Selbst eine kleine Veranstaltung bringt eine lange Liste an Aufgaben mit sich. Checklisten halten sie alle auf einem Board zusammen, so weißt du immer, was noch zu tun ist, wer sich darum kümmert und was schon erledigt ist. Checklisten sind Teil der Veranstaltungssoftware von eventplanner.net, und jede Veranstaltung bekommt ihre eigene Checkliste.

Das Board funktioniert wie ein Kanban-Board: ein Board mit Spalten, auf dem jede Aufgabe eine Karte ist, die du von links nach rechts verschiebst, während die Arbeit voranschreitet. Es gibt drei Spalten: Zu Erledigen, In Arbeit und Fertig.

Du möchtest sehen, was Checklisten für dich tun können, bevor du loslegst? Dann wirf zuerst einen Blick auf die Übersichtsseite.

Wo du es findest: logge dich ein, wähle Event-Software im Hauptmenü und öffne Checklist im Menü deiner Veranstaltung.

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1. Beginne mit einer Veranstaltung

Eine Checkliste gehört immer zu einer Veranstaltung. Wenn du Checklisten zum ersten Mal öffnest, wirst du deshalb gebeten, eine anzulegen. Klicke auf Füge deine erste Veranstaltung hinzu, gib einen Namen, ein Datum und die Veranstaltungsart ein und speichere.

Eine Checkliste, die schon ausgefüllt ist

Du musst nicht mit einem leeren Board beginnen. Wenn du eine Veranstaltung anlegst, füllt eventplanner.net ihre Checkliste mit vorgeschlagenen Aufgaben für diese Art von Veranstaltung: eine Hochzeit bekommt andere Aufgaben als eine Konferenz oder ein Teambuilding. Viele vorgeschlagene Aufgaben haben schon ein Datum, das zu einem sinnvollen Zeitpunkt vor dem Datum deiner Veranstaltung liegt, und manche haben eine Schaltfläche, die dich zu einem Artikel, einem Video oder einer Suche auf eventplanner.net führt, die dir bei dieser Aufgabe hilft.

Die vorgeschlagenen Aufgaben sind ein Ausgangspunkt. Ändere sie, verschiebe sie oder lösche die, die du nicht brauchst, genau wie die Aufgaben, die du selbst hinzufügst.

Tipp: du beginnst lieber mit einem leeren Board? Hake beim Anlegen der Veranstaltung Starte mit einer leeren Vorlage und fülle meine Veranstaltung nicht mit einer Checkliste aus. an. Diese Option gibt es nur beim Anlegen der Veranstaltung, nicht danach. Du hast schon eine Veranstaltung mit Vorschlägen, die du nicht möchtest? Nutze Alle Aufgaben löschen (siehe Abschnitt 4).

Gut zu wissen: wenn du eine neue Veranstaltung als Kopie einer früheren anlegst, wird auch ihre Checkliste kopiert. Alle kopierten Aufgaben beginnen wieder in Zu Erledigen, und ihre Daten verschieben sich mit dem Datum der neuen Veranstaltung.

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2. Füge eine Aufgabe hinzu

Klicke oben in der Spalte Zu Erledigen auf Aufgabe hinzufügen. Ein Fenster mit diesen Feldern öffnet sich:

Klicke unten im Fenster auf Aufgabe hinzufügen, um sie zu speichern. Die Aufgabe erscheint sofort auf dem Board.

Was eine Karte zeigt

Jede Karte zeigt den Titel und die Beschreibung der Aufgabe, gefolgt von ihrer Priorität, Kategorie, ihrem Datum, der Person, der sie zugewiesen ist, und der Anzahl der Kommentare.

Das Datum ändert seine Farbe, wenn es deine Aufmerksamkeit braucht: orange, wenn die Aufgabe heute oder morgen fällig ist, rot, wenn das Datum vorbei ist. Aufgaben in Fertig werden nie orange oder rot.

Gut zu wissen: du arbeitest mit dem Tool Lieferanten? Auf der Seite eines Lieferanten kannst du auch eine Aufgabe hinzufügen, die mit diesem Lieferanten verknüpft ist. Sie erscheint wie jede andere Aufgabe auf deiner Checkliste, mit dem Lieferanten in ihren Details.

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3. Verschiebe Aufgaben über das Board

Wenn du mit einer Aufgabe beginnst, ziehe ihre Karte nach In Arbeit. Wenn sie abgeschlossen ist, ziehe sie nach Fertig. Du kannst eine Karte auch innerhalb einer Spalte nach oben oder unten ziehen, um die wichtigsten Aufgaben ganz oben zu platzieren. Das Ziehen funktioniert mit der Maus und auf einem Touchscreen.

Die Zahl neben jedem Spaltentitel zeigt dir, wie viele Aufgaben die Spalte enthält.

