Jede Veranstaltung hat Kosten, und viele haben auch Einnahmen: Ticketverkauf, Sponsoring, ein Beitrag des Kunden. Budgets bringt sie alle auf eine Seite, so weißt du immer, was deine Veranstaltung kostet, was sie einbringt und was am Ende übrig bleibt. Budgets ist Teil der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net, und jede Veranstaltung bekommt ihr eigenes Budget.

Du baust das Budget Zeile für Zeile auf. Eine Budgetzeile ist ein einzelner Kostenpunkt oder eine einzelne Einnahmequelle, zum Beispiel "Walking Dinner" oder "Ticketverkauf". Zeilen, die zusammengehören, werden nach Kategorie gruppiert (Catering, Location, Personal, ...), und die Summen oben rechnen alles für dich zusammen.

Du möchtest sehen, was Budgets für dich tun kann, bevor du loslegst? Dann wirf zuerst einen Blick auf die Übersichtsseite.

Wo du es findest: logge dich ein, wähle Event-Software im Hauptmenü und öffne Budget im Menü deiner Veranstaltung.

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1. Beginne mit einer Veranstaltung

Ein Budget gehört immer zu einer Veranstaltung. Wenn du Budgets zum ersten Mal öffnest, wirst du deshalb gebeten, eine anzulegen. Klicke auf Füge deine erste Veranstaltung hinzu, gib einen Namen, ein Datum und die Veranstaltungsart ein und speichere.

Drei Einstellungen deiner Veranstaltung sind für ihr Budget wichtig, prüfe sie deshalb, bevor du deine erste Zeile hinzufügst:

• Anzahl der Personen - die Anzahl der Gäste, die du erwartest. Budgets berechnet damit jeden Preis pro Person (siehe Abschnitt 2).
• Währung - die Währung, in der alle Beträge des Budgets angegeben sind.
• Arbeite mit Preisen ohne MwSt. in Budgets (erweiterter Modus, der die MwSt. für geschäftliche Veranstaltungen trennt) - lass die Option aus, um mit Preisen inklusive MwSt. zu arbeiten, oder hake sie an, um mit Preisen ohne MwSt. zu arbeiten. Lies Abschnitt 6, bevor du dich entscheidest: sobald die Option aktiviert ist, kannst du sie nicht mehr ausschalten.

Diese Einstellungen findest du beim Anlegen der Veranstaltung. Um sie später zu ändern, klicke unten im Menü links auf Veranstaltungseinstellungen.

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2. Füge eine Budgetzeile hinzu

Klicke auf Zeile hinzufügen (in einem Budget, das noch keine Zeilen hat: Erste Zeile hinzufügen). Ein Fenster mit diesen Feldern öffnet sich:

Klicke unten im Fenster auf Zeile hinzufügen, um die Zeile zu speichern. Sie erscheint sofort in ihrer Kategorie.

Wie die Summe einer Zeile berechnet wird

Die Summe einer Zeile ist ihr Festpreis plus ihr Stückpreis mal die Anzahl der Einheiten. Du kannst einen der beiden Preise oder beide verwenden: eine Band, die 1.500 für den Abend plus 10 pro Gast für die zusätzliche Tonanlage berechnet, bekommt einen Festpreis von 1.500 und einen Stückpreis von 10.

Gut zu wissen: eine Zeile, die die Anzahl der Personen als Einheiten verwendet, passt sich deiner Veranstaltung an. Ändert sich die Anzahl der Gäste, passe Anzahl der Personen in den Veranstaltungseinstellungen deiner Veranstaltung an, und jede Zeile, die pro Person berechnet wird, ändert sich mit. Zeilen, bei denen du bei Einheiten deine eigene Anzahl eingegeben hast, behalten diese.

