Sie denken, die Planung einer Veranstaltung ist extrem aufwendig? Dann versuchen Sie mal, eine Veranstaltung im Ausland zu organisieren. Ob Konferenz, Festival oder Networking-Event – bei der Durchführung einer internationalen Veranstaltung müssen Sie deutlich mehr Kompetenz und Leistung beweisen.
Es bedeutet deutlich mehr Arbeit und viel weniger Sicherheit. Neben der Bewältigung ungewohnter Umgebungen und des zusätzlichen Stresses müssen Sie sich zahlreichen Herausforderungen stellen. Vom Verständnis der lokalen Geschäftspraktiken bis hin zur Unterstützung bei der Mehrwertsteuer – die Unsicherheit kann Ihr Selbstvertrauen untergraben und Sie in Ihrem Handeln lähmen.
Nichts ist jedoch so wichtig und gleichzeitig so schwierig wie die Suche nach vertrauenswürdigen Anbietern. Bei der Planung lokaler Veranstaltungen (egal ob in der eigenen Stadt oder im eigenen Land) haben Sie einen klaren Vorteil, da Sie bereits über eine Liste zuverlässiger Dienstleister verfügen. Bei der Planung einer Veranstaltung im Ausland hingegen müssen Sie viel Zeit in die Suche nach zuverlässigen Anbietern investieren – von Locations über Catering, audiovisuelle Technik und Dekoration bis hin zu Kommunikationsberatern, Fotografen und Grafikdesignern, um nur einige zu nennen.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, eine umfassende Datenbank mit Event-Anbietern von Grund auf aufzubauen. Diese Aufgabe birgt daher das Risiko zahlreicher Fehler, die Ihre gesamte Arbeit zunichtemachen können. Um dies zu vermeiden, finden Sie hier eine Liste von Fehlern, die Sie bei der Suche nach internationalen Anbietern vermeiden sollten:
Fehler 1. Den Rat lokaler Experten ignorieren.
Einer der größten Fehler, den Planer bei internationalen Veranstaltungen begehen, ist die Unterschätzung lokaler Expertise. Zwar verfügen Planer über fundierte Kenntnisse in Eventplanung und -marketing, doch sie neigen dazu, fälschlicherweise anzunehmen, dies bedeute automatisch, dass sie auch Experten für Eventplanung und -marketing in unbekannten Destinationen seien. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Denken Sie einmal an sich selbst. Würden Sie behaupten, ein umfassendes Verständnis einer anderen Stadt zu besitzen, einschließlich ihrer Kultur, Gesetze und lokalen Gepflogenheiten? Wenn Sie weder in einer anderen Stadt gelebt noch dort Veranstaltungen geplant haben, ist Ihre Vorstellung davon, wie diese Stadt wirklich ist, wahrscheinlich eher vage. Sich in einer fremden Stadt als Experte zu betrachten, kann zu einer Reihe von Problemen führen, beispielsweise zur Beauftragung minderwertiger Veranstaltungsdienstleister.
Lokale Expertise spielt eine entscheidende Rolle als Bindeglied zwischen Veranstaltern und dem Veranstaltungsort selbst. Daher sollten Sie vor der Planung einer internationalen Veranstaltung als ersten Schritt eine Partnerschaft mit lokalen Experten eingehen und die vorhandene Infrastruktur optimal nutzen.
Fehler 2. Unzureichende Kommunikation Ihrer Veranstaltungs- oder Marketingbedürfnisse
Wenn Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse nicht kennen oder nicht wissen, wie Sie diese erklären sollen, wird es wahrscheinlich zu Kommunikationsproblemen kommen. Sie denken vielleicht, Sie drücken sich klar aus, obwohl Ihre Botschaft in Wirklichkeit verworren, falsch interpretiert oder missverstanden wird. Um dies zu vermeiden, müssen Sie jeden Aspekt Ihrer Planung detailliert beschreiben und alle Online- und persönlichen Gespräche mit den Event-Anbietern überprüfen. Wiederholen Sie gegebenenfalls Aussagen und bitten Sie um Bestätigungen. Machen Sie sich keine Sorgen, sich lächerlich zu machen. Wichtiger ist, dass Sie internationale Anbieter finden, die alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Eventplanung abdecken können.
Fehler 3. Nicht nach der nachweislichen Erfolgsbilanz oder Erfahrung des Anbieters mit ähnlichen Veranstaltungen fragen.
Bevor Sie sich für einen internationalen Event-Anbieter entscheiden, vergewissern Sie sich, dass dieser über ausreichend Referenzen verfügt, um seine Expertise nachzuweisen. Wenn Sie es eilig haben oder aus anderen Gründen, überspringen Sie diesen Schritt möglicherweise und denken: „Die passen schon.“ Diese Einstellung kann später zu großen Problemen führen. Was, wenn der Anbieter unseriös ist? Oder keine Erfahrung im Eventbereich hat und Ihre Erwartungen nicht erfüllen kann? Prüfen Sie daher immer das Portfolio des Anbieters und bitten Sie nach Möglichkeit um Referenzen oder Bewertungen von anderen (internationalen) Kunden.
Bevor Sie sich also für einen neuen Anbieter entscheiden, sollten Sie dessen Bewertungen auf eventplanner.net überprüfen.
Fehler 4. Die Kommunikation mit Veranstaltungsanbietern auf E-Mails beschränken.
Es ist verlockend, alles per Telefon oder E-Mail zu erledigen. Warum sollte man sich die Mühe machen, ein Ticket zu buchen und in ein anderes Land zu fliegen, um die Veranstaltung zu planen, wenn man alles bequem vom Schreibtisch aus erledigen kann? Falsch gedacht. Egal wie gut die Kommunikation mit Ihren Veranstaltungsdienstleistern ist, es gibt immer Dinge, die Sie persönlich überprüfen müssen. Beispielsweise können Sie sich nicht allein auf Fotos verlassen, um die Kapazität des Veranstaltungsortes wirklich einzuschätzen – Sie müssen sich die Räumlichkeiten selbst ansehen. Genauso wenig können Sie einfach darauf vertrauen, dass das Catering gut ist, ohne das Essen selbst probiert zu haben. Nehmen Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch mit Ihren Veranstaltungsanbietern. Sie werden es nicht bereuen.
Fehler 5. Die Verträge oder Stornierungsbedingungen nicht ausreichend beachten.
Das ist ein Fehler, der Ihnen wirklich Probleme bereiten kann. Wenn Sie die Vertragsdetails und die Verantwortlichkeiten der Veranstaltungsdienstleister übersehen, kann das schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Deshalb müssen Sie sich unbedingt mit den lokalen Gesetzen und Gepflogenheiten vertraut machen. Ziehen Sie gegebenenfalls lokale Experten oder einen Anwalt hinzu.
Unsere Event-Software beinhaltet ein dediziertes Lieferantenmanagement, damit Sie stets den Überblick über alle Verträge behalten.
Schlussgedanken
Die Planung einer internationalen Veranstaltung ist eine echte Herausforderung. Die Anzahl der Verantwortlichkeiten und der damit verbundenen Stressfaktoren steigt enorm, und die Wahrscheinlichkeit für Fehler ist größer. Wer jedoch potenzielle Fehlerquellen frühzeitig erkennt und sich bemüht, sie zu vermeiden, ist dem Erfolg einer internationalen Veranstaltung definitiv einen Schritt näher.