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4. Aufgaben bearbeiten und löschen

Um eine Aufgabe zu ändern, klicke auf das Stift-Symbol in der oberen Ecke ihrer Karte. Das Fenster Aufgabe bearbeiten öffnet sich mit denselben Feldern wie beim Hinzufügen. Ändere, was du brauchst, und klicke auf Aufgabe speichern.

Um eine Aufgabe zu löschen, öffne sie mit dem Stift-Symbol, klicke unten im Fenster auf Löschen und bestätige. Ihre Kommentare und Dateien werden mit ihr gelöscht.

Alle Aufgaben auf einmal löschen

Du möchtest von vorne beginnen, zum Beispiel weil du die vorgeschlagenen Aufgaben nicht brauchst? Klicke unter dem Board auf Alle Aufgaben löschen. Damit das nicht aus Versehen passiert, tippst du delete in das Feld und klickst zur Bestätigung auf Löschen.

Achtung: wenn du alle Aufgaben löschst, werden auch ihre Kommentare und Dateien gelöscht, und das lässt sich nicht rückgängig machen.

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5. Kommentare, Dateien und Beobachter

Klicke auf den Titel einer Aufgabe, um ihre eigene Seite zu öffnen. Links siehst du die Einzelheiten der Aufgabe. Die Schaltfläche Bearbeiten und die Schaltfläche mit dem aktuellen Fortschritt daneben öffnen dasselbe Fenster wie das Stift-Symbol auf dem Board. Rechts steht unter Kommentare die Unterhaltung dazu.

Kommentare

Gib deine Nachricht in das Feld Gib eine Antwort ein ein und klicke auf den Papierflieger, um sie zu senden. Der neueste Kommentar steht immer ganz oben. Deine eigenen Kommentare kannst du danach Bearbeiten oder Löschen.

Jemand soll mitlesen? Tippe @ und die ersten Buchstaben seines Namens und wähle den Kontakt aus der Liste. Die Person, die du erwähnst, wird Beobachter der Aufgabe (siehe unten) und erfährt so von neuen Kommentaren.

Dateien

Mit .PRO klickst du auf das Plus-Symbol neben dem Antwortfeld, um Dateien an deinen Kommentar anzuhängen: ein Angebot, einen Grundriss, einen Vertrag oder ein Foto. Du kannst bis zu 4 Dateien pro Kommentar hinzufügen, jeweils bis zu 25 MB groß. Akzeptiert werden PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-, JPG-, PNG- und reine Textdateien. Alle, die die Aufgabe sehen können, können die Dateien öffnen.

Ohne .PRO kannst du weiterhin kommentieren, und die Seite zeigt unter dem Antwortfeld stattdessen Schalte die Möglichkeit frei, Dateien mit .PRO anzuhängen. Die Mitgliedschaft wird pro Person geprüft: Wer die Dateien anhängt, braucht .PRO, nicht die Personen, die sie öffnen.

Tipp: ein Kommentar eignet sich auch gut als Liste kleinerer Schritte innerhalb einer Aufgabe: schreibe sie Zeile für Zeile auf und aktualisiere die Liste, während du vorankommst.

Beobachter

Ein Beobachter ist jemand, der einer Aufgabe folgt, ohne dafür verantwortlich zu sein, zum Beispiel eine Kollegin, die wissen muss, wann das Menü feststeht. Beobachter bekommen eine Benachrichtigung, wenn sich die Aufgabe ändert oder jemand einen Kommentar hinzufügt.

Klicke auf das Augen-Symbol in den Details der Aufgabe, um zu sehen, wer unter Du beobachtest diese Aufgabe steht. Suche im Feld Beobachter hinzufügen nach einem Kontakt, um ihn hinzuzufügen, oder klicke auf das Kreuz neben einem Namen, um ihn zu entfernen.

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6. Gemeinsam daran arbeiten

Checklisten sind nützlich, wenn du allein planst, und noch mehr, wenn du mit einem Team, einem Kunden oder deinen Lieferanten planst. Alle, die du zur Veranstaltung hinzufügst, können am selben Board arbeiten, mit genau dem Zugriff, den du ihnen gibst.

Füge die Personen, mit denen du zusammenarbeitest, unter Team und Zugriff im Menü deiner Veranstaltung hinzu. Lege unter Kontaktzugriff festlegen fest, was jede von ihnen in Checklisten tun darf:

Hake Nur eigene Artikel an, um einen Kontakt auf die Aufgaben zu beschränken, die ihm zugewiesen sind. Du kannst die Option mit Lesen, Kommentar und Verwalten kombinieren. Die anderen Aufgaben auf dem Board sieht er nicht. Mit Verwalten kann er trotzdem neue Aufgaben hinzufügen, aber nur für sich selbst. Das ist praktisch, wenn ein Lieferant oder Freelancer bei einem Teil der Veranstaltung hilft oder wenn manche Aufgaben Informationen enthalten, die nicht alle im Team sehen sollen.