Füge den Anbieter zu deiner Lieferantenliste hinzu

Du arbeitest mit dem Tool Lieferanten? Tippe einen Namen ein, der noch nicht zu deinen Lieferanten gehört, und schalte unter dem Anbieterfeld Diesen Namen auch zu den Lieferanten der Veranstaltung hinzufügen ein, um den Anbieter gleichzeitig zur Lieferantenliste deiner Veranstaltung hinzuzufügen. Zeilen, die mit einem Lieferanten verknüpft sind, erscheinen auch im Budgetblock auf der Seite dieses Lieferanten, so siehst du auf einen Blick, was du mit ihm geplant hast.

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3. Lies dein Budget

Oben auf der Seite stehen zwei Karten mit den Ergebnissen des Budgets, darunter alles, was du hinzugefügt hast, eine Karte pro Kategorie.

• Die erste Karte zeigt die Gesamtkosten deiner Veranstaltung. Sobald du Einnahmen hinzufügst, zeigt sie stattdessen den Saldo: deine Einnahmen minus deine Kosten, mit deiner Marge: dem Saldo als Prozentsatz deiner Einnahmen. Darunter kannst du Einnahmen und Kosten mit einem Balken für Umsatz und einem für Kosten auf einen Blick vergleichen, und du siehst die Kosten pro Gast deiner Veranstaltung.
• Die zweite Karte, Budgetverteilung, zeigt, wie sich deine Kosten auf die Kategorien verteilen, jede in ihrer eigenen Farbe, und welche zwei Kategorien am meisten kosten.
• Jede Kategorie hat ihre eigene Karte mit ihren Zeilen und ihrer Zwischensumme oben. Kosten werden als einfache Beträge angezeigt, Einnahmen in Grün mit einem Pluszeichen. Klicke auf den Namen einer Kategorie, um ihre Karte einzuklappen oder wieder aufzuklappen. Klicke in einer Kategorie auf Zeile hinzufügen, um eine Zeile hinzuzufügen, die schon in dieser Kategorie steht.
• Jede Zeile zeigt ihre Beschreibung, ihren Anbieter, ihren Preis so, wie du ihn sagen würdest ("€ 38,00 × 220"), und ihre Summe.
• Um eine Zeile zu ändern oder zu löschen, fahre mit der Maus darüber: der Stift (Zeile bearbeiten) und der Mülleimer (Zeile löschen) erscheinen am Ende der Zeile. Ein Klick irgendwo sonst auf die Zeile öffnet sie ebenfalls. Bevor eine Zeile gelöscht wird, wirst du um Bestätigung gebeten, denn das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Um eine Zeile zu finden, tippe ein Wort in Zeilen und Anbieter suchen ein, oder klicke auf Filtern, um nur Kosten oder Einnahmen, nur bestimmte Kategorien oder nur die Zeilen anzuzeigen, die verknüpft oder nicht verknüpft sind (Abschnitt 5).

Tipp: auf deinem Handy liegen die beiden Ergebniskarten übereinander: wische nach oben oder unten oder tippe auf die Punkte, um die andere Karte nach vorne zu holen. Tippe auf eine Zeile, um sie zu öffnen: Zeile löschen findest du unten in ihrem Fenster.

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4. Vergleiche Szenarien mit Budgetversionen

Eine Budgetversion ist ein vollständiges, eigenes Budget für dieselbe Veranstaltung. Auf der Seite heißt jede Version einfach Budget. Mit Versionen vergleichst du Szenarien nebeneinander: ein realistisches Budget und ein Worst-Case-Budget, eine Version mit und eine ohne Abendprogramm, oder das Budget, das du deinem Kunden geschickt hast, neben dem, an dem du gerade arbeitest. Du kannst auch ab und zu eine Kopie speichern, um nachzuverfolgen, wie sich dein Budget verändert hat.

