Wo könnte man unseren Kurs besser beginnen, als mit der Erstellung einer neuen Veranstaltung mithilfe unserer Eventplanner.net-Software? Falls Sie dies noch nicht getan haben, besuchen Sie die Homepage der Event-Software. Klicken Sie anschließend oben rechts in der Navigationsleiste auf „Event-Software“.

Methode Nr. 1

Wenn Sie sich in der Software eventplanner.net befinden, finden Sie auf der linken Seite des Bildschirms das Menü, in dem Sie alle verfügbaren Tools sehen können: Moodboards, Checklisten, Anruflisten, Budgets und Kontakte.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Ereignis zu erstellen, aber der Einfachheit halber beginnen wir mit der einfachsten.

Klicken Sie auf „Neue Veranstaltung hinzufügen“ und geben Sie die folgenden Details ein:

• Veranstaltungsname
• Datum
• Ereignistyp
• Personenzahl
• Region
• Budget
• Währung
• Mehrwertsteuer-Kontrollkästchen
• Beschreibung
• Kontrollkästchen für leere Vorlage

Veranstaltungsname : Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, damit Sie Ihre anderen Veranstaltungen unterscheiden können. Alle Ihre Veranstaltungen werden in einer Liste auf Ihrem Haupt-Dashboard angezeigt; ein eindeutiger Name hilft Ihnen, die richtige Veranstaltung schnell zu finden.

Datum : Dies ist das Datum, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet.

Veranstaltungsart : Es stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl: Geschäftsveranstaltung, Betriebsfeier, Produkteinführung, Meeting, Konferenz, Teambuilding-Event, Konzert, Hochzeit, private Feier und Sonstiges. Wählen Sie die passendste Option.

Personenzahl : Die Anzahl der teilnehmenden Personen. Dies ist später wichtig, wenn wir mit der Budgetplanung beginnen. Bei Preisen pro Einheit beeinflusst die Personenzahl die Gesamtkosten. Beträgt der Preis für einen Caterer beispielsweise 20 € pro Person, wird Ihr Budget entsprechend berechnet.

Region : Geben Sie den Ort ein, an dem die Veranstaltung stattfinden soll. Bei einer virtuellen Veranstaltung geben Sie einfach die registrierte Adresse des Unternehmens, die Büroanschrift oder die Adresse des Veranstalters ein. Diese Angabe ist wichtig, da unsere Software eventplanner.net Ihnen hilft, den passenden Veranstaltungsort zu finden.

Budget : der Betrag, den Sie für den gesamten Umfang dieser Veranstaltung einplanen möchten.

Währung : Wählen Sie den gewünschten Wert aus der Dropdown-Liste. Dies sind die aktuell verfügbaren Währungen; wir werden in Zukunft weitere hinzufügen.

MwSt.-Kontrollkästchen : Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie die Preise im Abschnitt „Budgets“ ohne MwSt. sehen möchten.

Beschreibung : Geben Sie einen Überblick über die Veranstaltung und führen Sie relevante Details an, wie zum Beispiel das Ziel der Veranstaltung, das angestrebte Ergebnis und alle Planungsüberlegungen.

Kontrollkästchen „Leere Vorlage“ : Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Veranstaltungs-Checkliste nicht vorab ausfüllen oder mit einer leeren Checkliste beginnen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Hochzeit planen, wird eine Checkliste mit allen notwendigen Aufgaben hinzugefügt, wie z. B. „Buchen Sie den Ort der Trauung“.

• Wichtig! Derzeit können Sie keine eigenen Vorlagen erstellen. Sie können jedoch Checklisten von anderen Veranstaltungen wiederverwenden, ebenso wie Drehpläne usw. Es ist möglich, eine Veranstaltung auf Basis einer vorherigen zu erstellen. Wie das funktioniert, erfahren Sie später in diesem Leitfaden (Methode 2).

Sobald alle oben genannten Informationen eingegeben wurden, überprüfen Sie, ob die Angaben korrekt sind, und wählen Sie dann „Speichern“.

Anschließend gelangen Sie zu einem neuen Bildschirm, auf dem oben der Name Ihrer Veranstaltung angezeigt wird.