Ein Kontakt bekommt eine Einladung per E-Mail und loggt sich mit seinem eigenen Konto bei eventplanner.net ein. Sobald er Zugriff hat, kannst du ihm im Feld Zugewiesen an Aufgaben zuweisen. Mehr dazu liest du unter wie du Benutzer in der Veranstaltungssoftware verwaltest.

Nach Kontakt filtern

Wenn mehrere Personen am Board arbeiten, klicke oben auf Nach Kontakt filtern und hake unter Wer? einen Namen an, um nur die Aufgaben zu sehen, die dieser Person zugewiesen sind. Hake mehrere Namen an, um die Aufgaben mehrerer Personen gleichzeitig zu sehen. Klicke auf das Kreuz neben einem Namen, um ihn wieder aus dem Filter zu nehmen.

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7. Benachrichtigungen

Checklisten halten alle auf dem Laufenden, mit Benachrichtigungen auf eventplanner.net und, je nach ihren Benachrichtigungseinstellungen, per E-Mail:

• Wenn eine Aufgabe jemandem zugewiesen wird, bekommt diese Person eine Benachrichtigung.
• Wenn jemand einen Kommentar hinzufügt, bekommen die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, und die Beobachter eine Benachrichtigung.
• Wenn sich eine Aufgabe ändert, bekommen ihre Beobachter eine Benachrichtigung.
• Am Tag vor dem Datum einer Aufgabe bekommt die Person, der sie zugewiesen ist, eine Erinnerung, solange die Aufgabe noch nicht erledigt ist.

Wenn du eingeloggt bist, zeigt die Startseite von eventplanner.net außerdem einen Block Checklist mit den Aufgaben, die dir für heute und die kommenden Tage zugewiesen sind.

Gut zu wissen: du siehst über deinem Board die Meldung Benachrichtigungen sind für diese Checkliste deaktiviert.? Dann werden für diese Veranstaltung keine Erinnerungen verschickt. Klicke auf Klicke hier, um Benachrichtigungen zu aktivieren, um sie einzuschalten.

Tipp: installiere die eventplanner.net-App auf deinem Handy. Dann bekommst du diese Benachrichtigungen auch als Push-Benachrichtigungen und kannst deine Aufgaben unterwegs öffnen.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich Checklisten kostenlos nutzen? Ja. Checklisten sind Teil der kostenlosen Veranstaltungssoftware. In der kostenlosen Version fasst eine Checkliste bis zu 100 Aufgaben pro Veranstaltung, vorgeschlagene Aufgaben eingeschlossen. Mit .PRO kannst du bis zu 400 Aufgaben pro Veranstaltung hinzufügen.

Was passiert, wenn ich die maximale Anzahl an Aufgaben erreiche? In der kostenlosen Version öffnet Aufgabe hinzufügen dann ein Fenster, das dich zum Upgrade auf .PRO einlädt. Lösche Aufgaben, die du nicht mehr brauchst, um Platz zu schaffen, oder mache ein Upgrade.

Kann ich die vorgeschlagenen Aufgaben loswerden? Ja. Lösche die, die du nicht brauchst, oder klicke unter dem Board auf Alle Aufgaben löschen, um es in einem Schritt zu leeren. Hake bei deiner nächsten Veranstaltung beim Anlegen Starte mit einer leeren Vorlage und fülle meine Veranstaltung nicht mit einer Checkliste aus. an.

Brauchen meine Kontakte ein Konto bei eventplanner.net? Ja. Um die Checkliste zu sehen, loggt sich ein Kontakt mit seinem eigenen Konto bei eventplanner.net ein. Zugriff bekommt er, sobald du ihn unter Team und Zugriff zu deiner Veranstaltung hinzufügst.

Kann ich die Spalten des Boards ändern? Nein. Jede Checkliste hat dieselben drei Spalten: Zu Erledigen, In Arbeit und Fertig. Nutze die Kategorien und den Filter, um deine Aufgaben weiter zu ordnen.

Warum kann ich keine Aufgaben ziehen oder sehe das Stift-Symbol nicht? Du hast für diese Checkliste nur den Zugriff Lesen oder Kommentar. Bitte den Eigentümer der Veranstaltung, dir unter Team und Zugriff den Zugriff Verwalten zu geben.

Warum sehe ich nicht alle Aufgaben der Veranstaltung? Dein Zugriff ist auf Nur eigene Artikel beschränkt, deshalb siehst du nur die Aufgaben, die dir zugewiesen sind. Der Eigentümer der Veranstaltung kann das unter Team und Zugriff ändern.

Werden die Aufgaben kopiert, wenn ich eine Veranstaltung kopiere? Ja. Wenn du eine neue Veranstaltung auf Basis einer früheren anlegst, werden ihre Aufgaben in die neue Veranstaltung kopiert. Sie beginnen alle wieder in Zu Erledigen, und ihre Daten verschieben sich mit dem Datum der neuen Veranstaltung.