SPITZE! - Projektmanagement für Veranstaltungen

Ein Event wird schnell zu einer komplexen Herausforderung mit vielen Beteiligten. Als Organisator müssen Sie daher über die nötigen Fähigkeiten im Projektmanagement verfügen, um jederzeit den Überblick zu behalten.

Sie müssen Hauptthemen von Nebenthemen trennen, die richtigen Prioritäten setzen und Aufgaben delegieren, für die Sie selbst keine Zeit haben. Arbeiten Sie deshalb immer sorgfältig und strukturiert.

Da eine Veranstaltung zeitlich und ressourcenbegrenzt ist und mit einem konkreten Projektergebnis abgeschlossen wird, können Sie die Organisation einer Veranstaltung als Projekt sehen und klassische Projektmanagement-Techniken anwenden.

Um auf Projektbasis zu arbeiten, müssen Sie Ihr Projekt strukturieren. Sie können dies tun, indem Sie Ihre Veranstaltung in verschiedene Phasen unterteilen. Dazu können Sie das „Phasenmodell“ von Jan Verhaar verwenden (siehe sein Buch: Projektmanagement – Veranstaltungen professionell angehen) . Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Phasen mit dem Phasenergebnis (oder Entscheidungsdokument) in Klammern.

1. Initiierungsphase (Projektantrag)

In dieser Phase erkunden Sie die Aufgabenstellung und legen die Voraussetzungen und Prinzipien des Projekts fest. Sie legen die Ziele fest, entwickeln das Grundkonzept, erstellen einen Aktionsplan und erstellen eine globale Planung und eine erste Kostenschätzung.

2. Vorbereitungsphase (Projektplan)

Sie entwickeln das Konzept weiter, legen das Programm Ihrer Veranstaltung fest und bringen die detaillierte Projektplanung zu Papier.

3. Ausarbeitungsphase (Produktionsprogramm)

In der Ausarbeitungsphase übersetzen Sie den Plan, den Sie in den vorangegangenen Phasen entwickelt haben, praktisch an Ihre Teammitglieder. Es werden Vereinbarungen mit Lieferanten getroffen und die Szenarien ausgearbeitet.

4. Ausführungsphase (Ereignis selbst)

Die Umsetzungsphase lässt sich weiter unterteilen in den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. In dieser Phase erfolgt die Produktion der Veranstaltung anhand des Drehbuchs.

5. Lösungsphase (Evaluierungsbericht)

Du sorgst für die notwendige Nach- und Nachbereitung der Veranstaltung. In dieser Phase findet auch die Projektevaluation statt.

Die Entscheidungsfindung durch den möglichen Auftraggeber kann auf Basis der Entscheidungsunterlagen erfolgen, die Sie am Ende jeder Vorbereitungsphase erstellen können.

Um Ihr Projekt in all seinen Aspekten steuern (managen) zu können, können Sie es weiter in verschiedene Trajektorien unterteilen, die parallel zueinander verlaufen können oder nicht. Denken Sie zum Beispiel an einen Kommunikationsprozess, einen inhaltlichen Prozess, der sich auf die Redner und die Unterhaltung konzentriert, und so weiter.

Bestimmen Sie innerhalb Ihres Projekts, was die kritischen Erfolgsfaktoren und deren Fristen sind. Dies sind die Elemente, die unbedingt angegangen werden müssen, um das Projekt zu realisieren. Denken Sie an die Suche nach einer geeigneten Location, die Verfügbarkeit eines bestimmten Künstlers oder Redners, die Genehmigung des Budgets und das Erreichen einer vorgegebenen Anzahl von Anmeldungen. Sorgen Sie nach jedem Erfolgsfaktor für einen Go-No-Go-Moment, in dem Sie die Zwischenziele evaluieren und gemeinsam mit allen Beteiligten entscheiden, ob Sie mit der Organisation der Veranstaltung fortfahren. Im schlimmsten Fall, wenn ein kritischer Erfolgsfaktor nicht erreicht wird, müssen Sie die Veranstaltung absagen.

Definieren Sie für jeden Meilenstein innerhalb Ihrer Veranstaltung die verschiedenen Aufgaben, geben Sie an, wer innerhalb des Teams dafür verantwortlich ist, und legen Sie die erforderlichen Fristen fest.

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