer auf die Bühne kommen, mikrofoniert werden, sich setzen, ihre Stühle zurechtrücken und vorgestellt werden, dauert das nicht null Minuten. Jedes Mal sind es vier oder fünf Minuten. Sechs Übergänge am Vormittag ergeben eine halbe Stunde, die nirgendwo im Programm steht.
Übergänge müssen als eigene Programmpunkte mit einer Dauer und einer zuständigen Person geplant werden. Wer begleitet die Panelteilnehmer in den letzten drei Minuten der Keynote an die Bühnenseite? Wer hat ihnen die Ansteckmikrofone schon angelegt? Wer sagt dem Gastgeber, dass das Panel bereit ist, damit dieser elegant überleiten kann, statt Zeit zu überbrücken? Wohin geht der Keynote-Speaker, und wer bringt ihn dorthin, bevor er am Fuß der Treppe beim Signieren von Büchern hängen bleibt?
Bei größeren Produktionen ist dafür ein Bühnenmanager zuständig. Es lohnt sich zu verstehen, was diese Person tut, denn bei den meisten Firmenveranstaltungen gibt es einen Gastgeber, und man glaubt, das sei dasselbe. Ist es nicht. Der Gastgeber steht auf der Bühne und kann nur sehen, was vor ihm liegt. Der Bühnenmanager steht mit Headset, Stoppuhr und Ablaufplan hinter der Bühne, und seine einzige Aufgabe ist der nächste Programmpunkt: Ist er bereit, ist die Person da, weiß der Techniker Bescheid? Ein Gastgeber betreut das Publikum, ein Bühnenmanager überwacht den Zeitplan. Wenn Ihre Veranstaltung länger als ein paar Stunden dauert und mehr als vier oder fünf Speaker hat, muss jemand diese zweite Aufgabe übernehmen, auch wenn auf der Visitenkarte etwas anderes steht.
Die Fragerunde hat kein festgelegtes Ende
Diese Szene kennt jeder. Die Session soll um 11:30 Uhr enden. Um 11:28 Uhr sagt der Gastgeber: „Wir haben noch Zeit für ein oder zwei Fragen.“ Jemand meldet sich. Die Frage ist eigentlich eine Aussage. Der Speaker antwortet ausführlich, weil er höflich sein möchte. Eine weitere Hand geht hoch. Der Gastgeber, der ebenfalls höflich sein möchte, nimmt die Frage an. Es ist jetzt 11:39 Uhr, und die nächste Session hat schon vor ihrem Beginn neun Minuten verloren.
Fragerunden dauern länger als geplant, weil es einen Mechanismus für den Beginn, aber keinen für das Ende gibt. Die Lösung: Legen Sie das Ende fest, bevor die erste Frage gestellt wird. Setzen Sie eine feste Endzeit für die Fragerunde fest, nicht für die Session, und lassen Sie den Gastgeber sie laut aussprechen: „Wir haben bis 11:30 Uhr Zeit, also reicht es für drei Fragen. Bitte halten Sie sich kurz.“ Sammeln Sie Fragen im Voraus oder auf einem Bildschirm, damit der Gastgeber sie auswählen kann und das Publikum gar nicht erst zu Wort kommen muss, wenn die Zeit knapp ist. Sagen Sie den Speakern vor der Veranstaltung, dass bei einer Überziehung ihres Vortrags ihre Fragerunde gestrichen wird, nicht der Programmpunkt der nächsten Person. Das wirkt sich bemerkenswert darauf aus, wie lange Vorträge dauern.
Und geben Sie dem Gastgeber eine gut sichtbare Uhr. Keine Countdown-Anzeige auf dem Confidence-Monitor, die nur der Speaker sehen kann, sondern etwas, worauf der Gastgeber von der Bühnenseite aus einen Blick werfen kann. Viele Überziehungen entstehen einfach, weil die Menschen auf der Bühne nicht wissen, wie spät es ist.
Der Zeitpuffer sitzt an der falschen Stelle
Die meisten Veranstalter wissen, dass sie einen Zeitpuffer einplanen sollten. Üblicherweise macht man einfach jeden Programmpunkt etwas länger: fünfundzwanzig Minuten für einen zwanzigminütigen Vortrag und so weiter. Das funktioniert aus einem Grund nicht, der offensichtlich ist, sobald man ihn ausspricht: Alle nutzen den Puffer. Ein Speaker, dem fünfundzwanzig Minuten zur Verfügung stehen, hält einen fünfundzwanzigminütigen Vortrag. Eine Pause, die mit zwanzig Minuten angesetzt ist, dauert zwanzig Minuten plus die üblichen fünf obendrauf.
