Eine Veranstaltung planst du selten allein. Eine Kollegin führt die Checkliste, dein Kunde will das Budget verfolgen, der Stage Manager braucht das Skript, und die Location hat eine Kontaktperson, die du am Tag selbst anrufst. Kontakte ist das Adressbuch deiner Veranstaltung und der Ort, an dem du festlegst, wer darin was tun darf. Jede Veranstaltung hat ihre eigene Kontaktliste, und für jede Person darauf wählst du pro Tool, ob sie nichts sieht, nur schauen darf oder verwalten darf. Kontakte ist Teil der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net.

Ein Kontakt mit Zugriff wird zum Benutzer deiner Veranstaltung: Er loggt sich mit seinem eigenen eventplanner.net-Konto ein und arbeitet in denselben Tools wie du, beschränkt auf das, was du erlaubt hast. Ein Kontakt ohne Zugriff ist einfach ein Eintrag für dich und dein Team, zum Beispiel die Kontaktperson deiner Location.

Willst du erst sehen, was Team und Zugriff für dich tun kann, bevor du loslegst? Dann wirf zuerst einen Blick auf die Übersichtsseite.

Wo du es findest: logge dich ein, wähle Event-Software im Hauptmenü und öffne Team und Zugriff im Menü deiner Veranstaltung.

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1. Bevor du anfängst

Eine Veranstaltung

Kontakte gehören zu einer Veranstaltung. Wenn du Kontakte zum ersten Mal öffnest, wirst du deshalb gebeten, eine anzulegen. Klicke auf Füge deine erste Veranstaltung hinzu, gib einen Namen, ein Datum und den Veranstaltungstyp ein und speichere. Alle Details liest du in wie du eine Veranstaltung anlegst.

Du stehst schon auf der Liste

In dem Moment, in dem du eine Veranstaltung anlegst, wirst du als Eigentümer zu ihren Kontakten hinzugefügt, mit dem Zugriff Verwalten auf jedes Tool. Deine Zeile steht immer ganz oben in der Liste. Niemand kann dir diesen Zugriff nehmen oder dich aus deiner eigenen Veranstaltung entfernen, auch keine Kollegin, die die Kontakte verwaltet.

Kostenlose Version und .PRO

In der kostenlosen Version der Veranstaltungssoftware fasst eine Veranstaltung bis zu 50 Kontakte, dich eingeschlossen. Mit .PRO sind es bis zu 400. Das Limit richtet sich nach der Mitgliedschaft der Person, die die Kontakte hinzufügt: Der Organisator, der das Team zusammenstellt, braucht für eine größere Liste also .PRO, nicht die Leute auf der Liste.

Die Kontakte, die du einlädst, brauchen kein .PRO, um an deiner Veranstaltung mitzuarbeiten: Die Basis-Tools sind für alle kostenlos, und eine Veranstaltung, die mit ihnen geteilt wird, zählt nicht als ihre eigene aktive Veranstaltung. Zwei Tools sind die Ausnahme. Anbieter und Sitzplan sind .PRO-Tools, und die Mitgliedschaft wird pro Person geprüft: Ein Kontakt, der eines davon öffnet, braucht seine eigene .PRO-Mitgliedschaft, egal welchen Zugriff du ihm gegeben hast.

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2. Deine Kontaktliste lesen

Die Liste zeigt jeden Kontakt deiner Veranstaltung in zwei Gruppen:

• Benutzer sind die Kontakte mit Zugriff auf mindestens ein Tool. Sie können sich einloggen und an deiner Veranstaltung arbeiten.
• Kontakte (kein Benutzerzugriff) sind die Personen, die du nur zur Information aufbewahrst. Mit ihnen wird nichts geteilt, und sie können deine Veranstaltung nicht öffnen.

Jede Zeile zeigt die Firma, den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer. Die E-Mail-Adresse ist ein Link, so kannst du jemandem direkt aus der Liste schreiben. Eine Zeile mit dem Label Einladung verschickt ist ein Benutzer, der deine Einladung noch nicht angenommen hat (Abschnitt 5).

Klicke auf eine Zeile, um sie zu öffnen und die Details oder den Zugriff zu ändern. Das können nur Kontakte mit dem Zugriff Verwalten auf Kontakte: Mit Lesen siehst du die Liste, aber ohne die Buttons.

