Neu bei Budgets: Eine Änderung, jede Version Ihres Veranstaltungsbudgets wird aktualisiert

Verknüpfte Budgetzeilen in der Event-Software eventplanner.net sorgen dafür, dass Ihre Szenarien synchron bleiben, während Sie gleichzeitig die Freiheit haben, sie unterschiedlich zu gestalten.

Fragt man einen erfahrenen Organisator, wie viele Budgets für eine Veranstaltung existieren, lautet die ehrliche Antwort selten „nur eins“. Da ist das vom Kunden genehmigte Budget. Dann gibt es die Version, auf die man insgeheim hofft, mit einer größeren Location und einem besseren Caterer. Und schließlich gibt es noch das Planbudget, auf das man zurückgreifen würde, falls die Sponsorengelder nicht ausreichen. Und irgendwo gibt es noch die Version, die man für sich behält – mit den tatsächlichen Zahlen.

Mehrere Budgetversionen sind kein Zeichen für einen chaotischen Ablauf. Sie zeugen vielmehr von einem Organisator, der weiß, dass Veranstaltungen nicht immer nach Plan verlaufen und auf solche Fälle vorbereitet sein will. Das Problem war nie, mehrere Versionen zu haben, sondern sie am Leben zu erhalten.

Warum ein Budget nie ausreicht

Ein Budget ist eine Reihe von Annahmen, die in Zahlen gehüllt sind, und diese Annahmen ändern sich ständig. Die Gästezahlen ändern sich nach dem zweiten Versand. Der Kunde möchte wissen, was ein Hybrid-Stream kosten würde. Der Vorstand verlangt eine Version mit 80 % des ursprünglichen Budgets, bevor er endgültig zustimmt. Ein Veranstaltungsort unterbreitet ein Gegenangebot, und plötzlich sieht die ganze Situation anders aus.

Ein Organisator mit nur einem Budget beantwortet all diese Fragen handschriftlich, spontan und meist in einer Tabelle, die niemand sonst lesen kann. Ein Organisator mit mehreren Budgetvarianten hat die Antwort hingegen schon parat: Hier ist der Basisszenario, hier die verbesserte Version, hier die reduzierte. Entscheidungsträger können so Äpfel mit Äpfeln vergleichen, und die Kosten einer Wahl lassen sich aufzeigen, anstatt darüber zu streiten.

Versionen schützen Sie auch. Wenn sich ein Kunde daran erinnert, eine Nummer freigegeben zu haben, die nie in der freigegebenen Version enthalten war, klärt die freigegebene Version – unverändert, datiert und getrennt von der Arbeitsversion – die Angelegenheit in Sekundenschnelle.

Der Teil, der früher weh tat

Folgendes machte die Versionspflege teuer: Angenommen, Sie betreiben drei Versionen: Basis, Premium und Billig. Ihr AV-Anbieter schickt Ihnen ein überarbeitetes Angebot. Diese eine Zeile muss nun dreimal an drei Stellen aktualisiert werden, und wenn Sie eine davon übersehen, driften Ihre Versionen unbemerkt auseinander.

Kommen neue Kosten hinzu – ein Fotograf, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, eine vergessene Versicherung –, bleibt es dasselbe. Drei Versionen, drei manuelle Eingaben, drei Chancen, das Ergebnis leicht zu verändern.

Das ist die Reibung, die wir beseitigt haben.

Verknüpfte Zeilen: Einmal bearbeiten, überall aktualisieren

Wenn Sie ab sofort in der Event-Software eventplanner.net eine Budgetposition zu einer Veranstaltung mit mehreren Versionen hinzufügen, fragt Budgets, zu welchen Versionen diese Position gehört. Wählen Sie zwei oder mehr aus, wird die Position verknüpft : Sie bleibt in jeder ausgewählten Version erhalten. Ändern Sie Preis, Lieferant oder Beschreibung an einer Stelle, werden alle verknüpften Versionen entsprechend aktualisiert.

Das überarbeitete AV-Angebot wird zu einer einzigen Bearbeitung. Die vergessene Versicherungszeile wird zu einem einzigen Eintrag. Ihre Versionen bleiben synchron, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Verknüpfte Zeilen werden sowohl in der Detailansicht als auch in der Budgetübersicht mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet. So erkennen Sie jederzeit, welche Zeilen gemeinsam genutzt werden und welche nur in der aktuellen Version gelten. Wenn Sie eine verknüpfte Zeile bearbeiten, zeigt Ihnen das Formular an, in welchen anderen Versionen die Änderung wirksam wird. Keine Überraschungen.

Das Detail, das es nützlich macht: Die Mengen bleiben Ihre.

Eine verbundene Linie teilt ihren Preis, nicht ihre Menge. Diese Unterscheidung ist beabsichtigt, und genau darin liegt der Vorteil dieser Funktion.

Ihr Catering-Angebot lässt sich in drei Varianten zu je 48 € pro Person zusammenfassen: Die Basisversion ist für 200 Gäste ausgelegt, die Premiumversion für 300 und die Ausweichversion für 150. Verhandeln Sie den Preis pro Person auf 45 €, gilt dieser für alle drei Varianten; die Gästeanzahl bleibt dabei unverändert. Die Varianten bieten weiterhin unterschiedliche Szenarien, basieren aber auf denselben Preisen.

Wenn eine Version ihren eigenen Weg gehen muss

Manchmal sollte eine Produktlinie nicht mehr geteilt werden. Die Premium-Version erhält einen anderen Caterer, oder die günstigere Version verzichtet ganz auf den Champagnerempfang. Jede verknüpfte Produktlinie kann entkoppelt werden; danach gehört sie nur noch dieser Version, und Änderungen bleiben lokal.

Das Löschen funktioniert auf die gleiche Weise. Wenn Sie eine verknüpfte Zeile löschen, warnt Sie Budgets, dass diese aus allen Versionen, mit denen sie verknüpft ist, entfernt wird, und schlägt vor, die Verknüpfung zuerst aufzuheben, wenn Sie sie nur aus einer Version entfernen möchten.

Jetzt erhältlich

Verknüpfte Budgetzeilen sind ab heute in Budgets für alle Veranstaltungen mit mehreren Versionen verfügbar. Öffnen Sie ein Budget, fügen Sie eine zweite Version hinzu, und die nächste Zeile, die Sie erstellen, fragt, zu welcher Version sie gehört.