Das 90-minütige Ereignis

Irgendwann in den letzten Jahren hat sich der Standardtermin als nicht mehr ganztägige Veranstaltung erwiesen. Die Terminkalender wurden voller, die Reisebudgets genauer unter die Lupe genommen, und die Person, die man am liebsten dabeihaben wollte, war plötzlich diejenige, die am wenigsten Zeit für acht Stunden hatte.

Deshalb haben die Organisatoren begonnen, das Programm schrittweise zu gestalten: den halben Tag, die Frühstücksbesprechung, das 90-minütige Format, das um vier Uhr beginnt und vor dem Abend beendet ist.

Gut umgesetzt, ist dies eine der effektivsten Maßnahmen, die einem Veranstalter zur Verfügung stehen. Schlecht umgesetzt, ist es ein ganztägiges Programm, dem die interessanten Punkte fehlen. Eine zusammengequetschte Konferenz, die niemanden zufriedenstellt, bei der die Keynote gehetzt, die Podiumsdiskussion sinnlos ist und keine Zeit für Gespräche bleibt.

Der Unterschied liegt darin, zu verstehen, dass eine 90-minütige Veranstaltung keine kurze Konferenz ist. Sie ist etwas anderes, mit eigenen Gesetzmäßigkeiten. So sehen diese Gesetzmäßigkeiten aus.

Erstens, das Argument, das Sie nicht verwenden sollten

Die gängige Begründung für kurze Formate lautet, dass die Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird. Man hört oft, dass sich Menschen nur zehn Minuten lang konzentrieren können, oder dass TED sich auf 18 Minuten festgelegt hat, weil das Gehirn dann aufgibt, oder dass unsere Aufmerksamkeitsspanne mittlerweile der eines Goldfisches entspricht.

Nichts davon hält einer genauen Prüfung der Forschungsergebnisse stand. Eine Übersichtsarbeit aus dem Jahr 2016 in „Advances in Physiology Education“ führte die Zehn-Minuten-Aufmerksamkeitsspanne über Jahrzehnte hinweg auf eine einzige Veröffentlichung von 1978 zurück. Diese war jedoch eine Literaturübersicht zum Thema Notizenmachen, nicht zur Aufmerksamkeit selbst, und die Autoren räumten ein, dass Notizenmachen nicht unbedingt ein Indikator für Aufmerksamkeit ist. Eine frühere Übersichtsarbeit in „Teaching of Psychology“ kam zum selben Schluss: Die Forschung bietet kaum Unterstützung für die Annahme, dass die Aufmerksamkeit nach zehn bis fünfzehn Minuten nachlässt. Das Beispiel mit dem Goldfisch stammt aus einem Marketingbericht und beschrieb die Verweildauer auf einer Webseite. TEDs eigene Erklärung für die 18-Minuten-Grenze hat mit redaktioneller Disziplin und nicht mit Neurowissenschaften zu tun. Sie ist lang genug, um etwas Sinnvolles zu sagen, und kurz genug, um das Publikum zu fesseln. Der Gründer, der diese Grenze festlegte, erklärte offen, dass die Zahl unter anderem deshalb gewählt wurde, weil „15 Minuten“ als 25 Minuten interpretiert wurden.

Noch peinlicher für die Befürworter kurzer Meetings: Die Forschung am Arbeitsplatz deutet in die entgegengesetzte Richtung. Eine 2023 vom CIPD durchgeführte Evidenzanalyse fand lediglich drei Studien, die die Meetingdauer untersuchten, und keine davon stellte einen signifikanten Zusammenhang zwischen Meetingdauer und Effektivität fest. Was hingegen negativ mit den Ergebnissen korrelierte, war die Meetinghäufigkeit. Die Länge ist also nicht der entscheidende Faktor.

Die vorliegenden Erkenntnisse sind aussagekräftiger als der Mythos. Die Aufmerksamkeit nimmt ab der ersten Minute allmählich und kontinuierlich ab, anstatt abrupt abzubrechen. Aufmerksamkeitslücken sind kurz und treten zyklisch auf: Eine Clicker-Studie in Chemievorlesungen ergab, dass Studierende innerhalb der ersten 30 Sekunden und danach in Abständen von etwa viereinhalb Minuten Aufmerksamkeitslücken meldeten, wobei kurze Lücken deutlich häufiger auftraten als lange. Und vor allem: Interaktion holt die Aufmerksamkeit zurück, und dieser Effekt hält an. In derselben Studie wies der Vorlesungsabschnitt unmittelbar nach einer interaktiven Frage deutlich weniger Aufmerksamkeitslücken auf als der Abschnitt davor.

