Das Publikum bei Veranstaltungen ist wie Käufer; man muss es gut kennen, um Wirkung zu erzielen. Und mit „gut“ meinen wir „extrem gut“.
Anders ausgedrückt: Wenn Sie die emotionalen Motivationen und Networking-Interessen Ihrer Teilnehmer nicht beschreiben können, dann wissen Sie nichts über Ihr Veranstaltungspublikum.
„Aber ich kenne meine Teilnehmer gut genug, um meine Veranstaltungen zu organisieren“, könnten Sie einwenden. Sicher, Sie können makellose Konferenzen, Seminare oder Produktpräsentationen planen, die reibungslos ablaufen und Ihnen einen guten ROI bescheren. Doch wenn Sie Ihre Gäste nicht genau kennen, entgehen Ihnen enorme Erfolge – sowohl in Bezug auf die Teilnehmerzahl als auch auf den Umsatz.
Die Definition der Teilnehmer-Personas für Ihre Veranstaltung(en) ist der erste Schritt, um Ihre Zielgruppe zu profilieren und Ihre Planung an deren tatsächlichen Bedürfnissen auszurichten. Doch zunächst: Was ist eine Teilnehmer-Persona? Sie kennen wahrscheinlich bereits das Konzept der „Buyer Persona“. Eine Buyer Persona ist eine semi-fiktive Darstellung Ihres idealen Kunden, basierend auf Marktforschung und realen Daten Ihrer bestehenden Kunden. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Buyer Persona(s) Kundendemografie, Verhaltensmuster, Motivationen und Ziele. Je detaillierter, desto besser.
Übertragen auf die Veranstaltungsbranche haben wir das Konzept der „Teilnehmer-Persona“ entwickelt. Dieses Konzept beschreibt die semi-fiktive Repräsentation Ihrer idealen Gäste. Detaillierte Beschreibungen der Teilnehmer-Personas helfen Ihnen, Ihre Bemühungen darauf zu konzentrieren, die Veranstaltung perfekt auf die Bedürfnisse und Erwartungen jeder einzelnen Persona zuzuschneiden und so eine größere Wirkung und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, die Merkmale Ihrer Veranstaltungszielgruppe zu ermitteln:
Schritt 1. Überprüfen Sie Ihre Planungsziele
Die ideale Zielgruppe hängt von Ihren Veranstaltungszielen ab. Wenn Sie neue Leads generieren möchten, sollten Sie sich auf Personen konzentrieren, die wissen, dass sie eine Lösung benötigen. Wollen Sie hingegen mehr Markenbotschafter gewinnen, laden Sie am besten Nutzer ein, die von neuen Funktionen oder Möglichkeiten begeistert sind.
Ihre Zielgruppenprofile variieren je nach Veranstaltung und verfolgen jeweils unterschiedliche Ziele und Motivationen. Um Ihre idealen Gäste zu definieren, müssen Sie Ihre Planungsziele im Blick behalten und verstehen, was Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten.
Schritt 2. Klare Definitionskriterien festlegen
Um die Erstellung einer Teilnehmer-Persona zu beschleunigen und zu vereinfachen, können Sie Vorlagen verwenden. Diese Vorlagen müssen eine Liste mit Fragen oder Konzepten enthalten, die Ihnen helfen, Informationen über Ihren idealen Gast zu strukturieren.
Neben grundlegenden demografischen und beruflichen Informationen (Standort, Alter, Beschäftigungsort, Branche, Berufsbezeichnung usw.) sollten die Vorlagen auch ein emotionsbasiertes Rahmenwerk enthalten, wie z. B. die Probleme Ihrer Zielgruppe, wichtige Kaufkriterien, Verhaltenstreiber, Werte, Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung usw.
Schritt 3. Vereinbaren Sie eine Reihe von Interviews mit Ihren potenziellen Gästen.
Wie bereits erwähnt, ist eine Teilnehmerpersona eine semi-fiktive Darstellung Ihres idealen Gastes. Sie setzt sich aus den Eigenschaften zusammen, die alle Teilnehmer definieren. Um die Vorlagen optimal zu nutzen, sollten Sie verschiedene Personen kontaktieren und befragen. Planen Sie eine Firmenveranstaltung? Je nach Zielsetzung können Sie Kunden oder potenzielle Kunden kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten.
Es ist sehr wichtig, diese Teilnehmerpersona auf Basis realer Fakten und der von den Befragten erhobenen Daten zu erstellen. Sie können die Antworten Ihrer idealen Teilnehmer nicht einfach erraten oder sich vorstellen. Das funktioniert nicht.
Schritt 4. Lernen Sie die Motivationen und Herausforderungen Ihrer Teilnehmer-Personas kennen.
Es ist nicht so wichtig zu wissen, woher Ihre Gäste kommen und welchen finanziellen Status sie haben, wie ihre emotionalen Beweggründe zu verstehen. Wenn Sie echten Mehrwert bieten und Ihre Ziele erreichen wollen (egal ob Sie neue Kunden gewinnen oder eine Community aufbauen), müssen Sie die Motivationen und Herausforderungen Ihrer Gäste entschlüsseln.
Das kann man durch Interviews erreichen, aber wenn man ehrliche und hilfreiche Antworten erhalten möchte, muss man wissen, welche Fragen man stellen muss.
Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung für Unternehmer planen möchten, die gerade erst mit ihrem Vorhaben beginnen, könnten Sie Ihre potenziellen Teilnehmer fragen, wie ihr typischer Arbeitstag aussieht, was ihre Ziele sind und was sie daran hindert, diese Ziele zu erreichen, wie ihr Traumleben aussehen würde usw.
Diese direkten Fragen mögen persönlich und für manche etwas beängstigend sein, aber sie sind der einzige Weg, wertvolle und präzise Daten über ihre Motivationen, Herausforderungen und ihren emotionalen Hintergrund zu erhalten. Diese Informationen helfen Ihnen, ein vollständiges Profil Ihrer Teilnehmenden zu erstellen und eine wirklich attraktive und wertvolle Veranstaltung zu planen.
Schritt 5. Beobachten Sie die Sprachmuster Ihrer Teilnehmer-Personas.
Dieser Schritt ist für das Eventmarketing entscheidend. Wenn Sie die Sprache Ihrer Zielgruppe sprechen, können Sie Ihre Konferenz oder Ihr Seminar erfolgreich bewerben. Das gelingt Ihnen, indem Sie deren Ausdrucksweise, Wörter, Slang und Redewendungen verwenden.
Aufruf zum Handeln
Die Erstellung eines Teilnehmerprofils mag etwas Zeit und Mühe kosten, aber es lohnt sich. Diese intensive Phase liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um eine wirkungsvollere Strategie zu entwickeln, die echte Ergebnisse erzielt.
Je besser Sie Ihre Teilnehmer-Personas kennen, desto erfolgreicher werden Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele und hoher KPIs sein.
Quelle: Photo: iStockPhoto 1152809217