• Top-Tipp! Um eine neue Veranstaltung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Veranstaltungsnamen (neben dem Pfeil nach unten) und wählen Sie die Option zum Hinzufügen einer neuen Veranstaltung. Von hier aus können Sie auch zwischen Ihren anderen Veranstaltungen navigieren. Mit eventplanner.net können Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig bearbeiten und nahtlos zwischen ihnen wechseln.

Und voilà! Die Werkzeuge sind nun einsatzbereit.

Als kurze Übung navigieren Sie im linken Bereich zu „Checklisten“. Dort finden Sie (sofern Sie die Checkliste vorausgefüllt haben) verschiedene Aufgaben, die Ihnen bei der Organisation der von Ihnen gewählten Veranstaltungsart helfen. Von hier aus können Sie mit der Budgetplanung, der Erstellung eines Briefings, der Auswahl einer Eventagentur und vielem mehr beginnen.

Methode Nr. 2

Wie bereits erwähnt, gibt es weitere Möglichkeiten, eine neue Veranstaltung zu erstellen. Am einfachsten geht das, indem Sie eine Veranstaltung als Vorlage für eine bereits organisierte Veranstaltung nutzen. Klicken Sie dazu einfach oben auf den Veranstaltungsnamen (neben dem Pfeil nach unten) und wählen Sie die Veranstaltung aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten. Anschließend gelangen Sie zur gewohnten Eingabemaske für die Veranstaltungsdetails. Sollten Sie weitere Erläuterungen benötigen, lesen Sie bitte die obigen Anweisungen erneut.

• Wichtig! Die Software berechnet alle Termine der Aufgaben und Terminpläne für die Veranstaltung anhand des von Ihnen eingegebenen neuen Datums neu. Beispiel: Eine Aufgabe auf Ihrer Checkliste, deren Fälligkeit drei Monate vor dem Veranstaltungsbeginn lag, wird von unserer Software anhand des neuen Veranstaltungsdatums neu berechnet.

Das Gleiche gilt auch für die Einträge im Drehplan. Wenn Sie beispielsweise einen Drehplan haben und am Tag vor der Veranstaltung den Veranstaltungsort dekoriert haben, wird dies im neuen Drehplan berücksichtigt und das Datum entsprechend angepasst.

Der einzige Unterschied bei der Erstellung dieser Veranstaltung hinsichtlich der verfügbaren Optionen sind die Kontrollkästchen „Kontakte importieren“. Hier können Sie festlegen, ob Sie die Kontaktdaten der Personen, mit denen Sie bei der letzten Veranstaltung zusammengearbeitet haben, übernehmen möchten. Markieren Sie alle Kästchen der gewünschten Kontakte. Wenn Sie einen Kontakt auslassen, werden Ihnen als Organisator der Veranstaltung alle zugehörigen Aufgaben zugewiesen. Sie können diese später jederzeit einer anderen Person zuweisen.

Speichern Sie das neue Ereignis.

Im Navigationsmenü (neben dem Dropdown-Pfeil) sehen Sie nun Ihre ursprüngliche Veranstaltung und die neu erstellte Veranstaltung. Sie können mit den verfügbaren Tools der eventplanner.net-Suite ganz einfach zwischen diesen Veranstaltungen wechseln. Wenn Sie das Tool wechseln, merkt sich das System Ihre Arbeit, sodass nichts verloren geht.

Methode Nr. 3

Die letzte Möglichkeit, eine Veranstaltung zu erstellen, besteht nicht direkt in der Veranstaltungssoftware, sondern kann von überall auf unserer Plattform aus genutzt werden. Angenommen, Sie befinden sich im Verzeichnis unserer Website und suchen nach Veranstaltungsorten. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung in Antwerpen planen, geben Sie einfach die Details in die Suchleiste ein und klicken Sie auf „Suchen“.

Nach einem kurzen Moment sehen Sie eine Liste mit Suchergebnissen. Stellen Sie sich nun vor, Sie haben den perfekten Ort gefunden. Nach einem Klick auf die Seite erhalten Sie alle Details zu diesem Veranstaltungsort.

