Glückwunsch, du bist jetzt Veranstaltungsplaner

Die meisten Veranstaltungsplaner werden nicht eingestellt. Sie werden es durch Zufall, an dem Tag, an dem jemand an ihren Schreibtisch tritt und sagt: "Du bist gut in solchen Dingen, könntest du dich um den Kundentag kümmern?" Oder um den Team-Ausflug. Oder die Weihnachtsfeier, die Produkteinführung, das 20-jährige Jubiläum.

Die Person an diesem Schreibtisch war keine Veranstaltungsplanerin. Sie war Office-Managerin, Marketingfachkraft, Assistenz der Geschäftsleitung oder Vertriebsleiterin mit einem freien Nachmittag. Und jetzt muss sie eine Veranstaltung auf die Beine stellen, zusätzlich zu dem Job, für den sie eigentlich eingestellt wurde. Wenn das auf dich zutrifft, ist dieser Artikel für dich. Eine aktuelle Umfrage in Australien und Neuseeland ergab, dass 87 % der Veranstalter Veranstaltungen neben ihrer Haupttätigkeit planten. Es gibt keinen Grund anzunehmen, dass es in Europa und den USA anders aussieht. Die meisten Veranstaltungen weltweit werden von Menschen organisiert, die sich auf LinkedIn niemals als 'Veranstaltungsplaner' bezeichnen würden.

Das ist an sich kein Problem. Teilzeit-Veranstaltungsplaner stellen jede Woche gute Veranstaltungen auf die Beine. Das Problem ist, dass ihnen niemand jemals gesagt hat, welche Teile des Jobs riskant sind. Vollzeit-Veranstaltungsplaner haben nicht mehr Talent, sie haben Narben, und aus diesen Narben sind Gewohnheiten geworden. Fünf dieser Gewohnheiten erledigen den größten Teil der Arbeit. Keine davon erfordert Erfahrung. Bei allen kommt es darauf an, sie frühzeitig umzusetzen.

Gewohnheit eins: vom Veranstaltungstermin rückwärts planen, nicht von heute aus vorwärts

Der zufällige Veranstaltungsplaner öffnet ein Dokument und beginnt mit einer Aufgabenliste. Veranstaltungsort buchen, Einladungen verschicken, Catering organisieren, Namensschilder bestellen. Das fühlt sich produktiv an, und es ist der erste Fehler, denn eine Aufgabenliste kennt kein Zeitgefühl. Alles darauf wirkt gleich dringend, was bedeutet, dass nichts dringend ist.

Profis machen es genau umgekehrt. Sie beginnen beim Veranstaltungstermin und arbeiten sich rückwärts vor, wobei sie bei jedem Schritt eine Frage stellen: Was muss bis zu diesem Datum erledigt sein, damit der nächste Schritt erfolgen kann? Das Catering braucht zehn Tage vorher eine endgültige Teilnehmerzahl. Dafür müssen die Anmeldungen abgeschlossen sein. Für die Anmeldungen braucht es eine Einladung, die sechs Wochen zuvor verschickt wurde. Für die Einladung braucht es einen Veranstaltungsort, ein Datum und ein Programm, also musste der Veranstaltungsort gebucht werden, bevor irgendetwas anderes feststand.

So aufgeschrieben ist deine Veranstaltung keine Liste mehr. Sie ist eine Kette, und eine Kette hat einen kritischen Pfad: die kurze Abfolge von Terminen, von denen alles andere abhängt. Meistens gibt es davon nur fünf oder sechs. Veranstaltungsort bestätigt. Einladungen verschickt. Anmeldung abgeschlossen. Endgültige Zahlen an die Lieferanten. Druck- und Beschilderungsfrist. Aufbautag. Verpasst du einen dieser Termine, verschiebt sich die ganze Veranstaltung. Verpasst du irgendetwas anderes, kannst du es wieder auffangen.

Trage diese fünf oder sechs Termine diese Woche mit Erinnerungen in einen Kalender ein. Wenn du lieber eine Struktur mit Aufgabenverantwortlichen und Fristen möchtest, die bereits weiß, wie Veranstaltungen aufgebaut werden, kann ein Projektmanagement-Tool für Veranstaltungen dabei helfen. Entscheidend ist nicht das Tool. Entscheidend ist, dass du heute weißt, welche Termine nicht verschoben werden können.