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3. Einen Kontakt hinzufügen

Klicke auf Kontakt hinzufügen oder auf Einladen in der Kachel Team und Zugriff im Überblick deiner Veranstaltung. Ein Fenster mit diesen Feldern öffnet sich:

Klicke unten im Fenster auf Kontakt hinzufügen, um zu speichern. Das Fenster schließt sich, eine Meldung bestätigt, dass der Kontakt gespeichert ist, und der Kontakt erscheint sofort in der Liste. Ein Kontakt mit Zugriff bekommt eine Einladung per E-Mail (Abschnitt 5), ein Kontakt ohne Zugriff hört nichts davon.

Einen Kontakt mit einem Unternehmen oder einem Lieferanten verknüpfen

Wenn du unter Name der Firma ein Unternehmen aus der Liste wählst, wird der Kontakt mit dieser Unternehmensseite verknüpft. Ist dieses Unternehmen schon ein Lieferant deiner Veranstaltung? Dann wird der Kontakt auch mit dem Lieferanten verknüpft, und das Fenster sagt es dir: Dieser Kontakt wird automatisch mit dem bestehenden Lieferanten für dieses Unternehmen verknüpft. Der Kontakt erscheint dann unter Kontakte auf der Seite des Lieferanten in Lieferanten und bekommt die Briefings, die du an diesen Lieferanten schickst. Wählst du einen deiner eigenen Lieferanten aus der Liste, wird der Kontakt direkt mit ihm verknüpft.

Kontakte ohne Zugriff

Nicht jeder auf deiner Kontaktliste muss sich einloggen. Ein Kontakt ohne Zugriff ist ein Eintrag für dich und dein Team, und du kannst ihn trotzdem überall verwenden, wo eine Person gebraucht wird:

• weise ihm einen Eintrag in Skripte zu, damit Name und Telefonnummer des Stage Managers im Ablaufplan stehen,
• schicke ihm ein Briefing: Ein Kontakt ohne Konto bekommt beim Versand einen persönlichen Link und ein Passwort per E-Mail, lies dazu wie du Briefings verwendest,
• behalte ihn als Kontaktperson eines Lieferanten (siehe oben).

Du kannst ihm jederzeit Zugriff geben: Öffne den Kontakt und lege den Zugriff pro Tool fest. Die Einladung geht in dem Moment raus.

Tipp: beim Hinzufügen eines Kontakts ohne Zugriff wird dieser Person nichts geschickt. Nutze das ruhig für die Leute, die du nur erreichen können musst, etwa den Nachtportier der Location oder den Fahrer der Band.

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4. Kontaktzugriff festlegen

Unter Kontaktzugriff festlegen wählst du Tool für Tool, was der Kontakt tun darf. Jedes Tool hat sein eigenes Dropdown, so kann dein Kunde das Budget verfolgen, ohne deine Lieferantenverträge zu sehen, und der Fotograf das Skript lesen, ohne die Checkliste zu öffnen.

Die Zugriffsstufen

Was das pro Tool bedeutet:

Die Details zu jedem Tool findest du auf seiner Hilfeseite: Moodboards, Checklisten, Budgets, Lieferanten, Briefings und Tickets.

Gut zu wissen: Marketing funktioniert, wenn der Eigentümer der Veranstaltung .PRO hat: Deine Kontakte brauchen es selbst nicht. Wer eine E-Mail verschickt oder plant, braucht die 2-Faktor-Authentifizierung in seinem eigenen Konto (Abschnitt 4), und um zu sehen, wer eine E-Mail bekommt, ist außerdem der Zugriff Lesen auf Tickets nötig, weil die Empfänger deine Gäste sind.

Nur eigene Artikel

Unter Checklisten und Skripte kannst du Nur eigene Artikel anhaken. Der Kontakt sieht dann nur die Aufgaben oder Skript-Einträge, die ihm zugewiesen sind, egal welche Zugriffsstufe er hat: Mit Lesen sieht er seine eigenen Aufgaben, mit Verwalten kann er auch Aufgaben hinzufügen, aber nur für sich selbst. Das ist praktisch für einen Freelancer oder einen Lieferanten, der bei einem Teil der Veranstaltung hilft, oder wenn manche Aufgaben Informationen enthalten, die nicht jeder im Team sehen soll. Die Checkbox erscheint, sobald du Zugriff auf das Tool gibst.

