Wie Sie Ihr Team zur Nutzung von Veranstaltungstechnologie bewegen können

Es ist nicht immer einfach, Gewohnheiten zu ändern und sich an neue Arbeitsdynamiken anzupassen. Wenn Menschen wissen, was am besten funktioniert und eine Routine haben, kann es ihnen schwerfallen, neue Tools einzuführen, die ihre Arbeitsergebnisse verbessern würden.

Dies gilt zunehmend für Eventprofis und ihre Teams, denen es schwerfällt, mit der ständigen Weiterentwicklung und Komplexität digitaler Lösungen Schritt zu halten. Technologie kann zwar hilfreich sein, aber bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen auch Probleme bereiten. Die rasante Entwicklung von Planungs- und Eventmarketing-Plattformen führt häufig zu Schwierigkeiten für Fachleute.

Erstens bevorzugen die meisten Menschen die manuelle Durchführung logistischer Prozesse (aus Gewohnheit) gegenüber der vollständigen Automatisierung. Zweitens erfordert die Nutzung neuer Veranstaltungstechnologien das Erlernen der Funktionsweise der neuesten Tools und deren optimaler Nutzung. Schließlich führt mangelndes Fachwissen zur korrekten Integration von Eventmanagement-Software in den Arbeitsablauf mit Sicherheit zu Frustration.

Es ist kein Wunder, dass die Einführung neuer Veranstaltungstechnologien für viele, auch für Ihr Team, eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter von der Nutzung dieser Technologien überzeugen können. Dies wird ihre Arbeitsbelastung verringern und ihre Produktivität steigern. So gelingt es Ihnen:

Schritt 1. Erfassen Sie die Herausforderungen, denen Ihr Team bei der Planung einer Veranstaltung gegenübersteht.

Planen Sie ein operatives Meeting mit Ihren Mitarbeitern oder Teammitgliedern, um die täglichen Herausforderungen zu besprechen. Fragen Sie nach Lösungsansätzen, die sie bereits versucht haben, und den erzielten Ergebnissen. Sollten die Probleme weiterhin bestehen, weil Ihr Team keine nachhaltigen Lösungen gefunden hat, analysieren Sie die negativen Auswirkungen dieser Probleme auf den ROI der Veranstaltung. Erläutern Sie anschließend Ihrem Team die Vorteile, die sich durch die Beseitigung der bestehenden Herausforderungen ergeben.

Schritt 2. Die Vorteile eines automatisierten Systems präsentieren

Wenn Sie die Vorteile von Veranstaltungstechnik aufzeigen, sprechen Sie über den geringeren Aufwand und die eingesparte Zeit. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern oder Teammitgliedern, wie ein digitales System den Arbeitsablauf beschleunigen und unüberwindbare Herausforderungen beseitigen kann.

Nehmen wir beispielsweise an, jemand ist für die manuelle Erfassung der Networking-Präferenzen der Teilnehmer zuständig. Was wäre, wenn eine Eventmanagement-Plattform oder -App dies automatisieren könnte, indem die Gäste selbst angeben, was sie anbieten können oder wonach sie bei der Networking-Session suchen? Machen Sie Ihrem Team klar, dass die Automatisierung bestimmter Prozesse und Verantwortlichkeiten es ihnen ermöglicht, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Schritt 3. Die Notwendigkeit von Wachstum und Innovation kommunizieren.

Es ist unerlässlich, die allgemeine Vision und die Ziele Ihrer Agentur oder Ihres Unternehmens klar zu formulieren. Wenn Sie Wachstum und nachhaltige Innovation anstreben, sollten Sie die institutionelle Kommunikation auf Basis dieser beiden Konzepte stärken, um Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder auf Veränderungen vorzubereiten.

Schritt 4. Richten Sie ein Lern-Bootcamp für Ihr Team ein.

Oftmals stehen Menschen Technologie skeptisch gegenüber, da sie neue Fähigkeiten erlernen müssen, um sich in der digitalen Welt effizient zu bewegen. Dies kann überfordernd sein, insbesondere bei einer stetig wachsenden Liste von Aufgaben im Bereich der Veranstaltungsplanung. Daher kann es sinnvoll sein, für Ihr Team Schulungscamps zu organisieren. Diese können dazu beitragen, dass sich die Teilnehmenden beim Erwerb neuer Fähigkeiten unterstützt fühlen und weniger Angst vor der neuesten Veranstaltungstechnologie haben, die sie erlernen müssen.

Mit der Event-Software von eventplanner.net kann Ihr Team außerdem über unsere Online-Akademie Zertifizierungen erwerben, was das Selbstvertrauen stärkt und die neu erworbenen Fähigkeiten klar anerkennt.

Schritt 5. Stärken Sie Ihre Teammitglieder, indem Sie sie in den Entscheidungsprozess einbeziehen.

Die Meinung Ihres Teams ist unerlässlich. Ihre Teammitglieder können wertvolle Einblicke in ihre Bedürfnisse und Herausforderungen bei der Veranstaltungsplanung geben. Diese Informationen können entscheidend sein, um die passende Eventmanagement-Software oder -App auszuwählen. Darüber hinaus fördern Sie so die Eigenverantwortung Ihrer Teammitglieder, die sich befähigt fühlen, die für sie besten Entscheidungen zu treffen. Allein durch diese Entscheidungsfindung werden sie sich der Konsequenzen bewusst und erkennen die Notwendigkeit, sich weiterzuentwickeln.

Aufruf zum Handeln

Wenn Sie in Ihrem Team auf Widerstand bei der Einführung von Veranstaltungstechnik stoßen, deutet das auf ein Kommunikationsproblem in Ihrem Unternehmen hin. Um Ihr Team für digitale Lösungen zu gewinnen, sollten Sie ihm zunächst zuhören. Welche Herausforderungen bestehen für die Teammitglieder und, vor allem, welche Ängste haben sie?

Konzentrieren Sie sich anschließend darauf, den Mehrwert der neuen Veranstaltungstechnologie und die Vorteile für Ihr Team klar zu kommunizieren. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Entscheidungsprozess ein, indem Sie deren Bedürfnisse regelmäßig ermitteln. Seien Sie ehrlich hinsichtlich Ihrer Wachstumsvision und nutzen Sie potenzielle Konflikte als Chance, die Arbeitsbeziehungen zu stärken.