Jahrelang drehte sich in unserer Branche alles um die Frage: Präsenzveranstaltung, virtuelle Veranstaltung oder Hybridveranstaltung? Diese Debatte ist entschieden: Die meisten Veranstaltungsplaner kombinieren die Formate mittlerweile ganz selbstverständlich. Doch im Verborgenen vollzieht sich ein Wandel, der einen etwas verwirrenden Namen trägt: Satellitenveranstaltungen.
Das Verwirrende daran ist, dass der Begriff „Satellitenereignis“ für zwei völlig unterschiedliche Dinge verwendet wird. Bevor Sie entscheiden können, ob sie in Ihre Strategie gehören, ist es hilfreich zu wissen, von welchem Ereignis genau die Rede ist – denn sie lösen unterschiedliche Probleme und bergen unterschiedliche Risiken. Klären wir das zunächst, bevor wir uns der Praxis widmen.
Was ein Satellitenereignis eigentlich ist (beide Versionen)
Version eins: Ein Event, verteilt auf viele Orte. Sie organisieren ein zentrales Event von einem zentralen Ort aus und verbinden es live mit kleineren lokalen Treffen an anderen Standorten. Die Keynote wird von Ihrer Hauptbühne übertragen; jeder Satellitenstandort bietet ein eigenes lokales Programm, Networking-Möglichkeiten und eine eigene Atmosphäre. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das seine Flaggschiff-Konferenz aus Brüssel streamt, während sich Kunden in Paris, Amsterdam und Berlin zu synchronisierten Watch-Partys und einem zusätzlichen Programm treffen. Alle fühlen sich als Teil desselben Moments; niemand muss fliegen. Akademische Organisationen machen das hervorragend; die American Physical Society beispielsweise lädt Universitäten weltweit ein, lokale „Satellitenstandorte“ zu betreiben, die die Inhalte ihres Gipfels streamen und mit lokalen Vorträgen und Networking-Möglichkeiten ergänzen.
Variante zwei: Ihr eigenes Event im Rahmen einer großen Veranstaltung. Hierbei handelt es sich bei einem Satelliten-Event um ein exklusives, externes Erlebnis, das Sie parallel zu einer großen Konferenz oder Messe veranstalten, die Ihnen nicht gehört. Anstatt für einen Stand in einer überfüllten Halle zu bezahlen, bieten Marken beispielsweise ein Dinner auf einer Dachterrasse, eine exklusive Gesprächsrunde, einen Pop-up-Store oder eine Wellness-Auszeit für eine handverlesene Gruppe von Teilnehmern an, die sich bereits in der Stadt befinden.
Beides sind „Satellitenveranstaltungen“. Bei der ersten geht es darum, eine Veranstaltung zu vergrößern ; bei der zweiten darum , sich bei einer fremden Veranstaltung hervorzuheben. Der Großteil dieses Artikels konzentriert sich auf die erste, da dieses Modell Ihre Planung grundlegend verändert – behalten Sie aber die zweite Option im Hinterkopf, denn sie ist oft die kostengünstigere und effektivere Alternative.
Und worin unterscheidet sich das von einer Hybridveranstaltung oder einem Mikro-Event?
Eine hilfreiche Faustregel: Ein Hybrid-Event findet an einem physischen Standort statt und erreicht zusätzlich ein Online-Publikum. Sobald ein zweiter physischer Standort hinzukommt, spricht man von einem Satelliten-Event. Der Oberbegriff „Mikro-Event“ bezeichnet bewusst kleine, fokussierte Zusammenkünfte – und Satelliten-Events sind im Grunde Mikro-Events, die zu einem größeren Ganzen verbunden werden.
Warum Planer sich ihnen zuwenden
Der Reiz liegt nicht in übertriebenen Werbeversprechen, sondern in einer Reihe praktischer Vorteile, die zufällig genau dem entsprechen, was das Publikum derzeit wünscht.
Man begegnet den Menschen dort, wo sie sind.
Das größte Hindernis für die Teilnahme ist selten mangelndes Interesse – vielmehr sind es Reiseaufwand, Kosten und die damit verbundene Zeit. Verlegt man die Veranstaltung in die Nähe, kommen auch die Unentschlossenen. Das ist wichtig für die Reichweite, aber auch dafür, wer überhaupt teilnehmen kann: Jemand, der sich um andere kümmert, ein knappes Budget hat oder einen vollen Terminkalender, kann an einem Treffen vor Ort teilnehmen, wenn ein Flug quer durch den Kontinent für ihn nie realistisch war.
Es ist tatsächlich nachhaltiger.
