Jede Veranstaltung lebt von ihren Lieferanten: die Location, der Caterer, die Band, der Fotograf, das Sicherheitsteam. Lieferanten, auch Lieferantenmanagement genannt, hält sie alle pro Veranstaltung an einem Ort zusammen: wer sie sind, wie du sie erreichst, welche Schritte du mit ihnen noch gehen musst, und die Aufgaben, Kontakte, Gespräche und Budgetzeilen, die zu ihnen gehören. Das Tool ist Teil der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net, und jede Veranstaltung bekommt ihre eigene Lieferantenliste.

Die Ansicht funktioniert in beide Richtungen. In der Lieferantenliste siehst du jeden Lieferanten deiner Veranstaltung mit dem Status seiner Prüfungen auf einen Blick. Auf der Seite eines Lieferanten siehst du alles, was mit ihm zusammenhängt: seine Daten, seine Prüfungen, seine Aufgaben, die Personen, mit denen du dort zusammenarbeitest, deine Gespräche mit ihnen und was er dich kostet.

Du möchtest sehen, was das Tool Lieferanten für dich tun kann, bevor du loslegst? Dann wirf zuerst einen Blick auf die Übersichtsseite.

Wo du es findest: logge dich ein, wähle Event-Software im Hauptmenü und öffne Anbieter im Menü deiner Veranstaltung.

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1. Bevor du loslegst

Lieferanten ist ein .PRO-Tool

Lieferanten steht nur .PRO-Mitgliedern zur Verfügung. Ohne Mitgliedschaft siehst du statt der Lieferantenliste Schalte .PRO-Funktionen frei, mit einem Button zum Upgrade.

Die Mitgliedschaft wird pro Person geprüft, nicht pro Veranstaltung. Jedes Teammitglied, das Lieferanten öffnet, braucht eine eigene .PRO-Mitgliedschaft, auch wenn der Inhaber der Veranstaltung Mitglied ist und ihm Zugriff auf das Tool gegeben hat. Wir empfehlen .PRO für das Kernteam der Organisation: die Personen, die Lieferanten hinzufügen, die Prüfungen nachverfolgen und die Verträge abwickeln. Kolleginnen und Kollegen, die nur die Aufgaben oder das Budget brauchen, können in diesen Tools ohne Mitgliedschaft weiterarbeiten.

Eine Veranstaltung

Lieferanten gehören zu einer Veranstaltung. Wenn du Lieferanten zum ersten Mal öffnest, wirst du deshalb gebeten, eine anzulegen. Klicke auf Füge deine erste Veranstaltung hinzu, fülle einen Namen, ein Datum und die Art der Veranstaltung aus und speichere. Die Details liest du in wie du eine Veranstaltung anlegst.

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2. Füge einen Lieferanten hinzu

Klicke auf Lieferant hinzufügen. Ein Fenster mit diesen Feldern öffnet sich:

Klicke unten im Fenster auf Lieferant hinzufügen, um zu speichern. Der Lieferant erscheint sofort in der Liste.

Verknüpfe ein Unternehmen, das auf eventplanner.net ist

Tausende Eventlocations und Lieferanten haben eine Unternehmensseite auf eventplanner.net. Wenn du eines davon aus der Liste unter Name der Firma wählst, wird dein Lieferant mit dieser Unternehmensseite verknüpft:

• Name, Adresse, Webseite und Umsatzsteuer-ID kommen von der Unternehmensseite und bleiben aktuell, wenn das Unternehmen sie ändert. Du füllst nur die E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus, die du für diese Veranstaltung verwendest, und die Telefonnummer der Unternehmensseite ist für den Anfang schon für dich ausgefüllt,
• die Seite des Lieferanten zeigt sein Logo und seine Bewertung aus den Rezensionen,
• du kannst von der Seite des Lieferanten aus ein Gespräch mit dem Unternehmen beginnen, über deinen Posteingang auf eventplanner.net,
• ein Unternehmen kann nur einmal mit einer Veranstaltung verknüpft werden. Wählst du ein Unternehmen, das du schon hinzugefügt hast, weigert sich das Formular, es zu speichern.

