Diese Schulungsanleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Ticketfunktion in eventplanner.net nutzen. Wie alle unsere anderen Tools finden Sie Tickets im Hauptmenü zusammen mit Moodboards, Checklisten, Anruflisten, Budgets und Kontakten.

Bevor wir mit der Einrichtung der Tickets beginnen, müssen wir einige Einstellungen optimieren. Gehen Sie im Menü im linken Bereich auf „Tickets“. Wählen Sie dann die gewünschte Veranstaltung aus dem Dropdown-Pfeil aus.

Informationen zum Veranstalter

Als Erstes müssen Sie die Organisatorinformationen einrichten. Klicken Sie auf „Einrichten“, woraufhin sich ein Fenster öffnet. Geben Sie Folgendes ein:

• Name des Veranstalters
• Kontakt-E-Mail-Adresse (die automatisch ausgefüllt wird)
• Einführungstext für Organisatoren
• Ein Bild, das dieses Ereignis kennzeichnet (Mindestgröße 1024x1024px)

Sobald Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern“.

Veranstaltungsinformationen

Als Nächstes müssen Sie Ihre Veranstaltungsinformationen einrichten. Klicken Sie dazu in der Zeile „Veranstaltung“ auf „Einrichten“. Zunächst geben wir einige grundlegende Informationen ein: den Veranstaltungsnamen. Diesen haben Sie bereits bei der Einrichtung Ihrer Veranstaltung festgelegt. Sie können ihn hier jedoch ändern, falls Sie Ihrem Publikum einen anderen Namen anzeigen möchten.

Fügen Sie anschließend einige Details in den Einleitungstext der Veranstaltung ein, z. B. was während der Veranstaltung passieren wird, warum sie wichtig ist und welche Ergebnisse die Teilnehmenden erwarten können. Dies ist lediglich eine Einleitung, zwei bis drei Sätze genügen. Eine ausführlichere Veranstaltungsbeschreibung erstellen wir in Kürze.

Nachdem Sie die Veranstaltungseinleitung abgeschlossen haben, geben Sie bitte das entsprechende Startdatum und die Startzeit (sowie das Enddatum und die Endzeit) ein.

Wichtig! Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeitzone für den Veranstaltungsort einstellen.

Sie haben drei Veranstaltungsarten zur Auswahl: eine Präsenzveranstaltung, eine Online-Veranstaltung oder eine Kombination aus beidem. Bei einer Online-Veranstaltung (oder einer Kombination aus beidem) müssen Sie eine URL angeben, unter der die Gäste die Veranstaltung verfolgen können. Bei einer Präsenzveranstaltung müssen Sie die Adresse angeben, einschließlich:

• Veranstaltungsortname
• Hausnummer
• Straße
• Stadt
• Postleitzahl
• Land

Sobald Sie die Details eingegeben haben, findet die Karte automatisch die Adresse und markiert den Standort. Sie können die Markierung verschieben, falls sie nicht ganz korrekt ist.

Anschließend müssen wir einige Bilder hochladen: ein Titelbild und ein Vorschaubild. Bitte verwenden Sie hochauflösende Bilder, da Kunden diese in vergrößerter Form sehen werden. Für optimale Ergebnisse verwenden Sie bitte eine PNG-Datei mit einer Mindestauflösung von:

• Titelbild: 2564x804px
• Vorschaubild: 540x360px

Als Nächstes benötigen wir detailliertere Informationen zur Veranstaltung. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise Live-Musik beinhaltet, könnten Sie einen Überblick über die Künstler, das Musikgenre und besondere Details der Show geben, wie etwa Altersbeschränkungen und Informationen zur Barrierefreiheit.

Bei kostenpflichtigen Tickets ist es besonders wichtig, Ihre Rückerstattungsrichtlinien im nächsten Feld anzugeben. Um der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen, sollten Sie außerdem einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung einfügen, damit Kunden und Teilnehmer Ihre Datenschutzbestimmungen einsehen können. Wenn Sie Kundendaten verarbeiten oder speichern, benötigen Sie deren Einwilligung. Wählen Sie „Ja“ oder „Nein“.

