Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen Sie möglicherweise eine oder mehrere Genehmigungen beantragen. Wir erläutern die Genehmigungen, die Ihnen als Veranstalter am häufigsten begegnen werden.
Genehmigungen sind stark regional unterschiedlich geregelt, weshalb wir hier nicht näher darauf eingehen. Bitte erkundigen Sie sich bei der Stadt oder Gemeinde, in der Ihre Veranstaltung stattfindet. In jedem Fall ist es ratsam, die örtlichen Behörden über Ihre Veranstaltung zu informieren. In manchen Fällen ist dies sogar Pflicht.
Veranstaltungsgenehmigung
Planen Sie eine Veranstaltung an einem öffentlich zugänglichen Ort? Dann benötigen Sie möglicherweise eine Veranstaltungsgenehmigung von der Gemeinde. Bei kleineren Veranstaltungen genügt manchmal eine einfache Anmeldung. Findet Ihre Veranstaltung auf oder in der Nähe eines Gewässers statt, müssen Sie sich in der Regel an das zuständige Bundesland oder die zuständige Behörde wenden.
Der Genehmigungsinhaber (in der Regel der Veranstalter) ist für die Ordnung und Sicherheit der Teilnehmer und Besucher auf dem Veranstaltungsgelände verantwortlich. Die Genehmigung legt fest, welche Maßnahmen Sie als Veranstalter ergreifen müssen, um die öffentliche Ordnung, die Gesundheit und den Brandschutz während der Veranstaltung zu gewährleisten, und wie mit Zwischenfällen umzugehen ist. Ein Sicherheitsplan, ein Betriebshandbuch und/oder eine Risikoanalyse können obligatorische Bestandteile des Verfahrens sein.
Urheberrecht und angemessene Vergütung
Wird bei Ihrer Veranstaltung Musik gespielt, auch Hintergrundmusik, müssen Sie Urheberrechtsgebühren an Sabam (Belgien) oder Buma (Niederlande) entrichten. Zusätzlich zu den Urheberrechtsgebühren wird eine angemessene Vergütung für Interpreten und Produzenten erhoben.
Lärmbelästigung
Spielt Musik bei Ihrer Veranstaltung eine wichtige Rolle oder verursachen Ihre Gäste erhebliche Lärmbelästigung? Dann prüfen Sie, ob eine Lärmschutzgenehmigung erforderlich ist. Diese fällt unter die Umweltgenehmigung und begrenzt die maximal zulässige Lautstärke in Dezibel. Insbesondere in der Nähe von Wohngebieten wird nachts und sonntags streng durchgegriffen, wenn die Lärmgrenzwerte überschritten werden. Einige Veranstaltungsorte sind daher mit einem Schallbegrenzer ausgestattet.
In manchen Fällen ist keine Umweltgenehmigung erforderlich. Die Lärmschutzbestimmungen wurden in den letzten Jahren verschärft, und es empfiehlt sich, die Lautstärke zu messen (bei Großveranstaltungen ist dies Pflicht). Darüber hinaus müssen Veranstalter von Veranstaltungen mit einem Durchschnittspegel von 95 Dezibel über 15 Minuten oder 100 Dezibel über eine Stunde kostenlos Gehörschutz ausgeben.
Aufbau von Zelten, Bühnen, Gerüsten und Tribünen
Für den Aufbau eines Zeltes, einer Bühne, eines Gerüsts oder einer Tribüne benötigen Sie eine Genehmigung der Gemeinde. Die Feuerwehr prüft den Standort und die Konstruktion und bestätigt deren Sicherheit. Für den Genehmigungsantrag müssen Sie Angaben wie einen Grundriss des Zeltes, Abmessungen, Aufteilung, Materialangaben, Gästeanzahl usw. machen. Notausgänge und Fluchtwege müssen ebenfalls im Antrag vermerkt sein.
Schließzeit
Viele Veranstaltungsorte müssen eine festgelegte Schließzeit einhalten, die keinesfalls überschritten werden darf. In jedem Fall dürfen Anwohner nach 22:00 Uhr durch die Veranstaltung und deren Besucher nicht gestört werden. Sollten Sie von der regulären Schließzeit abweichen wollen, benötigen Sie eine schriftliche Genehmigung der zuständigen Behörden.
Starke Getränke
Wenn Sie alkoholische Getränke anbieten möchten, benötigen Sie zwei Genehmigungen: eine Schankgenehmigung und eine Spirituosengenehmigung. Normalerweise verfügt der Veranstaltungsort selbst über die erforderlichen Genehmigungen. Sollte dies nicht der Fall sein oder falls Sie den Veranstaltungsort selbst einrichten, beantragen Sie die Genehmigungen bei der Gemeinde.
Stromversorgung
Für die Zubereitung von Speisen gelten strenge Vorschriften. Fragen Sie immer nach, ob der Caterer und die Betreiber von Imbisswagen über die erforderlichen Akkreditierungen und Genehmigungen verfügen.
Feuerwerk
Wer (professionelles) Feuerwerk zündet, benötigt eine Genehmigung der Gemeinde oder des Bundeslandes. Sie können das Pyrotechnikunternehmen bitten, den Genehmigungsantrag (Formular 153 und Versicherung) für Sie (im beschleunigten Verfahren) zu erledigen. Darüber hinaus muss das Feuerwerksunternehmen selbst über die erforderlichen Genehmigungen verfügen, um das Feuerwerk zünden zu dürfen.
