Mit Tickets verkaufst du Tickets, nimmst kostenlose Anmeldungen an oder lädst Gäste persönlich ein - alles direkt aus deiner Veranstaltung in der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net. Deine Gäste bekommen eine Veranstaltungsseite, Tickets mit QR-Code (einem quadratischen Strichcode, den ein Handy scannen kann) und Bestätigungs-E-Mails. Du bekommst eine Live-Gästeliste, Verkaufsstatistiken und eine Ticketscanner-App für den Eingang.

Diese Anleitung führt dich durch alles, und zwar in der Reihenfolge, in der du es brauchst: die Wahl der Veranstaltungsart, die Einrichtung, die Veröffentlichung, die Verwaltung deiner Gäste und der Check-in am Eingang. Du möchtest vorher wissen, was Ticketing in eventplanner.net alles kann? Dann wirf zuerst einen Blick auf die Übersichtsseite.

Wo du es findest: öffne deine Veranstaltung in der Veranstaltungssoftware und wähle Gäste und Tickets im Menü der Veranstaltung. Alles in dieser Anleitung passiert dort. Der Sitzplan hat ebenfalls einen eigenen Menüpunkt, Saalplan und Sitzplan.

Zum ersten Mal hier? Wenn du Tickets zum ersten Mal öffnest, wirst du gebeten zu akzeptieren, wie eventplanner.net mit den Daten deiner Gäste umgeht. Du bleibst für diese Daten verantwortlich (im Datenschutz bist du der "Verantwortliche"), eventplanner.net speichert und verarbeitet sie nur für dich.

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1. Wähle zuerst die richtige Veranstaltungsart

Die allererste Entscheidung ist, wie die Leute hineinkommen. Es gibt drei Arten, und diese Wahl prägt alles Weitere:

RSVP (Um Antwort wird gebeten) bedeutet: du lädst Leute ein und sie antworten, ob sie kommen. Bei Frei melden sich die Leute selbst an, ohne zu bezahlen - siehe kostenlose Veranstaltungsanmeldung. Bei Bezahlt kaufen sie online ein Ticket.

Hinweis: bezahltes Ticketing ist im Early Access, das heißt, es ist vorerst nur für ausgewählte Konten freigeschaltet. Ohne Zugang heißt die Option in den Einstellungen Bezahlt - Demnächst verfügbar! Bezahltes Ticketing erfordert außerdem eine .PRO-Mitgliedschaft, und du musst in einem Land ansässig sein, in dem es verfügbar ist (die Länder der EU und des EWR, das Vereinigte Königreich, die Schweiz, die Vereinigten Staaten oder Kanada).

Wähle mit Bedacht:

• Du kannst die Art während der Einrichtung ändern, aber eine Änderung setzt die Einstellungen zurück, die zur alten Art gehören. Wechselst du zu RSVP, werden alle deine Tickettypen und Zonen entfernt, wechselst du zu Frei, werden die Preise entfernt.
• Solange deine Veranstaltung veröffentlicht ist, lässt sich die Art nicht ändern. Stelle die Seite zuerst auf Inaktiv.
• Sobald es einen einzigen Gast oder eine einzige Bestellung gibt - auch eine Bestellung, die nie bezahlt wurde -, ist die Art gesperrt. Erst wenn du alle Gäste und Bestellungen löschst, wird sie wieder frei.

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2. Richte deine Veranstaltung ein

Du hast die Veranstaltung noch nicht in der Veranstaltungssoftware? Lege sie zuerst an (ein Name, ein Datum und die Veranstaltungsart reichen aus):

Öffne dann Tickets für deine Veranstaltung. Du siehst die Einstellungsübersicht: eine Liste von Schritten, mit einem Häkchen für jeden erledigten Schritt. Die Schritte werden nacheinander freigeschaltet: die Veranstaltungsdetails öffnen sich, sobald dein Veranstalterprofil gespeichert ist, und die Schritte für Zonen und Ticketing öffnen sich, sobald deine Veranstaltungsdetails vollständig sind.

Die Übersicht hat diese Schritte:

1. Organisator - wer die Veranstaltung organisiert.
2. Veranstaltung - alles, was deine Gäste über die Veranstaltung selbst sehen.
3. Zonen und Zeitfenster (optional).
4. Seating (optional).
5. Ticketing - die Veranstaltungsart, deine Tickets und wie die Anmeldung funktioniert.
6. Zahlungs- und Mehrwertsteuereinstellungen - nur für bezahlte Veranstaltungen.
7. 2-Faktor-Authentifizierung - eine zusätzliche Prüfung beim Einloggen, Pflicht vor dem Veröffentlichen.
8. Veröffentlichen - live gehen.

Schritt 1: dein Veranstalterprofil

Das ist der Block "Wer organisiert das?" auf deiner Veranstaltungsseite. Er gilt für alle deine Veranstaltungen: einmal einrichten und überall wiederverwenden. Alle vier Felder sind Pflichtfelder:

• Name des Veranstalters - der Name deiner Organisation oder Marke.
• Kontakt E-mail - wird deinen Gästen in jeder Ticketing-E-Mail angezeigt, und wenn ein Gast auf eine dieser E-Mails antwortet, kommt die Antwort hier an. Nachrichten über das Formular auf deiner Veranstaltungsseite kommen ebenfalls hier an.
• Einführungstext des Veranstalters - eine kurze Vorstellung deiner Organisation.
• Logo - ein PNG- oder JPG-Bild von mindestens 1024 x 1024 Pixeln. Ein quadratisches Logo sieht am besten aus.

Die E-Mails, die deine Gäste erhalten (Einladung, Bestätigung, Zahlungs- und Stornierungs-E-Mails), kommen von deinem Veranstalternamen und enden mit deinem Logo, deinem Namen und deiner Kontakt-E-Mail-Adresse.

Tipp: wenn du deine Veranstalterinformationen änderst, werden sie für alle deine Veranstaltungen gleichzeitig aktualisiert. Bei bezahlten Veranstaltungen wird der Name des Veranstalters gesperrt, sobald Stripe dein Unternehmen verifiziert hat.

