In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns mit Checklisten. Unser Projektmanagement-Tool wurde speziell für Eventplaner entwickelt und lässt sich nahtlos in unsere anderen Tools und die Plattform eventplanner.net integrieren.

Selbst die einfachsten Veranstaltungen verursachen endlose To-do-Listen. Mit Checklisten behalten Sie jedes wichtige Detail im Blick, und unsere sind sogar schon mit Vorschlägen für Ihre Veranstaltungsart vorausgefüllt. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop hinzufügen, zuweisen und deren Status aktualisieren.

Vielleicht kennen Sie den Begriff „Kanban-Board“ bereits. Für alle, die ihn noch nicht kennen: Ein Kanban-Board ist eine Tafel, auf der Sie Aufgaben eintragen. Es ermöglicht Ihnen, den Fortschritt eines Projekts in verschiedenen Phasen visuell darzustellen. Dazu werden Karten verwendet, die die Arbeitselemente repräsentieren, und Spalten, die die einzelnen Phasen darstellen.

Ihre Checklisten-Tafel wird drei Spalten haben: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.

Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen und nicht die Option „Von einer leeren Seite beginnen“ auswählen, füllen wir Ihre Veranstaltung automatisch mit allen relevanten Aufgaben für die jeweilige Veranstaltungsart. Bedenken Sie, dass es viele verschiedene Veranstaltungsarten mit unterschiedlichen Aufgaben gibt – beispielsweise die Budgetplanung, das Verfassen eines Briefings, die Entscheidung, ob Sie die Veranstaltung selbst organisieren oder eine Eventagentur beauftragen, und weitere spezifische Aufgaben wie die Suche nach einer geeigneten Location.

Anhand des vorherigen Beispiels haben wir Antwerpen als Veranstaltungsort festgelegt. Wenn Sie nun auf den Link in der Aufgabe „Veranstaltungsort finden“ klicken, durchsucht die Software automatisch das Verzeichnis nach allen möglichen Veranstaltungsorten in Antwerpen.

Aufgaben hinzufügen

Sie können auch im Bereich „Checkliste“ Aufgaben hinzufügen. Geben Sie dazu zunächst einen Aufgabentitel ein, z. B. „Einladungen versenden“. Anschließend beschreiben Sie die Aufgabe. Legen Sie die Priorität fest (niedrig, mittel, hoch). Wählen Sie dann den Fortschritt aus dem Dropdown-Menü (zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt).

Sie können für diese Art von Aufgabe auch eine Kategorie auswählen, z. B. Marketing, Budget oder Unterhaltung. Anschließend legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Unten rechts finden Sie ein Dropdown-Menü, über das Sie die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen können. Klicken Sie abschließend auf „Aufgabe hinzufügen“.

• Top-Tipp! Aufgaben werden normalerweise am Ende der Seite hinzugefügt. Um sie weiter nach oben zu verschieben, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop an die gewünschte Position in der Liste.

Aufgaben löschen

Sie können alle Aufgaben in Ihrer Liste löschen (und das ist ganz einfach). Beim Erstellen des Ereignisses haben Sie uns möglicherweise gebeten, es vorauszubefüllen, oder Sie haben vergessen, das Kontrollkästchen „Mit einer leeren Vorlage beginnen“ zu aktivieren. Scrollen Sie einfach bis zum Ende der Liste. Dort finden Sie den Link „Alle Aufgaben löschen“. Bevor Sie die Aktion ausführen, erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm.

• Wichtig! Sicherheitshalber verschwindet der Link, sobald Sie mit der Bearbeitung Ihrer Checkliste beginnen. So verhindern Sie, dass Sie versehentlich alle wichtigen Aufgaben löschen.

Sie können auch einzelne Aufgaben manuell löschen. Klicken Sie dazu auf den Titel der Aufgabe, die Sie löschen möchten, und anschließend auf „Bearbeiten“. Ein Fenster öffnet sich. Unten links befindet sich die Schaltfläche „Löschen“. Klicken Sie darauf, um die Aufgabe zu löschen.

Selbst wenn Sie also mit einer bereits ausgefüllten Liste beginnen, können Sie nach Belieben verschiedene Aufgaben hinzufügen, löschen oder ändern – und so Ihr Erlebnis personalisieren.

Ein weiteres hilfreiches Feature ist, dass Sie, wenn Sie eine Vorlage von einer früheren Veranstaltung übernommen haben, hier alle passenden Aufgaben finden.

• Wichtig! Solange eine Aufgabe in Bearbeitung ist, müssen Sie den Status aktualisieren, indem Sie sie in die entsprechende Spalte ziehen. Abgeschlossene Aufgaben verschieben Sie in die Spalte „Erledigt“. Für eine erfolgreiche Durchführung müssen Sie alle Aufgaben von links nach rechts verschieben.