Gewohnheit zwei: eine verantwortliche Person pro Entscheidung

Der häufigste Satz in einem scheiternden Veranstaltungsprojekt lautet: "Wir müssen noch über das Catering entscheiden." Das Wort, das hier Schaden anrichtet, ist wir. Eine Entscheidung, für die eine Gruppe verantwortlich ist, ist eine Entscheidung, für die niemand verantwortlich ist. Sie bleibt liegen, bis sie mit einer Frist kollidiert. Dann trifft jemand die Entscheidung schlecht und in aller Eile.

Profis weisen jede noch offene Entscheidung einer einzelnen, namentlich genannten Person zu und legen fest, bis wann sie getroffen werden muss. Nicht der Person, die die Arbeit erledigt, sondern der Person, die Ja sagen darf. Bei vielen Firmenveranstaltungen sind das unterschiedliche Personen, und in dieser Lücke verstreichen die Wochen. Vielleicht möchte dein CEO den Hauptredner genehmigen. Gut. Dann steht der Name des CEO neben dieser Entscheidung, zusammen mit dem Datum, und du erinnerst ihn daran wie jeden anderen Lieferanten.

Führe ein kurzes Entscheidungsprotokoll: die Entscheidung, die verantwortliche Person, die Frist und, sobald die Entscheidung getroffen ist, was entschieden wurde und wann. Die Pflege dauert fünf Minuten pro Woche. So ersparst du dir das Gespräch drei Wochen vor der Veranstaltung, in dem eine ranghohe Person sagt: "Dem habe ich nie zugestimmt", und du nichts hast, womit du das Gegenteil beweisen kannst.

Gewohnheit drei: jede Zahl als vergänglich betrachten

Die Teilnehmerzahl ist die wichtigste Zahl deiner Veranstaltung, und sie ist falsch, sobald du sie aufschreibst. Sie ist am Tag der Buchung des Veranstaltungsorts falsch, weil die Einladung noch nicht verschickt wurde. Es ist falsch, die Anmeldungen erst in der Woche davor zu schließen, weil sich manche anmelden und dann nicht erscheinen. Am Morgen der Veranstaltung ist die Zahl falsch, weil einige derjenigen, die abgesagt haben, trotzdem auftauchen werden.

Erfahrene Veranstaltungsplaner führen nie nur eine Zahl. Sie führen drei: eingeladen, angemeldet, erwartet. Nur die letzte Zahl ist für deinen Caterer, deinen Veranstaltungsort und dein Budget entscheidend, und sie ist immer niedriger als die zweite. Je nach Art der Veranstaltung, danach, ob die Teilnahme kostenlos oder kostenpflichtig ist, und wie lange im Voraus sich die Leute anmelden, kann die Nichterscheinungsquote bei kostenlosen Firmenveranstaltungen deutlich über einem Viertel der Anmeldungen liegen. Wer schon einmal ein kostenloses Frühstücksseminar organisiert hat, kennt das Gefühl: fünfzig Namensschilder und zweiunddreißig Personen.

Plane diese Lücke also mit ein. Bestelle Catering für die erwartete, nicht die angemeldete Teilnehmerzahl. Kläre mit deinem Veranstaltungsort, wann die Frist für die endgültige Zahl ist und was es kostet, diese danach zu erhöhen oder zu senken. Schicke zwei Tage vorher eine Erinnerung, in der du um eine Bestätigung oder Absage bittest, und sage ausdrücklich, dass eine Absage in Ordnung ist, du möchtest es einfach lieber wissen. Dann mach etwas, das die meisten Teilzeit-Veranstaltungsplaner nie tun: Notiere hinterher die angemeldeten und tatsächlich erschienenen Personen. Nach zwei oder drei Veranstaltungen kennst du deine eigene Nichterscheinungsquote, und sie ist genauer als jeder Branchenrichtwert.

Wenn du die Anmeldungen in einer Tabelle verwaltest, funktioniert das eine Zeit lang. Wenn es nicht mehr funktioniert, meistens etwa bei der zweiten Runde mit der Frage "Hat sie nun gesagt, dass sie kommt oder nicht?", liefert dir eine Anmeldesoftware mit Check-in am Eingang, wie Tickets von eventplanner.net, automatisch alle drei Zahlen. Aber noch einmal: Entscheidend ist die Gewohnheit, nicht die Software.