Schritt 2: deine Veranstaltungsdetails

Alles, was die Veranstaltungsseite über die Veranstaltung selbst zeigt. Das Formular wird erst gespeichert, wenn jedes Pflichtfeld korrekt ausgefüllt ist:

• Name der Veranstaltung, Einführungstext und Daten - Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende sowie die Zeitzone (die Ortszeit, in der deine Zeiten angegeben sind), damit internationale Gäste immer die richtige Uhrzeit sehen. Die Daten müssen in der Zukunft liegen.
• Ort - ein physischer Veranstaltungsort (Name und Adresse, mit Karte angezeigt), eine Online-Veranstaltung (eine Website-Adresse) oder beides. Bei einem physischen Ort kannst du die Markierung auf der Karte verschieben, wenn sie nicht genau an der richtigen Stelle sitzt.
• Titelbild und Vorschaubild - das Titelbild ist das große Banner oben auf deiner Veranstaltungsseite (mindestens 2564 x 804 Pixel), das Vorschaubild ist das kleine Bild, das deine Veranstaltung in Listen darstellt (mindestens 540 x 360 Pixel). Beide sind Pflicht, als JPG oder PNG.
• Über die Veranstaltung - die vollständige Beschreibung. Nimm dir hier Zeit: genau das überzeugt die Leute zu kommen.
• Erstattungsbedingungen - Pflicht für jede Veranstaltung, auch für kostenlose ("Das ist eine kostenlose Veranstaltung, aber sag uns Bescheid, wenn du nicht kommen kannst" reicht völlig). Nach dem Veröffentlichen sind sie gesperrt, weil sich Gäste unter diesen Bedingungen angemeldet haben.
• Verkaufsbedingungen - deine eigenen Verkaufsbedingungen. Pflicht für bezahlte Veranstaltungen, Käufer akzeptieren sie beim Bezahlen. Wenn du sie bei einer kostenlosen Veranstaltung ausfüllst, müssen auch die Angemeldeten sie akzeptieren. Auch sie werden beim Veröffentlichen gesperrt.
• Datenschutz URL und Zustimmung erforderlich? - ein Link zu deiner eigenen Datenschutzerklärung (Pflicht). Wenn deine Erklärung eine ausdrückliche Einwilligung verlangt, stelle "Zustimmung erforderlich?" auf Ja: Gäste müssen dann ein Kästchen ankreuzen, bevor sie sich anmelden können. Beides wird gesperrt, sobald sich der erste Gast angemeldet hat.
• Stichworte - bis zu 20 Schlüsselwörter, die den Leuten helfen, deine Veranstaltung zu finden.

Gut zu wissen: die Texte, die deine Gäste lesen, lassen sich übersetzen. Nutze die Sprachauswahl bei jedem Textfeld, um weitere Sprachen hinzuzufügen.

Schritt 3 (optional): Zonen und Zeitfenster

Überspringe diesen Schritt, wenn jedes Ticket einfach Zugang zur ganzen Veranstaltung gibt.

Eine Zone ist ein Teil deines Veranstaltungsorts, zu dem nur bestimmte Tickets Zugang geben: der Hauptsaal, ein Balkon, ein VIP-Deck. Ein Zeitfenster ist ein Zeitraum, in dem ein Ticket gültig ist: eine Vormittags- oder eine Nachmittagssession. Im Fenster, das sich öffnet, heißen sie Abschnitte: du fügst eine Zone, ein Zeitfenster oder eine Zone mit Zeitfenster hinzu. Danach wählst du pro Tickettyp, zu welchen Abschnitten er Zugang gibt. Nutze sie für:

• VIP-Bereiche - ein VIP-Ticket gibt Zugang zur VIP-Zone, ein Standardticket nicht. Die Scanner-App prüft das am Eingang.
• Einlass nach Zeitfenster - verkaufe denselben Platz in Vormittags- und Nachmittagsblöcken.
• Zonen mit Sitzplätzen - auf einem Sitzplan bekommt jede Zone ihre eigene Farbe und ihre eigenen Tickets (siehe Schritt 4).

Eine Zone hat einen Namen und optional eine Farbe (die auf dem Sitzplan verwendet wird). Ein Zeitfenster hat Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende.

Sperren: sobald du einen Abschnitt hinzugefügt hast, muss jeder Tickettyp Zugang zu mindestens einem Abschnitt geben. Nach deiner ersten Veröffentlichung stehen Namen und Zeitfenster fest, und kein Abschnitt kann mehr gelöscht werden.

Gut zu wissen: Zonen und Zeitfenster gibt es für kostenlose und bezahlte Veranstaltungen. Bei einer RSVP-Veranstaltung haben sie keine Wirkung. Und die Platzwahl funktioniert nicht zusammen mit Zeitfenstern: sobald deine Veranstaltung ein Zeitfenster hat, können Käufer keine Plätze mehr wählen.

Schritt 4 (optional): der Sitzplan

Verfügbar mit einer .PRO-Mitgliedschaft, in der Beta (wird noch fertiggestellt - du bestätigst, dass du ihn auf eigenes Risiko nutzt).

Überspringe diesen Schritt, wenn deine Veranstaltung keine festen Sitzplätze hat. Wenn doch, kannst du mit dem Sitzplan-Designer deinen Veranstaltungsort maßstabsgetreu zeichnen: runde und lange Tische, Sitzreihen, die Bühne, eine Tanzfläche, die Bar, Wände, Türen und mehr. Du kannst auch einen Grundriss deines Veranstaltungsorts hochladen (PNG, JPG oder PDF, bis zu 15 MB) und darauf zeichnen, einen Grundriss verwenden, den der Veranstaltungsort veröffentlicht hat, oder den Plan einer früheren Veranstaltung kopieren (solange dein Plan noch leer ist).