Klicken Sie auf „Angebot anfordern“. Sie gelangen dann zu einer Seite, auf der Sie eine neue oder eine bereits geplante Veranstaltung auswählen können. Anschließend werden Sie zu einem Online-Formular weitergeleitet (dieses ist automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine bestehende Veranstaltung ausgewählt haben). Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Senden“.

• Hinweis : Bei der Erstellung einer neuen Veranstaltung auf diese Weise stehen weniger Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Alle so erstellten Veranstaltungen werden mit Standardwerten angelegt. Aber keine Sorge! Sie können die benötigten Informationen jederzeit ergänzen, indem Sie zur Veranstaltungssoftware zurückkehren und auf „Info anzeigen“ klicken. Dort finden Sie alle Informationen zu der von Ihnen eingegebenen Veranstaltung. Klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“, um die Veranstaltungsdetails zu ändern.

Archivierung von Ereignissen

Und nicht zuletzt gibt es auch eine Schaltfläche zum Archivieren von Veranstaltungen. Wenn Ihre Veranstaltung stattgefunden hat – oder wenn sie abgesagt, verschoben oder nicht mehr benötigt wird – können Sie sie archivieren, ohne sie zu löschen. Archivierte Veranstaltungen werden nicht mehr an den üblichen Stellen angezeigt, beispielsweise in der Auswahlliste beim Wechseln zwischen Veranstaltungen.

Das Archivieren von Ereignissen ist sehr praktisch, wenn man mit vielen Ereignissen arbeitet; die Dropdown-Liste wird schnell unübersichtlich, wenn sie nicht regelmäßig aufgeräumt wird.

Hier finden Sie einen neuen Link: „Archivierte Veranstaltungen“. Ein Klick darauf führt Sie zum Archiv, wo Sie alle archivierten Veranstaltungen einsehen können. Von hier aus können Sie weiterhin auf Ihre früheren Veranstaltungen zugreifen, sie öffnen und sogar wiederherstellen.

Personalisieren Sie Ihr Erlebnis

Noch ein letzter Hinweis: Sie können Ihre Einstellungen personalisieren. Klicken Sie dazu im oberen Menü auf Ihren Namen und wählen Sie anschließend den Tab „Persönlich“. Dort finden Sie alle Ihre Kommunikations- und Benachrichtigungseinstellungen.

Bei den Benachrichtigungseinstellungen können Sie zwischen drei Kommunikationswegen wählen: Push-Benachrichtigungen (über die eventplanner.net-App, falls diese installiert ist), E-Mails und Website-Benachrichtigungen (diese können nicht deaktiviert werden).

Darüber hinaus können Sie die Benachrichtigungsarten anpassen, die Sie erhalten möchten. Wir können Sie beispielsweise benachrichtigen, wenn Sie einen Auftrag erhalten, wenn Ihnen ein Kollege eine Aufgabe zuweist oder wenn jemand einen Einsatzplan erstellt. Um diese Einstellungen zu ändern, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.

• Wichtig! Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail und einer Sammel-E-Mail? Eine E-Mail erhalten Sie, sobald eine Aktion stattfindet. Wenn Ihnen also beispielsweise um 10 Uhr morgens ein Kollege eine Aufgabe zuweist, erhalten Sie diese E-Mail sofort. Die Sammel-E-Mail wird einmal täglich versendet und enthält eine Übersicht aller Benachrichtigungen des Tages.

Top-Tipp! Sie können Erinnerungen für Aufgaben festlegen und Ihre Benachrichtigungen anpassen. Wenn Ihnen beispielsweise in einem Projekt eine Aufgabe zugewiesen ist und Sie eine Erinnerung zum Fälligkeitstermin erhalten möchten, aktivieren Sie diese Erinnerungen auf diesem Bildschirm.

Und das war's zum Thema „Wie erstelle ich ein Event?“.

Als Nächstes lernen wir alle Funktionen unserer Software eventplanner.net kennen. Also schnapp dir was zu trinken, und wir sehen uns im nächsten Abschnitt.