Darf ich Ihnen eine kurze Frage stellen: Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Strategieentwicklung im Vergleich zur eigentlichen Planung einer Veranstaltung? Wenn es Ihnen wie den meisten geht, nehmen Sie sich wahrscheinlich ein paar Stunden Zeit, um die Veranstaltung zu konzipieren und ihre Mission und Ziele, das Format und die erwarteten Ergebnisse festzulegen.
Von da an verbringen Sie wahrscheinlich den Großteil Ihrer Zeit damit, logistische Hürden zu überwinden und die Planungsherausforderungen zu meistern. Schließlich ist das bei der Organisation einer Veranstaltung zu erwarten. Diese Strategie, weniger Zeit mit Nachdenken und mehr Zeit mit Handeln zu verbringen, garantiert jedoch nicht den Erfolg Ihrer Veranstaltung.
Bei Veranstaltungen geht es heutzutage weniger um Planung als vielmehr um Strategie. Warum? Ganz einfach: Die Nutzung einer Eventmanagement-Plattform oder -Software spart Ihnen enorm viel Zeit, da die Logistik automatisch für Sie übernommen wird.
Natürlich werden Sie auch weiterhin auf unerwartete Herausforderungen stoßen; allerdings lassen sich die meisten Aufgaben, für die Sie manuell Tage benötigten, digital in wenigen Stunden (wenn nicht sogar Minuten) lösen.
Damit können Sie sich endlich von den logistischen Planungsdetails lösen und sich auf die Entwicklung einer wirkungsvollen Eventstrategie konzentrieren, die Ihnen nicht nur Erfolg bringt, sondern Ihnen auch mehr Kontrolle über die Planung und die Ergebnisse ermöglicht.
Wenn Sie Ihr Upgrade für Ihre nächste Veranstaltung planen, beachten Sie diese Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Strategie:
Entwickeln Sie Ihre langfristige Vision
Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen Eventplanung und Eventstrategie. Die erste konzentriert sich auf die Umsetzung, also die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung. Die zweite betrifft den strategischen Rahmen, der festlegt, wie sich aus dem Event ein geschäftlicher Mehrwert generieren lässt.
Bei der Entwicklung Ihrer Eventstrategie sollten Sie langfristig denken. Dieser Ansatz umfasst Aspekte wie die gesamten Planungskosten und den Energieaufwand, die Branchenakteure, die Ihre Events unterstützen werden, Ihre Markenidentität und Ihre angestrebte Zukunft.
Mit anderen Worten: Bei der Entwicklung Ihrer Eventstrategie denken Sie nicht an Ihr nächstes Event. Vielmehr konzentrieren Sie sich auf die Eventreihen, die Sie in den nächsten ein bis zwei Jahren durchführen möchten, und darauf, wie diese zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.
Durch die Definition einer zentralen, langfristigen Vision wissen Sie nicht nur, wohin die Reise geht, sondern haben auch die Flexibilität, zu experimentieren und die Wirkung jeder Ihrer Veranstaltungen zu maximieren.
Definiere die Ereignis-OKRs
Bei der Veranstaltungsplanung legen wir üblicherweise KPIs (Key Performance Indicators) fest und analysieren den ROI (Return on Investment). Die meisten von uns sind jedoch noch nicht mit dem Konzept der OKRs (Objectives and Key Results) vertraut, die in den meisten Fällen die KPIs verbessern.
In seinem Buch „Measure What Matters“ argumentiert der amerikanische Investor und Risikokapitalgeber John Doerr, dass KPIs Zahlen ohne Seele und Kontext seien. Laut Doerr sind „Ziele und Schlüsselergebnisse das Yin und Yang der Zielsetzung – Prinzip und Praxis, Vision und Umsetzung. Ziele sind der Stoff, aus dem Inspiration und ferne Horizonte gemacht sind. Schlüsselergebnisse sind bodenständiger und kennzahlengetrieben. Sie umfassen typischerweise harte Zahlen für eine oder mehrere Messgrößen: Umsatz, Wachstum, aktive Nutzer, Qualität, Sicherheit, Marktanteil, Kundenbindung.“
Man könnte in Versuchung geraten, die OKR-Liste zu überladen, doch wie Doerr empfiehlt: „Eine Begrenzung auf drei bis fünf OKRs pro Zyklus hilft Unternehmen, Teams und Einzelpersonen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.“
Ihre Event-OKRs können beispielsweise darauf abzielen, die Markenbekanntheit Ihres Unternehmens zu steigern, eine Community aufzubauen oder sogar Teilnehmer in Kunden zu verwandeln. Diese OKRs dienen hauptsächlich dazu, die Vision des Events zu definieren und festzulegen, welche Ergebnisse Ihren Erfolg messen werden.
