Niemand plant die Toiletten, und alle stehen Schlange. Von all den Dingen, für die man Budget einplant und über die man sich den Kopf zerbricht, werden die Toiletten wie Sanitäranlagen behandelt, eine Aufgabe, die der Veranstaltungsort abhakt – eine Angelegenheit, die nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt.
Doch sie gehören zu den wenigen Aspekten Ihrer Veranstaltung, die Sie tatsächlich minutengenau im Voraus kalkulieren können. Liegen Sie mit der Berechnung falsch, kann Sie auch das größte Produktionsbudget nicht retten: Die bleibende Erinnerung an Ihre Veranstaltung werden die zwanzig Minuten sein, die ein Gast mit übereinandergeschlagenen Beinen im Flur verbracht hat.
Der Fehler liegt in der Annahme, die Frage laute: „Wie viele Toiletten hat das Gebäude?“ Das ist sie nicht. Die Frage ist, wann alle sie brauchen. Der Bedarf bei einer Veranstaltung ist nicht gleichmäßig verteilt, sondern schießt in die Höhe. Bei einer Veranstaltung mit Sitzplätzen und einer einzigen Pause steht der gesamte Saal gleichzeitig auf und strömt zu denselben Türen. Dieser Ansturm, nicht die Besucherzahl auf dem Buchungsformular, ist das, worauf Sie bei Ihrer Planung achten müssen.
Rechnen wir es also durch – es ist genau die Art von Kapazitätsberechnung, die Kevin Van der Straeten in seinem Buch „EVENTPLANNER“ durchführt, und sie ist einfacher, als das Thema vermuten lässt. Angenommen, Sie haben 300 Gäste und rechnen mit der Faustregel von einer Toilette pro 75 Personen, das sind vier Kabinen. Ein Toilettenbesuch dauert etwa zweieinhalb Minuten, sodass in einem 15-minütigen Intervall jede Kabine etwa sechs Personen bedienen kann: vier Kabinen, also 24 Personen in der gesamten Pause. Stellen Sie sich nun vor, dass in diesem Zeitfenster ein Drittel des Saals, also 100 Personen, die Toilette benutzen muss. 24 schaffen es. Die anderen 76 stehen noch in der Schlange, wenn das Licht gedimmt wird und die zweite Hälfte beginnt. Die Planung war auf dem Papier korrekt. Die zeitliche Planung hat sie zunichtegemacht.
Das ist der Fehler jeder Pro-Kopf-Regel: Sie geht stillschweigend davon aus, dass der Bedarf gleichmäßig über die gesamte Veranstaltung verteilt ist. Bei einer gleichmäßigen Verteilung reichen vier Toiletten aus. Konzentriert man denselben Bedarf jedoch auf einen einzigen, kurzen Zeitraum, brechen sie zusammen. Ein Veranstaltungsort, der für 500 Personen bei einem ungezwungenen Empfang, bei dem die Gäste den ganzen Abend über die Toiletten aufsuchen, problemlos ausgelegt ist, kann für eine Konferenz mit 200 Plätzen und einer einzigen, synchronisierten Pause katastrophal sein. Die Teilnehmerzahl blieb gleich. Das Bedarfsprofil änderte sich.
Die gute Nachricht ist: Sie haben fast alle Möglichkeiten. Sie können zusätzliches Personal einstellen. Sie können die Pausen verlängern, damit sich die Warteschlange tatsächlich auflöst. Sie können die Pausen zeitlich staffeln, damit nicht beide Hälften des Raumes gleichzeitig überfüllt sind. Oder Sie können das Programm so umgestalten, dass es nie einen Moment gibt, in dem alle gleichzeitig aufstehen. Die Pausenlänge ist nicht nur eine Programmfrage, sondern auch eine Frage der Toilettenbenutzung – und beides sollte im selben Gespräch entschieden werden.
Und die Warteschlangen sind ungleich lang, was die meisten Planer nie berücksichtigen. Besuche von Frauen dauern länger als die von Männern, daher führt eine identische Ausstattung zu extrem ungleichen Warteschlangen: Auf der einen Seite des Ganges ist alles leer, auf der anderen reicht der Stau bis zur Bar. Mehr Kabinen dort einzurichten, wo die Nachfrage und die Verweildauer am höchsten sind, oder geschlechtsneutrale Kabinen zu verwenden, behebt ein Problem, das man sonst in einer Tabelle gar nicht erkennen würde.
Das alles hat nichts mit Komfort zu tun. Eine Warteschlange vor der Toilette bedeutet Zeitverlust an der Bar, entgangene Einnahmen und ein insgesamt schlechteres Erlebnis. Ein überfüllter Flur vor den Toiletten ist an sich schon ein Problem für den Besucherfluss. Und die Lage ist genauso wichtig wie die Anzahl der Toiletten: Eine schlecht platzierte oder unzureichend gewartete Toilette kann Gerüche direkt in den Nachbarraum ziehen lassen, die Atmosphäre vergiften und dazu führen, dass die Gäste über den Geruch statt über den Sprecher sprechen. Es gibt Firmen, die Gerüche überdecken, aber die günstigere Lösung ist, sich schon vor der Eröffnung Gedanken darüber zu machen.
Dann gibt es noch die Wartung, die niemand plant. Ein Arbeitsplatz, an dem nach vierzig Minuten das Papier ausgeht oder der den ganzen Tag über nicht aufgefüllt wird, ist ein ganz anderes Beispiel für planmäßiges Versagen. Die Personalplanung, die Nachbestellung von Papier und die barrierefreien Arbeitsplätze sollten genauso sorgfältig erfolgen wie alle anderen Aufgaben.
Toiletten zu mieten ist keine Klempnerarbeit, die man einfach jemand anderem überlassen kann. Es geht um eine Kapazitätsberechnung, die man schnell und einfach überschlagen kann – also tun Sie es.
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