Deine erste Budgetversion wird automatisch mit deiner ersten Zeile angelegt und heißt Budget v1. Um eine weitere hinzuzufügen, klicke oben auf der Seite auf Neues Budget (sobald deine Veranstaltung zwei Budgets hat, auf das + hinter ihren Tabs):

1. Gib dem Budget unter Budgetname einen Namen, zum Beispiel "Worst Case".
2. Wähle unter Zeilen kopieren aus die Option Mit einer leeren Version beginnen oder das Budget, dessen Zeilen du kopieren möchtest.
3. Wenn du Zeilen kopierst, ist Alle kopierten Zeilen mit der Quellversion verknüpfen eingeschaltet. Lass die Option an, damit die Kopien mit den Originalen übereinstimmen (siehe Abschnitt 5), oder schalte sie aus, um eine unabhängige Kopie zu erstellen.
4. Klicke auf Budget erstellen.

Sobald eine Veranstaltung mehr als eine Version hat, erscheinen sie als Tabs oben auf der Seite. Klicke auf einen Tab, um zu diesem Budget zu wechseln. Jede Version hat ihre eigenen Zeilen und Summen. Budgets öffnet sich mit deiner ersten Version, außer du hast zu einer anderen gewechselt, seit du dich eingeloggt hast. Der Überblick deiner Veranstaltung zeigt jedes Budget mit Zeilen einzeln an, angefangen mit deinem ersten: mit den Punkten wechselst du zwischen ihnen. Die Liste deiner Veranstaltungen zeigt immer deine erste Version.

Um ein Budget umzubenennen, zu kopieren oder zu löschen, öffne seinen Tab und klicke auf die drei Punkte (Budgetoptionen) daneben: Budget umbenennen, Budget duplizieren (ein neues Budget mit denselben Zeilen, verknüpft oder nicht) oder Budget löschen. Du kannst nur ein Budget ohne Zeilen löschen: lösche zuerst seine Zeilen. Diese Optionen sitzen an den Tabs, sie erscheinen also, sobald deine Veranstaltung ein zweites Budget hat.

Gut zu wissen: eine Veranstaltung kann bis zu 10 Budgetversionen haben und bis zu 1000 Budgetzeilen in allen Versionen zusammen.

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5. Verknüpfte Zeilen: einmal ändern, jede Version aktualisieren

Die meisten Zeilen sind in jedem Szenario gleich: die Miete der Location ändert sich nicht, weil du ein Worst-Case-Budget aufstellst. Eine verknüpfte Zeile ist eine Zeile, die gleichzeitig in mehreren Budgetversionen steht. Wenn du sie in einer Version änderst, ändert sie sich in allen, so musst du nie denselben Preis zweimal anpassen.

Eine verknüpfte Zeile zeigt neben ihrer Beschreibung ein Kettensymbol mit der Anzahl der Versionen, in denen sie steht. Fahre mit der Maus darüber, um zu sehen, welche Versionen das sind.

Was gleich bleibt und was nicht

Alles, was du bei einer verknüpften Zeile ausfüllst, wird geteilt: Kategorie, Beschreibung, Kosten oder Umsatz, Anbieter, Preise und MwSt.-Prozentsatz. Nur die Anzahl der Einheiten bleibt pro Version getrennt, weil jedes Szenario mit einer anderen Anzahl an Gästen rechnen kann. Wenn du eine verknüpfte Zeile bearbeitest, erinnert dich eine Meldung oben im Fenster daran, dass Speichern sie in allen ihren Versionen ändert, außer den Einheiten.

Füge eine neue Zeile zu mehreren Versionen hinzu

Sobald deine Veranstaltung mehr als eine Version hat, fragt das Fenster zum Hinzufügen einer Zeile Diese Zeile auch hinzufügen zu, mit einem Schalter für jedes andere Budget. Die Zeile kommt immer in das Budget, das du gerade ansiehst, und die anderen bleiben aus, so änderst du nie unbemerkt ein anderes Budget. Schalte weitere Budgets ein, um die Zeile allen auf einmal hinzuzufügen. Dann erscheint Diese Zeilen verknüpft lassen, eingeschaltet: lass die Option an für verknüpfte Zeilen, oder schalte sie aus, um unabhängige Kopien hinzuzufügen. Das Fenster einer bestehenden Zeile bietet dasselbe für die Budgets, in denen diese Zeile noch nicht steht.

