In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mit unserer Eventplanungssoftware Ihr Veranstaltungsbudget erstellen. Budgets erfassen alle Ausgaben und, falls gewünscht, auch die Einnahmen rund um Ihre Veranstaltung. Sie lassen sich zudem nahtlos in einen soliden Finanzplan integrieren, sodass Sie bei der Budgetierung Ihrer Veranstaltung immer den Überblick behalten.

Gehen Sie im linken Bereich auf „Budgets“. Oben links sehen Sie, dass Sie sich im selben Event befinden wie bei Ihrer letzten Aktion in der Eventplanner.net-Software. Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal besuchen, ist das Budget leer.

Hinzufügen eines Budgets

Als Erstes klicken Sie auf „Budgetzeile hinzufügen“.

Als Nächstes müssen wir eine Kategorie auswählen. Sie können aus den folgenden Optionen wählen:

• Inspiration
• Eventagentur
• Gastronomie
• Veranstaltungsort
• Unterhaltung
• Dekoration
• Foto/Video
• Vermietung
• Personal
• Sicherheit
• Transport
• Gäste
• Software
• Budget
• Marketing

Sobald Sie die Kategorie ausgewählt haben, fügen Sie eine Beschreibung ein (was auch immer Sie für am geeignetsten halten, vorzugsweise etwas Unverwechselbares und Leicht Identifizierbares).

Anschließend können Sie entweder die Kosten (z. B. Ticketdruck) oder die Einnahmen (z. B. Ticketverkauf) auswählen. Geben Sie den Namen im Feld „Anbieter“ ein; es werden Ihnen mehrere Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie das Unternehmen aus und geben Sie die restlichen Daten ein. Falls der Anbieter nicht auf der Plattform eventplanner.net registriert ist, können Sie dort einfach beliebige Angaben machen.

Entscheiden Sie, ob es sich bei den Kosten oder Einnahmen um einen Festpreis oder einen Preis pro Einheit handelt. Wenn Sie die Anzahl der Einheiten ändern müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anzahl Einheiten manuell bearbeiten“.

• Wichtig! Der Stückpreis wird mit der Anzahl der Teilnehmer multipliziert. Dieser Betrag wird beim Erstellen einer neuen Veranstaltung automatisch festgelegt, sofern Sie ihn nicht manuell ändern.

Ändert sich die Gesamtzahl der Teilnehmer – beispielsweise aufgrund von Stornierungen –, empfiehlt es sich, diese in den Veranstaltungseinstellungen zu aktualisieren. Wählen Sie dazu auf einer beliebigen Seite „Info anzeigen“ und klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“. Die Änderungen werden automatisch in alle anderen Tools der eventplanner.net-Software übernommen, einschließlich Ihrer Budgetberechnungen (sofern Sie nicht die Option für eine manuelle Eingabe aktiviert haben).

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, wählen Sie „Budgetzeile hinzufügen“.

Wenn Sie weitere Kosten in derselben Kategorie hinzufügen, werden diese in der zentralen Budgetübersicht entsprechend gruppiert. Oben sehen Sie die Gesamtkosten der Veranstaltung.

Verschiedene Szenarien

Als Nächstes können wir verschiedene Budgetvarianten erstellen, was besonders bei größeren Veranstaltungen hilfreich ist. So können Sie beispielsweise optimistische und pessimistische Szenarien für Ihre Veranstaltung visualisieren.

Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

(a) Erstellen Sie eine neue Version des Budgets von einem leeren Blatt Papier aus.

oder

b) die aktuelle Version kopieren, umbenennen und gegebenenfalls anpassen.

Sie können auf das Budget zugreifen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Titel klicken, eine der Optionen auswählen und auf „Speichern“ klicken.

Das ist auch hervorragend für die Versionskontrolle geeignet. Sie könnten regelmäßig eine Kopie des Budgets speichern, sodass Sie jederzeit eine nützliche Referenz zur Überprüfung der Projekthistorie haben.

Mehrwertsteuerberechnungen

Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, ob Sie die Mehrwertsteuer in Ihre Berechnungen einbeziehen oder ausschließen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Info anzeigen“ und anschließend auf „Bearbeiten“. Etwa in der Mitte der Seite sehen Sie ein Kontrollkästchen mit der Aufschrift „Mit Preisen ohne MwSt. in Budgets arbeiten“.

Alle Preise enthalten standardmäßig die Mehrwertsteuer. Das Tool verwendet daher Bruttopreise für seine Berechnungen. Wenn Sie jedoch ohne Mehrwertsteuer rechnen möchten, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.

• Wichtig! Sie können das Veranstaltungsbudget so ändern, dass es die Mehrwertsteuer nicht enthält. Beachten Sie jedoch, dass diese Änderung unwiderruflich ist. Wenn Sie ein Veranstaltungsbudget ohne Mehrwertsteuer erstellen möchten, aktivieren Sie am besten das entsprechende Kontrollkästchen beim Anlegen der Veranstaltung.

Wenn Sie das Kontrollkästchen für die Mehrwertsteuer aktivieren, wird in Ihrem Budget eine weitere Spalte mit der Bezeichnung „Mehrwertsteuer“ angezeigt. Derzeit ist der Mehrwertsteuersatz leer, da wir diese Daten bei der Budgeterstellung nicht eingeben.

Wenn Sie den Mehrwertsteuerstatus des Projekts nach der Erstellung der Budgetpositionen ändern, müssen Sie die Prozentsätze manuell für jede Position eingeben. Klicken Sie einfach auf die jeweilige Budgetposition, die Sie ändern möchten, geben Sie den korrekten Prozentsatz ein und speichern Sie die Änderungen.

Das Ergebnis? Sie sehen nun, dass die Mehrwertsteuer separat berechnet wird. Die Preise werden ohne Mehrwertsteuer, der Mehrwertsteuerbetrag und der Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer angezeigt.

Denken Sie daran: Wenn Sie mit mehreren Budgetversionen arbeiten, bleiben die vorherigen Versionen unverändert, sobald eine geändert wurde. Sie müssen die oben beschriebenen Schritte für jede Budgetversion wiederholen. Deshalb ist es so wichtig, dies bei der Erstellung der Veranstaltung korrekt durchzuführen, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass Sie Ihr Budget auch mit Kollegen teilen können, um es gemeinsam zu überprüfen und daran zu arbeiten.

Unser nächster und letzter Halt ist „Kontakte“. Hier erfahren wir alles über Nutzer und Ansprechpartner für Ihre Veranstaltungen. Bis dann!