Die Veranstaltungs- und MICE-Branche entwickelt sich durch den unaufhaltsamen Fortschritt von Technologie und Datenanalyse stetig weiter. Die Veranstaltungsplanung erreicht ein neues Niveau an Komplexität und Digitalisierung.
Die Art und Weise, wie unsere Teilnehmer verschiedene persönliche Interaktionen erleben (mit anderen Gästen, Rednern, Influencern und der Veranstaltungsumgebung selbst), gewinnt ebenfalls an Bedeutung und Wert.
Selbst Konzepte wie Engagement, Lernen, Co-Kreation und Networking werden ständig neu gestaltet und optimiert, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Nichts kann diesen Wettlauf um Effizienz, Automatisierung und Wachstum im Eventbereich aufhalten. Es scheint, als bliebe uns als Eventprofis nichts anderes übrig, als uns diesen „neuen Zeiten“ anzupassen, den Trends zu folgen und unaufhörlich Innovationen voranzutreiben.
Auch wenn wir vielleicht glauben, dass bewährte Methoden bei Veranstaltungen morgen nicht mehr funktionieren, gibt es doch einige unumstößliche Wahrheiten. Diese Wahrheiten sind Schlüsselelemente, die nicht nur den Erfolg der Veranstaltung sichern, sondern auch den Kern der Planung und des Erlebnisses bei der Teilnahme ausmachen.
Diese einfachen, aber dennoch wesentlichen Aspekte, die sowohl die menschliche Natur unserer Teilnehmer als auch die Planungslogistik definieren, werden Sie zu dem Schluss bringen, dass, selbst wenn sich alles ändert, die Grundlagen immer gleich bleiben.
Was sind also die fünf unumstößlichen Wahrheiten in der Veranstaltungs- und MICE-Branche, die sich unabhängig von der Technologie niemals ändern werden? Finden wir es heraus:
Wahrheit Nr. 1: Die Teilnehmer verfolgen ihre eigenen, verborgenen Ziele.
Motivationen klingen in Kombination mit Statistiken vielversprechend. Einer der Hauptgründe für die Teilnahme an Veranstaltungen ist der Wissenserwerb und das Sammeln neuer Erkenntnisse (wobei dieser Aspekt im YouTube-Zeitalter wahrscheinlich an Bedeutung verlieren wird).
Ein weiterer wichtiger Grund für die Anmeldung zu einer Veranstaltung ist die Möglichkeit, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten und Kontakte zu knüpfen (sprich: Visitenkarten auszutauschen). Manche besuchen eine Veranstaltung einfach nur, um Erfahrungen zu sammeln und dem eintönigen Arbeitsalltag zu entfliehen.
Aber was ist mit den Fachkräften, die von ihren Vorgesetzten zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung gezwungen wurden und eigentlich gar kein Interesse daran haben, aktiv mitzuwirken oder den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen? Und was ist mit denjenigen, die eine Anstellung suchen und Ihre Veranstaltung lediglich als Plattform für die Jobsuche nutzen? Ganz zu schweigen von den aufdringlichen Gästen, die Ihre Veranstaltung nutzen, um ungefragt ihre Produkte oder Dienstleistungen anzubieten.
Sehen Sie, Tatsache ist, dass wir zwar gerne darüber spekulieren, warum Menschen unsere Veranstaltungen besuchen, die Wahrheit aber ist, dass wir in den meisten Fällen keine Ahnung von ihren wahren Beweggründen haben. Und das wird sich in der Veranstaltungsbranche auch nie ändern.
Was können Sie tun? Definieren Sie klare Rahmenbedingungen für Teilnahme und Networking und stellen Sie sicher, dass die versteckten Absichten einzelner Teilnehmer andere Gäste nicht negativ beeinflussen. Sie könnten beispielsweise die Interaktionen der Teilnehmer (Gruppendiskussionen, Teamprojekte, Einzelgespräche) moderieren, indem Sie ihnen konkrete Themen vorgeben, oder sicherstellen, dass Angebot und Nachfrage auf die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Zielgruppe abgestimmt sind.
Wahrheit Nr. 2: Um Ihre Ziele zu erreichen, setzen Sie auf transformative Erfahrungen.