Das Wichtigste:

• Tische und Reihen gehören zu Zonen. Wähle Tische und Reihen auf dem Plan aus und weise sie einer deiner Zonen aus Schritt 3 zu. Jede Zone erscheint in ihrer eigenen Farbe. Ein Tickettyp verkauft nur Plätze in den Zonen, zu denen er Zugang gibt. Ohne Zonen steht jeder Platz jedem Tickettyp mit Sitzplatz offen.
• Die Nummerierung ist flexibel: Reihenbuchstaben, Startnummern, ungerade oder gerade Nummerierung für Reihen und deine eigenen Platzbezeichnungen.
• Wer wählt den Platz? Bei kostenlosen und bezahlten Veranstaltungen wählt der Käufer beim Bestellen (gute Plätze werden automatisch vorgeschlagen, der Käufer kann sie ändern). Bei RSVP-Veranstaltungen platzierst du die Gäste selbst, indem du sie auf Stühle ziehst - auch Gäste, die noch nicht geantwortet haben. Sagen sie ab, werden ihre Plätze wieder frei.
• Gesperrte Plätze werden nie verkauft oder vergeben - nutze sie für Technikplätze oder Plätze, die du freihalten willst.
• Du kannst den Plan als PDF herunterladen, ausdrucken und die Sitzliste als Excel-Datei exportieren.

Sperren: sobald deine Veranstaltung veröffentlicht ist, kann ein Platz mit einer Buchung nicht mehr entfernt, gesperrt oder in eine andere Zone verschoben werden. Plätze, die in keiner Zone liegen, werden nicht verkauft, sobald deine Veranstaltung Zonen nutzt - der Schritt Veröffentlichen warnt dich, falls es solche Plätze gibt.

Gut zu wissen: der Sitzplan hat ein eigenes Zugriffsrecht für dein Team, getrennt vom Ticketing-Recht. Wer Zonen verwaltet, braucht beides.

Schritt 5: Ticketing-Einstellungen

Das Herzstück der Einrichtung. Hier wählst du die Veranstaltungsart aus Kapitel 1 und legst fest, wie die Anmeldung funktioniert.

Grundeinstellungen

Bei mehreren dieser Fragen ist noch keine Antwort ausgewählt: wähle bei jeder Ja oder Nein, vorher wird das Formular nicht gespeichert.

• Tickets verwenden? - bei Ja bekommt jeder Gast ein PDF-Ticket mit persönlichem QR-Code, der am Eingang gescannt wird. Bei Nein bekommst du nur eine Gästeliste, ohne Tickets zum Scannen.
• Einladungen automatisch versenden? (RSVP) - Ja, sofort versenden schickt jede Einladung in dem Moment, in dem du einen Gast hinzufügst. Nein, später senden hält sie zurück, sodass du alles auf einmal verschicken kannst, wenn deine Liste fertig ist.
• Bestätigung automatisch versenden? (kostenlos und bezahlt) - Ja, sofort versenden oder Nein, später senden, wenn du die Bestätigungen selbst aus der Gästeliste verschicken möchtest.
• Apple Wallet & Google Wallet (.PRO) - Gäste speichern ihr Ticket mit einem Tipp in der Wallet-App auf ihrem Handy und haben es so immer dabei. Wird nur angezeigt, wenn du Tickets verwendest.
• Registrierung endet - das Datum und die Uhrzeit, zu der die Anmeldung für die ganze Veranstaltung schließt. Pflicht: jede Anmeldung schließt irgendwann.

Gäste

• Maximale Gästezahl - ein Limit für die ganze Veranstaltung oder kein Limit. Ist es erreicht, schließt die Anmeldung automatisch.
• Adresse benötigt und Telefonnummer benötigt - zusätzliche Pflichtfelder für die Person, die bestellt (kostenlose und bezahlte Veranstaltungen).
• Firmennamen abfragen - ein zusätzliches Feld für den Firmennamen, praktisch bei Business-Veranstaltungen. Er kann auf Namensschilder gedruckt werden.
• Alle Teilnehmer: Namen / E-Mails erforderlich - normalerweise hinterlässt nur die bestellende Person ihre Daten, egal wie viele Tickets sie nimmt. Schalte das ein, und jeder Ticketinhaber gibt beim Bestellen einen eigenen Namen (und eine eigene E-Mail-Adresse) an. Mach das immer, wenn du wissen musst, wer tatsächlich kommt - es ist auch für persönliche Namensschilder nötig.
• Nach E-Mail-Einwilligung fragen? - fügt beim Bestellen ein Kästchen für Gäste hinzu, die deinen Newsletter erhalten möchten. Wer zugestimmt hat, siehst du in den Gästedetails.

Weitere Fragen

Erstelle ein kurzes Formular, das Gäste beim Bestellen ausfüllen:

• Multiple Choice/eine Antwort (2 bis 4 Optionen)
• Multiple Choice/mehrere Antworten (bis zu 4 Optionen)
• Text (eine offene Antwort)

Denk an "Welcher Themenbereich interessiert dich am meisten?" oder "Hast du besondere Ernährungswünsche?". Jede Frage ist Pflicht und wird einmal pro Bestellung gestellt (nicht pro Ticket). Die Antworten stehen im Export deiner Gästeliste. Eine Frage lässt sich nicht mehr ändern, sobald Gäste sie beantwortet haben.

Die Tickettypen

Für kostenlose und bezahlte Veranstaltungen brauchst du mindestens einen Tickettyp. Erstelle mit Neues Ticket erstellen so viele, wie du brauchst, und bring sie mit den Pfeilen nach oben und unten in die gewünschte Reihenfolge:

Für jeden Tickettyp legst du fest:

• Ticketname und Beschreibung - "Early Bird", "Standard", "VIP + Backstage-Tour"... Die Beschreibung erscheint beim Bestellen unter dem Namen.
• Preis (bezahlte Veranstaltungen) - der Preis ist ein Inklusivpreis: genau das zahlt der Käufer, Mehrwertsteuer und Gebühren inklusive, also gibt es beim Bezahlen keine Überraschungen. Das Formular rechnet live aus, was du pro Ticket erhältst. Der niedrigste Preis für ein bezahltes Ticket ist 6,00 (darunter machst du das Ticket kostenlos).
• Mehrwertsteuersatz (%) (bezahlte Veranstaltungen) - die Mehrwertsteuer, die für deine Tickets gilt, zwischen 0 und 50 Prozent. Du bist der Verkäufer, also legst du sie fest und meldest sie an.
• Menge - wie viele Tickets dieses Typs verkauft werden können. Lass das Feld leer, wenn es kein Limit pro Typ geben soll (das Maximum für die Veranstaltung gilt trotzdem).
• Maximale Kartenanzahl pro Bestellung - wie viele ein Käufer auf einmal nehmen kann, zum Beispiel 4. Ohne Menge und Maximum kann eine Bestellung bis zu 20 Tickets enthalten.
• Benutzerdefiniertes Enddatum - beende den Verkauf dieses Typs früher als den Rest, aber nie später als das Ende der Anmeldung. So machst du Early-Bird-Tickets: gib "Early Bird" ein Enddatum, danach übernimmt "Standard".
• Gilt für (nur wenn du Abschnitte hinzugefügt hast) - kreuze die Zonen und Zeitfenster an, zu denen dieses Ticket Zugang gibt. Die Scanner-App lässt das Ticket nur dort durch.
• Seating - Käufer dieser Eintrittskarte wählen einen Sitzplatz auf dem Sitzplan (nur wenn dein Plan verkaufbare Plätze hat und deine Veranstaltung keine Zeitfenster hat). Damit wird es ein Ticket mit Sitzplatz: Käufer wählen beim Bestellen ihre Plätze selbst.