Die Schlussfolgerung ist für jeden relevant, der eine kurze Veranstaltung plant. Ein separates Experiment mit segmentierten Videovorlesungen zeigte, dass das bloße Aufteilen einer Sitzung in Abschnitte keine Wirkung hatte; der Nutzen ergab sich erst durch das Einfügen einer konkreten Aufgabe an den Schnittpunkt. Eine Pause ist keine Intervention. Eine Frage hingegen schon.

Die ehrliche Einschätzung lautet also: 90 Minuten sind nicht besser, weil die menschliche Aufmerksamkeitsspanne abgenommen hat. Neunzig Minuten Reden einer einzelnen Person sind genauso ineffektiv wie drei Stunden. Die Argumente für das Kurzformat sind ökonomischer und strategischer Natur, nicht neurologischer.

Der eigentliche Fall: die Arithmetik der Zeit anderer Leute

Hier ist die Zahl, die die Entscheidung beeinflussen sollte. Eurostat beziffert die durchschnittlichen Lohnkosten pro Stunde in der EU im Jahr 2025 auf 34,90 € und in der Eurozone auf 38,20 €. Nehmen wir eine kleine 90-minütige Veranstaltung mit 100 Teilnehmern. Das entspricht 150 Personenstunden oder rund 5.200 €, die die Arbeitgeber Ihrer Teilnehmer ausgeben – Reisekosten nicht eingerechnet. Betrachten wir nun eine zweitägige Konferenz mit denselben 100 Personen und 16 Stunden Programm. Das sind 1.600 Personenstunden, etwa 55.800 €, und jetzt kommen noch Flüge, eine Hotelübernachtung und zwei Tage Ausfallzeit hinzu. Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Raum voller Führungskräfte mit etwas höheren Gehältern…

Diese Kosten sind Ihnen nicht sichtbar. Den Finanzverantwortlichen Ihrer Teilnehmer hingegen schon. Und die branchenübliche Kennzahl bestätigt dies stillschweigend: Die Kosten pro Teilnehmer werden üblicherweise pro Tag angegeben. Laut der Amex Global Business Travel-Prognose für 2024 kostete ein kleines oder einfaches Meeting in Europa rund 514 US-Dollar pro Teilnehmer und Tag, ohne Flugkosten. Zieht man einen Tag ab, reduziert sich die Kosten pro Person um etwa einen Tag – sowohl auf der Buchhaltung als auch auf der Finanzseite.

Deshalb ist das Kurzformat dort erfolgreich, wo es erfolgreich ist. Nicht etwa, weil sich die Leute nicht konzentrieren könnten, sondern weil man deutlich weniger verlangt und dadurch viel erfolgreicher sein kann. Mit diesem Format erreicht man den Operationsleiter, der sich niemals zwei Tage freinehmen würde, und das regionale Publikum, das sonst nie fliegen würde.

Die Amex-Prognose für 2026 deutet aus Teilnehmersicht in dieselbe Richtung: 34 % wünschen sich Veranstaltungen in der Nähe ihres Wohnorts, und der Bericht stellt fest, dass die Sessions kürzer werden, um mehr Zeit für Networking-Pausen zu schaffen. Die klare Aussage sollte man sich vor Augen halten: Eine gelungene Veranstaltung bedeutet nicht zwangsläufig ein übervolles Programm.

Die 90 Minuten, die Sie tatsächlich nicht haben

Nun zum schwierigen Teil. Eine 90-minütige Veranstaltung beinhaltet nicht 90 Minuten Programm, und genau hier scheitern die meisten.

Die Registrierung beansprucht den größten Teil der Veranstaltungszeit. Rechnen Sie mit etwa 30 Sekunden pro Check-in, also ungefähr 120 Personen pro besetztem Schalter und Stunde. Bei 200 Teilnehmenden an zwei Schaltern dauert die Ankunft 50 Minuten. Bei einer ganztägigen Veranstaltung ist das kaum wahrnehmbar, da es von einer Kaffeepause und einem gemächlichen Start überschattet wird. Bei einer 90-minütigen Veranstaltung nimmt die Registrierung ein Drittel des Programms ein. Entweder Sie stellen Namensschilder im Voraus aus, führen Selbstscanner ein oder Sie akzeptieren, dass Ihre Veranstaltung mit einer Warteschlange beginnt.