Eine Zeile entkoppeln

Eine Zeile soll in einer Version anders sein? Entkopple sie dort zuerst. Öffne die Zeile, klicke unten in ihrem Fenster auf Entkoppeln und bestätige mit Entkoppeln. Die Zeile ist dann in dieser Version unabhängig, und die anderen Versionen bleiben miteinander verknüpft. Um alle verknüpften Zeilen einer Kategorie auf einmal zu entkoppeln, klicke oben in dieser Kategorie auf die drei Punkte (Kategorieoptionen), wähle Alle Zeilen von anderen Budgets entkoppeln und bestätige.

Eine Zeile wieder verknüpfen

Du hast eine Zeile zu früh entkoppelt oder dieselbe Zeile in zwei Budgets eingegeben? Öffne die Zeile in einem der anderen Budgets. Wenn ein anderes Budget dieselbe Zeile enthält (mit derselben Beschreibung und Kategorie) und diese nicht verknüpft ist, zeigt das Fenster Diese Zeile verknüpfen mit, mit einem Schalter für dieses Budget. Schalte ihn ein und speichere: die Zeilen sind wieder verknüpft, und die Zeile übernimmt die Beschreibung, die Preise und alle anderen Angaben der Zeile, die du gespeichert hast. Ihre Anzahl an Einheiten bleibt ihre eigene.

Eine verknüpfte Zeile löschen

Wenn du eine verknüpfte Zeile löschst, wird sie aus jeder Version entfernt, mit der sie verknüpft ist. Die Bestätigung sagt dir, wie viele Versionen das sind. Du möchtest sie nur aus dieser Version entfernen? Klicke im selben Fenster auf Zuerst entkoppeln: die Zeile wird entkoppelt, und das Fenster fragt jetzt, ob du sie nur aus dieser Version löschen möchtest. Klicke auf Zeile löschen, um sie hier zu entfernen, während die anderen Versionen sie behalten.

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6. Arbeite mit oder ohne MwSt.

Standardmäßig arbeitet Budgets mit Preisen inklusive MwSt.: du gibst die Preise ein, die du tatsächlich bezahlst oder erhältst, und jede Summe ist eine Summe inklusive MwSt. Das ist für die meisten privaten Veranstaltungen am einfachsten, zum Beispiel für eine Hochzeit oder eine Party.

Bei geschäftlichen Veranstaltungen, bei denen die MwSt. meist zurückgefordert wird, ist es oft sinnvoller, Preise ohne MwSt. zu sehen. Hake in den Einstellungen deiner Veranstaltung Arbeite mit Preisen ohne MwSt. in Budgets (erweiterter Modus, der die MwSt. für geschäftliche Veranstaltungen trennt) an. Budgets

• fügt dann jeder Budgetzeile ein Feld MwSt. Prozentsatz hinzu, in das du den MwSt.-Satz einträgst, der für sie gilt,
• fügt den Zeilen jeder Kategorie eine Spalte MwSt hinzu,
• zeigt jede Summe ohne MwSt. und ergänzt die MwSt und den Betrag Inklusive MwSt in der ersten Ergebniskarte und am Ende jeder Kategorie.

Achtung: sobald du mit Preisen ohne MwSt. arbeitest, kannst du für diese Veranstaltung nicht mehr zu Preisen inklusive MwSt. zurückwechseln. Der beste Moment für diese Entscheidung ist das Anlegen der Veranstaltung.

Du hast schon Budgetzeilen, wenn du umstellst? Ihr MwSt.-Prozentsatz beginnt bei 0, öffne also jede Zeile und trage ihren Satz ein. Mach das in jeder Budgetversion: bei einer verknüpften Zeile reicht es einmal, aber Zeilen, die nicht verknüpft sind, musst du in jeder Version einzeln anpassen.