Sperre: ein Tickettyp kann nur geändert oder gelöscht werden, solange noch nichts davon bestellt wurde - auch eine kostenlose Anmeldung oder eine nicht bezahlte Bestellung zählt.

Am Eingang: Scanner-Einstellungen

Diese Optionen legen fest, was passiert, wenn Gäste am Eingang eingecheckt werden (siehe Kapitel 7):

• Vollständige Namen in der Scanner-App - der Scanner verbirgt die Namen der Gäste normalerweise (er zeigt K**** V**). Das ist ein zusätzlicher Datenschutz im Sinne der DSGVO: personenbezogene Daten werden nicht auf Handys gespeichert, wenn sie dort nicht gebraucht werden. Im Scanner kannst du Gäste trotzdem nach ihrem vollständigen Namen suchen, solange das Handy eine Internetverbindung hat. Schalte das ein, um die vollständigen Namen zu sehen. Die Namen werden bis 10 Tage nach der Veranstaltung auf jedem Handy gespeichert, das scannt, daher bestätigst du, dass du die Verantwortung für diese Handys übernimmst.
• Namensschilddruck (.PRO) - drucke ein Namensschild auf einem Etikettendrucker (einem kleinen Aufkleberdrucker), sobald ein Gast eingecheckt wird. Du brauchst einen Drucker Zebra ZD421 mit der Wi-Fi- und Bluetooth-Option: die App verbindet sich per Bluetooth mit ihm. Du möchtest den Namensschilddruck nutzen? Kontaktiere uns vorher, damit wir dir beim Einstieg helfen können. Du wählst, was neben dem Namen auf dem Schild steht: der Firmenname (wenn du ihn abfragst), der Sitzplatz und der QR-Code, mit Live-Vorschau. Erfordert vollständige Namen.
• Zeitfenster in der Scanner-App erzwingen (nur mit Zeitfenstern) - wenn eingeschaltet, lehnt der Scanner Tickets außerhalb ihres Zeitfensters ab. Wenn ausgeschaltet (Standard), zeigt er das Zeitfenster an, lässt aber alle hinein.

Wer braucht .PRO? Wallet-Pässe und der Namensschilddruck sind .PRO-Funktionen, auch bei kostenlosen und RSVP-Veranstaltungen. Maßgeblich ist die Mitgliedschaft der Person, die die Einstellung ändert: ein Teammitglied ohne .PRO kann sie nicht ein- oder ausschalten. Das heißt, nicht jede Person und nicht jedes Handy, das Gäste eincheckt, braucht eine .PRO-Lizenz: zum Scannen reicht das Recht Lesen. Wir empfehlen .PRO-Lizenzen für alle in deinem Kernteam, das die Veranstaltung organisiert.

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3. Bezahlte Veranstaltungen: so kommst du an dein Geld (Early Access)

Bezahlte Veranstaltungen haben einen zusätzlichen Schritt: Zahlungs- und Mehrwertsteuereinstellungen. Hier geht es darum, wie das Geld deiner Käufer zu dir kommt. Mehr zum Online-Ticketverkauf mit eventplanner.net.

• Verbinde dich mit Stripe. Stripe ist das Zahlungsunternehmen, das das Geld von deinen Käufern einzieht und auf dein Bankkonto auszahlt. Dafür brauchst du ein eigenes Stripe-Konto: klicke auf Verbinde dich mit Stripe und fülle die Formulare von Stripe aus (Stripe prüft, wer du bist, und fügt dein Bankkonto hinzu). Das kann nur jemand aus dem Konto tun, dem die Veranstaltung gehört, und es passiert einmal für alle deine Veranstaltungen.
• Die Verifizierung dauert etwas. Nach den Formularen prüft Stripe dein Konto noch. Die Zahlungsmethoden sind meist innerhalb weniger Stunden verfügbar. Erst dann kannst du eine bezahlte Veranstaltung veröffentlichen.
• Deine Umsatzsteuer-ID. eventplanner.net ist ein belgisches Unternehmen. Sitzt deine Organisation in einem anderen EU-Land, gib deine Umsatzsteuer-ID an, damit auf unsere Servicegebühren keine belgische Mehrwertsteuer berechnet wird. Organisationen in Belgien zahlen immer belgische Mehrwertsteuer, Organisationen außerhalb der EU nie. Eine Änderung deiner Umsatzsteuer-ID wird von unserem Team geprüft, bevor sie gilt, und die Nummer kann nicht geändert werden, solange du eine bezahlte Veranstaltung hast, die veröffentlicht und noch nicht vorbei ist.
• Zahlungsmethoden. Deine Käufer zahlen per Kreditkarte, Bancontact oder iDEAL. Angezeigt werden nur die Methoden, die Stripe für dein Konto freigeschaltet hat. Preise und Zahlungen sind immer in Euro.
• Auszahlungen. Das Geld bleibt nie bei eventplanner.net: jede Zahlung geht direkt auf dein Stripe-Konto, und Stripe zahlt sie gemäß den Auszahlungseinstellungen deines Stripe-Kontos auf dein Bankkonto aus. Zahlungen, Auszahlungen und Erstattungen verfolgst du in deinem Stripe-Dashboard (deinem eigenen Konto auf der Website von Stripe).
• Gebühren. eventplanner.net berechnet eine kleine feste Servicegebühr pro verkauftem Ticket (plus Mehrwertsteuer, wo sie anfällt), und Stripe berechnet seine eigenen Kosten pro Zahlung. Beides wird von jeder Zahlung abgezogen und beim Festlegen deines Preises pro Tickettyp angezeigt, mit einer Schätzung dessen, was du erhältst. Da die Preise Inklusivpreise sind, zahlen deine Käufer genau den Preis, den sie sehen. Jeden Monat bekommst du für deine Buchhaltung eine Rechnung über unsere Gebühren. Diese Rechnung ist bereits bezahlt, weil die Gebühren von den Zahlungen abgezogen wurden.