Sie können Ihrer Veranstaltung auch Schlagwörter hinzufügen, z. B. „Geschäftsveranstaltung“. Schlagwörter helfen dabei, Ihre Veranstaltung auf unserer Plattform zu bewerben, wenn Sie sie öffentlich machen. Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Abschnitte

Als Nächstes müssen wir zu „Sektionen“ gehen und auf „Einrichten“ klicken. Dieser Abschnitt ist nicht obligatorisch, da viele Veranstaltungen keine Sektionen haben (Sektionen sind im Wesentlichen andere Ticketarten, z. B. für ein bestimmtes Zeitfenster oder ausgewiesene Bereiche). Hier sehen Sie drei Optionen zur Auswahl:

• Zone
• Zeitfenster
• Zone und Zeitfenster

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Tickets für reguläre Kunden und VIP-Kunden planen, können Sie diese Zonen hier festlegen. Auch bei mehreren Bühnen können Sie diese hier einrichten.

Ein Abschnitt kann auch ein Zeitfenster sein. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung über mehrere Tage haben, können Sie Nutzern Tickets nur für einen der Tage zuweisen oder Kombitickets anbieten. Sie können sogar Zeitfenster und Zonen kombinieren und beliebig viele Abschnitte hinzufügen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, nämlich der Ticketausstellung.

Buchung

Es gibt einige grundlegende Einstellungen, die wir hier vornehmen müssen. Sie haben derzeit drei Möglichkeiten. Wir können RSVP-Veranstaltungen einrichten, wenn Sie eine Gästeliste haben. Dabei versenden wir die Einladungen und bitten die Empfänger um eine Rückmeldung, ob sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchten.

Wir bieten auch kostenlose Tickets an und werden in Kürze auch kostenpflichtige Tickets über unsere Plattform anbieten. Sobald Sie die passende Veranstaltungsart ausgewählt haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie Folgendes möchten:

• Generieren Sie für jedes Ticket einen scannbaren QR-Code, oder
• Automatische Buchungsbestätigung bei Registrierung versenden.

Bei manchen Veranstaltungen ist dies möglicherweise nicht sinnvoll, beispielsweise wenn Sie die angemeldeten Teilnehmer vor der Ticketausstellung überprüfen möchten. Anschließend können Sie ein Anmeldeschlussdatum und eine Anmeldezeit festlegen, beispielsweise zehn Tage vor der Veranstaltung um 12 Uhr mittags.

Anschließend können Sie festlegen, ob die Anzahl der Gäste begrenzt sein soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Keine Begrenzung“, wenn Sie eine bestimmte Anzahl manuell eingeben möchten.

Anschließend müssen Sie angeben, welche Informationen Sie vom Ticketkäufer benötigen. Benötigen Sie dessen Adresse und Telefonnummer? Geben Sie für die Teilnehmer an, ob Sie deren Namen und E-Mail-Adressen benötigen.

Wichtig! Es kann einen Unterschied zwischen dem Käufer und den Teilnehmern geben. Beispielsweise könnte ein Kunde drei Tickets kaufen: eines für sich selbst und zwei für seine Freunde.

Sie können die Nutzer um ihre Zustimmung per E-Mail bitten, wenn Sie ihnen später Marketing-E-Mails senden möchten.

Nicht vergessen! Beim Ticketing verarbeiten Sie große Datenmengen. Eventplanner.net fungiert in diesem Fall als Plattform, aber es sind Ihre Daten und Sie sind für deren Verwaltung verantwortlich.

eventplanner.net ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt höchste Standards im Datenschutz. Darüber hinaus sind wir DSGVO-konform. Da Sie diese Daten verarbeiten, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die Einwilligung der betroffenen Person hierfür haben.

In dieser Phase können Sie einige individuelle Fragen hinzufügen:

• Multiple-Choice-Fragen/Fragen mit einer einzigen Antwort – wenn Sie möchten, dass der Ticketkäufer eine Antwort aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten auswählt.
• Multiple-Choice-Fragen – wenn der Ticketkäufer aus den vorgegebenen Antwortmöglichkeiten mehrere Antworten auswählen kann.
• Text – wenn Sie dem Ticketkäufer die Möglichkeit geben möchten, uneingeschränkt Kommentare abzugeben.

Ein Beispiel für eine Multiple-Choice-Frage wäre: „Haben Sie besondere Ernährungswünsche?“ Typische Antwortmöglichkeiten wären: Nein, Vegetarisch, Laktosefrei, Glutenfrei, Halal, Koscher und spezifische Allergien. Ein Kunde kann beispielsweise Vegetarier sein und eine Nussallergie haben.

