Datenbasierte Entscheidungen im Veranstaltungsbereich, die auf dem Profil der Teilnehmer beruhen, sollten nicht spontan getroffen werden. Es ist genauso wichtig, die Bedürfnisse potenzieller Kunden zu verstehen, bevor man ein Produkt auf den Markt bringt.
Veranstaltungen sollten Antworten, Lösungen und Wissen vermitteln, die den Teilnehmenden zu Selbstverwirklichung und positiver Transformation verhelfen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn man die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmenden kennt.
Der Zugriff auf Informationen über die demografischen Daten, Präferenzen und Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer ist unerlässlich, um die Zielgruppe zu segmentieren und personalisierte Veranstaltungserlebnisse zu gestalten. Daher sind Empfehlungen wie „Passen Sie die Veranstaltung an die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer an“ oder „Konzentrieren Sie sich auf die dringendsten Anliegen Ihrer Gäste“ so verbreitet.
Was die Datenerfassung angeht, „haben wir das volle Potenzial der Veranstaltungstechnik noch nicht ausgeschöpft“. Das bedeutet, dass wir nicht einfach eine App starten und auf wundersame Weise mehr über die Wünsche und Bedürfnisse zukünftiger Teilnehmer erfahren können. Wir benötigen verschiedene Datenquellen. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir eine Liste mit Schritten zusammengestellt, mit denen Sie mehr Informationen sammeln und die Präferenzen und Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer besser verstehen können.
Schritt 1. Führen Sie vor, während und nach der Veranstaltung Recherchen in den sozialen Medien durch.
Achten Sie darauf, worüber Ihre (potenziellen) Teilnehmer in den sozialen Medien sprechen. Recherchieren Sie, um die relevantesten Hashtags, beliebtesten Themen und spannendsten Diskussionen zu finden.
Informieren Sie sich über die Sorgen der Branchen-Influencer und die Meinungen und Reaktionen ihrer Follower. Tauchen Sie tief in die Social-Media-Analyse ein und sammeln Sie so viele Daten wie möglich. So erstellen Sie eine umfassende Liste aktueller Themen, Reaktionen und Interessen sowie wichtiger Influencer (die Sie anschließend zu Ihrer Veranstaltung einladen können). Mit diesen Daten gewinnen Sie die nötigen Einblicke, um eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen, die auf die aktuellen Bedürfnisse, Vorlieben und Interessen Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist.
Schritt 2. Führen Sie Umfragen durch und befragen Sie Ihre potenziellen Teilnehmer.
Angenommen, Sie möchten ein hilfreiches E-Book schreiben, um Ihre Kunden zu unterstützen. Sie verfügen über eine Fülle von Informationen, sind sich aber nicht sicher, welche davon für Ihre potenziellen Leser am relevantesten sind. Eine Umfrage unter potenziellen Lesern zu verschicken, um deren Meinung einzuholen, klingt nach einer sinnvollen Option, oder?
Warum also nicht auch Ihre nächste Veranstaltung so gestalten? Falls Sie bereits eine Mailingliste von Ihrer letzten Veranstaltung besitzen und diese Personen Ihre Hauptzielgruppe darstellen, fragen Sie sie doch einfach, worum es bei Ihrer nächsten Veranstaltung ihrer Meinung nach gehen sollte. Schon wenige Antworten können Ihnen wertvolle Einblicke in die Vorlieben und Probleme Ihrer Gäste geben und Ihnen so ermöglichen, Ihre kommende Veranstaltung optimal auf deren Erwartungen abzustimmen.
Schritt 3. Daten aus früheren Ereignissen nutzen
Was machen Sie mit all den Daten, die Sie in der Vergangenheit gesammelt haben? Wahrscheinlich archivieren Sie sie einfach, oder? Warum analysieren Sie sie stattdessen nicht, ziehen daraus Schlüsse und überprüfen sie bei Bedarf? Wenn Sie eine Eventmanagement-Software oder -App verwenden, sollten Sie unbedingt verstehen, wie Sie Ihre Teilnehmer erfassen und wie die Datenerfassung funktioniert.
Schritt 4. Ein intelligentes Registrierungsformular einrichten
Wählen Sie die Felder für das Anmeldeformular mit Bedacht. Richtig gestaltet, hilft Ihnen dieses Formular, mehr über Ihre Zielgruppe zu erfahren. Angenommen, Sie planen, traditionelle Networking-Veranstaltungen durch eine Reihe von B2B-Meetings für Ihre Gäste zu ersetzen. Um den Erfolg dieses Konzepts zu gewährleisten, fügen Sie im Anmeldeformular ein Feld hinzu, in dem Sie die Teilnehmer fragen, was sie sich von der Veranstaltung erhoffen oder was sie anzubieten haben. Diese Informationen helfen Ihnen, die passenden Meetings zwischen den richtigen Teilnehmern zu planen und Angebot und Nachfrage optimal aufeinander abzustimmen.
Schritt 5. Führen Sie während der Veranstaltung eine Live-Umfrage durch.
Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer wirklich zu verstehen, ist die Durchführung von Live-Umfragen während der Präsentation. Legen Sie fest, welche Daten Sie erfassen möchten, und planen Sie eine Reihe von Fragen (mit Mehrfachantworten). Bitten Sie dann den Moderator (oder den Referenten), während der Präsentation eine Live-Umfrage durchzuführen und die Teilnehmer zur Teilnahme zu animieren. Je nach Ihren Fragen erhalten Sie die Daten, um das Erlebnis Ihrer Teilnehmer zu verbessern und beim nächsten Mal vielleicht sogar eine noch bessere Veranstaltung zu organisieren.
Schlussgedanken
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten zu den Präferenzen und Bedürfnissen Ihrer (potenziellen) Teilnehmer zu sammeln. Von Live-Umfragen bis hin zu Vorab-Befragungen steht Ihnen eine Reihe von Tools zur Verfügung, um alles Wichtige über Ihre Zielgruppe zu erfahren. Die Herausforderung besteht nun darin, zu entscheiden, welche Art von Informationen Sie benötigen und wie diese Ihnen helfen, Ihren Teilnehmern ein besseres Erlebnis zu bieten.