Gut zu wissen: wenn du ein Ticket erstattest, bekommt der Käufer sein Geld zurück, aber die Servicegebühr für dieses Ticket bleibt fällig.

Warum der Käufer einen "Inklusivpreis" zahlt: niemand mag einen Bezahlvorgang, bei dem aus 35 EUR im letzten Schritt 41,80 EUR werden. Du legst den Endpreis fest (kalkuliere die Kosten in deinen Preis ein), die Gebühren kommen offen von deiner Seite.

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4. Veröffentliche deine Veranstaltung

Der Schritt Veröffentlichen bringt deine Anmeldeseite online. Du kannst nur veröffentlichen, wenn:

• die Schritte Organisator, Veranstaltung und Ticketing abgeschlossen sind,
• bei bezahlten Veranstaltungen Stripe verbunden ist und die Zahlungsmethoden aktiv sind,
• und die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) für das Konto eingeschaltet ist, dem die Veranstaltung gehört. 2FA bedeutet, dass du beim Einloggen neben deinem Passwort einen Code von deinem Handy brauchst. Du gehst mit Gästedaten um, deshalb bitten wir um diesen zusätzlichen Schutz.

Auch dein Team braucht 2FA: jedes Teammitglied, das mit den Tickets arbeitet - auch nur, um die Gästeliste anzusehen oder Tickets zu scannen -, braucht 2FA im eigenen Konto.

Im Fenster Veröffentlichung wählst du, wer die Anmeldeseite erreichen kann:

• Öffentliche Veranstaltung - jeder kann teilnehmen - jeder kann die Seite finden und öffnen. Deine Veranstaltung bekommt eine eigene öffentliche Veranstaltungsseite.
• Privat - jeder mit einem Link hat Zugriff - die Seite ist nirgends gelistet, du bekommst einen geheimen Link (eine Adresse, die niemand erraten kann) zum Teilen.
• Privat - nur Personen mit dem Passwort haben Zugriff - Besucher brauchen das Passwort, das du festlegst (mindestens 6 Zeichen).
• RSVP-Veranstaltungen haben hier keine Wahl: Gäste kommen immer über ihren persönlichen Einladungslink.

Stelle dann den Seitenstatus auf Aktiv.

Schau vor dem Veröffentlichen nach: bei einer öffentlichen Veranstaltung kann der Eigentümer der Veranstaltung die Veranstaltungsseite schon vor der Veröffentlichung öffnen (der Link steht im Fenster Veröffentlichung). Nur der Eigentümer kann sie sehen.

Veröffentlichung zurücknehmen. Stelle den Seitenstatus auf Inaktiv, und die Veranstaltung ist sofort offline: Besucher und Personen, die gerade bestellen, sehen "Veranstaltung noch nicht veröffentlicht". Gäste, die schon Tickets haben, behalten sie. Manches bleibt nach dem Zurücknehmen gesperrt: deine Erstattungsbedingungen und Verkaufsbedingungen, die Namen und Zeiten deiner Abschnitte, Plätze mit einer Buchung, Tickettypen mit Bestellungen, deine Datenschutzerklärung und die Einwilligungseinstellung, sobald sich jemand angemeldet hat, und die Veranstaltungsart, solange es Gäste oder Bestellungen gibt.

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5. Was deine Gäste erleben

Eine kurze Tour über die andere Seite, damit du genau weißt, was deine Gäste sehen.

Die Veranstaltungsseite (nur bei öffentlichen Veranstaltungen). Dein Titelbild, die Daten, der Ort mit Karte (bei einem physischen Veranstaltungsort), der Text "Über die Veranstaltung", deine Erstattungsbedingungen, dein Veranstalterprofil und ein großer Button Hol dir Tickets. Besucher können dich über ein Formular kontaktieren (die Nachricht kommt an deiner Kontakt-E-Mail-Adresse an) und die Veranstaltung teilen. Bei einer privaten oder RSVP-Veranstaltung gibt es keine öffentliche Veranstaltungsseite: deine Gäste gehen über deinen Link oder ihre Einladung direkt zur Bestellung.

Die Bestellung führt deinen Gast durch ein paar kurze Schritte:

1. Wähle Tickets - deine Tickettypen mit Preisen, Beschreibungen und einer Anzahl zum Auswählen. Ausverkaufte Typen oder Typen nach ihrem Enddatum zeigen "Verkauf beendet".

   

2. Sitzplätze auswählen (nur Tickets mit Sitzplatz) - gute Plätze werden automatisch vorgeschlagen, der Gast kann sie per Klick ändern. Die gewählten Plätze werden 15 Minuten lang reserviert, damit niemand sonst sie nehmen kann, während der Gast die Bestellung abschließt.

   

3. Bestellen - Kontaktdaten, die Namen der Ticketinhaber (wenn du sie abfragst), Adresse, Telefonnummer und Firma (wenn du sie abfragst), deine weiteren Fragen und die Einwilligungs-Kästchen. Gäste mit einem eventplanner.net-Konto können sich einloggen, um ihre Daten schneller auszufüllen.

   

4. Zahlung (bezahlte Veranstaltungen) - Kreditkarte, Bancontact oder iDEAL, im sicheren Zahlungsformular von Stripe. Der Käufer sieht auch deinen verifizierten Verkäufernamen. Die Bestellung und ihre Plätze werden 30 Minuten lang reserviert. Wird die Zahlung nicht rechtzeitig abgeschlossen, werden Tickets und Plätze wieder frei, und der Käufer bekommt eine E-Mail darüber. Der Käufer kann die Bestellung in diesem Schritt auch abbrechen.

   

5. Bestätigung - auf dem Bildschirm, mit einer Übersicht der Bestellung, und per E-Mail (außer du verschickst die Bestätigungen selbst, siehe Schritt 5 der Einrichtung).