Jetzt ist es an der Zeit, die eigentlichen Tickets zu erstellen. Falls Sie zuvor bestimmte Zonen angelegt haben, müssen Sie für jede dieser Zonen ein Ticket erstellen, indem Sie „Neues Ticket erstellen“ auswählen. Anschließend müssen Sie Folgendes angeben:

• Ticketname
• Benutzerdefiniertes Enddatum, z. B. Frühbuchertickets
• Menge (die insgesamt verfügbare Menge)
• Maximale Ticketanzahl pro Bestellung
• Beschreibung (weitere detaillierte Informationen zu Ihrer Veranstaltungskarte).

Dies wird besonders nützlich sein, wenn Sie unterschiedliche Preise festlegen, sobald diese Funktion verfügbar ist. Probieren Sie in der Zwischenzeit einfach die Einstellungen aus.

Sobald Sie alle relevanten Details eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Als Nächstes müssen wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten. Der Umgang mit Kundendaten ist mit einer großen Verantwortung verbunden – insbesondere, wenn Sie Großveranstaltungen mit Tausenden, wenn nicht Zehntausenden von Teilnehmern organisieren. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Konto sind daher unbedingt angebracht.

Die Einrichtung ist schnell und einfach! Sie benötigen eine Authentifizierungs-App, zum Beispiel:

• Google Authenticator ( iOS oder Android )
• Microsoft Authenticator

1Password- Authentifikator

Diese sind übrigens völlig kostenlos, also laden Sie sie ruhig herunter und machen Sie sich einen Eindruck davon, bevor Sie sich für Ihren Favoriten entscheiden.

Nachdem Sie die App heruntergeladen haben, scannen Sie einfach den QR-Code. Diesen Code müssen Sie zusammen mit Ihrem Passwort in Eventplaner eingeben.

Als Nächstes müssen Sie Ihre Mobiltelefonnummer eingeben, um die SMS-Verifizierung einzurichten, und auf „Code senden“ klicken. Dies dient als zusätzliche Sicherheitsebene für den Fall, dass Sie nicht auf die App zugreifen können. Ihnen wird ein Code an Ihr Telefon gesendet, den Sie im dafür vorgesehenen Feld eingeben müssen.

Klicken Sie auf „Bestätigen“, um Ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Wenn Sie auch anderen Benutzern Zugriff auf das Ticketsystem gewähren, müssen Sie für diese Benutzer in Ihrem Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen.

Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung

Als Nächstes veröffentlichen wir die Veranstaltung. Wählen Sie „Aktiv“. Bitte beachten Sie, dass Sie bestimmte Einstellungen nach der Veröffentlichung Ihrer Veranstaltung nicht mehr ändern können (z. B. den Veranstaltungstyp von RSVP auf Tickets).

Im nächsten Abschnitt (Freigabeeinstellungen) können Sie Folgendes auswählen:

Öffentliche Veranstaltung – jeder kann teilnehmen

Private Veranstaltung – Zugang nur für Personen mit einem speziellen, gesicherten Link.

Private Veranstaltung – nur Personen mit Passwort haben Zugang

Wenn Sie Option 2 oder 3 auswählen, wird ein Link für Ihre Veranstaltung generiert. Über diesen Link gelangen Sie zur Kasse, wo Sie die von Ihnen erstellten Ticketarten einsehen können. Wenn Sie den Bestellvorgang als Kunde durchführen, sehen Sie, dass die vordefinierten Regeln gelten, z. B. die maximale Ticketanzahl pro Kunde, die erforderlichen Kundendaten und alle von Ihnen gestellten zusätzlichen Fragen.

Der Nutzer kann selbst entscheiden, ob er ein Konto bei eventplanner.net erstellen möchte. Das steht ihm völlig frei. Nach dem Klick auf „Tickets kaufen“ wird er zur Bestellbestätigungsseite weitergeleitet.

Ihre Tickets verwalten

Wenn wir zu unserer Ticketseite zurückkehren, sehen Sie eine aktualisierte Gästeliste. In der rechten Spalte werden Ihnen einige Aktionen angezeigt, die durch Auslassungspunkte (...) gekennzeichnet sind. Ein Klick darauf öffnet weitere Optionen:

Gästedetails ansehen und bearbeiten

Bestätigung erneut senden

Ticket herunterladen

Sie können den Namen ändern, beispielsweise wenn ein Benutzer eine falsche E-Mail-Adresse oder einen falschen Namen eingegeben hat. Sie können „Bestätigung erneut senden“ auswählen, wenn der Benutzer beispielsweise keine Bestätigungs-E-Mail erhalten hat.