Du hast den Namen selbst eingetippt, weil das Unternehmen nicht in der Liste stand? Du kannst es später trotzdem noch verknüpfen. Abschnitt 6 erklärt, wie.

Ausgewählte und nicht ausgewählte Lieferanten

Jeder Lieferant steht in einer von zwei Listen:

• Ausgewählte Lieferanten sind die Lieferanten, mit denen du bei dieser Veranstaltung arbeitest. Sie haben Prüfungen und die dazugehörigen Aufgaben, sie können deine Briefings erhalten, und es sind die Lieferanten, um deren Rezension wir dich nach der Veranstaltung bitten.
• Nicht ausgewählte Lieferanten sind die Kandidaten, die du noch vergleichst, eine Reserveoption oder Lieferanten, die du aus einer früheren Veranstaltung kopiert hast und über die du noch nicht entschieden hast. Prüfungen sind für ausgewählte Lieferanten: schalte jede Prüfung aus, wenn du einen Kandidaten hinzufügst, denn eine Prüfung setzt einen Lieferanten auf die ausgewählte Liste.

Du kannst einen Lieferanten jederzeit von einer Liste in die andere verschieben: öffne seine Seite, klicke auf Bearbeiten und ändere Lieferantenliste. Ein Lieferant ohne Prüfungen, der in die ausgewählte Liste wechselt, bekommt alle Prüfungen deiner Veranstaltung, mit einer Aufgabe für jede davon. Ein Lieferant, der in die nicht ausgewählte Liste wechselt, behält seine Prüfungen und Aufgaben: schalte sie unter Prüfungen aktivieren (Abschnitt 4) aus, wenn du ihn nicht mehr nachverfolgst. Ein Lieferant wechselt auch von selbst in die ausgewählte Liste, sobald du eine seiner Prüfungen einschaltest, einen Kontakt mit ihm verknüpfst oder eine Budgetzeile für ihn hinzufügst.

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3. Lies deine Lieferantenliste

• Die obere Tabelle zeigt Ausgewählte Lieferanten, die untere Nicht ausgewählte Lieferanten.
• Jede Prüfung deiner Veranstaltung hat ihre eigene Spalte. Der Punkt in einer Spalte ist der Status der Aufgabe dieser Prüfung: ein grauer Kreis heißt zu erledigen, eine Uhr heißt in Arbeit, ein grünes Häkchen heißt fertig. Eine leere Zelle heißt, die Prüfung ist bei diesem Lieferanten ausgeschaltet.
• Klicke auf den Namen eines Lieferanten, um seine Seite zu öffnen.
• Klicke auf Lieferanten filtern, um nur einen oder mehrere Lieferantentypen anzuzeigen.

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4. Lieferantenprüfungen: jeden Lieferanten Schritt für Schritt nachverfolgen

Eine Prüfung ist ein Schritt, den du vor der Veranstaltung mit einem Lieferanten gehst, vom ersten Angebot bis zu den unterschriebenen Unterlagen. Jede Veranstaltung beginnt mit denselben fünf Prüfungen:

Jede Prüfung, die bei einem Lieferanten eingeschaltet ist, legt eine Aufgabe auf dem Board von Checklisten an, benannt nach dem Lieferanten und der Prüfung, zum Beispiel "Riverside Congress Centre - Vertrag". Die Aufgabe ist in einer Woche fällig, hat eine niedrige Priorität und steht in der Kategorie des Lieferantentyps. Plane sie, weise sie einer Kollegin zu und schiebe sie weiter wie jede andere Aufgabe: der Status der Aufgabe ist der Status der Prüfung, in der Lieferantenliste und auf der Seite des Lieferanten. Klicke auf dieser Seite unter Lieferantenprüfungen auf das Symbol einer Prüfung, um ihre Aufgabe direkt zu öffnen. Mehr dazu liest du in wie du Checklisten verwendest.

Wähle die Prüfungen eines Lieferanten

Nicht jede Prüfung passt zu jedem Lieferanten: eine Band braucht keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Öffne die Seite des Lieferanten und klicke im Block Lieferantenprüfungen auf Bearbeiten. Das Fenster Prüfungen aktivieren zeigt einen Schalter pro Prüfung. Schaltest du eine Prüfung aus, wird ihre Aufgabe gelöscht, schaltest du sie ein, wird eine neue Aufgabe angelegt. Klicke auf speichern.

