Ist Ihre Eventstrategie effektiv? Das finden Sie nur durch eine Auswertung heraus. Denken Sie an KPIs. Diese werden üblicherweise am Ende der Planungsphase gemessen und haben einen erheblichen Einfluss auf die Maßnahmen, die Sie bei Ihrem nächsten Event ergreifen.
Doch zunächst einmal: Was sind KPIs und warum sind sie so wichtig? Für alle, die sich mit dem Thema noch nicht auskennen: Ein KPI ist ein Leistungskennzahl (Key Performance Indicator). Verwechseln Sie ihn nicht mit dem ROI (Return on Investment). Der ROI misst den finanziellen Erfolg einer bestimmten Investition. Diese Kennzahl hilft Ihnen zu ermitteln, wie profitabel Ihre Veranstaltung war. Ein positiver ROI bedeutet in der Regel, dass die Ticketeinnahmen die Gesamtkosten decken.
KPIs sind ein flexibles Messinstrument, mit dem Sie feststellen können, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. War Ihre Veranstaltung beispielsweise erfolgreich genug, um die Markenbekanntheit zu steigern? Oder: Wie viele Leads haben Sie generiert?
Bevor Sie Ihre KPIs definieren, müssen Sie zunächst Ihre Planungsziele und (allgemeinen) Zielsetzungen festlegen. Warum organisieren Sie eine Veranstaltung? Was möchten Sie erreichen? Anschließend bestimmen Sie die kritischen Erfolgsfaktoren. Ähnlich wie SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) sollten sich diese Faktoren auf konkrete Kennzahlen beziehen, die die Ergebnisse beschreiben, die Sie erzielen möchten, damit Ihre Veranstaltung als Erfolg gilt. Aus diesen Kennzahlen können Sie dann die KPIs ableiten.
Um Ihnen zu helfen, den Erfolg Ihrer Eventstrategie zu messen, finden Sie hier eine Liste von KPIs, die Sie verwenden können:
1. Antwort auf E-Mail-Marketing
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben, entscheidet maßgeblich über ihren Erfolg. Ihre Marketingstrategie hat einen erheblichen Einfluss auf die Teilnehmerzahl. Daher könnte die Effizienz Ihres E-Mail-Marketings ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) sein.
Wie lässt sich das messen? Sie können die Öffnungsrate Ihrer E-Mails auswerten oder, falls die Nachricht einen Registrierungs- oder anderen Link enthält, die Klickrate (CTR). So ermitteln Sie, wie viele Personen auf Ihre Handlungsaufforderung reagieren. Dies liefert Ihnen ein klares Bild vom Erfolg Ihrer Event-Marketing-Aktivitäten.
2. Anzahl der Sponsorenpartnerschaften
Bei der Organisation einer Veranstaltung wird oft viel Zeit mit der Suche nach Sponsoren verbracht. Ein interessanter KPI kann die Anzahl der abgeschlossenen Sponsoringverträge sein.
3. Engagement in sozialen Medien
Die Online-Präsenz Ihrer Zielgruppe ist vor, während und nach Ihrer Veranstaltung ein entscheidender Indikator für Ihren Erfolg. Dieser KPI umfasst eine ganze Reihe von Messgrößen.
Von der Anzahl der Erwähnungen über das aktuelle Engagement (in Form von Diskussionen, Kommentaren usw.) bis hin zu Impressionen und Geolokalisierung gibt es eine beeindruckende Menge an Daten, die Sie verfolgen können.
4. Interaktionsrate Ihrer VIP-Besucher
Sie sollten unbedingt beobachten, wie sich Influencer und Branchenführer vor, während und nach Ihrer Veranstaltung verhalten. Ihre Online-Aktivitäten und ihr Engagement haben einen erheblichen Einfluss auf Ihr Image.
Empfehlen sie die Veranstaltung ihren Followern? Sprechen sie darüber? Teilen sie ihre Teilnahme mit? Diese Aspekte sind wichtig und werden Ihre Ergebnisse maßgeblich beeinflussen.
5. App-Downloads
Experimentieren Sie mit einer Event-App und möchten Sie Ihr Publikum davon überzeugen, das Programm digital abzurufen? Haben Sie eine solide Strategie entwickelt, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer die App tatsächlich herunterladen und nutzen?
Die Anzahl der App-Downloads ist daher ein entscheidender KPI zur Bewertung der digitalen Interaktion mit Ihren Besuchern.
6. Gesamtzahl der Anmeldungen
Die Teilnehmerzahl ist ein weiterer wichtiger Indikator. In der Regel haben Sie ein vorab festgelegtes Ziel, das Sie erreichen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Effektivität Ihrer Marketingmaßnahmen, Kampagnen und den Nutzen Ihrer Veranstaltung zu messen.
7. Netzwerkbildung
Wenn Sie Business-Networking-Veranstaltungen für Ihre B2B-Teilnehmer planen, können Sie die Ergebnisse leicht nachverfolgen. Um diesen KPI zu bewerten, ermitteln Sie die Anzahl der Einzelgespräche und die Abwesenheitsquote.
8. Kosten pro Akquisition
Diese Kennzahl ist besonders im Geschäftsumfeld nützlich. Wie viel hat die Marketingabteilung ausgegeben, um einen Lead oder Neukunden zu gewinnen? Dieser Indikator ist auch ideal für Veranstaltungen anwendbar. Wie viel haben Sie ausgegeben, um einen einzelnen Teilnehmer zu gewinnen? Sind diese Kosten gerechtfertigt?
9. Anzahl neuer Leads und Kunden
Wenn Sie Ihre Veranstaltung als Marketinginstrument nutzen, um Ihr Unternehmen, Ihre Marke oder Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen zu bewerben, möchten Sie natürlich wissen, wie viele neue Leads und Neukunden dadurch generiert wurden. Sie sollten daher auswerten, wie viele Teilnehmer nach der Veranstaltung Kontakt aufgenommen oder, noch besser, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung direkt auf der Veranstaltung erworben haben.
10. Bruttoeinkommen
Wie viel haben Sie mit Ihrer Veranstaltung verdient? Dieser Indikator eignet sich zur Berechnung des ROI, kann aber auch zur Bewertung Ihrer finanziellen Ziele verwendet werden.
Zusamenfassend
Beschränken Sie sich nicht nur auf KPIs. Jede Veranstaltung und jedes Veranstaltungsziel ist anders. Doch wenn Sie sich eine Sache aus diesem Artikel merken sollten, dann diese: Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie konkrete Indikatoren definieren. Diese helfen Ihnen zu verstehen, was Sie erreicht haben und was Sie bei der nächsten Veranstaltung anders und besser machen können. Viel Erfolg!