   

Die Bestätigungs-E-Mail bestätigt die Anmeldung. Bei bezahlten Bestellungen zeigt sie den bezahlten Betrag, wer das Ticket verkauft hat und den Namen, den der Käufer auf seinem Kontoauszug sieht. Wenn du Tickets verwendest, enthält sie den QR-Code jedes Tickets (mit dem Sitzplatz und, wenn du Namen abfragst, dem Namen des Inhabers), die Buttons für Apple Wallet und Google Wallet (.PRO) und einen Anhang tickets.pdf: eine Seite pro Ticket mit QR-Code, Veranstaltungsdetails, Ort, Tickettyp und Sitzplatz. Bei Bancontact oder iDEAL kann es etwas länger dauern, bis eine Zahlung bestätigt ist: der Käufer sieht dann "Deine Zahlung wird verarbeitet" und bekommt die Tickets per E-Mail, sobald die Zahlung durch ist.

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6. Deine Gäste verwalten

Die Seite Tickets deiner Veranstaltung ist deine Schaltzentrale: die Gästeliste, die Statistiken und jede Aktion pro Gast an einem Ort.

Für RSVP-Veranstaltungen: die Gästeliste und Einladungen

• Gäste hinzufügen kannst du einzeln (Name, E-Mail-Adresse, Anzahl der Tickets, bevorzugte Sprache) oder per Import aus Datei: eine Excel- oder CSV-Datei mit den Spalten FirstName, LastName, E-mail, Tickets und Language. Vorname, Nachname, E-Mail und Anzahl der Tickets sind für jeden Gast Pflicht. Die Sprache ist en, nl, fr, de oder es. Zeilen, die nicht importiert werden können, lassen sich als CSV herunterladen, korrigieren und erneut importieren. Du kannst Gäste einladen, sobald deine Veranstaltung veröffentlicht ist, bis die Anmeldung schließt.

  

  Tipp: verwende zum Importieren die Excel-Datei. Eine CSV-Datei muss Kommas zwischen den Spalten haben - die CSV, die Excel mit niederländischen oder belgischen Einstellungen speichert, verwendet Semikolons und kann nicht gelesen werden. Die Datei darf bis zu 5 MB groß sein, und jede E-Mail-Adresse darf nur einmal auf der Liste stehen.

• Jeder Gast bekommt einen persönlichen Einladungslink. Die Einladungs-E-Mail ("Du wurdest eingeladen zu ...") ist in der Sprache des Gastes geschrieben und enthält seinen persönlichen Code. Hat der Gast schon ein eventplanner.net-Konto, wird die Sprache dieses Kontos verwendet. Mit Ja, sofort versenden gehen Einladungen raus, sobald du einen Gast hinzufügst. Ansonsten nutze Einladungen verschicken, um sie gesammelt zu senden: an alle, die noch nicht eingeladen wurden, oder als Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben. Das gesammelte Versenden und das erneute Senden einer einzelnen Einladung sind nur alle 5 Tage einmal möglich, damit deine Gäste nie zu viele Mails bekommen. Adressen, bei denen die Mail zurückkam (nicht zugestellt werden konnte), und Adressen, an die eventplanner.net keine Mails mehr schickt, werden übersprungen.

  

• Anzahl der Tickets gilt pro Gast und schließt den Gast selbst ein: gib jemandem 2 Tickets, um ihn mit "+1" einzuladen, bis zu 50 Tickets pro Gast. Über seinen persönlichen Link antwortet der Gast mit Teilnehmen oder Abgelehnt und gibt bei einer Zusage die Daten der Personen an, die er mitbringt. Er kann später über denselben Link seine Antwort ändern, solange die Anmeldung offen ist.

  

• Die Statusspalte zeigt, wo du stehst: Keine Antwort, Teilnehmen, Abgelehnt - oder Unzustellbar, wenn die Einladung nicht zugestellt werden konnte (prüfe die Adresse und sende sie erneut). Nicht erreichbar bedeutet, dass eventplanner.net keine Mails mehr an diese Adresse schickt, weil sie anderswo zurückkam oder gesperrt wurde: kläre die Adresse mit deinem Gast und trage die richtige ein.

• Du behältst die Kontrolle: öffne einen Gast, um seine Daten oder seine Anzahl Tickets zu ändern, die Einladung oder Bestätigung erneut zu senden, sein Ticket herunterzuladen, seinen Status selbst festzulegen (für Gäste, die telefonisch antworten) oder ihn zu löschen.

Vorsicht: wenn du einen zugesagten Gast auf Abgelehnt oder Keine Antwort setzt oder einen Gast löschst, werden alle seine Tickets entfernt - auch Tickets, die am Eingang schon gescannt wurden. Wenn du die Anzahl der Tickets verringerst, wird nie ein gescanntes Ticket entfernt.

Für kostenlose und bezahlte Veranstaltungen: Bestellungen und Gäste

• Jede Bestellung ist eine Zeile. Bestellungen mit mehr als einem Ticket lassen sich aufklappen und zeigen die einzelnen Ticketinhaber.
• Suche nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der bestellenden Person, und nutze das Menü jeder Bestellung für Alle Gästedetails anzeigen, Gästedetails bearbeiten, Bestätigung erneut senden oder Ticket herunterladen.
• Mit Herunterladen bekommst du die Liste als Excel-Datei, mit den Antworten auf deine weiteren Fragen. Darin stehen die bestätigten Bestellungen und die gültigen Tickets.
• Gast löschen (unter Gästedetails bearbeiten) entfernt die Bestellung und macht ihre Tickets ungültig. Der Gast bekommt darüber keine Nachricht. Eine bezahlte Bestellung kann erst gelöscht werden, wenn alle ihre Tickets erstattet sind, und eine Bestellung, deren Zahlung noch verarbeitet wird, kann nicht gelöscht werden.
• Erstattungen (bezahlte Veranstaltungen): jedes Ticket hat die Aktion Stornierung + Rückerstattung, für Teammitglieder mit dem Recht Verwalten. Damit bekommt der Käufer den Ticketpreis zurück (oder das, was von dieser Zahlung noch erstattet werden kann), der QR-Code und der Wallet-Pass werden ungültig, der Platz wird frei und der Käufer wird per E-Mail informiert. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Du willst nur einen Teil des Geldes zurückgeben oder aus Kulanz erstatten? Mach das in deinem Stripe-Dashboard. Diese Erstattungen erscheinen unter Zu prüfende Rückerstattungen, wo du Ticket ungültig machen oder Tickets gültig halten wählst. Fehlgeschlagene Erstattungen werden dort ebenfalls aufgelistet.

