In diesem Abschnitt geht es um Terminpläne. Terminpläne sind für die Organisation einer Veranstaltung unerlässlich, insbesondere am Veranstaltungstag und in den Tagen davor. Mit Terminplänen können Sie alle Aktionspunkte Ihrer Großveranstaltung mit wenigen Klicks verwalten, Verantwortlichkeiten einfach zuweisen und die Pläne mit dem gesamten Team teilen.

Kurz gesagt, ein Ablaufplan ist ein nützliches Instrument, um alle Aufgaben zu erfassen, die vor, während und nach einer Veranstaltung erledigt werden müssen.

Beginnen Sie mit Ihrem Drehplan.

Bevor wir beginnen, kehren wir zum Dashboard unserer Veranstaltungssoftware zurück. Wählen Sie im linken Bereich „Anruflisten“ aus. Dort sehen Sie einen Beispieleintrag, der zeigt, wie die Liste nach Eingabe aller relevanten Informationen aussieht.

• Wichtiger Tipp! Bevor Sie einen Anrufplan hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn dem richtigen Ereignis zuordnen. Falls Sie dies ändern müssen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Ereignisnamen oben und wählen Sie die richtige Option aus.

Um zu beginnen, können Sie entweder (a) den Beispieleintrag bearbeiten oder (b) auf „Eintrag hinzufügen“ klicken. Anschließend müssen Sie die folgenden Angaben machen, von denen einige selbsterklärend sind:

• Start- und Enddatum
• Start- und Endzeiten
• Was die Aufgabe ist
• Wo die Aufgabe stattfindet
• Wer ist an der Aufgabe beteiligt?
• Notieren Sie alle weiteren wichtigen Informationen.

Nehmen wir an, eine Veranstaltung findet am 20. Februar, genauer gesagt am 19. Februar, von 10 bis 11 Uhr statt. Nachdem Sie Datum und Uhrzeit eingegeben haben, tragen Sie die erforderlichen Informationen unter „Was?“ ein, zum Beispiel „Veranstaltungsort dekorieren“. Gehen Sie dann zu „Wo?“ und geben Sie die Details zum Veranstaltungsort an. Ergänzen Sie den Abschnitt „Wer?“ mit den Informationen darüber, wer die Aufgabe übernimmt (es ist möglich, mehrere Personen einer Aufgabe zuzuweisen). Sie können auch eine Notiz hinzufügen, zum Beispiel „Partylichter nicht vergessen“.

• Top-Tipp! Wenn Sie einen Namen eingeben, der noch nicht im System vorhanden ist, erscheint der Vorschlag „Kontakt hinzufügen“. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster, in dem Sie die entsprechende Person für den jeweiligen Anlass hinzufügen können.

Sobald alle Informationen hinzugefügt wurden, klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“, um zu sehen, ob der neue Eintrag hinzugefügt wurde.

Um den Beispieleintrag zu löschen, wählen Sie den Eintrag aus, scrollen Sie bis zum Ende der Informationen und klicken Sie auf „Löschen“.

Hinzufügen eines Abschnitts

Wenn Sie einen umfangreichen Terminplan erstellen, kann es hilfreich sein, diesen in Abschnitte zu unterteilen. Klicken Sie dazu auf „Abschnitt hinzufügen“. Benennen Sie den Abschnitt anschließend einfach entsprechend Ihrer Kategorisierung der anstehenden Aufgaben. Sie könnten beispielsweise Abschnitte für die Zeit vor, während und nach einer Veranstaltung erstellen.

Wenn Sie das nächste Mal einen Eintrag hinzufügen, sehen Sie den Abschnitt „Zu Abschnitt hinzufügen“. Wählen Sie den gewünschten Abschnitt aus und klicken Sie dann auf „Eintrag hinzufügen“. Sie können den Abschnitt eines Eintrags ändern, indem Sie ihn anklicken und das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.

• Hinweis: Abschnitte und Einträge sind nach ihren Startdaten sortiert.

Weitere Funktionen

Einige weitere Merkmale sind erwähnenswert.

• Wie bei Checklisten können Sie Einträge nach dem zuständigen Verantwortlichen filtern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Filtern“ dieses Leitfadens.
• Sie können außerdem Regeln für Ihr Team festlegen, sodass jede Person nur ihre eigenen Anruflisteneinträge sehen kann. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Hinzufügen und Zuweisen eines Kontakts“ in diesem Leitfaden.
• Sie können den Drehplan auch ausdrucken, um ihn griffbereit zu haben. Klicken Sie einfach auf „Drucken“, und Ihnen wird eine Druckversion Ihres Drehplans angezeigt. Drücken Sie „Strg+P“, um den Druckvorgang zu starten.

• Wichtig! Wenn beim Drucken Filter angewendet werden, enthält der Ausdruck nur das, was gemäß dem von Ihnen festgelegten Filter sichtbar ist.

Wie alle anderen Tools unserer eventplanner.net-Suite können Sie auch Ihre Call Sheets in der App aufrufen, sodass Sie diese auch unterwegs im Blick behalten können.

Bedenken Sie jedoch, dass es immer möglich ist, dass Sie bei der Veranstaltung keine Internetverbindung haben. Deshalb empfehlen wir Ihnen stets, den Ablaufplan oder alle benötigten Informationen auszudrucken. So haben Sie Ihren Ablaufplan jederzeit griffbereit.

Nächster Halt: Budgets!