Das Erstellen eines Budgets ist eine umfangreiche Aufgabe, bei der man leicht Ausgaben vergisst. Mit der folgenden Checkliste, die keinesfalls vollständig sein soll, unterstützen wir Sie dabei, Ihr Budget so detailliert und vollständig wie möglich zu gestalten.
Die Budgetplanung ist ein fortlaufender Prozess. Am besten beginnt man mit einer groben Schätzung. Dies geschieht, bevor man Angebote einholt. So lässt sich sofort feststellen, ob die Schätzung realistisch ist. Das vorläufige Budget wird dann systematisch angepasst, sobald Angebote eingehen oder eine genauere Schätzung möglich ist.
Ist Ihr Budget zu hoch? Dann prüfen Sie alle Kostenpunkte einzeln und suchen Sie nach günstigeren Alternativen oder Einsparmöglichkeiten – ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Sie können auch Sponsoring in Betracht ziehen, um Ihr Veranstaltungsbudget aufzustocken. Eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, das dieselbe Zielgruppe ansprechen möchte, kann ebenfalls eine Lösung sein. In diesem Fall können Sie die Kosten teilen.
Profi-Tipp! Nutzen Sie die
eventplanner.net, um Ihr Event-Budget festzulegen und es einfach zu verfolgen.
Checkliste für das Veranstaltungsbudget
Kommunikation
❐ Webseite
❐ Gedrucktes Material
❐ Marketing
❐ Mobile Anwendung
❐ Soziale Medien
❐ Ticketing (Fixkosten oder Provision?)
❐ …
Standort/Zelt
❐ Zimmervermietung
❐ Garderobe
❐ Bühne/Tanzfläche
❐ Möbel, Tribüne ...
❐ Einrichtung und Dekoration
❐ Umkleideräume
❐ Beschilderung
❐ Parkgebühren
❐ Toiletten (vergessen Sie nicht das Toilettenpersonal)
❐ Heizung/Klimaanlage
❐ Reinigung
❐ ...
Gastronomie
❐ Catering
❐ Getränk
❐ Crew-Catering
❐ Besteck, Gläser, Geschirr, Tischwäsche
❐ Bars, Buffets ...
❐ ...
Ausfüllen
❐ Unterhaltung
❐ Moderatoren und Sprecher
❐ Aktivitäten (Workshops ...)
❐ Kinderunterhaltung
❐ Musik
❐ Copyright: Sabam (B) oder Buma (NL)
❐ ...
Audiovisuelle Unterstützung
❐ Projektion
❐ Plasma- und LCD-Bildschirme
❐ Mikrofone
❐ Soundsystem
❐ Beleuchtungsinstallation
❐ Videoaufnahme oder Fotoreportage
❐ Spezialeffekte (Feuerwerk, Schnee...)
❐ WLAN-Netzwerk
❐ Hybrid-Events (Live-Streaming…)
❐ ...
Personal
❐ Etagen- und Veranstaltungsmanager(in)
❐ Sicherheitskoordinator
❐ Gastgeberinnen
❐ Parkplatzwächter
❐ Sicherheit
❐ Erste-Hilfe-Team
❐ Bühnenarbeiter/Techniker
❐ Cateringpersonal (Kellner ...)
❐ Garderoben- und Toilettenpersonal
❐ Dolmetscher/Übersetzer
❐ ...
Verschiedenes
❐ Portokosten
❐ Gewinnspiele
❐ (VIP) Transport
❐ Hotelkosten
❐ Genehmigungen und Versicherung
❐ Jegliche Beschädigung oder Diebstahl
❐ Strom, Wasser ...
❐ Abfallverarbeitung
❐ Logistik
Organisationskosten (intern und extern)
Mehrwertsteuer und Steuern
Unvorhergesehene Kosten
(10 Prozent bereitstellen)
Weitere Tipps und Hilfsmittel zur Organisation Ihrer Veranstaltung