Eine weitere Konstante in der Veranstaltungsbranche ist der Wunsch der Menschen nach außergewöhnlichen Erlebnissen. Die Wahrnehmung hat sich jedoch gewandelt.
Einigen Berichten zufolge legen Millennials beispielsweise mehr Wert auf Erlebnisse als auf materielle Güter. Angesichts dieser neuen wirtschaftlichen Entwicklung ist es wichtig zu bedenken, dass der Erfolg Ihrer Veranstaltung maßgeblich davon abhängt, wie prägend die Erlebnisse Ihrer Gäste waren.
Warum sollte man den Begriff „transformativ“ so betonen? Wenn es Ihnen gelingt, die Gefühle, Gedanken oder Verhaltensweisen Ihrer Teilnehmer zu verändern (was äußerst schwierig ist), dann haben Sie (und Ihre Veranstaltung) sich einen Platz in der Erinnerung Ihrer Gäste gesichert.
Ob Sie Ihre Teilnehmer zu Kunden machen, eine Community aufbauen oder Ihre Marke bekannter machen wollen – das erreichen Sie (bei Veranstaltungen) nur durch die Gestaltung und das Angebot transformativer Erlebnisse.
Wahrheit Nr. 3: Plattformen für die persönliche Interaktion sind immer notwendig.
Ja, die jüngere Generation ist im persönlichen Kontakt zurückhaltender. Doch das wahre Potenzial und der Reiz von Veranstaltungen liegen gerade in der Möglichkeit, mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten und langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Laut einem Bericht von Meetings Mean Business und Skifton, der die Erwartungen von Millennials an Meetings untersucht, bieten diese „die beste Plattform, um ihr Netzwerk auszubauen, ihre Weiterbildung individuell zu gestalten und ihre Karrierewege zu personalisieren“. Ein junger Berufstätiger, der für diesen Bericht interviewt wurde, betonte: „Wenn man jemanden persönlich kennenlernt, erfährt man die wichtigsten Eigenschaften, die ihn als Mensch und als Fachkraft ausmachen. Blickkontakt, Lächeln und ein Händedruck schaffen eine Verbindung, die digital nicht zu ersetzen ist.“
Mit anderen Worten: So cool Augmented und Virtual Reality auch sein mögen oder so bequem Online-Konferenzen auch sein mögen, nichts ist vergleichbar mit den persönlichen Interaktionen, die Veranstaltungen bieten können.
Wahrheit Nr. 4. Um die RICHTIGEN Teilnehmer zu finden,
Sie können über die modernste Technologie und die innovativsten Planungsmethoden verfügen, aber wenn Sie nicht die richtige Zielgruppe erreichen, ist Ihre Veranstaltung zum Scheitern verurteilt. Daran lässt sich nichts ändern. Wenn Sie die falsche Zielgruppe ansprechen, werden Sie die erhofften Ergebnisse nicht erzielen. Bevor Sie also überhaupt mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Teilnehmer finden.
Wahrheit Nr. 5: Technologie sollte nicht im Weg stehen.
Die Anwendung der neuen digitalen Planungslösungen und -tools kann überwältigend sein. Es gibt so viel zu lernen und so viele Funktionen zu merken, dass man leicht das Gefühl bekommen kann, die Digitalisierung könnte sich zu einem Albtraum entwickeln.
Sie sind sich nicht sicher, welche Technologie Sie einsetzen sollen und wie Sie Ihre Planungsabläufe mit zeitsparenden Apps oder Event-Software optimieren können? Denken Sie immer an die wichtigste Regel: Technologie sollte nicht im Weg stehen.
Diese digitalen Lösungen müssen Ihnen das Leben erleichtern und das Erlebnis Ihrer Teilnehmer bereichern, nicht Ihre Routine um ein Vielfaches verkomplizieren und die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste nicht auf die Veranstaltungsumgebung statt auf ihre Smartphone-Bildschirme lenken.
Alles rächt sich irgendwann
Wir sprechen ständig über die neuesten Trends und Innovationen in der Veranstaltungsbranche. Doch einige Grundlagen bleiben höchstwahrscheinlich unverändert. Anstatt also dem neuesten Trend hinterherzujagen, konzentrieren Sie sich lieber darauf, die Grundlagen zu beherrschen und außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. Viel Erfolg!