Gewohnheit vier: Der Veranstaltungstag ist ein anderer Job, also schreibe einen Ablaufplan

Alles bis zum Morgen der Veranstaltung ist Projektmanagement. Der Veranstaltungstag selbst ist operativer Betrieb und läuft nach einem anderen Dokument. Veranstaltungsplaner nennen es Ablaufplan oder Callsheet. Es ist der deutlichste Unterschied zwischen Menschen, die das schon einmal gemacht haben, und denen, die es noch nicht getan haben.

Ein Ablaufplan beschreibt die Veranstaltung Minute für Minute, von der ersten Lieferung bis zum Weggang der letzten Person. Jede Zeile enthält eine Uhrzeit, was passiert, wer verantwortlich ist und wo sich die Person befindet. Der AV-Lieferant trifft um 07:30 Uhr ein, nicht "am Morgen". Du briefst den CEO um 08:40 Uhr im Green Room, nicht "vor Beginn". Der Veranstaltungsort füllt den Kaffee um 10:15 Uhr nach, nachdem jemand das tatsächlich mit dem Veranstaltungsort abgeklärt hat.

Außerdem enthält er eine Spalte, die die meisten Neulinge weglassen: Telefonnummern. Für jeden Lieferanten, jeden Redner, den diensthabenden Manager des Veranstaltungsorts und die Person mit dem Schlüssel zum Lagerraum. Am Veranstaltungstag hast du keine Zeit, etwas nachzuschlagen. Der Ablaufplan wird zwei Tage im Voraus an alle Personen mit einer Aufgabe verschickt und ausgedruckt, denn um 07:30 Uhr in einer Laderampe ist das WLAN nicht dein Freund.

Beim Schreiben kommen die Fragen auf, die du noch nicht gestellt hast. Wer holt den Redner am Empfang ab? Was passiert mit den Mänteln? Wer hat entschieden, ob die Türen um 08:30 oder 08:45 Uhr öffnen, und wurde der Veranstaltungsort darüber informiert? Die Hälfte des Nutzens eines Ablaufplans liegt in den Lücken, die dir beim Schreiben auffallen. Hättest du sie nicht gefunden, wären sie dir drei Wochen später begegnet.

Eine Tabelle ist völlig in Ordnung. Wenn du eine Vorlage möchtest, die bereits die passenden Spalten enthält und jeder Person nur die eigenen Zeilen anzeigt, ist die Skripte-Software genau dafür gemacht.

Gewohnheit fünf: einen Pufferposten einplanen und festlegen, wer darüber verfügen darf

Frag einen zufälligen Veranstaltungsplaner nach dem Budget seiner Veranstaltung, und er nennt dir eine Zahl. Frag ihn, was darin enthalten ist, und die Antwort endet oft mit "...und ich glaube, das war alles". Das stimmt nie. Da ist der zusätzliche AV-Techniker, den der Veranstaltungsort verlangt. Die Ernährungsanforderungen, die erst nach der Bestätigung des Caterings eingegangen sind. Die Beschilderung, die neu gedruckt werden musste, weil jemand den Programmtitel geändert hat. Die Parkplätze. Parkplätze gibt es immer.

Profis planen Kosten ein, die sie noch nicht kennen. Für eine unkomplizierte Firmenveranstaltung einen Pufferposten von etwa zehn Prozent, mehr für Veranstaltungen im Freien, Veranstaltungen mit einem komplexen Programm oder Veranstaltungen, die du noch nie organisiert hast. Das ist kein Aufschlag. Es ist eine ehrliche Aussage darüber, dass du noch nicht alles weißt, und du triffst sie zu dem Zeitpunkt, an dem es am günstigsten ist, das zuzugeben.

Die zweite Hälfte dieser Gewohnheit ist ebenso wichtig wie die erste: Lege im Voraus fest, wer den Puffer ausgeben darf und bis zu welchem Betrag, ohne nachzufragen. Am Veranstaltungstag sagt dir der Caterer, dass der Ofen am Veranstaltungsort nicht funktioniert und dass er für ein paar hundert Euro ein mobiles Gerät bringen kann. Du musst innerhalb von dreißig Sekunden Ja sagen können. Wenn die Antwort lautet: "Ich muss erst die Finanzabteilung fragen", hast du ein Problem, das sich durch noch so viel Planung nicht lösen lässt.