Tickets brauchen 2-Faktor-Authentifizierung

Das Dropdown Tickets ist erst da, wenn der Kontakt deine Einladung angenommen und die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) in seinem eigenen Konto eingeschaltet hat. Bis dahin liest du an seiner Stelle Der Benutzer muss zunächst deine Einladung annehmen und 2FA aktivieren, bevor du Ticketrechte zuweisen kannst.

2FA bedeutet, dass zum Einloggen neben dem Passwort ein Code vom Handy der Person nötig ist. Tickets enthalten die persönlichen Daten deiner Gäste, deshalb verlangen wir diesen zusätzlichen Schutz von jedem, der die Gästeliste sehen kann, auch wenn er nur Tickets am Eingang scannt. Dein Kontakt schaltet sie selbst ein: Eingeloggt öffnet er seine Kontoseite und klickt auf Aktiviere die 2-Faktor-Authentifizierung. Danach öffnest du den Kontakt erneut, und das Dropdown ist da.

Wer die Kontaktliste sieht

Gib Zugriff auf Kontakte mit Bedacht: Die Liste enthält die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern aller, die an deiner Veranstaltung beteiligt sind, die persönlichsten Daten, die eine Veranstaltung hat. Ein Kontakt ohne Zugriff auf Kontakte sieht trotzdem die Namen des Teams dort, wo er eine Aufgabe oder einen Skript-Eintrag zuweist, aber nicht die E-Mail-Adressen und Telefonnummern, und wenn er Beobachter zu einer Aufgabe hinzufügt, kann er nur sich selbst hinzufügen. Der Zugriff Verwalten auf Kontakte bedeutet auch, den Zugriff aller zu ändern, außer deinen als Eigentümer: Gib ihn nur den Leuten, die das Team mit dir zusammenstellen.

Gut zu wissen: die Zeile des Eigentümers ist fest. Auch mit dem Zugriff Verwalten auf Kontakte lassen sich die E-Mail-Adresse und der Zugriff des Eigentümers nicht ändern. Nur Name und Telefonnummer können korrigiert werden.

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5. Die Einladung

In dem Moment, in dem du einen Kontakt mit Zugriff auf mindestens ein Tool speicherst, geht eine Einladung an seine E-Mail-Adresse. Der Betreff lautet Einladung zur Mitarbeit an einer Veranstaltung, gefolgt vom Namen deiner Veranstaltung. Die E-Mail wird in deinem Namen als Veranstalter verschickt, nicht in unserem: Der Absender ist dein Veranstaltername oder, wenn du für deine Veranstaltungen noch keinen eingerichtet hast, dein Firmenname, und unten erscheinen dein Logo und deine Kontakt-E-Mail-Adresse, wenn du sie eingerichtet hast. Sie nennt dich als die Person, die einlädt, listet die Tools auf, auf die du Zugriff gegeben hast, und eine Antwort geht direkt an dich. Ein Button Einladung annehmen führt zu deiner Veranstaltung.

Was nach dem Klick auf den Button passiert, hängt davon ab, ob die Adresse schon ein eventplanner.net-Konto hat:

• Die Person hat ein Konto mit dieser Adresse: Sie loggt sich ein und landet in der Veranstaltungssoftware. Deine Veranstaltung steht oben in jedem Tool in der Liste der Veranstaltungen, neben ihren eigenen Veranstaltungen.
• Die Person hat noch kein Konto: Sie legt ein kostenloses an. Das Registrierungsformular ist schon mit Name, Firma und E-Mail-Adresse ausgefüllt, das dauert also nur eine Minute. Nach der Registrierung ist sie auf deiner Veranstaltung, und wenn sie die Veranstaltungssoftware zum ersten Mal öffnet, landet sie direkt darauf.

Die Einladung ist an die E-Mail-Adresse gebunden, die du eingegeben hast. Wer sich mit einer anderen Adresse einloggt oder ein Konto mit einer anderen Adresse anlegt, bekommt keinen Zugriff: Der Link funktioniert nur für das Konto mit der eingeladenen Adresse.