Eine herkömmliche Kaffeepause ist fatal. Experten empfehlen für eine sinnvolle Networking-Pause 20 bis 30 Minuten – unter 20 Minuten kommen die Teilnehmer nicht über die Vorstellungsrunde hinaus – plus 10 bis 15 Minuten für den Übergang vor und nach der Pause. Das sind insgesamt 30 bis 45 Minuten, also nur ein Drittel bis die Hälfte der geplanten Zeit. Aus diesem Grund verzichten gute Kurzformate entweder ganz auf eine Pause oder machen die Pause zum zentralen Ereignis.

Sprechen ist langsamer, als man denkt. Bei einem normalen Vortragstempo von etwa 150 Wörtern pro Minute entsprechen 90 Minuten rund 13.500 gesprochenen Wörtern – etwa der Länge eines umfangreichen Buchkapitels. Das klingt nach viel Stoff. Ist es aber nicht, denn die Begrenzung liegt nicht im Vortrag selbst, sondern im Behalten. Das Arbeitsgedächtnis kann realistischerweise nur etwa vier, nicht sieben Informationseinheiten verarbeiten, und niemand verlässt eine Präsentation mit acht Ideen im Kopf. Planen Sie daher maximal zwei, höchstens drei, und bauen Sie alles Weitere darauf auf.

Setzt man diese drei Faktoren zusammen, ergibt sich folgendes Budget für eine 90-minütige Veranstaltung: etwa 75 Minuten nutzbare Zeit, maximal ein Übergang und zwei bis drei Ideen. Alles darüber hinaus ist Dekoration.

Zwei Agenden, die funktionieren

Ein Inhaltsformat, dessen Ergebnis darin besteht, dass die Menschen etwas wissen oder tun können:

Einlass und Selbst-Check-in ab minus 15 Grad. Direkt im Anschluss ein 20-minütiger Einführungsvortrag ohne Begrüßung. Ein 25-minütiger Arbeitsteil, in dem die Teilnehmenden in Tischgruppen aktiv mitarbeiten – sei es eine strukturierte Übung, ein aktuelles Problem oder ein Fallbeispiel. Zehn Minuten Feedbackrunde, in der drei Gruppen berichten und der/die Referent/in auf die besprochenen Themen eingeht. Ein 15-minütiger Abschlussvortrag, in dem die beiden Kernideen vorgestellt werden. Die Präsentation ist auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden abgestimmt und nicht unreflektiert gehalten. Danach bleibt der Raum offen, Getränke werden angeboten, und es wird deutlich gemacht, dass die Veranstaltung beendet ist und niemand bleiben muss. Gesamtdauer: 70 Minuten. Ein durchgehender, praxisorientierter Teil ohne Pausen.

Ein Verbindungsformat, dessen Ergebnis darin besteht, dass Menschen die richtigen anderen Personen treffen:

Gleiche Ankunft. Ein zehnminütiger Bühnenaufbau, der den Raum mit einer gemeinsamen Struktur und einer wirklich guten Frage füllt. Anschließend drei Runden à 20 Minuten an Vierertischen im World-Café-Stil, wobei ein Gastgeber bleibt und die anderen wechseln. Ein zehnminütiger Abschluss fasst die Ergebnisse der Diskussion zusammen. Nach weiteren siebzig Minuten hat jeder Teilnehmer drei inhaltlich tiefgründige Gespräche geführt, statt nur eines zufälligen. Diese Variante kommt ohne Keynote aus und ist in der Regel die wertvollere der beiden.

Was zuerst schneiden?

Die Reihenfolge ist wichtig, weil Organisatoren instinktiv genau die falsche Reihenfolge einlegen – sie schützen die Zeremonie auf Kosten der Interaktion.

Streichen Sie die Zeremonie. Begrüßung, organisatorische Hinweise, Dank an den Sponsor und Vorstellung des Redners – niemand reist dafür quer durch die Stadt. Integrieren Sie Sicherheitsinformationen in eine Folie und die Sponsoreninformationen in etwas, das dem Sponsor wirklich etwas bringt. So gewinnen Sie zehn Minuten zurück, bevor Sie überhaupt mit dem Programm begonnen haben.