Führe das Budget als lebendes Dokument, in dem jede Position als geschätzt, angeboten oder in Rechnung gestellt gekennzeichnet ist, damit du jederzeit siehst, wie viel noch unklar ist. Das geht mit einer Tabelle. Wenn du mehrere Veranstaltungen im Jahr durchführst oder mehrere Versionen desselben Budgets verwaltest, während sich das Programm ändert, hält die Budgets-Software die Versionen synchron, sodass die Zahl, die du deinem Vorgesetzten zeigst, tatsächlich stimmt.

Die Gewohnheit nach der Veranstaltung

Es gibt eine sechste Gewohnheit, und sie macht aus einem Teilzeit-Veranstaltungsplaner einen guten. Setze dich innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung, solange alles noch frisch ist und bevor die Dankes-E-Mails verschickt wurden, zwanzig Minuten hin und schreibe drei Listen: Was lief gut, was lief schief und was würdest du anders machen? Nimm auch die Zahlen auf: eingeladen, angemeldet, erschienen, Budget im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten.

Niemand wird dich nach diesem Dokument fragen. Niemand in deinem Unternehmen wird es lesen. Doch in elf Monaten, wenn wieder jemand an deinen Schreibtisch tritt und sagt: "Letztes Jahr lief das wirklich gut, könntest du...", wirst du es öffnen. Und du wirst die Person im Raum sein, die bereits weiß, was das Catering tatsächlich gekostet hat und wie viele Leute wirklich zu einem kostenlosen Frühstücksseminar gekommen sind. Das ist Erfahrung. Es sind einfach nur Notizen, die man aufbewahrt.

Die Ein-Seiten-Version

Fünf oder sechs kritische Termine diese Woche in einen Kalender eintragen. Für jede offene Entscheidung in einem Protokoll eine namentlich genannte verantwortliche Person und eine Frist festhalten. Drei Teilnehmerzahlen führen und das Catering für die niedrigste bestellen. Einen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Namen, Orten und Telefonnummern erstellen, ausdrucken und zwei Tage vorher verschicken. Einen Pufferposten von etwa zehn Prozent vorsehen und schriftlich festhalten, wer darüber verfügen darf. Und zwei Tage danach zwanzig Minuten mit einem Notizbuch verbringen.

Nichts davon erfordert Können. Alles muss erledigt werden, bevor die Woche kommt, in der du es plötzlich brauchst. Menschen, die beruflich Veranstaltungen planen, sind am Veranstaltungstag nicht gelassener als du. Sie haben den größten Teil der Hektik einfach einen Monat vorverlegt, wenn sie weniger kostet.

Und wisse, wann es nicht deine Veranstaltung ist, die du planen solltest

Eine letzte Gewohnheit, und sie erfordert am meisten Selbstvertrauen: zu wissen, wann Schluss ist. Mit den fünf Gewohnheiten oben bekommst du einen Kundentag für sechzig Personen oder einen Team-Ausflug in einem Hotel hin. Sie reichen nicht für eine Produkteinführung mit 400 Gästen, Livestream, prominenter Moderation und einem CEO, dessen Name in der Pressemitteilung steht. Irgendwann ist eine Veranstaltung keine Aufgabe mehr, die dir jemand übertragen hat, sondern ein Job, für den andere jahrelang ausgebildet werden.

Die Frage ist einfach. Was kostet es, wenn etwas schiefgeht, finanziell, für deinen Ruf und für das nächste Gespräch mit diesem Kunden? Wenn dir die Antwort unangenehm ist, ist es an der Zeit, eine professionelle Veranstaltungsagentur hinzuzuziehen. Nicht, weil du es nicht schaffen kannst, sondern weil das Honorar einer Agentur eine bekannte Zahl ist und die Kosten einer misslungenen Veranstaltung nicht. Du wirst weiterhin die Verantwortung tragen. Du trägst sie dann nur gemeinsam mit jemandem, der schon einmal erlebt hat, dass ein Ofen ausfällt, und ein mobiles Gerät auf Kurzwahl hat.

Das ist kein Versagen des zufälligen Veranstaltungsplaners. Es ist das Erste, was die Profis lernen.