Zeichnen Sie Ihren gesamten Veranstaltungsplan maßstabsgetreu in unserer Veranstaltungssoftware.

Letzte Woche fragten Sie uns, ob Seating komplette Veranstaltungspläne erstellen kann. Das war damals noch nicht möglich. Jetzt schon: Zeichnen Sie Ihren Veranstaltungsort maßstabsgetreu nach, platzieren Sie die Wände, die Bar und die Bühne und senden Sie einen einzigen Plan an alle, die den Raum aufbauen müssen. Jetzt live in der Seating-Beta für eventplanner.PRO-Nutzer.

Letzte Woche haben wir Seating eingeführt, und schon nach wenigen Tagen erreichten uns die ersten Nachrichten. Veranstalter lieben es, Gäste visuell einzuordnen, aber viele stellten dieselbe Frage: „Das ist super, können wir es auch für die Veranstaltungsplanung verwenden? Für den gesamten Veranstaltungsablauf?“

Die ehrliche Antwort letzte Woche war nein. Die Sitzplatzplanung wusste zwar, was ein Tisch, eine Reihe und ein Gast ist, aber sie hatte keine Ahnung, was eine Wand ist oder wo die Bar hinkommen soll. Das brachte uns zum Nachdenken. Also haben wir uns der Sache angenommen. Und jetzt funktioniert es.

Vom Sitzplan zum Grundriss

Die Idee hinter diesem Update ist einfach: Zeichnen Sie Ihren Veranstaltungsort maßstabsgetreu, fügen Sie alles hinzu und senden Sie den Plan an die Personen, die ihn bauen müssen.

Bei der Veranstaltungsplanung ist die Sitzplatzvergabe nur die halbe Miete. Man muss auch klären, ob die Bar den Notausgang blockiert, ob zwischen den Tischen eineinhalb Meter Platz für die Kellner ist und welche Informationen an den Veranstaltungsort übermittelt werden müssen, damit alle Beteiligten den gleichen Raum aufbauen. Ein Sitzplan kann all diese Fragen nicht beantworten. Ein Grundriss hingegen schon.

Beginnen Sie mit der Zeichnung des Veranstaltungsortes.

Die meisten Veranstaltungsorte stellen Ihnen einen Grundriss als PDF oder Bild zur Verfügung. Sie können diese Datei nun direkt als Hintergrundebene auf die Arbeitsfläche ziehen – egal ob PDF, PNG oder JPG.

Kalibrieren Sie es anschließend einmal: Klicken Sie zwei Punkte in bekanntem Abstand an, geben Sie den tatsächlichen Abstand ein, und alles, was Sie ab diesem Zeitpunkt zeichnen, ist maßstabsgetreu. Zeichnen Sie die Wände und festen Elemente darüber nach, und Ihr Plan entspricht dem tatsächlichen Gebäude und nicht nur Ihrer besten Schätzung.

Wände, Türen und Ecken, die sich verhalten

Die Strukturelemente werden so gezeichnet, wie es der Plan eines Architekten vorgibt: gerade und gebogene Wände mit der von Ihnen festgelegten Dicke und Länge sowie abgerundete Ecken mit einem präzisen Winkel.

Türen gehören zu einer Wand. Zieht man eine Tür an eine Wand, schneidet sie ihre eigene Öffnung; verschiebt man die Wand, bewegt sich die Tür mit. Braucht man Doppeltüren? Dann dupliziert man die Tür und dreht einfach das Scharnier um.

Alles, was Bodenfläche beansprucht

Neben Tischen und Sitzplätzen gibt es jetzt einen vollständigen Elementkatalog: Bar, Buffet, Bühne und Tanzfläche; Wegeführungselemente wie Eingang, Notausgänge und freie Durchgänge; sowie Dekorationselemente wie Pflanzen, damit der Plan dem Raum entspricht. Passen Sie die Farben an und fügen Sie bei Bedarf ein Symbol hinzu. Wir werden den Katalog fortlaufend um weitere Elemente für den Veranstaltungsplan erweitern.