Eine Einladung nachverfolgen

In der Liste trägt ein Benutzer, der noch nicht angenommen hat, das Label Einladung verschickt. Öffne den Kontakt: Direkt nach dem Versand steht unten im Fenster Einladung ausstehend..., und ab 30 Minuten nach der letzten Einladung tritt der Button Einladung erneut senden an diese Stelle. Klicke darauf, um die E-Mail noch einmal zu schicken, zum Beispiel wenn sie im Spam-Ordner gelandet ist. Das Label verschwindet, sobald die Person annimmt. Du bekommst dabei keine E-Mail: Ein Blick auf die Liste sagt es dir.

Wenn frühere E-Mails an eine Adresse zurückgekommen sind oder die Adresse gesperrt ist, wird gar keine Einladung verschickt: Die Zeile trägt dann das Label Nicht zustellbar statt Einladung verschickt, und das Kontaktfenster sagt dir, warum. Korrigiere die E-Mail-Adresse und speichere den Kontakt: Dann wird die Einladung verschickt.

Der Einladungslink funktioniert einmal. Nachdem er benutzt wurde, öffnet er die Seite Ungültiger Einladungslink. Ein Kontakt, der schon angenommen hat, braucht ihn nicht mehr: Er öffnet die Veranstaltung über seine eigene Veranstaltungsliste.

Tipp: die Einladung ist nicht angekommen? Bitte deinen Kontakt, zuerst im Spam-Ordner nachzusehen, und prüfe, ob du die E-Mail-Adresse richtig eingegeben hast. Korrigiere sie im Kontakt, speichere und schicke die Einladung erneut.

Änderungen nach der Einladung

Ein Kontakt, der angenommen hat, sieht jede Änderung seines Zugriffs beim nächsten Öffnen des Tools, ohne neue E-Mail. Gibst du einem Kontakt Zugriff, der keinen hatte, geht die Einladung in dem Moment raus. Nimmst du den gesamten Zugriff wieder weg, bleibt die Person auf der Liste unter Kontakte (kein Benutzerzugriff): Sie kann deine Veranstaltung nicht mehr öffnen.

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6. Einen Kontakt bearbeiten oder entfernen

Klicke auf eine Zeile in der Liste, um Kontakt bearbeiten zu öffnen. Du kannst jedes Detail und jeden Zugriff ändern, dann klickst du auf Kontakt speichern.

• Verknüpfter Lieferant zeigt, zu welchem Lieferanten deiner Veranstaltung diese Person gehört. Noch nicht verknüpft? Wähle einen Lieferanten aus der Liste, um sie zu verknüpfen, oder klicke auf Lieferant erstellen, wenn deine Veranstaltung noch keine Lieferanten hat. Ein verknüpfter Lieferant wird als Link zu seiner Seite angezeigt.
• Löschen entfernt den Kontakt aus dieser Veranstaltung. Du wirst um Bestätigung gebeten. Die Person verliert sofort den Zugriff, ohne E-Mail, und behält ihr eigenes Konto und ihren Platz auf deinen anderen Veranstaltungen.

Der Button Löschen erscheint erst, wenn der Person nichts mehr zugewiesen ist: keine Aufgaben in Checklisten, keine Einträge in Skripten und keine Aufgaben, die sie beobachtet. Weise diese zuerst jemand anderem zu oder entferne sie, dann erscheint der Button.

Sperren: der Eigentümer der Veranstaltung kann nicht entfernt werden, und weder seine E-Mail-Adresse noch sein Zugriff lassen sich ändern.

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7. Kontakte aus einer früheren Veranstaltung importieren

Arbeitest du bei jeder Veranstaltung mit demselben Team? Klicke auf Importiere frühere Kontakte, um sie zu übernehmen, statt alle noch einmal einzuladen.

Das Fenster listet die Personen aus deinen anderen Veranstaltungen auf, die ihre Einladung dort angenommen haben und noch nicht auf dieser Veranstaltung sind. Es deckt jede Veranstaltung ab, deren Kontakte du lesen darfst, auch Veranstaltungen von jemand anderem, bei denen du Kontakt bist. Hake die gewünschten Personen an und klicke auf Kontakte importieren. Unter Rechte für importierte Kontakte legst du den Zugriff fest, den sie auf dieser Veranstaltung bekommen, eine Einstellung für die ganze Gruppe, für Moodboards, Checklisten, Skripte, Kontakte und Budgets. Klicke erneut auf Kontakte importieren, um abzuschließen.

