TIPP! – Regeln für die Akquise von Eventagenturen

08.02.26|speichern

Wenn Sie mit einer Eventagentur zusammenarbeiten möchten, ist es am besten, das Projekt über eine Pitch-Kampagne an Eventagenturen auszulagern . Welche Regeln gelten dabei?

Ein Pitch ist ein Wettbewerb zwischen mehreren Agenturen, die jeweils einen Vorschlag mit Kostenvoranschlag auf Basis eines detaillierten Briefings einreichen. Die Erstellung des Briefings, das mindestens Zielsetzung, Zielgruppe, Zielbudget und Vergabekriterien enthalten sollte, ist Ihre Aufgabe. Das überzeugendste Konzept mit dem besten Angebot erhält den Zuschlag. Beim Verfassen eines Pitchs sollten Sie einige Regeln beachten:

Lassen Sie nicht mehr als drei Eventagenturen an der Präsentation teilnehmen. Dies genügt, um eine fundierte Auswahl zu treffen und unnötige Kosten für Sie und die teilnehmenden Agenturen zu vermeiden. Informieren Sie die Agenturen immer im Voraus darüber, wie vielen Eventagenturen Sie Ihre Präsentation anbieten möchten, damit diese selbst entscheiden können, ob sie das Risiko des Wettbewerbs um das Projekt für vertretbar halten. Schließlich ist die Teilnahme an einer Präsentation für jede Agentur eine erhebliche Investition. Die Entwicklung eines durchschnittlichen Angebots dauert leicht zwei bis drei volle Tage, und in Extremfällen können die Kosten bis zu 10.000 € betragen.
Vereinbaren Sie klare Konditionen für eine mögliche finanzielle Vergütung für die Einreichung von Konzepten im Rahmen einer Präsentation. Auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, ist es von Vorteil, wenn der Kunde die vorab genehmigten Auslagen der Agentur übernimmt.
Sofern keine anderen Vereinbarungen im Voraus getroffen oder eine Gebühr entrichtet wurde, gilt eine mündliche Vereinbarung, wonach die Rechte am geistigen Eigentum der von einer Eventagentur vorgeschlagenen kreativen Konzepte bei dieser verbleiben. Es ist daher unzulässig, eine Agentur abzulehnen und die Idee anschließend selbst zu verwenden.
Informieren Sie alle beteiligten Veranstalter unverzüglich, sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben und das Ergebnis bekannt ist.

Um einen reibungslosen und professionellen Ablauf des gesamten Pitch-Prozesses zu gewährleisten, ist die Eventmanagement-Software eventplanner.net die optimale Wahl. Über unsere Plattform können Sie Briefings und Pitch-Einladungen strukturiert an Eventagenturen versenden, die gesamte Kommunikation und alle Dokumente für jede Agentur zentral verwalten und alle beteiligten Dienstleister bequem an einem Ort organisieren. So behalten Sie die Spielregeln im Griff, vermeiden Missverständnisse und arbeiten transparent zusammen – vom ersten Briefing bis zur finalen Auftragsvergabe.

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Niederländisch

Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?

Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:

Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is.

Om dat hele pitchproces overzichtelijk en professioneel te laten verlopen, is de eventplanner.net event management software een logische keuze. Je verstuurt je briefing en pitchuitnodigingen gestructureerd naar evenementenbureaus op ons platform, houdt alle communicatie en documenten per event agency centraal bij en beheert eenvoudig alle betrokken leveranciers op één plek. Zo bewaak je de spelregels, vermijd je misverstanden en werk je transparant samen van eerste briefing tot uiteindelijke gunning.