Ändere die Prüfungen deiner Veranstaltung

Die fünf Prüfungen sind ein Ausgangspunkt. Du möchtest "Versicherungsnachweis" oder "Technischer Rider" hinzufügen oder "Vertrag" in "Unterschriebener Vertrag" umbenennen? Klicke über der Lieferantenliste auf Prüfungen bearbeiten. Das Fenster listet die Prüfungen deiner Veranstaltung auf:

• klicke auf den Stift neben einer Prüfung, um sie umzubenennen,
• ziehe eine Prüfung nach oben oder unten, um die Reihenfolge der Spalten zu ändern,
• klicke auf Prüfung hinzufügen, um eine hinzuzufügen,
• klicke auf das Kreuz bei einer Prüfung, um sie zu entfernen.

Eine neue Prüfung wird bei jedem Lieferanten der Veranstaltung hinzugefügt, jeweils mit einer neuen Aufgabe. Entfernst du eine Prüfung, verschwindet sie bei jedem Lieferanten, zusammen mit den Aufgaben, die sie angelegt hat. Klicke auf speichern, um deine Änderungen zu übernehmen.

Tipp: richte die Prüfungen deiner Veranstaltung ein, bevor du deine ersten Lieferanten hinzufügst. Jeder Lieferant, den du danach hinzufügst, bekommt sie sofort, und du entscheidest pro Lieferant, welche davon zutreffen.

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5. Die Seite eines Lieferanten

Klicke in der Liste auf den Namen eines Lieferanten, um seine Seite zu öffnen. Sie führt alles zu diesem Lieferanten zusammen, in Blöcken:

• Die Daten oben: Name, Lieferantentyp, in welcher Liste der Lieferant steht, und unter Information und Adresse seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Webseite, Umsatzsteuer-ID und Adresse. Ein verknüpftes Unternehmen zeigt auch sein Logo und seine Bewertung aus den Rezensionen. Klicke auf Bearbeiten, um die Daten, den Lieferantentyp oder die Liste zu ändern. Bei einem verknüpften Unternehmen lassen sich Name, Adresse, Webseite und Umsatzsteuer-ID hier nicht ändern: sie gehören zur Unternehmensseite.
• Lieferantenprüfungen: die Prüfungen, die bei diesem Lieferanten eingeschaltet sind, jede mit ihrem Status. Bearbeiten öffnet das Fenster Prüfungen aktivieren aus Abschnitt 4.
• Aufgaben: die Aufgaben dieses Lieferanten in drei Spalten, Zu Erledigen, In Arbeit und Fertig: die Aufgaben seiner Prüfungen und die Aufgaben, die du selbst hinzugefügt hast. Klicke auf Aufgabe hinzufügen, um eine hinzuzufügen: sie ist mit diesem Lieferanten verknüpft und steht schon in der richtigen Kategorie. Klicke bei einer Aufgabe auf Bearbeiten, um sie zu ändern. In Checklisten zeigt die Aufgabe einen Link zum Lieferanten.

• Gespräche: die Gespräche über diese Veranstaltung mit diesem Unternehmen im Posteingang von eventplanner.net, egal wer in deinem Team sie begonnen hat: ein Angebot, das du für diese Veranstaltung aus dem Verzeichnis angefragt hast, oder ein Gespräch, das von dieser Seite aus begonnen wurde. Du siehst von jedem die letzte Nachricht und einen Punkt für die ungelesenen Nachrichten in deinen eigenen Gesprächen. Klicke auf Neue Unterhaltung beginnen, um dem Unternehmen zu dieser Veranstaltung zu schreiben: dein Posteingang öffnet sich in einem neuen Tab. Dieser Block funktioniert nur bei einem Unternehmen mit einer Seite auf eventplanner.net.
• Kontakte: die Personen, mit denen du bei diesem Lieferanten zusammenarbeitest, zum Beispiel deine Ansprechpartnerin oder die Person vor Ort. Klicke auf Kontakt hinzufügen und fülle Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus. Ein Kontakt, den du hier hinzufügst, ist ein Eintrag für dich und dein Team: an die Person wird nichts geschickt. Erst wenn du Nutzer erstellen anhakst und unter Kontaktzugriff festlegen ihren Zugriff festlegst, bekommt sie eine Einladung, sich einzuloggen und mit dir in der Veranstaltungssoftware zu arbeiten. Klicke neben einem Kontakt auf Bearbeiten, um ihn zu ändern.
• Budget: die Budgetzeilen dieses Lieferanten in Budgets, nach Kategorie gruppiert, mit ihren Zwischensummen. Der Name oben ist die Budgetversion, die du gerade siehst: klicke darauf, um die Version zu wechseln. Klicke auf Budgetlinie hinzufügen, um Kosten oder Einnahmen für diesen Lieferanten hinzuzufügen, ohne die Seite zu verlassen. Mehr dazu liest du in wie du Budgets verwendest.