Verzichten Sie auf die Podiumsdiskussion. Vier unvorbereitete Personen, moderiert von einer höflichen Person, bieten die geringste Informationsdichte pro Minute aller Formate bei professionellen Veranstaltungen. Bei einer 90-minütigen Veranstaltung ist dies nicht praktikabel. Benötigen Sie mehrere Perspektiven, interviewen Sie zwei Personen jeweils 15 Minuten lang ausführlich.

Verzichten Sie auf den zweiten Redner. Ein gut vorbereiteter Vortrag in Kombination mit einer Publikumsinteraktion ist immer wirkungsvoller als zwei Vorträge. Die zweite Keynote dient meist nur dazu, die Veranstaltung zu rechtfertigen – ein Marketingproblem, kein Programmproblem.

Verzichten Sie auf die separate Kaffeepause und investieren Sie die Zeit stattdessen in eine strukturierte Gesprächsrunde. So erzielen Sie den gewünschten Networking-Nutzen, ohne den Aufwand für den Übergang oder die unangenehme Situation, in einem Raum zu stehen, in dem niemand jemanden kennt.

Strukturieren Sie offene Fragerunden. Unstrukturierte Fragerunden lassen kurze Veranstaltungen schnell scheitern: Zwei lange Fragen von derselben selbstbewussten Person, und elf Minuten sind vergeudet. Ersetzen Sie dies durch eine strukturierte Vorgehensweise: Eine Gruppendiskussion mit jeweils einer Frage, eine Umfrage und eine schriftliche Aufgabenstellung. Dieser Ansatz ist evidenzbasiert und zudem schneller.

Was man nicht kürzen darf, ist die Interaktion. Sie ist es, die die Aufmerksamkeit zurückgewinnt und dafür sorgt, dass sich 90 Minuten lang angenehm anfühlen.

Wo ein kurzer Tag tatsächlich besser ist als ein ganzer Tag

Wenn das Ergebnis eine einzelne Entscheidung, eine Fertigkeit oder eine Einführung ist, ist die Kurzform wahrscheinlich angemessen, wenn Sie das Ziel in einem Satz formulieren können, der mit „Anschließend werden sie…“ beginnt. Benötigt es hingegen einen Absatz, handelt es sich um eine Konferenz.

Wenn Dienstalter der limitierende Faktor ist, geht es bei 90 Minuten vor allem um den Zugang. Ein Format, das fünfzehn Entscheidungsträger für anderthalb Stunden zusammenbringt, ist wertvoller als eines, das nur deren Stellvertreter für zwei Tage einbezieht.

Wenn das Publikum regional ist, spielt das Nachhaltigkeitsargument eine wichtige Rolle, und es ist wichtig, präzise zu sein, da die meisten Artikel hier Fehler machen. Eine von Experten begutachtete Studie aus dem Jahr 2025 zum Thema Reisen zu wissenschaftlichen Konferenzen ergab, dass die Reisekosten der Teilnehmenden bei europäischen Veranstaltungen über eine Tonne CO₂-Äquivalente lagen und bei interkontinentalen Konferenzen sogar vier bis fünf Tonnen erreichten, während die Unterkunft nur 10 bis 20 kg CO₂-Äquivalent pro Person und Nacht ausmachte. Der Verzicht auf eine Hotelübernachtung reduziert den CO₂-Fußabdruck somit um etwa ein bis zwei Prozent. Die tatsächliche Einsparung ergibt sich jedoch aus dem kürzeren Format, das den Einzugsbereich verändert: Teilnehmende reisen mit dem Zug aus zwei Stunden Entfernung an, anstatt aus drei Zeitzonen zu fliegen, oder verzichten ganz auf die Anreise. Bei der Planung sollte der Einzugsbereich im Vordergrund stehen, nicht die Hotelkosten.

Wenn Sie eine regelmäßige Durchführung wünschen. Ein vierteljährliches 90-minütiges Format fördert die Gewohnheitsbildung auf eine Weise, wie es eine jährliche Veranstaltung nicht kann. Beachten Sie jedoch die Erkenntnis des CIPD: Nicht die Länge, sondern die Häufigkeit ist entscheidend dafür, dass die Teilnehmer das Interesse verlieren. Viermal im Jahr ist ein regelmäßiger Rhythmus; monatlich hingegen ist es nur eine Kalendereinladung, die die Leute ablehnen.