Importierte Kontakte werden still hinzugefügt: Sie haben schon ein Konto, also wird keine Einladung verschickt, und deine Veranstaltung erscheint einfach in ihrer Veranstaltungsliste. Ein paar Dinge, die du wissen solltest:

• Nur Benutzer, die eine Einladung angenommen haben, können importiert werden. Kontakte ohne Zugriff und noch ausstehende Einladungen stehen nicht in der Liste: Füge diese noch einmal von Hand hinzu.
• Der Zugriff auf Tickets lässt sich hier nicht festlegen, weil er 2FA pro Person braucht (Abschnitt 4). Öffne die importierten Kontakte einzeln, um ihn festzulegen.
• Der Zugriff auf Lieferanten, Briefings, Sitzplan und Marketing ist ebenfalls nicht im Fenster: Importierte Kontakte behalten den Zugriff, den sie auf der Veranstaltung hatten, aus der du sie importierst. Prüfe ihn nach dem Import pro Kontakt.
• Nur eigene Artikel ist bei jedem importierten Kontakt aus. Hake es danach pro Kontakt an, wo du es brauchst.

Tipp: wenn du eine neue Veranstaltung als Kopie einer früheren anlegst, hat der Kopier-Assistent einen Schritt, um die Kontakte mitzunehmen, Zugriff inklusive. Lies wie du eine Veranstaltung anlegst.

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8. Was deine Kontakte sehen

Ein Kontakt mit Zugriff loggt sich auf eventplanner.net ein und öffnet die Veranstaltungssoftware. Deine Veranstaltung steht oben in jedem Tool in der Liste der Veranstaltungen, zusammen mit seinen eigenen Veranstaltungen und den anderen, zu denen er eingeladen wurde. Im Menü der Veranstaltung sieht er jedes Tool, und die Tools, auf die du ihm Zugriff gegeben hast, öffnen sich ganz normal.

Ein Tool, auf das er keinen Zugriff hat, zeigt Du bist auf eine eingeschränkte Seite gestoßen. mit der Erklärung Du hast keine Berechtigung zur Nutzung dieses Tools für diese Veranstaltung. Wende dich an den Administrator der Veranstaltung. Das bist du: Gib ihm den Zugriff in Kontakte, und das Tool öffnet sich.

Ein paar Dinge, die dein Team wissen sollte:

• Eine Veranstaltung, die mit ihnen geteilt wird, zählt nicht für die Limits ihrer eigenen kostenlosen Version: Sie können an deiner Veranstaltung arbeiten, ohne ein Upgrade zu machen. Nur Lieferanten und Sitzplan brauchen eine eigene .PRO-Mitgliedschaft (Abschnitt 1).
• Die Veranstaltungssoftware funktioniert auch in der eventplanner.net-App für iOS und Android, mit demselben Zugriff. Dein Team kann das Skript auf dem Handy nachsehen oder eine Aufgabe abhaken.
• Ein veröffentlichtes Briefing ist für jeden Kontakt der Veranstaltung sichtbar, egal welchen Zugriff er auf Briefings hat: Er sieht die Blöcke, die an ihn gerichtet sind. Lies wie du Briefings verwendest.
• Das Konto bleibt ihr eigenes: Du kannst ihr Passwort nicht sehen, ihre E-Mail-Adresse nicht ändern und 2FA nicht für sie einschalten.

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9. Datenschutz

Die Kontakte, die du hinzufügst, sind personenbezogene Daten: Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Leute bei deinem Kunden, bei deinen Lieferanten und in deinem Team. Du verarbeitest sie als Organisator der Veranstaltung, und eventplanner.net verarbeitet sie für dich im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. In der Praxis heißt das:

• füge hinzu, was du für die Veranstaltung brauchst, und lass den Rest weg,
• entferne Kontakte, mit denen du nicht mehr arbeitest, und nimm Leuten, die das Team verlassen, den Zugriff weg,
• gib Zugriff auf Kontakte nur den Leuten, die wirklich die ganze Liste brauchen,
• sag den Leuten, die du hinzufügst, dass sie auf der Kontaktliste deiner Veranstaltung stehen, vor allem Kontakten ohne Zugriff, die keine E-Mail von uns bekommen.

