Ein visueller Saalplan, der Ihre Gäste platziert, Ihre Teilnehmer leitet und Ihr Einlasspersonal informiert. Jetzt als Betaversion für eventplanner.PRO-Nutzer verfügbar.
Jeder Veranstalter von Veranstaltungen mit Sitzplätzen kennt das Prozedere: Eine Tabelle mit Tischnummern, ein Ausdruck des Raumplans, mit Anmerkungen in drei verschiedenen Farben, und spät abends eine Nachricht vom Caterer mit der Frage, wer genau an Tisch 14 sitzt. Und bei einer Veranstaltung mit Eintrittskarten stellt sich die gleiche Frage von der anderen Seite: Die Teilnehmer möchten vor der Registrierung wissen, wo sie sitzen werden, und der Veranstalter kann es ihnen noch nicht sagen.
Seating, das neueste Tool auf eventplanner.net, ersetzt all das durch einen einzigen visuellen Grundriss, der mit Ihrer Gästeliste und den Tickets synchronisiert bleibt. Sie zeichnen den Raum einmal, und von diesem Moment an läuft alles – von der Platzierung der Gäste bis zur Sitzplatznummer auf dem Türscanner – auf demselben Plan.
Es startet heute als Betaversion für Abonnenten von eventplanner.PRO. Und wir suchen Organisatoren, die es ausgiebig testen möchten.
Ein Werkzeug, zwei Möglichkeiten zum Sitzen
Die Sitzordnung funktioniert unterschiedlich, je nachdem, wer entscheidet, wo die Leute sitzen: Sie oder Ihre Teilnehmer.
Bei Veranstaltungen mit Gästeliste, wie Hochzeiten, Galas und Preisverleihungen, haben Sie die Kontrolle. Ziehen Sie die eingeladenen Gäste einfach auf die Plätze im Plan. Gäste, die noch nicht geantwortet haben, erscheinen als Platzhalter, sodass Sie den Raum bereits vor der letzten Zusage skizzieren können. Wenn jemand absagt, werden seine Plätze automatisch freigegeben – lästiges Abstreichen von Namen auf einer Liste entfällt.
Bei Veranstaltungen mit Eintrittskarten wählen Ihre Teilnehmer ihre Sitzplätze selbst, sobald sie ihre Tickets erhalten. Das System schlägt die besten verfügbaren Plätze nebeneinander vor; die Teilnehmer können die Auswahl auf dem Sitzplan anpassen, und ein Countdown hält die Auswahl fest, bis sie die Bestellung abgeschlossen haben. Die Sitzplatzauswahl funktioniert auch auf Mobilgeräten, inklusive Zoomfunktion, und die durchdachte Anordnung verhindert, dass einzelne, ungünstig platzierte Plätze im Raum verteilt sind. Tickets über eventplanner.net sind aktuell für kostenlose Veranstaltungen verfügbar; kostenpflichtige Tickets folgen im Laufe des Jahres, und die Sitzplatzverwaltung ist von Anfang an darauf abgestimmt.
Man kann sogar beides in einer Veranstaltung kombinieren: eine Sitzplatztribüne neben einem Stehplatzbereich, jeweils mit eigenen Ticketarten.
Gebaut wie ein Grundriss, nicht wie eine Form
Das Herzstück von Seating ist ein Drag-and-Drop-Designer. Runde, rechteckige und quadratische Tische, Sitzreihen ... sowie Dekorationselemente wie eine Bar, ein DJ-Pult oder eine Tanzfläche – der Plan sieht aus wie Ihr tatsächlicher Raum.
Die Nummerierung erfolgt automatisch. Jede Tabelle und Zeile erhält eine eindeutige Nummer, und die Zeilen können wie im Theater üblich nach geraden/ungeraden Nummern nummeriert werden. Sie möchten lieber eigene Bezeichnungen verwenden? Dann können Sie die Beschriftungen manuell ändern.
Manche Plätze sollten einfach nicht verfügbar sein: der Stuhl hinter einer Säule, ein kaputter Sitz, ein Produktionsstopp. Markieren Sie diese als blockiert, und sie verschwinden aus der Auswahl und aus Ihren Kapazitätsberechnungen.
Der Sitzplatz ist an die Fahrkarte gebunden.
Sobald ein Besucher seinen Sitzplatz ausgewählt hat, wird dieser überallhin mitgenommen: in der Bestätigungs-E-Mail, auf dem Ticket (PDF) und auf dem Scanner beim Einlass. Das Einlasspersonal sieht sofort beim Scannen „Reihe A, Platz 12“ – keine separate Liste, keine Funksprüche an die Abendkasse.
Währenddessen können Sie live mitverfolgen, wie sich der Raum füllt. Die Belegungsübersicht zeigt an, wer welchen Platz gebucht hat, inklusive der aktuellen Gesamtzahlen für belegte, freie und gesperrte Plätze. Wenn Sie Ihr Team briefen möchten, drucken Sie den Saalplan mit den Namen aus oder exportieren Sie die vollständige Sitzliste – pro Tisch, pro Platz – nach Excel. Oder noch einfacher: Ihr Team schaut einfach in der eventplanner.net-App nach!
Jetzt in der Beta-Phase – und wir würden uns über Ihre Hilfe freuen.
Die Sitzplatzplanung ist für alle Abonnenten von eventplanner.PRO als Betaversion verfügbar. Beta bedeutet genau das: Das Tool ist neu, wir arbeiten noch an der Optimierung, und die Organisatoren, die es jetzt nutzen, bestimmen seine zukünftige Entwicklung.
Das ist unsere Bitte. Planen Sie in den kommenden Monaten eine Hochzeit, eine Gala, eine Konferenz oder eine Veranstaltung mit Sitzplätzen? Dann öffnen Sie das Sitzplatz-Tool in Ihrer Veranstaltung, zeichnen Sie Ihren Raum ein und lassen Sie Ihre Veranstaltung damit laufen. Teilen Sie uns anschließend alles mit: Was lief reibungslos, was war hinderlich und was wünschen Sie sich für die Zukunft? Sie können uns Ihr Feedback direkt über das Tool senden.
Ihre Tabellenkalkulation hat ihren Ruhestand verdient. Helfen Sie uns, dafür zu sorgen, dass sie nie wiederkehrt.
Die Sitzplatzplanung ist ab sofort als Betaversion für Abonnenten von eventplanner.PRO verfügbar und gehört neben Tickets, ChecklistenLieferantenBriefings und Budgets zu unseren Event-Software-Tools. Noch kein PRO-Abonnent? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt für ein Upgrade.
Quelle: Photo: AI background, real screenshot