Richten Sie die Veranstaltung an Ihren Geschäftszielen aus.
Wenn Sie Ihre Produkte verkaufen oder bestehende Kunden zu Markenbotschaftern machen wollen, wäre es Verschwendung, auf Eventmarketing zu verzichten. Oftmals veranstalten wir Events, weil es andere auch tun, und verkennen dabei, dass sie uns tatsächlich helfen können, unsere Geschäftsziele zu erreichen.
Bei der Entwicklung Ihrer Eventstrategie sollten Sie zunächst Ihre Geschäftsziele festlegen und anschließend die Event-OKRs an diesen Zielen ausrichten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen in Events investiert werden, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken und zu dessen Wachstum beitragen.
Veranstalten Sie ein Event, das zu 100 % auf die Teilnehmer ausgerichtet ist.
Das können wir gar nicht genug betonen. Auch wenn Sie Veranstaltungen organisieren, um Ihre Ziele zu erreichen, können Sie wenig ausrichten, wenn Sie Ihr Publikum nicht in den Mittelpunkt stellen. Wenn Sie transparent und ehrlich sind, Ihr Interesse daran zeigen, Ihren Teilnehmern das Beste zu bieten und den Mehrwert, den Sie generieren können, nicht zurückhalten, werden die Menschen Ihrer Marke vertrauen und die gewünschten Aktionen ausführen.
Bei der Entwicklung Ihrer Veranstaltungsstrategie ist eine hundertprozentige Teilnehmerorientierung unerlässlich. Notieren Sie sich alle Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und wie Ihre Veranstaltungen diese Bedürfnisse erfüllen können, was Sie ihnen bieten können und wie Sie Ihre Veranstaltungen so angenehm und stressfrei wie möglich gestalten können.
Verändern Sie die Denkweise Ihrer Teilnehmer
Was Veranstaltungen in der digitalen Welt wirklich wettbewerbsfähig macht, ist ihre transformative Kraft. Richtig geplant, können Veranstaltungen Menschen verändern. Ob einzigartige Erlebnisse, bedeutungsvolle Begegnungen oder bahnbrechende Inhalte – eine Veranstaltung kann das Denken und Fühlen des Publikums verändern.
Und das ist etwas, was nicht von selbst passiert – man kann das tatsächlich gezielt herbeiführen.
Bei der Entwicklung Ihrer Eventstrategie sollten Sie sich fragen, was genau Sie bei Ihren Gästen bewirken möchten. Wollen Sie ihr Vertrauen in Ihre Marke stärken? Oder möchten Sie vielleicht eine starke Community aufbauen? Wenn Sie wissen, was Sie von Ihren Gästen erwarten und was Sie ihnen im Gegenzug bieten können, kommen Sie Ihren Zielen einen Schritt näher.
Abschluss
Es gibt keine allgemeingültige Vorlage für die Entwicklung einer Eventstrategie. Jede Strategie ist individuell und hängt von den Zielen des jeweiligen Unternehmens oder der Marke ab. Dennoch gibt es bestimmte Elemente, die einen effizienteren Aktionsplan gewährleisten.
Beginnen Sie mit der Definition Ihrer langfristigen Vision. Warum planen Sie die Veranstaltung überhaupt und was möchten Sie damit erreichen? Legen Sie anschließend Ihre Event-OKRs fest und stimmen Sie diese mit Ihren Unternehmenszielen ab. Stellen Sie dabei stets die Teilnehmer in den Mittelpunkt und sorgen Sie für ein möglichst angenehmes und stressfreies Erlebnis für Ihre Gäste. Fragen Sie sich schließlich, wie Ihre Veranstaltung die Denk- und Gefühlswelt Ihrer Gäste verändern soll, und gestalten Sie die Erlebnisse und die Dynamik entsprechend.
