Bei der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort sollten Sie neben dieser Checkliste auch den benötigten Platzbedarf berücksichtigen. Doch wie viele Quadratmeter (m²) sollten Sie pro Gast einplanen?
Sie können Möbel in einem Raum auf verschiedene Weise anordnen. Bei der Wahl der Raumaufteilung sollten Sie die Art der Veranstaltung und die benötigte Nettofläche pro Gast berücksichtigen. Die Nettofläche ist die gesamte Bodenfläche des Raumes ohne Bühnen, Dekorationen und technische Ausstattung.
Je nach Art der Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise Stühle, Tische usw. Achten Sie bei Präsentationen darauf, dass alle Teilnehmenden freie Sicht auf den/die Redner/in und die Leinwand haben. Platzieren Sie niemanden hinter einer Säule oder anderen Hindernissen, die die Sicht versperren könnten. Planen Sie eine Konferenz mit längeren Sitzungen? Sorgen Sie für bequeme Stühle mit ausreichend Beinfreiheit. Passen Sie die Raumaufteilung dem verfügbaren Platz an.
Ist ein Abendessen mit Sitzplätzen geplant? Dann sind runde Tische ideal. Sie sehen nicht nur stilvoll aus, sondern wirken auch einladender und fördern die Kommunikation, da jeder jeden gut sehen kann. Achten Sie in jedem Fall auf ausreichend Platz, damit Ihre Gäste nicht zu eng sitzen müssen und die Tischdekoration nicht über die Teller hinausragt.
Erwägen Sie, spezielle Sitzplätze für Ihre VIP-Gäste und die Presse bereitzustellen. Falls Sie Rollstuhlfahrer bei einer Veranstaltung erwarten, weisen Sie ihnen Plätze im vorderen Bereich des Veranstaltungsortes zu.
Nachfolgend sind einige klassische Konfigurationen und die jeweils benötigte Quadratmeterzahl (Nettofläche) pro Person als Richtwert aufgeführt.
Die Raumaufteilung für Besprechungen und Konferenzen :
Theateraufstellung: 0,5 Quadratmeter pro Person
Schulaufteilung: 1,5 Quadratmeter pro Person
Cabaret-Aufstellung: 1 Quadratmeter pro Person
Quadratische Anordnung: 2,5 Quadratmeter pro Person
U-Form: 2,5 Quadratmeter pro Person
Die Vorbereitungen für Partys
Rezeption: 1 Quadratmeter pro Person
Bankettbestuhlung / gesetztes Abendessen: 1,5 bis 2 Quadratmeter pro Person
In je zoektocht naar een geschikte locatie dien je, naast deze checklist, rekening te houden met de zaaloppervlakte die nodig is voor jouw evenement. Maar hoeveel vierkante meter (m2) voorzie je nu best per genodigde?
Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, decoratie en techniek.
Afhankelijk van het type evenement zul je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker en het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan.
Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt.
Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers. Wanneer je bij een optreden rolstoelgebruikers verwacht, geef ze dan een plaatsje vooraan in de zaal.
Hieronder een aantal klassieke opstellingen en het benodigde aantal vierkante meter (netto oppervlakte) per persoon als richtlijn.
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