Reisekosten machen den größten Teil des CO₂-Fußabdrucks der meisten Veranstaltungen aus. Studien zu virtuellen und hybriden Formaten belegen ein bemerkenswert hohes Reduktionspotenzial. Eine vielzitierte Analyse großer Konferenzen ergab, dass sich der CO₂-Fußabdruck um etwa 98 % verringern ließe, wenn eine Veranstaltung mit 5.000 Teilnehmenden nicht mehr zwingend in eine einzige Stadt fliegen müsste. Satelliten-Veranstaltungsorte erreichen zwar nicht ganz diese Größenordnung, aber durch den Ersatz von Fernreisen durch kurze, lokale Reisen erzielen sie einen Großteil der Vorteile und erhalten gleichzeitig den von den Teilnehmenden geschätzten persönlichen Kontakt. Für ein zunehmend klimabewusstes Publikum ist dies sowohl eine Frage des Ansehens als auch der Verantwortung.
Kleine Räume fördern bessere Gespräche.
Das Konzept der Rahmenveranstaltungen hat seinen Grund. In einem kleinen Kreis von 20 bis 50 Personen entstehen Blickkontakt, Nachfragen und echte Beziehungen – etwas, das ein überfüllter Festsaal nicht bieten kann. Bringt man die richtigen Leute in einem kleinen Raum zusammen, sind die Ergebnisse besser als bei jeder Großveranstaltung.
Man kann lokalisieren, nicht nur replizieren.
Eine Satellitenveranstaltung in Lissabon und eine in München sollten sich nicht identisch anfühlen. Lokale Sprecher, die Landessprache, ein Catering, das die Stadt widerspiegelt, und Bezüge, die beim regionalen Publikum Anklang finden – hierin liegen die Vorteile von Satellitenveranstaltungen gegenüber einer einzigen Mega-Veranstaltung, die für alle gleich sein muss. Gerade in Europa, wo man innerhalb von zwei Autostunden eine Sprachgrenze überquert, ist diese Lokalisierung ein wesentliches Merkmal und kein nachträglicher Gedanke.
Die Daten werden sauberer und die Einnahmen steigen.
Kleinere, fokussierte Veranstaltungen erleichtern es erheblich, zu erkennen, wer sich mit welchen Themen beschäftigt hat. Großveranstaltungen werden zunehmend ein Netzwerk kleinerer Ableger bilden, gerade weil sie Sponsoren und Teilnehmern intensivere und wertvollere Kontaktpunkte bieten – und mehr Ticketoptionen bedeuten, dass weniger Menschen auf das kostenlose virtuelle Angebot zurückgreifen.
Die ehrlichen Kompromisse
Die Vorteile sind real, aber auch die Kosten, und Sie sollten diese einplanen.
Die Koordination multipliziert sich.
Eine Veranstaltung erfolgreich zu organisieren ist schon schwer genug. Fünf Veranstaltungen gleichzeitig zu organisieren, jede mit eigenem Veranstaltungsort, Catering, Technik und lokalem Ansprechpartner, bedeutet bei guter Organisation zwar nicht den fünffachen Aufwand, aber deutlich mehr als bei einer einzelnen Veranstaltung. Jeder Veranstaltungsort braucht einen Verantwortlichen, einen Ablaufplan und einen Notfallplan.
Markenkonsistenz geht leicht verloren.
Wenn regionale Anbieter und lokale Partner jeweils ihre eigene Note einbringen, schleichen sich unweigerlich Unterschiede ein: das alte Logo hier, nicht markenkonforme Folien dort, ein anderer Ton in der Willkommens-E-Mail. Charmante Lokalisierung und nachlässige Inkonsistenz wirken von innen betrachtet ähnlich, sind aber für Ihre Zielgruppe völlig unterschiedlich. Hier sind klare Richtlinien gefragt, keine bloßen Stimmungen.
Der "eine große Moment" wird verwässert.
Ein einziger Raum mit zweitausend Menschen erzeugt eine Energie, die fünf Räume mit je vierhundert Personen, selbst bei optimaler Vernetzung, nicht vollständig wiedergeben können. Wenn der Zauber Ihrer Veranstaltung in ihrer Größe und ihrem Spektakel liegt, könnte eine Aufteilung genau das kosten, was sie so besonders macht. Seien Sie ehrlich, welchen Zweck Ihre Veranstaltung verfolgt.
Die Technologie stellt mittlerweile an vielen Standorten einen zentralen Fehlerpunkt dar.
Der Livestream, der alles miteinander verbindet, ist gleichzeitig das, was bei einem Ausfall alle Standorte lahmlegt. Bandbreite, Redundanz und ein Plan B für den Fall, dass die Verbindung für zehn Minuten unterbrochen wird, sind daher unerlässlich.