Statistiken

Die Statistiken behalten den Überblick, während du verkaufst: Verkäufe oder Anmeldungen pro Tickettyp, der Umsatz bei bezahlten Veranstaltungen, die Antworten bei RSVP-Veranstaltungen (kommt, bringt Gäste mit, abgesagt, keine Antwort) und, mit Sitzplan, die verkauften Plätze pro Zone.

Wer in deinem Team was darf

Lade deine Teammitglieder als Kontakte zu deiner Veranstaltung ein und gib ihnen das Ticketing-Recht:

• Lesen - die Gästeliste sehen und Tickets scannen.
• Schreiben - zusätzlich Gäste hinzufügen und bearbeiten und die Gästeliste herunterladen.
• Verwalten - zusätzlich die Einstellungen ändern und Tickets erstatten.

Jedes Teammitglied, das mit Tickets arbeitet, braucht die 2-Faktor-Authentifizierung im eigenen Konto (siehe Kapitel 4).

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7. Am Eingang: der Ticketscanner

Scanne Tickets mit der eventplanner.net-App auf iOS und Android - ohne zusätzliche Geräte. Mehr zum Ticketscanner und Check-in. Jeder in deinem Team mit mindestens dem Recht Lesen kann den Scanner öffnen. Nutze bei viel Andrang mehrere Handys nebeneinander: jeder Scan wird mit derselben Gästeliste abgeglichen.

Die App zeigt deine veröffentlichten Veranstaltungen bis 7 Tage nach ihrem Ende. Einchecken heißt: das Ticket des Gastes wird gescannt (oder von Hand markiert) und der Gast als anwesend erfasst. Das Scannen geht sofort, und die Farbe sagt dir, was zu tun ist:

• Grün - ein gültiges Ticket, der Gast ist eingecheckt.
• Gelb - dieses Ticket wurde schon einmal eingecheckt ("Bereits eingecheckt" oder in einer Zone "Bereits gescannt").
• Rot - nicht gültig: kein Ticket für diese Veranstaltung, ein storniertes oder erstattetes Ticket, kein Zugang zu dieser Zone oder - wenn du Zeitfenster erzwingst - außerhalb seines Zeitfensters.

Mehr am Eingang:

• Funktioniert offline. Kein Empfang im Keller? Der Scanner arbeitet mit der zuletzt heruntergeladenen Gästeliste weiter und holt alles nach, sobald die Verbindung wieder da ist. Offline kann ein Ticket, das in der Zwischenzeit storniert wurde, noch grün werden, und zwei Handys ohne Verbindung sehen die Scans des jeweils anderen nicht.
• Check-in-Zähler. Oben auf dem Scan-Bildschirm zeigt ein Zähler neben Check in guests, wie viele Gäste eingecheckt sind, im Verhältnis zur Gesamtzahl.
• Suchen und von Hand einchecken für Gäste, die ihr Ticket vergessen haben: gib ihren Namen in das Feld Enter a name ein und tippe neben dem richtigen Ticket auf Check In. Bei Gästen, die schon eingecheckt sind, steht Checked in. Die Suche findet vollständige Namen, auch wenn der Scanner sie verbirgt. Dafür brauchst du eine Verbindung.
• Zonen als Eingänge. Mit Zonen wählt jedes Handy den Eingang, an dem es scannt: den Haupteingang oder eine bestimmte Zone. Ein Standardticket, das an der VIP-Zone gescannt wird, wird rot. Um den Eingang zu wählen, öffne deine Veranstaltung im Scanner und tippe oben rechts auf dem Scan-Bildschirm auf die Schaltfläche mit der Standortnadel. Sie zeigt den aktuellen Eingang: Main entrance (der Haupteingang) oder den Namen einer Zone. Wähle den Eingang aus der Liste (bei Zonen mit Zeitfenster stehen die Zeiten unter dem Namen). Das Handy merkt sich diese Wahl für die Veranstaltung, du stellst sie also nur einmal pro Handy ein. Der Zähler oben zählt dann die Check-ins dieser Zone, und ein Gast, der in eine Zone kommt, ohne durch den Haupteingang gegangen zu sein, bekommt den Hinweis Not checked in at main entrance (nur zu deiner Information, der Gast darf trotzdem hinein). Die Schaltfläche erscheint nur, wenn deine Veranstaltung Zonen hat.
• Namen. Der Scanner verbirgt Namen (der erste Buchstabe und Sternchen), außer du hast Vollständige Namen in der Scanner-App eingeschaltet. Teammitglieder mit dem Recht Schreiben oder Verwalten sehen bei der Suche trotzdem die vollständigen Namen.
• Namensschilddruck (.PRO): verbinde einen Zebra-Etikettendrucker per Bluetooth, und bei jedem ersten Check-in wird ein Namensschild gedruckt, so wie du es eingerichtet hast. Ein Gast, der erneut gescannt wird, bekommt kein zweites Schild. Um ein Schild noch einmal zu drucken, zum Beispiel nach einem Tippfehler oder einem gestauten Etikett, tippe im Scan-Ergebnis auf Print badge oder such den Gast und tippe in den Suchergebnissen auf Print badge. Ohne "Namen erforderlich" trägt jedes Schild einer Bestellung den Namen der bestellenden Person.

Den Namensschilddrucker einrichten

Der Drucker wird einmal pro Handy eingerichtet, in der App:

1. Schalte den Drucker ein und halte seine Taste FEED 5 Sekunden lang gedrückt, bis seine Lampe blinkt. Der Drucker ist jetzt 2 Minuten lang auffindbar.
2. Öffne in der App die Einstellungen und tippe in der Zeile Printer auf Set up printer.
3. Tippe auf Android auf Scan for printers und wähle deinen Drucker (beim ersten Mal fragt Android, ob du ihn koppeln möchtest). Kopple den Drucker auf einem iPhone zuerst unter Einstellungen > Bluetooth des iPhones (sein Name ist die Seriennummer auf dem Etikett unter dem Drucker) und kehre dann zur App zurück.
4. Tippe in der Liste auf deinen Drucker.
5. Prüfe die Label size (standardmäßig 100 x 50 mm) und tippe auf Print test label.