Gut zu wissen: die Kontakte, die du hinzufügst, sind personenbezogene Daten der Personen bei deinem Lieferanten. Du verarbeitest sie als Organisator der Veranstaltung im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags: füge nur hinzu, was du brauchst, und entferne Kontakte, mit denen du nicht mehr zusammenarbeitest.

Entferne einen Lieferanten

Klicke oben auf der Seite des Lieferanten auf Bearbeiten, dann auf Lieferanten entfernen und bestätige. Der Lieferant, seine Prüfungen und die Verknüpfungen zu seinen Kontakten und Budgetzeilen werden gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Die Kontakte selbst bleiben in Team und Zugriff und die Budgetzeilen bleiben in deinem Budget, ohne den Lieferanten.

Ein Lieferant lässt sich nicht entfernen, solange eine seiner Prüfungen noch eine Aufgabe hat. Öffne zuerst Prüfungen aktivieren und schalte jede Prüfung aus, das löscht ihre Aufgaben, und entferne dann den Lieferanten. Aufgaben, die du dem Lieferanten selbst hinzugefügt hast, bleiben auf deiner Checkliste.

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6. Verknüpfe einen Lieferanten später mit seiner Unternehmensseite

Du hast einen Lieferanten selbst eingetippt, und das Unternehmen hat seitdem eine Seite auf eventplanner.net bekommen? Jeden Tag vergleichen wir deine nicht verknüpften Lieferanten mit den Unternehmensseiten, anhand von Name, E-Mail-Adresse, Webseite, Umsatzsteuer-ID, Postleitzahl und Stadt. Finden wir eine Übereinstimmung, zeigt die Seite des Lieferanten eine Meldung, dass das Unternehmen vor Kurzem unserer Plattform beigetreten ist, mit den passenden Unternehmensseiten darunter. Klicke neben der richtigen auf Unternehmen verknüpfen.

Von da an funktioniert der Lieferant wie ein Unternehmen, das du in Abschnitt 2 aus der Liste gewählt hast: Name, Adresse, Webseite und Umsatzsteuer-ID folgen der Unternehmensseite, du siehst sein Logo und seine Bewertung aus den Rezensionen, und du kannst von seiner Seite aus ein Gespräch beginnen. Prüfe danach die E-Mail-Adresse und Telefonnummer: die, die du eingetippt hast, werden beim Verknüpfen geleert, fülle sie also erneut aus, wenn du sie noch brauchst.

Gut zu wissen: die Webseite, die du bei einem Lieferanten ausfüllst, hilft uns, seine Unternehmensseite zu finden, und ein Unternehmen, das noch nicht auf eventplanner.net ist, bekommt vielleicht später eine Seite. Du musst dafür nichts tun: sobald die Seite existiert, bietet dir die Seite deines Lieferanten die Verknüpfung an.

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7. Gemeinsam daran arbeiten

Lieferanten ist nützlich, wenn du allein planst, und noch mehr, wenn du mit einem Team planst. Füge die Personen, mit denen du zusammenarbeitest, unter Team und Zugriff im Menü deiner Veranstaltung hinzu. Wähle unter Kontaktzugriff festlegen, was jede von ihnen in Anbieter tun darf:

Ein Kontakt bekommt eine Einladung per E-Mail und loggt sich mit seinem eigenen Konto bei eventplanner.net ein. Mehr dazu liest du in wie du Benutzer in der Veranstaltungssoftware verwaltest.