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Häufig gestellte Fragen

Mein Kollege hat die Einladung nicht bekommen. Was jetzt? Bitte ihn, im Spam-Ordner nachzusehen, und prüfe die E-Mail-Adresse im Kontakt. Ab 30 Minuten nach der letzten Einladung schickt Einladung erneut senden im Kontakt die E-Mail noch einmal.

Die Person hat angenommen, sieht meine Veranstaltung aber nicht. Wahrscheinlich hat sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse eingeloggt als der, die du eingeladen hast. Die Einladung funktioniert nur für das Konto mit genau dieser Adresse. Bitte sie, sich mit der eingeladenen Adresse einzuloggen, oder ändere die Adresse im Kontakt und schicke die Einladung erneut. Prüfe auch die Liste der Veranstaltungen oben im Tool: Vielleicht ist deine Veranstaltung einfach nicht die, die gerade geöffnet ist.

Warum kann ich den Zugriff auf Tickets nicht festlegen? Der Kontakt muss zuerst die Einladung annehmen und in seinem eigenen Konto die 2-Faktor-Authentifizierung einschalten. Dann erscheint das Dropdown (Abschnitt 4).

Warum gibt es keinen Löschen-Button? Der Kontakt hat auf dieser Veranstaltung noch Aufgaben, Skript-Einträge oder beobachtete Aufgaben. Weise diese zuerst jemand anderem zu oder entferne sie. Der Eigentümer der Veranstaltung kann nie gelöscht werden.

Braucht ein Kontakt ein eventplanner.net-Konto? Nur zum Einloggen und Mitarbeiten an deiner Veranstaltung. Ein Kontakt ohne Zugriff braucht nichts: Du behältst ihn zur Information, weist ihm Skript-Einträge zu und schickst ihm Briefings per Link.

Braucht ein Kontakt .PRO? Nicht für Moodboards, Checklisten, Skripte, Budgets, Briefings, Tickets, Kontakte und Marketing: Für Marketing braucht der Eigentümer der Veranstaltung .PRO, nicht der Kontakt selbst. Lieferanten und Sitzplan sind .PRO-Tools und brauchen eine Mitgliedschaft pro Person.

Kann ich jemandem Zugriff auf nur eine Veranstaltung geben? Ja. Der Zugriff wird pro Veranstaltung festgelegt. Eine Person, die du zu einer Veranstaltung hinzufügst, sieht nichts von deinen anderen Veranstaltungen, bis du sie auch dort hinzufügst, von Hand oder mit Importiere frühere Kontakte.

Kann ich meine Veranstaltung an jemand anderen übergeben? Der Eigentümer einer Veranstaltung ist fest. Gib einer Kollegin den Zugriff Verwalten auf jedes Tool, und sie kann alles tun, was du tun kannst, außer deine eigene Zeile ändern. Bei einer neuen Veranstaltung lässt du die Kollegin sie anlegen, damit sie ihr gehört, und bittest sie, dich als Kontakt hinzuzufügen.

Wie viele Kontakte kann eine Veranstaltung haben? Bis zu 50 in der kostenlosen Version der Veranstaltungssoftware und bis zu 400 mit .PRO. Voll? Dann öffnet Kontakt hinzufügen ein Fenster, das dich zum Upgrade einlädt. Entferne Kontakte, die du nicht mehr brauchst, oder mach das Upgrade.

Werden meine Kontakte mitkopiert, wenn ich eine Veranstaltung kopiere? Ja, wenn du sie im Kopier-Assistenten angehakt lässt. Sie werden still zur neuen Veranstaltung hinzugefügt, ohne E-Mail. Lies wie du eine Veranstaltung anlegst.

Kann ein Kontakt die anderen Kontakte sehen? Nur mit Zugriff auf Kontakte. Ohne ihn sieht er die Namen des Teams dort, wo er Aufgaben oder Skript-Einträge zuweist, aber nicht die Liste mit E-Mail-Adressen und Telefonnummern.