Gut zu wissen: ein Drucker kann immer nur von einem Handy gleichzeitig genutzt werden, und das Handy verbindet sich nur mit ihm, solange der Scanner geöffnet ist. Beim Scannen zeigt ein Druckersymbol oben auf dem Scan-Bildschirm, ob der Drucker verbunden ist (grüner Punkt) oder nicht (rosa Punkt). Schilder werden nur gedruckt, wenn der Namensschilddruck auch für die Veranstaltung eingeschaltet ist (siehe Kapitel 2).

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8. Nach der Veranstaltung (und vor der nächsten)

• Export. Lade deine endgültige Gästeliste als Excel-Datei herunter (mit dem Recht Schreiben), solange die Gästedaten noch nicht anonymisiert sind. Wenn du die personenbezogenen Daten in diesem Export länger als 13 Monate aufbewahrst, brauchst du dafür einen triftigen Grund, den du als Veranstalter in deiner eigenen DSGVO-Dokumentation festhältst. Wir verwenden 13 Monate, weil viele Veranstaltungen jedes Jahr wiederkommen: so hast du die Daten für deine nächste Ausgabe noch.
• Datenschutz von Anfang an. Gästedaten bleiben nicht für immer: 13 Monate nach dem Ende deiner Veranstaltung werden die Namen und E-Mail-Adressen deiner Gäste automatisch anonymisiert, also so ersetzt, dass niemand mehr erkannt werden kann. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Eigentümer der Veranstaltung bekommt einen Monat und zwei Wochen vorher eine Erinnerung, damit du zuerst exportieren kannst, was du brauchst. Du kannst auch selbst früher anonymisieren, mit Jetzt anonymisieren (Recht Verwalten).
• Nächste Ausgabe? Starte deine neue Veranstaltung als Kopie der alten. Der Kopier-Assistent übernimmt deine Tickettypen (Namen, Preise, Mengen - sie starten als Entwürfe), deine Ticketing-Einstellungen, deine Zonen und den Sitzplan und verschiebt die Daten passend zum neuen Veranstaltungsdatum. Nicht kopiert werden: Verkäufe, Gäste und Platzbuchungen, die Angaben deiner Veranstaltungsseite und deine weiteren Fragen. Vollständige Namen in der Scanner-App und der Namensschilddruck sind wieder ausgeschaltet. Eine RSVP-Veranstaltung hat keine Tickettypen, deshalb wird nur ihr Sitzplan kopiert.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Veranstaltungsart nach dem Veröffentlichen ändern? Stelle die Seite zuerst auf inaktiv und ändere sie dann - aber nur, solange es noch keine Gäste oder Bestellungen gibt. Eine Änderung der Art setzt die Einstellungen der alten Art zurück (beim Wechsel zu RSVP werden die Tickettypen und Zonen entfernt).

Kann ich Tickets hinzufügen oder das Maximum erhöhen, während der Verkauf läuft? Ja. Die Mengen, die maximale Gästezahl und das Ende der Anmeldung bleiben bearbeitbar, und du kannst jederzeit neue Tickettypen hinzufügen. Nur Tickettypen, die schon Bestellungen haben, sind gesperrt.

Warum kann ich nicht veröffentlichen? Sieh dir die Einstellungsübersicht an: jeder Pflichtschritt braucht sein Häkchen. Am häufigsten fehlen die Bilder in den Veranstaltungsdetails, die Erstattungsbedingungen, die Datenschutz-URL und die 2-Faktor-Authentifizierung für das Konto, dem die Veranstaltung gehört. Bezahlte Veranstaltungen brauchen außerdem eine Stripe-Verbindung und aktive Zahlungsmethoden.

Ein Gast hat sein Ticket verloren. Öffne den Gast in deiner Liste und wähle Bestätigung erneut senden, oder Ticket herunterladen und schick es selbst. Mit Wallet-Pässen passiert das selten: das Ticket ist auf dem Handy.

Jemand hat ein Ticket gekauft, kann aber nicht kommen (bezahlte Veranstaltung). Nutze Stornierung + Rückerstattung bei seinem Ticket, oder - wenn deine Erstattungsbedingungen keine Erstattung vorsehen - ändere den Namen des Ticketinhabers, damit ein Kollege stattdessen kommen kann.

Wie bekommen meine Teammitglieder Zugang? Lade sie als Kontakte zu deiner Veranstaltung ein und gib ihnen das Ticketing-Recht: Lesen, Schreiben oder Verwalten (siehe Kapitel 6). Jeder, der mit Tickets arbeitet, braucht die 2-Faktor-Authentifizierung.

Schließt die Anmeldung automatisch? Ja - zu dem Ende der Anmeldung, das du festgelegt hast, oder früher, wenn die maximale Gästezahl erreicht ist. Einzelne Tickettypen schließen zu ihrem eigenen Enddatum oder wenn sie ausverkauft sind. Du kannst auch alles auf einmal schließen, indem du die Seite auf inaktiv stellst.

Was kostet das? RSVP- und kostenlose Veranstaltungen: kostenlos (Wallet-Pässe und Namensschilddruck brauchen .PRO). Bezahlte Veranstaltungen: eine kleine feste Servicegebühr pro verkauftem Ticket plus die Zahlungskosten von Stripe, immer angezeigt, während du deine Preise festlegst - dein Käufer zahlt genau den Preis, den du angibst.

Ist das DSGVO-konform? Ja. Die DSGVO ist das europäische Datenschutzgesetz. Du bleibst für die Daten deiner Gäste verantwortlich (der "Verantwortliche"), und eventplanner.net verarbeitet sie für dich auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, den du akzeptierst, wenn du anfängst, Tickets zu nutzen. Kästchen für deine eigene Datenschutzerklärung und deinen Newsletter sind in den Bezahlvorgang eingebaut, und Gästedaten werden 13 Monate nach der Veranstaltung automatisch anonymisiert.