Hinzufügen und Zuweisen eines Kontakts

Fügen wir nun einen Kontakt hinzu. Wir werden später genauer darauf eingehen, aber wir werden dies jetzt kurz anreißen, um einige zusätzliche Funktionen vorstellen zu können.

Gehen Sie im linken Bereich auf „Kontakte“ und klicken Sie dann auf „Kontakt hinzufügen“.

Geben Sie den Firmennamen der Person ein. Es erscheinen mehrere Ergebnisse. Wählen Sie die Firma aus und geben Sie anschließend die restlichen Zugangsdaten ein. Sie können einem Benutzer in diesem Fenster spezifische Zugriffsrechte erteilen oder diese einschränken. Darauf gehen wir später genauer ein. Gewähren Sie diesem Beispielkontakt zunächst Zugriff auf die Checkliste.

Es gibt vier Möglichkeiten:

• Kein Zugriff: Der Benutzer hat keine Sichtbarkeit für dieses Tool.
• Hinweis: Der Benutzer kann alle Aufgaben lesen, aber nichts ändern oder Kommentare hinzufügen.
• Anmerkung: Der Benutzer kann Aufgaben lesen und kommentieren, aber nicht ändern.
• Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff und kann Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen.

Sobald Sie einen Kontakt hinzufügen, erhält dieser eine Einladung zur Mitarbeit an diesem Projekt. Die Einladung wird zunächst als ausstehend angezeigt. Sollte der Empfänger nach einiger Zeit nicht reagieren, ändert sich die Schaltfläche zu „Einladung erneut senden“.

Sobald der Empfänger zustimmt, können Sie ihm diese Aufgabe zuweisen, indem Sie zur Checkliste zurückkehren.

Filterung

Ein nützliches Werkzeug ist der Filter ganz oben. Wenn Sie beispielsweise die Aufgaben einer bestimmten Person anzeigen möchten, klicken Sie auf „Nach Person filtern“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen der entsprechenden Person.

Sie können mehrere Verantwortliche auswählen und Filter entfernen, sodass alles sichtbar ist. Dieses leistungsstarke Tool eignet sich hervorragend für das Projektmanagement und hält alle Beteiligten über die aktuellen Vorgänge auf dem Laufenden. Es fördert die Zusammenarbeit in allen Projektphasen.

Weitere Merkmale

Sie können Aufgaben auch kommentieren oder Dateien hinzufügen. Klicken Sie auf den Titel der Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, und geben Sie die Details im Kommentarfeld ein.

Das Hinzufügen eines Anhangs ist genauso einfach. Ziehen Sie ihn einfach per Drag & Drop aus Ihrem Ordner in das Textfeld „Kommentare“. Vergessen Sie nicht, auf „Senden“ (das Papierflieger-Symbol) zu klicken. Sobald die Datei geladen ist, steht sie allen mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung.

• Hinweis: Beim Hochladen einer Datei werden Sie feststellen, dass diese verarbeitet wird. Das liegt daran, dass wir jede Datei einem Virenscanner unterziehen, um die Integrität unseres Systems zu schützen.

Wenn Aufgaben mehrere Schritte umfassen, kann es hilfreich sein, einen Kommentar für die Teilaufgaben hinzuzufügen:

• Wählen Sie fünf Caterer in die engere Wahl
• E-Mails versenden
• Vereinbaren Sie ein Telefonat, um die Anforderungen zu besprechen.

Sie können Ihren Kommentar später bearbeiten, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben.

Wenn Sie zurückgehen möchten, klicken Sie einfach auf den Pfeil nach links in der oberen linken Ecke, und Sie gelangen zurück zur Checkliste auf dem Kanban-Board.

Wenn Sie in bestimmten Kategorien „Lesen“ auswählen, wird Ihnen ein Kontrollkästchen mit der Aufschrift „Nur eigene Artikel“ angezeigt. Diese Funktion haben wir im Hinblick auf den Datenschutz und die europäische DSGVO entwickelt, sie ist aber auch für andere Zwecke nützlich.

Angenommen, Sie arbeiten mit einem externen Catering-Partner zusammen und möchten diesem Zugriff auf Ihre Auftragslisten gewähren. Sie können ihm Zugriff auf die ihm zugewiesenen Auftragslisten gewähren. Andere Aufgaben, die möglicherweise sensible Daten enthalten, sind für ihn nicht sichtbar.

Das war's also mit den Checklisten. Hoffentlich war das nicht zu anstrengend. Im nächsten Abschnitt geht es dann richtig los mit den Drehplänen. Bis dann!