Jeder Veranstaltungsplaner kennt das Szenario. Ein langer Tisch am Eingang, Hunderte von Namensschildern alphabetisch geordnet, zwei Hostessen, die die Namensschilder in der S-Reihe durchwühlen, während sich die Schlange bis zum Parkplatz zurückstaut.
Und am Ende des Abends ein Stapel Namensschilder, die niemand abgeholt hat – gedruckt, bezahlt und weggeworfen. Es ist eines dieser Rituale, die die Branche einfach hingenommen hat. Bis jetzt.
Abzeichen, die sich selbst drucken
Die Ticket-Scan-App der Ticketing-Software von eventplanner.net ist jetzt direkt mit professionellen Zebra-Etikettendruckern verbunden. Sobald das Ticket eines Gastes am Eingang gescannt wird, kommt sein Namensschild automatisch aus dem Drucker neben Ihnen. Abziehen, aufkleben, willkommen! Kein Suchen, kein Sortieren, kein Tisch.
Das Etikett enthält alles, was Ihre Gäste benötigen: ihren Namen, ihren QR-Code, damit das Namensschild während der gesamten Veranstaltung lesbar bleibt, und – falls Sie unsere Event-Sitzplatzsoftware verwenden – ihre Sitzplatznummer direkt auf dem Namensschild. Separate Sitzkarten oder Personal, das Gäste zum richtigen Tisch weist, gehören damit der Vergangenheit an.
Warum sich dadurch Ihr Check-in ändert
Keine Warteschlangen. Der Druck erfolgt automatisch beim Scannen, in ein bis zwei Sekunden. Ihre Check-in-Geschwindigkeit wird jetzt davon begrenzt, wie schnell die Leute an Ihnen vorbeigehen können, nicht mehr davon, wie schnell jemand einen Namen auf einem Tisch findet.
Kein Abfall. Sie drucken nur für die Gäste, die tatsächlich erscheinen. Bei einer Veranstaltung mit einer Nichterscheinungsquote von 20 % sparen Sie sich somit die Kosten für ein Fünftel Ihrer Namensschildproduktion.
Verlorene Ausweise sind kein Problem. Vergisst jemand seinen Ausweis im Taxi oder in der Bar? Einfach erneut scannen und ausdrucken. Fünfzehn Sekunden, kein Drama, keine Entschuldigung, dass kein Ersatzausweis da ist.
Späte Anmeldungen sind kein Problem mehr. Jeder, der eine Stunde vor Einlass bucht, erhält genau denselben Ausweis wie jemand, der sich vor drei Wochen angemeldet hat. Keine handgeschriebenen Namensschilder, kein „Wir kümmern uns drinnen um Sie“.
Auch für Großveranstaltungen geeignet
Wie beim Ticketscannen können Sie mehrere Scanstationen parallel betreiben, jede mit eigenem Drucker. Fügen Sie je nach Bedarf zur Stoßzeit weitere Spuren hinzu – zwei bei einem Seminar, acht bei einer Konferenz – und alle arbeiten mit derselben Live-Gästeliste.
Und weil das WLAN vor Ort bekanntlich immer genau im ungünstigsten Moment ausfällt, funktioniert die App auch offline. Scans werden fortgesetzt, Ausweise gedruckt und alles synchronisiert sich automatisch wieder, sobald Sie erneut mit dem Internet verbunden sind. Ihr Einlass ist also nicht vom Internet des Veranstaltungsortes abhängig.
Sie müssen keine Namensschilder wochenlang im Voraus bestellen, keine Nachdrucke in letzter Minute, weil zwölf Namen falsch geschrieben wurden, und keine Kurierkosten, wenn die Box am falschen Ort ankommt. Sie benötigen lediglich leere Etiketten, einen Zebra-Drucker und die App, die Sie bereits zum Scannen von Tickets verwenden.
Jetzt erhältlich
Der Ausweisdruck ist ab sofort in unserer Event-Software für eventplanner.PRO -Nutzer im Modul „Tickets“ verfügbar. Wenn Sie Tickets bereits mit unserer App scannen, fehlt Ihnen nur noch ein Drucker für ein völlig neues Check-in-Erlebnis.
Quelle: Photo: iStockPhoto 2171467484