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7. Gemeinsam daran arbeiten

Budgets ist nützlich, wenn du allein planst, und noch mehr, wenn du mit einem Team oder einem Kunden planst. Füge die Personen, mit denen du zusammenarbeitest, unter Team und Zugriff im Menü deiner Veranstaltung hinzu. Wähle unter Kontaktzugriff festlegen, was jede von ihnen in Budgets tun darf:

Ein Kontakt bekommt eine Einladung per E-Mail und loggt sich mit seinem eigenen Konto bei eventplanner.net ein. Mehr dazu liest du in wie du Benutzer in der Veranstaltungssoftware verwaltest.

Tipp: ein Budget enthält sensible Informationen, zum Beispiel deine Marge und die Preise deiner Lieferanten. Gib den Zugriff Verwalten nur den Personen, die wirklich am Budget arbeiten, und überlege es dir gut, bevor du einem Lieferanten Zugriff gibst.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich Budgets kostenlos nutzen? Ja. Budgets ist Teil der kostenlosen Veranstaltungssoftware, mit allen Funktionen: Budgetversionen, verknüpfte Zeilen und der MwSt.-Modus.

Was passiert mit meinem Budget, wenn sich die Anzahl der Gäste ändert? Ändere Anzahl der Personen in den Veranstaltungseinstellungen deiner Veranstaltung. Jede Zeile, die die Anzahl der Personen als Einheiten verwendet, wird sofort neu berechnet, in jeder Budgetversion. Zeilen, bei denen du bei Einheiten deine eigene Anzahl eingegeben hast, behalten diese.

Kann ich eine verknüpfte Zeile nur in einer Version ändern? Nur die Anzahl der Einheiten. Für alles andere entkoppelst du die Zeile zuerst in dieser Version (Abschnitt 5). Du kannst sie später wieder verknüpfen, über das Fenster derselben Zeile in einem anderen Budget.

Warum kann ich eine Budgetversion nicht löschen? Eine Version lässt sich nur löschen, wenn sie keine Zeilen mehr hat. Lösche zuerst ihre Zeilen, klicke dann auf die drei Punkte neben ihrem Tab und wähle Budget löschen.

Kann ich die Preise ohne MwSt. wieder ausschalten? Nein. Sobald eine Veranstaltung mit Preisen ohne MwSt. arbeitet, bleibt das so. Wenn du ein Budget inklusive MwSt. brauchst, lege eine neue Veranstaltung ohne diese Einstellung an.

Wird mein Budget kopiert, wenn ich eine Veranstaltung kopiere? Ja. Wenn du eine neue Veranstaltung aus einer früheren anlegst, werden alle ihre Budgetversionen und Zeilen in die neue Veranstaltung kopiert, mit der Verknüpfung zu ihrem Lieferanten, wenn du diesen Lieferanten mitkopierst. Die kopierten Zeilen sind nicht mit den Zeilen der ursprünglichen Veranstaltung verknüpft. Im Kopier-Assistenten kannst du erneut wählen, ob die neue Veranstaltung mit Preisen ohne MwSt. arbeitet.

Warum kann ich keine Budgetzeilen mehr hinzufügen? Eine Veranstaltung fasst bis zu 1000 Budgetzeilen, gezählt über alle ihre Budgetversionen zusammen. Lösche die Zeilen, die du nicht mehr brauchst, um Platz zu schaffen. Wenn du eine Zeile auf einmal zu mehreren Versionen hinzufügst, zählt das als eine Zeile pro Version.

Warum sehe ich die Schaltflächen zum Hinzufügen oder Ändern von Zeilen nicht? Du hast Zugriff Lesen auf dieses Budget. Bitte den Eigentümer der Veranstaltung, dir in Team und Zugriff Zugriff Verwalten zu geben.