Zwei Dinge, die du im Blick behalten solltest:

• Jede Person, die Lieferanten öffnet, braucht eine eigene .PRO-Mitgliedschaft, unabhängig von ihrem Zugriff. Eine Kollegin ohne Mitgliedschaft sieht Schalte .PRO-Funktionen frei, auch mit dem Zugriff Verwalten.
• Die Blöcke auf der Seite eines Lieferanten folgen dem Zugriff auf ihr eigenes Tool: ein Kontakt fügt Aufgaben mit seinem Zugriff auf Checklisten hinzu, Kontakte mit seinem Zugriff auf Kontakte und Budgetzeilen mit seinem Zugriff auf Budgets.

Tipp: eine Lieferantenseite enthält sensible Informationen, zum Beispiel die Preise deiner Lieferanten und die Gespräche mit ihnen. Gib den Zugriff Verwalten nur den Personen, die wirklich mit den Lieferanten arbeiten, und überlege es dir gut, bevor du einem Lieferanten Zugriff auf die Lieferantenliste deiner Veranstaltung gibst.

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8. Lieferanten im Rest deiner Veranstaltungssoftware

Lieferanten verbindet die anderen Tools deiner Veranstaltung. Du gibst einen Lieferanten einmal ein und begegnest ihm überall:

• Checklisten: jede Prüfung legt eine Aufgabe an, und jede Aufgabe, die du von der Seite eines Lieferanten aus hinzufügst, zeigt auf dem Board einen Link zu diesem Lieferanten.
• Budgets: Budgetzeilen mit einem Lieferanten erscheinen im Block Budget dieses Lieferanten. Du fügst in Budgets eine Zeile für einen Lieferanten hinzu, der noch nicht in deiner Liste steht? Hake unter dem Lieferantenfeld Lieferant anlegen an, um ihn gleichzeitig zur Liste hinzuzufügen.
• Team und Zugriff: ein Kontakt, den du in Team und Zugriff für ein Unternehmen hinzufügst, das schon Lieferant ist, wird automatisch mit diesem Lieferanten verknüpft. Wenn du einen Kontakt bearbeitest, kannst du ihn über Verknüpfter Lieferant mit jedem Lieferanten der Veranstaltung verknüpfen. Ein Lieferant mit einem verknüpften Kontakt oder einer Budgetzeile wechselt in die ausgewählte Liste.
• Briefings: schicke deinen ausgewählten Lieferanten die Informationen, die sie für die Veranstaltung brauchen. Wähle in einem Briefing die Lieferanten oder einen ganzen Lieferantentyp als Empfänger. Das Briefing geht an die Kontakte, die mit diesen Lieferanten verknüpft sind, füge also zuerst die richtigen Kontakte hinzu.
• Moodboards: ein Unternehmen, das du an das Moodboard deiner Veranstaltung pinnst, wird zu ihren nicht ausgewählten Lieferanten hinzugefügt, so kannst du es später vergleichen und auswählen.

Kopiere deine Lieferanten in deine nächste Veranstaltung

Wenn du eine neue Veranstaltung aus einer früheren anlegst, hat der Kopier-Assistent einen Schritt Diese Lieferanten kopieren. Jeder Lieferant ist angehakt: entferne den Haken bei denen, die du nicht mitnehmen möchtest, oder klicke auf Alle abwählen und wähle aus. Die kopierten Lieferanten kommen mit ihrem Lieferantentyp, ihren Daten, ihren Kontakten, ihren Prüfungen und den Aufgaben dieser Prüfungen mit. Sie landen alle in der nicht ausgewählten Liste der neuen Veranstaltung, so entscheidest du erneut, mit wem du arbeitest, und an die Lieferanten wird nichts geschickt. Mehr dazu liest du in wie du eine Veranstaltung anlegst.

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9. Nach der Veranstaltung

Eine Woche nach dem Datum deiner Veranstaltung schicken wir dir eine E-Mail: Bewerte deine Veranstaltungsanbieter. Sie listet die ausgewählten Lieferanten deiner Veranstaltung auf, die eine Unternehmensseite auf eventplanner.net haben, jeden mit einem Link, um eine Rezension zu schreiben. Eine Rezension dauert ein paar Minuten und hilft deinen Lieferanten genauso wie anderen Organisatoren. Wir schicken sie nur, wenn du unsere E-Mails abonniert hast, prüfe also deine Newsletter-Einstellungen, falls sie nicht ankommt.