Messfragmente.
Mehr Standorte und Formate bedeuten mehr Datenquellen, die sich nicht automatisch zusammenfügen lassen. Legen Sie im Vorfeld fest, wie Sie regionale Zahlen zu einem Gesamtbild zusammenführen, sonst verbringen Sie die Woche nach der Veranstaltung damit, Tabellen abzugleichen, anstatt Ergebnisse zu berichten.
Ein praktischer Leitfaden
Falls Sie sich dafür entscheiden, erfahren Sie hier, wie Sie es überschaubar halten.
Beginnen Sie mit einem klaren Ziel für die gesamte Veranstaltung und einem messbaren Ziel für jeden Standort. Alle Teilveranstaltungen sollten auf dasselbe Ziel ausgerichtet sein – andernfalls haben Sie lediglich mehrere unabhängige Kleinveranstaltungen mit einem gemeinsamen Logo.
Erstellen Sie einen Master-Ablaufplan und anschließend für jeden Standort einen lokalen Ablaufplan. Genau dafür sind Anrufpläne gedacht: Das zentrale Team verwaltet den gemeinsamen Zeitplan (Start der Keynote, Pausen), und jeder lokale Moderator ist für den minutengenauen Ablauf an seinem Veranstaltungsort verantwortlich. Eine gemeinsame Checkliste für jeden Standort hilft, dass nichts übersehen wird, wenn Sie fünf Orte gleichzeitig betreuen.
Bereiten Sie Ihre lokalen Ansprechpartner sorgfältig vor. Ihre Ansprechpartner vor Ort, oft Kunden, Partner oder Mitglieder des regionalen Teams, sind die Visitenkarte der Veranstaltung in der jeweiligen Stadt. Geben Sie ihnen klare Anweisungen: Was ist festgelegt (Marke, wichtige Termine, die unabdingbaren Punkte) und was können sie selbst gestalten (lokale Referenten, Catering, Raumgestaltung)? Einen engagierten lokalen Botschafter mit der Leitung eines Standorts zu beauftragen, ist eine der effektivsten Methoden, die Teilnehmerzahl und die Markenbindung zu steigern, da er sein eigenes Netzwerk mitbringt.
Schaffen Sie die Verbindung zwischen den Standorten. Legen Sie fest, was alle gemeinsam erleben (in der Regel die Keynote oder eine gemeinsame Session) und was rein lokal stattfindet. Testen Sie dann die Streaming- und Netzwerk-Tools, die die Standorte verbinden – standortübergreifende Fragerunden, eine gemeinsame Event-App, virtuelle Networking-Räume – rechtzeitig vor dem Veranstaltungstag, nicht erst am Tag selbst.
Planen Sie das Budget pro Standort und insgesamt. Kleinere Veranstaltungsorte, weniger Reiseaufwand und geringeres Personal senken zwar die Kosten pro Standort, aber die Gesamtkosten summieren sich, und die Koordination kostet Geld. Kalkulieren Sie daher sorgfältig, anstatt anzunehmen, dass „klein = billig“ bedeutet.
Ist es das Richtige für Sie?
Satellitenveranstaltungen sind nicht für jede Veranstaltung die optimale Lösung. Wenn die Wirkung Ihrer Veranstaltung in ihrer schieren Größe, in zufälligen Begegnungen Tausender Menschen oder in einem Spektakel liegt, das nur in großem Rahmen funktioniert, kann es nach wie vor die richtige Entscheidung sein, die Veranstaltung an einem zentralen Ort abzuhalten.
Wenn Ihre Zielgruppe jedoch geografisch weit verstreut ist, Reise- und Kostenfaktoren Ihre Teilnehmerzahl begrenzen, Nachhaltigkeit für Ihre Marke wichtig ist oder Sie die Intimität kleiner Räume wünschen, ohne auf Reichweite zu verzichten, dann ist ein Satellitenmodell eine ernsthafte Überlegung wert. Und wenn Sie keine große Branchenveranstaltung ausrichten, aber dennoch auf einer solchen präsent sein möchten, ist die Fringe-Variante möglicherweise die klügste und effizienteste Lösung.
Die Tools und Event-Software für die Durchführung verteilter Veranstaltungen sind zugänglicher denn je. Die größte Herausforderung bestand schon immer darin, die richtige Lösung zu finden, die damit verbundenen Kompromisse ehrlich zu akzeptieren und jedem Standort die nötige Struktur zu geben, damit er sich als Teil eines Ganzen anfühlt. Gelingt das, kann eine Veranstaltung tatsächlich an zehn Orten gleichzeitig stattfinden.