Und ja, Sponsoring ist möglich. Laut einer Teilnehmerstudie von Freeman aus dem Jahr 2026 bewerten 84 % der Befragten gesponserte Sessions neutral oder positiv, sofern das Sponsoring klar offengelegt wird. Die veröffentlichten Regelwerke der weltweit erfolgreichen Kurzformate zeigen, wie es geht: Ignite begrenzt die Werbezeit von Sponsoren auf 15 Sekunden, verbietet Logos auf der Bühne und untersagt Sponsoren, Inhalte zu kontrollieren oder während der Vorträge Werbung zu machen. Begrenzt man die Sendezeit der Sponsoren und schützt die Inhalte, lässt sich eine Kurzveranstaltung erfolgreich vermarkten, ohne dass sie an Substanz verliert.

Wo es nicht

Seien Sie ehrlich bezüglich der Grenzen, denn wer das Format überbewertet, verliert an Glaubwürdigkeit.

Kurz gesagt, lässt sich keine Community aufbauen. Freemans Forschungsergebnisse bestätigen dies: Teilnehmer geben an, idealerweise mehr als die Hälfte ihrer Lernzeit außerhalb traditioneller Seminarräume verbringen zu wollen, und etwa die Hälfte sagt, erfolgreiches Networking allein sei Grund genug für eine Rückkehr. Vertrauen, Zufallsbegegnungen und schwierige Gespräche brauchen Freiraum – und genau diesen Freiraum bietet eine 90-minütige Veranstaltung nicht.

Auch für wirklich offene Arbeitsformen ist diese Methode nicht geeignet. Open Space Technology, die etablierteste Methode für Unkonferenzen, setzt die Mindestdauer auf fünf Stunden fest und beschreibt sie als straff. Wenn die Teilnehmenden die Agenda selbst bestimmen sollen, benötigt man fast einen ganzen Tag.

Und es kann kein umfassendes Programm tragen. Mehrere Programmpunkte, eine Ausstellung, Preisverleihungen, eine Generalversammlung: Das sind alles tagesstrukturierte Veranstaltungen. Wenn man sie komprimiert, entsteht die schlechteste Version von jeder einzelnen.

Übernimm die Regel, nicht das Format.

Ein Muster in der Welt der Kurzformate ist besonders nachahmenswert: Formate, die sich weltweit durchsetzen, sind diejenigen, deren Zeitvorgaben unumstößlich sind und idealerweise von einer Maschine und nicht von einem Menschen durchgesetzt werden.

PechaKucha, 2003 in Tokio entwickelt, besteht aus 20 Bildern à 20 Sekunden: insgesamt sechs Minuten und vierzig Sekunden, mit automatischem Bildlauf und acht bis vierzehn Präsentationen pro Abend. Ignite umfasst 20 Folien à 15 Sekunden: fünf Minuten, und die veröffentlichten Regeln besagen, dass dieses Format nicht verändert werden darf. World Café sieht 20-minütige Runden und vier Stühle pro Tisch vor. Lean Coffee gibt jedem Thema ein Zeitlimit von fünf Minuten und stimmt anschließend über die Fortsetzung ab.

Keine dieser Methoden basiert darauf, dass ein Moderator die Zeit stoppt, denn das funktioniert nie. Die Präsentation läuft einfach weiter. Wenn Sie eine 90-minütige Veranstaltung planen, legen Sie die Zeitvorgabe zuerst fest, automatisieren Sie sie und teilen Sie sie Ihren Rednern mit, bevor sie etwas vorbereiten. Ein Redner, der 20 Minuten Zeit hat, schreibt einen 20-minütigen Vortrag; ein Redner, der drei Tage vorher 20 Minuten Zeit bekommt, schreibt einen 40-minütigen Vortrag und hält die Hälfte davon.

Noch ein letzter Hinweis, der Ehrlichkeit halber: Obwohl viel über kürzere Veranstaltungen geschrieben wurde, scheint kein Veranstalter bisher aussagekräftige Vorher-Nachher-Vergleiche – hinsichtlich Teilnehmerzahl, Zufriedenheit, Umsatz und Sponsorenreaktion – nach einer Verkürzung der Veranstaltungsdauer veröffentlicht zu haben. Die Branche hat viele Meinungen dazu, aber kaum Daten. Wenn Sie ein solches Experiment durchführen, veröffentlichen Sie die Ergebnisse. Aktuell orientieren sich alle, die Veranstaltungen verkürzen, lediglich an ihrer Einschätzung.