Wichtig! Bitten Sie den Nutzer, seinen Spam-Ordner zu überprüfen. Gelegentlich verhindert ein übereifriger E-Mail-Client, dass unsere E-Mails die Kunden erreichen. Sollte das Problem weiterhin bestehen, können Sie das Ticket manuell herunterladen und wie eine normale E-Mail versenden.

Sie können Tickets ganz einfach ausdrucken oder auf Ihrem Smartphone speichern. Unsere praktische Eventplaner-App verfügt über einen integrierten Ticketscanner. Die App ist kostenlos im Android- und iPhone-App-Store erhältlich. Durch Klicken am unteren Rand des Ticketscanners können Sie Ihre Veranstaltung auswählen.

Das Scannen von Tickets ist kinderleicht. Mit Ihrer Kamera scannen Sie einfach das Ticket, und das gleichzeitig mit mehreren Geräten. Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich, im Voraus mehrere Benutzerkonten anzulegen und diesen Zugriff auf das Ticketsystem zu gewähren, damit mehrere Personen gleichzeitig scannen können.

Der Bildschirm färbt sich grün, wenn der Scan erfolgreich war.

Der Bildschirm färbt sich gelb, wenn ein Ticket zweimal gescannt wurde.

Der Bildschirm färbt sich rot, wenn es sich um ein ungültiges Ticket handelt.

Normalerweise benötigen Sie eine Internetverbindung, um alle gescannten Tickets zu verarbeiten und mit unserem Server zu synchronisieren. Die App ist jedoch intelligent: Sie wechselt in den Offline-Modus, falls die Verbindung während Ihrer Veranstaltung abbricht. Sie können Tickets auch im Offline-Modus scannen. Sobald Ihre Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert.

Wichtig! Im Offline-Modus kann es passieren, dass zwei Besucher mit demselben Ticket an verschiedenen Kontrollpunkten am Eingang Ihrer Veranstaltung mit demselben Ticket eingelassen werden, solange die Internetverbindung unterbrochen ist, da keine Synchronisierung zwischen den Geräten möglich ist. Es ist wichtiger, dass Sie die Tickets weiterhin scannen können, als Ihre Gäste auf die Wiederherstellung der Internetverbindung warten zu lassen. Die App zeigt an, wenn sie sich im Offline-Modus befindet, und Sie können diesen dann aktivieren oder deaktivieren.

Wichtig! Um eine reibungslose Nutzung im Offline-Modus zu gewährleisten, synchronisieren Sie bitte alle Geräte vor Veranstaltungsbeginn mit den aktuellen Ticketdaten. Falls Sie sich bezüglich der Netzwerkbedingungen am Veranstaltungsort unsicher sind, führen Sie die Synchronisierung vor Ihrer Ankunft durch. Eine abschließende Synchronisierung kann kurz vor Einlass erfolgen. Denken Sie nach der Veranstaltung daran, alle Geräte erneut zu synchronisieren, um sicherzustellen, dass die Daten aktuell sind. Die Ticketdaten werden automatisch synchronisiert, sobald Sie die App öffnen und zum Ticketscanner der jeweiligen Veranstaltung navigieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter am Ticketscanner über die korrekten Zugriffsrechte verfügen und die neueste Version der eventplanner.net-App verwenden.

Achtung! Aus Sicherheitsgründen werden alle Ticketdaten automatisch von Ihrem Mobilgerät gelöscht, wenn die App mehr als 7 Tage nach der Veranstaltung geöffnet wird. Wir empfehlen, die App erst nach diesem Zeitraum zu öffnen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Wichtig: Falls Sie beim Check-in offline gearbeitet haben, synchronisieren Sie Ihr Gerät bitte vor Ablauf der 7-Tage-Frist mit unseren Servern. Andernfalls werden nicht synchronisierte Scans nicht hochgeladen und zusammen mit den lokalen Daten endgültig gelöscht.

Und das ist im Wesentlichen die Funktionsweise von Gratis-Tickets (und die Funktionsweise von kostenpflichtigen Tickets, sobald wir diese Funktion einführen).

