Die Erstellung der Gästeliste für eine (Firmen-)Veranstaltung ist zeitaufwändig. Fehler dürfen jedoch nicht passieren. Jemanden zu vergessen, ist unverzeihlich.
Bitten Sie andere Abteilungen um Unterstützung bei der Erstellung der Gästeliste (oder Freunde und Familie für eine private Feier). Kontaktieren Sie die Marketing-, Vertriebs- und Einkaufsabteilung. Vergessen Sie nicht die potenziellen Kunden! Wenn Sie eine interne Veranstaltung organisieren, sprechen Sie mit der Personalabteilung.
Halten Sie sich außerdem an Ihre festgelegte Zielgruppe. Sie haben die Auswahlkriterien bereits angegeben. Zum Beispiel, wer ein „treuer Kunde“ ist und wer nicht. Andernfalls wird die Gästeliste schnell wachsen und Ihr Budget möglicherweise belasten.
Einige weitere Tipps:
- Bei der Planung einer internen Veranstaltung sollten Sie auch an die Rentner, Teilzeitkräfte, Freiberufler und gegebenenfalls ehemalige Mitarbeiter Ihres Unternehmens denken. Vergessen Sie dabei nicht Ihre regulären Mitarbeiter: Reinigungskräfte, Logistikmitarbeiter usw.
- Wurde Ihre Fabrik beispielsweise komplett renoviert? Laden Sie Anwohner und die lokale Verwaltung zu einer Besichtigung ein. Möglicherweise gab es während der Bauarbeiten Beeinträchtigungen. So können Sie sich für ihr Verständnis bedanken. Offene Kommunikation beugt zudem Unmut und der Verbreitung von Falschmeldungen vor.
- Man kann auch auf diese Weise an Aktionsgruppen herangehen. Ein Blick hinter die Kulissen in entspannter Atmosphäre kann Wunder wirken.
- Manche Veranstalter führen eine Ersatzgästeliste. Das ist eine Liste mit Personen, die sie einladen können, um prominente Gäste zu ersetzen, falls diese nicht teilnehmen können. Das kann beispielsweise bei der Organisation einer Konferenz hilfreich sein, wenn man den Veranstaltungsort voll auslasten möchte.
Gestalten Sie die Anrede auf der Einladung so persönlich wie möglich, achten Sie aber unbedingt auf die Richtigkeit der Angaben (Titel, Anrede, Namen und Geschlecht). Fehler wirken unprofessionell und schrecken ab. Vermeiden Sie persönliche Dramen. Laden Sie beispielsweise keinen Kollegen ein, der gerade seine Frau verloren hat, um seinen Partner mitzubringen. Die Angaben externer Personen lassen sich auf dieser Ebene nicht überprüfen, intern sind solche Fehler jedoch unverzeihlich. Klären Sie daher am Ende des Gesprächs noch einmal alles mit dem zuständigen Personalverantwortlichen ab.
Weitere Tipps und Hilfsmittel zur Organisation Ihrer Veranstaltung