In der Seitenleiste wird jedes einzelne Element des Plans gezählt – was praktischerweise gleichzeitig als Bestellliste für Ihren Mietanbieter dient.

Gemessen, nicht skizziert

So wird aus einer Skizze ein Bauplan. Platzieren Sie Bemaßungsmarkierungen, die in der Zeichnung erhalten bleiben und mitgedruckt werden können, oder verwenden Sie das Messwerkzeug für schnelle und präzise Ergebnisse. Während Sie ein Element verschieben, werden die Abstände zu seinen nächsten Nachbarn in Echtzeit angezeigt.

Die Rasterausrichtung ist standardmäßig aktiviert und kann für mehr Kontrolle deaktiviert werden. Elemente rasten aneinander ein, sodass eine Tabellenzeile ohne ständiges Verschieben korrekt ausgerichtet ist.

Ein Plan, vier Möglichkeiten zur Übergabe

Ein Plan ist erst dann nützlich, wenn er die Personen erreicht, die ihn umsetzen müssen. Deshalb bieten wir Ihnen vier Möglichkeiten – und die meisten Veranstaltungen nutzen mehr als eine. Gewähren Sie einer Person Zugriff in der Software, individuell festgelegt: Lesen, ansehen und ausdrucken oder direkt mitzeichnen. So erhält Ihr Ansprechpartner in der Location oder Produktion den Raum, ohne die Gästeliste zu sehen. Alternativ können Sie den Plan an ein Lieferantenbriefing anhängen. Dort wird er zusammen mit den Anweisungen, die Ihre Lieferanten ohnehin erhalten, weitergegeben und bleibt für alle Beteiligten, auch in der eventplanner.net-App, stets aktuell – auch während der Veranstaltung.

Und für diejenigen, die sich nie einloggen werden, gibt es ein echtes Dokument: Laden Sie das Layout als PDF herunter, gestochen scharf bei jeder Zoomstufe und direkt aus Ihrem Browser ausdruckbar.

Als Nächstes: ein Katalog mit Grundrissen der Veranstaltungsorte

Das Einzeichnen Ihres Veranstaltungsortes dauert nur wenige Minuten, aber wir möchten, dass Sie diese Zeit für Ihre Veranstaltung nutzen. Deshalb arbeiten wir als Nächstes an einem Katalog mit vorgefertigten Grundrissen. Wählen Sie Ihren Veranstaltungsort aus, und die Räume erscheinen maßstabsgetreu auf der Leinwand. Sie planen die Veranstaltung, nicht die Räume.

Betreiben Sie eine Location? Dann registrieren Sie sich jetzt! Ihr Grundriss gehört zu den ersten, aus denen Veranstalter auswählen können – so basiert jede Veranstaltung in Ihren Räumlichkeiten auf Ihrem offiziellen Plan und nicht auf einer groben Skizze. Kontaktieren Sie uns, und wir kümmern uns um Ihre Grundrisse.

Noch in der Beta-Phase – wir freuen uns auf eure Ideen!

Die Sitzplatzplanung befindet sich weiterhin in der Beta-Phase und steht allen Abonnenten von eventplanner.PRO zur Verfügung. Dieses Update basiert auf dem Feedback von Veranstaltern, das uns innerhalb einer Woche mitgeteilt wurde. Also weiter so: Zeichnen Sie Ihren Raum, führen Sie Ihre Veranstaltung damit durch und senden Sie uns Ihr Feedback direkt aus dem Tool. Sie haben die Weiterentwicklung der Sitzplatzplanung bereits mitgestaltet. Machen Sie es wieder!

Die Event-Diagrammerstellung ist jetzt als Betaversion für Abonnenten von eventplanner.PRO verfügbar und gehört neben Tickets, ChecklistenLieferantenBriefings und Budgets zu unseren Event-Software-Tools. Noch kein PRO-Abonnent? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt für ein Upgrade.