Rückmeldungen

Bevor wir zum Schluss kommen, erklären wir kurz, wie die Anmeldung funktioniert. Kehren Sie zur Ticketseite zurück, indem Sie diese Option im linken Bereich auswählen. Sie müssen eine neue Veranstaltung anlegen, da der Veranstaltungstyp nach der Veröffentlichung eines Tickets nicht mehr geändert werden kann.

Nehmen wir beispielsweise an, wir organisieren eine Hochzeit – eine Veranstaltung, bei der man üblicherweise eine Gästeliste verwendet.

Um die Abschnitte „Informationen zum Veranstalter“, „Veranstaltung“ und „Abschnitte“ auszufüllen, gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Anschließend müssen wir im Ticketing-Bereich die Option „RSVP“ auswählen und unter „Tickets verwenden“ die Option „Nein“ wählen. Die weiteren Einstellungen werden genau wie oben beschrieben vorgenommen. Sie müssen Folgendes ausfüllen:

Einladungen automatisch versenden

Die Registrierung endet

maximale Gästeanzahl

alle Teilnehmer

E-Mail-Einwilligung einholen

weitere Fragen

Falls Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung noch nicht eingerichtet haben, kehren Sie zum Abschnitt in diesem Artikel mit dem Titel „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ zurück.

Stellen Sie unter „Veröffentlichen“ die Veranstaltung auf „Aktiv“ ein. Im Gegensatz zu kostenlosen Tickets gibt es keinen Link, den Sie mit den Teilnehmern teilen können. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Klicken Sie nun auf „Gäste hinzufügen“. Fügen Sie sich testweise selbst als Gast hinzu, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eingeben und sich drei Tickets zuweisen. Klicken Sie dann erneut auf „Gast hinzufügen“ und wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Ihre Gäste.

Wenn Sie zur Gästelistenübersicht zurückkehren, sehen Sie sofort, dass Ihrem Namen drei Tickets zugewiesen sind, auf die Sie aber noch nicht reagiert haben (siehe Status).

Nachdem Sie Ihre Gästeliste vervollständigt haben, können Sie auf „Einladungen senden“ klicken (sofern Sie nicht zuvor „Automatisch senden“ ausgewählt haben). Sie können die Einladungen an folgende Empfänger senden:

Jeder, der keine Einladung erhalten hat

Alle, die auf die Einladung nicht reagiert haben.

Ihre Gäste erhalten eine E-Mail mit einem Link zur RSVP-Seite. Dort können sie angeben, ob sie teilnehmen oder Ihre Einladung ablehnen. Anschließend können sie die Ticketinhaberdaten aller Begleitpersonen eingeben.

Die Daten des Hauptticketinhabers sind bereits vorausgefüllt. Falls ihm mehrere Tickets zugeteilt wurden, kann er die Daten der Begleitpersonen hinzufügen. Sobald die Daten eingegeben sind, müssen Ihre Gäste nur noch die entsprechenden Kontrollkästchen markieren.

Ich stimme der Datenschutzrichtlinie von eventplanner.net zu.

Ich stimme den Nutzungsbedingungen und den Verkaufsbedingungen zu und bestätige, die Datenschutzrichtlinie zur Kenntnis genommen zu haben.

Ich möchte dem Veranstalter dieser Veranstaltung meine Zustimmung erteilen, mir Aktualisierungen und Werbeaktionen zu dieser und anderen Veranstaltungen zuzusenden.

Ich möchte ein eventplanner.net-Konto erstellen, um Tickets schneller bestellen und Veranstaltungen selbst organisieren zu können.

Sobald alle relevanten Kästchen angekreuzt sind, klicken Sie auf „Bestätigen“ – und das war’s! Die Veranstaltung ist bestätigt.

Wenn Sie Ihre Gästeliste aufrufen, sehen Sie, dass sie mit den bestätigten Tickets aktualisiert wurde. Klicken Sie auf die Namen der Hauptticketinhaber, um zu sehen, wer in ihrer Gruppe zugesagt hat. Bei Bedarf können Sie die Daten bearbeiten und die Veranstaltungsbestätigung erneut versenden – genau wie bei normalen Tickets.

Wie bereits erwähnt, wird der Ticketverkauf in Kürze eingeführt. Bleiben Sie also gespannt und vielen Dank fürs Lesen!