Ein Zeitpuffer funktioniert nur, wenn er für die Personen unsichtbar ist, die ihn ausnutzen würden. Halten Sie das Programm eng getaktet und legen Sie die Zeitreserven an wenige Stellen, die Ihnen allein gehören: fünf oder zehn Minuten vor jeder Pause, fünfzehn Minuten Puffer vor der Nachmittagssession, ein Abschlussprogrammpunkt, der im öffentlichen Programm kürzer angesetzt ist als in Ihrem internen Ablaufplan. Wenn der Vormittag pünktlich verläuft, werden diese Lücken zu einer etwas längeren Kaffeepause, und niemand bemerkt etwas. Wenn nicht, fangen Sie eine Verzögerung von fünfundzwanzig Minuten auf, ohne das Programm anzutasten.
Veröffentlichen Sie das Programm für die Teilnehmenden anschließend in einer Form, die nicht zu Verschiebungen einlädt. Nennen Sie ihnen die Startzeiten der Sessions und die Pausenzeiten, aber nicht die Endzeiten jedes Programmpunkts. Eine Session, die um 11:30 Uhr enden sollte und um 11:36 Uhr endet, ist kein Problem, wenn niemandem 11:30 Uhr versprochen wurde.
Wenn bereits alles schiefgelaufen ist
Trotz allem werden Sie irgendwann zwanzig Minuten hinter dem Zeitplan liegen. Es gibt nur drei Möglichkeiten, Zeit zurückzugewinnen, und eine Person sollte sich im Voraus für eine davon entscheiden, statt sie hinter der Bühne auszuhandeln.
Die erste Möglichkeit ist, eine Pause zu verkürzen. Das ist am einfachsten und fast immer die falsche Entscheidung, denn in den Pausen tun die Menschen das, weswegen sie eigentlich gekommen sind. Eine zehnminütige Kaffeepause bedeutet Anstehen, nicht Pause. Machen Sie es einmal, wenn es sein muss, aber niemals zweimal.
Die zweite Möglichkeit ist, die Fragerunde zu streichen. Deshalb haben Sie den Speakern vorher Bescheid gesagt. Niemand im Publikum bemerkt, wenn eine Fragerunde nicht stattgefunden hat.
Die dritte Möglichkeit ist, einen Programmpunkt zu streichen oder zu verkürzen. Das vermeiden Veranstalter, obwohl es am besten funktioniert. Dafür müssen Sie im Voraus wissen, welcher Programmpunkt entfallen kann, und der betreffenden Person vor der Veranstaltung Bescheid sagen, dass das passieren könnte. Der fünfminütige Programmpunkt des Sponsors kann nicht gestrichen werden, dafür wurde bezahlt. Das zweite Panel zu einem Thema, das bereits im ersten Panel behandelt wurde, kann vermutlich entfallen. Entscheiden Sie jetzt, schreiben Sie es auf und sagen Sie es dem Gastgeber.
Was Sie nicht tun sollten: den Tag einfach weiterlaufen lassen und hoffen, dass das Mittagessen die Verzögerung auffängt. Das klappt nie. Am Vormittag verlorene Zeit ist um fünf Uhr immer noch verloren, und bis dahin hat sie Sie den einen Teil des Tages gekostet, auf den sich alle gefreut haben.
Kurz zusammengefasst
Rechnen Sie zu jeder Zeitschätzung eines Speakers ein Viertel hinzu und zu allem Interaktiven ein Drittel. Führen Sie die Übergänge mit Dauer und zuständiger Person als eigene Programmpunkte im Ablaufplan auf. Übertragen Sie jemandem die Aufgabe des Bühnenmanagers: den nächsten Programmpunkt im Blick zu behalten, nicht das Publikum. Legen Sie eine feste Endzeit für die Fragerunde fest und sagen Sie sie laut an. Lassen Sie den Zeitpuffer dort, wo nur Sie darauf zurückgreifen können. Entscheiden Sie vor der Veranstaltung, welcher Programmpunkt gestrichen wird, falls es dazu kommt. Und geben Sie dem Gastgeber eine Uhr.
Wenn Sie Ihren Ablaufplan mit zeitlich festgelegten und benannten Übergängen erstellen und allen Crewmitgliedern eine gemeinsame Version auf dem Handy zur Verfügung stellen möchten, ist das Skripte-Tool auf eventplanner.net genau dafür gemacht. Eine ausgedruckte Tabelle erfüllt denselben Zweck. Wichtig ist, dass die Lücken darin stehen.
Veranstaltungen dauern länger als geplant, weil die Zeit bei einer Veranstaltung nicht so verläuft, wie es auf dem Papier aussieht. Veranstalter, deren Events so enden, wie es im Programm steht, sind weder strenger noch haben sie mehr Glück. Sie haben einfach mit der Zeit geplant, die der Tag tatsächlich in Anspruch nimmt, statt mit der Zeit, die sich alle gewünscht haben.
Quelle: Illustrative photo generated with the help of AI
