SPITZE! - Projektmanagement für Veranstaltungen

Ein Event wird schnell zu einer komplexen Herausforderung mit vielen Beteiligten. Als Organisator müssen Sie daher über die nötigen Fähigkeiten im Projektmanagement verfügen, um jederzeit den Überblick zu behalten.

Sie müssen Hauptthemen von Nebenthemen trennen, die richtigen Prioritäten setzen und Aufgaben delegieren, für die Sie selbst keine Zeit haben. Arbeiten Sie deshalb immer sorgfältig und strukturiert.

Da eine Veranstaltung zeitlich und ressourcenbegrenzt ist und mit einem konkreten Projektergebnis abgeschlossen wird, können Sie die Organisation einer Veranstaltung als Projekt sehen und klassische Projektmanagement-Techniken anwenden.

Um auf Projektbasis arbeiten zu können, müssen Sie Ihr Projekt strukturieren. Sie können dies tun, indem Sie Ihre Veranstaltung in verschiedene Phasen unterteilen. Dazu können Sie das „Phasenmodell“ von Jan Verhaar verwenden (siehe sein Buch: Projektmanagement – Veranstaltungen professionell angehen). Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Phasen mit dem Phasenergebnis (oder Entscheidungsdokument) in Klammern.

1. Initiierungsphase (Projektantrag)

In dieser Phase erkunden Sie die Aufgabenstellung und legen die Voraussetzungen und Ausgangspunkte des Projekts fest. Sie legen die Ziele fest, entwickeln das Grundkonzept, erstellen einen Aktionsplan und erstellen eine globale Planung und eine erste Kostenschätzung.

2. Vorbereitungsphase (Projektplan)

Sie entwickeln das Konzept weiter, legen das Programm Ihrer Veranstaltung fest und bringen die detaillierte Projektplanung zu Papier.

3. Ausarbeitungsphase (Produktionsprogramm)

In der Ausarbeitungsphase übersetzen Sie den Plan, den Sie in den vorangegangenen Phasen entwickelt haben, praktisch an Ihre Teammitglieder. Es werden Absprachen mit Lieferanten getroffen und Szenarien ausgearbeitet.

4. Ausführungsphase (Ereignis selbst)

Die Umsetzungsphase lässt sich weiter unterteilen in den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. In dieser Phase erfolgt die Produktion der Veranstaltung anhand des Drehbuchs.

5. Lösungsphase (Evaluierungsbericht)

Du sorgst für die notwendige Nach- und Nachbereitung der Veranstaltung. In dieser Phase findet auch die Projektevaluation statt.

Die Entscheidungsfindung des potentiellen Auftraggebers kann auf Basis der Entscheidungsunterlagen erfolgen, die Sie am Ende jeder Vorbereitungsphase erstellen können.

Um Ihr Projekt in all seinen Aspekten zu managen (managen), können Sie es weiter in verschiedene Prozesse unterteilen, die parallel oder nicht parallel ablaufen können. Betrachten Sie zum Beispiel eine Kommunikationsbahn, eine inhaltliche Bahn, die sich auf die Redner und die Unterhaltung konzentriert, und so weiter.

Bestimmen Sie innerhalb Ihres Projekts die kritischen Erfolgsfaktoren und deren Fristen und verfolgen Sie diese mit einer Projektmanagement-Software für Veranstaltungen nach – die Elemente, die unbedingt berücksichtigt werden müssen, um das Projekt zu realisieren. Denken Sie an die Suche nach einer geeigneten Location, die Verfügbarkeit eines bestimmten Künstlers oder Redners, die Genehmigung des Budgets und das Erreichen einer vorgegebenen Anzahl von Anmeldungen. Sorgen Sie nach jedem Erfolgsfaktor für einen Go-No-Go-Moment, wenn Sie die Zwischenziele evaluieren und gemeinsam mit allen Beteiligten entscheiden, ob Sie die Organisation des Events weiterführen. Wird ein kritischer Erfolgsfaktor nicht erreicht, müssen Sie die Veranstaltung im schlimmsten Fall absagen.

Bestimmen Sie die verschiedenen Aufgaben für jeden Meilenstein innerhalb Ihrer Veranstaltung, geben Sie an, wer innerhalb des Teams dafür verantwortlich ist, und legen Sie die erforderlichen Fristen fest.

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