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Häufig gestellte Fragen

Ist Lieferanten kostenlos? Nein. Lieferanten ist ein .PRO-Tool. Ohne Mitgliedschaft siehst du Schalte .PRO-Funktionen frei mit einem Button zum Upgrade. Alle anderen Tools der Veranstaltungssoftware funktionieren ohne Mitgliedschaft weiter, mit den Grenzen der kostenlosen Version.

Meine Kollegin hat Zugriff auf Lieferanten, sieht aber "Schalte .PRO-Funktionen frei". Warum? Die Mitgliedschaft wird bei der Person geprüft, die das Tool öffnet. Deine Kollegin braucht eine eigene .PRO-Mitgliedschaft, auch wenn du Mitglied bist und ihr den Zugriff Verwalten gegeben hast.

Wie viele Lieferanten kann ich hinzufügen? So viele, wie du brauchst. Für Mitglieder gibt es keine Grenze.

Weiß der Lieferant, dass ich ihn hinzugefügt habe? Nein. An einen Lieferanten wird nichts geschickt, wenn du ihn hinzufügst, änderst, kopierst oder entfernst. Nur ein Kontakt, den du mit Nutzer erstellen hinzufügst, bekommt eine Einladung, und deine Lieferanten erhalten ein Briefing, wenn du in Briefings eines veröffentlichst.

Warum kann ich einen Lieferanten nicht entfernen? Ein Lieferant mit Prüfungen, die noch Aufgaben haben, lässt sich nicht entfernen. Öffne auf seiner Seite Prüfungen aktivieren, schalte jede Prüfung aus und speichere, dann entferne den Lieferanten.

Warum wird die Webseite abgelehnt? Die Webseite muss die vollständige Adresse einer Seite sein, die online ist, zum Beispiel https://www.example.com. Eine falsch geschriebene Adresse, eine Seite, die nicht erreichbar ist, oder eine Seite, die nicht existiert, wird abgelehnt.

Warum kann ich dasselbe Unternehmen nicht zweimal hinzufügen? Ein Unternehmen mit einer Seite auf eventplanner.net kann nur einmal mit einer Veranstaltung verknüpft werden. Öffne stattdessen den Lieferanten, den du schon hast, und ändere ihn.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferanten und einem Kontakt? Ein Lieferant ist ein Unternehmen: die Location, der Caterer, die Band. Ein Kontakt ist eine Person: deine Ansprechpartnerin beim Caterer oder der Stage-Manager der Band. Kontakte verknüpfst du auf der Seite eines Lieferanten mit ihm, und Zugriff auf deine Veranstaltung gibst du einem Kontakt in Team und Zugriff.

Kann ich die Prüfungen ändern, nachdem ich Lieferanten hinzugefügt habe? Ja. Klicke über der Lieferantenliste auf Prüfungen bearbeiten. Eine neue Prüfung wird bei jedem Lieferanten der Veranstaltung hinzugefügt, jeweils mit einer Aufgabe, und du schaltest sie pro Lieferant aus, wo sie nicht zutrifft.

Wie markiere ich eine Prüfung als erledigt? Eine Prüfung hat kein eigenes Kästchen zum Abhaken: ihr Status ist der Status ihrer Aufgabe. Öffne die Aufgabe, von der Seite des Lieferanten oder vom Board von Checklisten aus, und setze Fortschritt auf Fertig, oder ziehe die Aufgabe in die Spalte Fertig des Boards.

Warum hat ein Lieferant, den ich aus einer anderen Veranstaltung kopiert habe, keine Prüfungen? Kopierte Lieferanten landen in der nicht ausgewählten Liste, mit den Prüfungen und Aufgaben des Originals. Eine Kopie ohne Prüfungen hatte auch in der ursprünglichen Veranstaltung keine. Verschiebe den Lieferanten auf seiner Seite in die ausgewählte Liste, und er bekommt alle Prüfungen der neuen Veranstaltung.