Heutzutage stehen Planern zahlreiche digitale Lösungen zur Verfügung, die den Aufwand für Logistik und Eventmarketing reduzieren und so die Ergebnisse verbessern. Es gibt eine große Auswahl an Eventmanagement-Software und -Apps, die auf die Bedürfnisse jedes Profis zugeschnitten sind. Der Einsatz von Eventtechnologie wird zunehmend zur Garantie für erfolgreiche Ergebnisse und einen positiven ROI.
Event-Tech-Unternehmen verbessern sich stetig darin, Marketingleitern und Planern die notwendigen Tools für mehr Offline- und Online-Interaktion bereitzustellen. Der Zugang zu wertvollen Lösungen ermöglicht es Eventprofis zudem, personalisierte Erlebnisse für verschiedene Zielgruppen zu schaffen und gleichzeitig potenzielle Generationsunterschiede zwischen den Teilnehmern zu überbrücken. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis alle Planer diese digitalen Lösungen vollständig nutzen, um ihre logistischen und Marketingherausforderungen zu meistern.
Bis dahin ist es jedoch wichtig, auf die Diskrepanz zwischen dem unaufhaltsamen Fortschritt der Veranstaltungstechnik und dem Mangel an Wissen hinzuweisen, das Planer benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wie der Experte für Veranstaltungstechnologie, Corbin Ball, anmerkt: „Eine Herausforderung für Veranstaltungsplaner besteht darin, die Informationsflut zu bewältigen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.“ Oftmals erkennen Planer das wahre Potenzial der Veranstaltungstechnologie nicht und nutzen sie letztendlich aus den falschen Gründen.
Dieses Problem hindert sie daran, den wahren Wert digitaler Planungs- und Marketingplattformen auszuschöpfen, was wiederum Frustration und Ungläubigkeit hervorruft. Um dies zu verhindern, finden Sie hier eine Liste der falschen Gründe, die Fachleute bei der Entscheidung für den Einsatz von Veranstaltungstechnologie in der Planung vermeiden sollten:
Falscher Grund Nr. 1. Suche nach einfachen Lösungen
Es spricht nichts dagegen, redundante und lästige Logistikprozesse zu automatisieren. Man sollte jedoch bedenken, dass Veranstaltungstechnik viel mehr leisten kann. Wer Event-Softwareplattformen oder -Apps ausschließlich zur Digitalisierung nutzt, schöpft das wahre Potenzial dieser Tools nicht aus.
Sehen Sie, selbst die einfachste Veranstaltungstechnik kann die Logistik automatisieren. Wichtig ist jedoch, dass Sie vor der Auswahl einer digitalen Lösung für Ihre Veranstaltungen eine strategische Vision entwickeln, was Sie grundlegend verbessern und skalieren möchten.
Sie können beispielsweise nach einer Lösung suchen, die neben der Logistik auch eine vollständige Automatisierung des Marketings und der Teilnehmerreise, benutzerfreundliche B2B-Plattformen oder Funktionen zur Rechnungserstellung bietet. Analysieren Sie im nächsten Schritt, was Sie tatsächlich benötigen (abgesehen von einem Tool zur automatischen Aktualisierung der Teilnehmerlisten), und entscheiden Sie sich für eine Lösung, die die Effizienz Ihres Teams nachhaltig steigert.
Falscher Grund Nr. 2. Der Wunsch, mit den Branchentrends Schritt zu halten.
Das ist immer eine schlechte Idee. Trends kommen und gehen, doch die Planungs- und Eventmarketingprobleme bleiben dieselben. Das Problem ist, dass Sie keine Eventmanagement-Plattform oder -App kaufen, um konkrete Herausforderungen zu lösen und den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern. Stattdessen tun Sie es einfach, weil es alle anderen auch tun. Dadurch fehlt Ihnen die klare Vorstellung davon, wie diese digitalen Tools Ihren Workflow wirklich verbessern können.
Falscher Grund Nr. 3. Die Annahme, dies werde mehr Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung locken.
Es ist den Leuten egal, ob sie das Veranstaltungsprogramm per App oder in gedruckter Form abrufen können. Das wird sie weder zur Anmeldung bewegen noch sie davon überzeugen. Wenn Sie mehr Besucher für Ihre Veranstaltung gewinnen möchten, setzen Sie auf effektive Marketingstrategien. Veranstaltungstechnik kann Ihnen zwar bei verschiedenen Werbemaßnahmen helfen, doch Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass eine Eventmanagement-Plattform oder -App allein keine Garantie für eine höhere Teilnehmerzahl ist.
Falscher Grund Nr. 4. Werden Sie ein „besserer“ Profi.
Um es klarzustellen: Der Einsatz von Veranstaltungstechnik macht einen nicht automatisch zu einem erfolgreicheren Planer. Er kann die Fähigkeiten zwar verbessern, ist aber keine Voraussetzung. Es gibt viele inkompetente Veranstalter, die die neueste Technik nutzen, und umgekehrt gibt es unglaublich talentierte Profis, die mit einfachen digitalen Ressourcen großartige Events planen und durchführen können.
Falscher Grund Nr. 5. Die Absicht, das Erlebnis der Teilnehmer zu „stören“.
Es ist kein Geheimnis, dass mobile Apps und Plattformen für Veranstaltungen eine höhere Teilnehmerbindung und/oder eine bessere Interaktion zwischen Ihren Gästen und der Veranstaltung selbst versprechen. Darüber hinaus hat die Veranstaltungstechnologie die Gamifizierung eingeführt, mit der Sie das Erlebnis Ihrer Gäste auf besondere Weise gestalten können.
Daran ist nichts auszusetzen, aber wenn Sie eine Event-App oder -Plattform nur deshalb kaufen möchten, um Ihr Event spielerisch zu gestalten, lassen Sie es lieber. Gamifizierung ist kein bloßes Gimmick. Im Gegenteil, es ist ein komplexes Konzept, das nur wenige Planer wirklich verstehen. Bevor Sie sich für Gamifizierung entscheiden, sollten Sie genau wissen, was Sie damit erreichen wollen und wie Sie das Verhalten Ihrer Teilnehmer beeinflussen möchten.
Aufruf zum Handeln
Bevor Sie sich für eine Eventmanagement-Plattform oder -App entscheiden, notieren Sie sich die Eventplanungs- und Marketingkonzepte, die Sie verbessern möchten. Fragen Sie sich, welche Bedürfnisse Sie haben und wie Eventtechnologie Ihnen helfen kann, Ihren Teilnehmern (und Teammitgliedern) einen echten Mehrwert zu bieten. Analysieren Sie Ihre Motivationen sorgfältig, entwickeln Sie eine strategische Vision für den zukünftigen Planungsprozess und suchen Sie anschließend nach einem passenden digitalen Tool.
