Erst nur die Tagestickets, dann das ganze Wochenende: Die Absage von Defqon.1 im Detail

In der Nacht von Donnerstag auf Freitag sah sich das Hardstyle-Festival Defqon.1 in den Niederlanden mit dem Szenario konfrontiert, das jedem Veranstalter schlaflose Nächte bereitet: Das gesamte Festivalwochenende wurde abgesagt.

Um Mitternacht wurden Zehntausende Festivalbesucher auf dem Campingplatz informiert. Grund dafür war die höchste Wetterwarnung des KNMI (National Meteorological Institute of Nigeria), Code Rot, die aufgrund der extremen Hitze auch für Flevoland galt. „Das Undenkbare ist geschehen“, schrieb der Veranstalter auf Instagram.

Für eine Veranstaltung, die normalerweise weit über 72.000 Besucher täglich anzieht, darunter viele internationale Gäste, sind die Auswirkungen enorm. Doch mindestens genauso aufschlussreich für alle, die selbst Veranstaltungen planen, ist der Umgang des Veranstalters Q-dance mit der Absage. Schließlich wurde die Veranstaltung nicht von heute auf morgen abgesagt.

Eine Stornierung in zwei Phasen

Anfang der Woche hatte Q-dance zunächst einen Zwischenschritt beschlossen. Die Kapazität wurde drastisch reduziert: Am Freitag und Samstag waren nur Wochenendticketinhaber zugelassen, während fast 30.000 Tagesticketinhaber abgewiesen wurden. Die Begründung war praktischer Natur: Hitzeschutzmaßnahmen wie zusätzlicher Schatten und größere Abstände auf dem Gelände funktionieren mit weniger Besuchern einfach besser. Außerdem wurde eine der größten Shows vorsorglich von 16:00 Uhr auf 19:00 Uhr verschoben.

Theoretisch klingt das nach einer klugen, schrittweisen Deeskalation. Man lässt die Veranstaltung weiterlaufen, begrenzt das Risiko und gewinnt Zeit, um die Wettervorhersage zu beobachten. In der Praxis rief dieser Zwischenschritt jedoch sehr unterschiedliche Reaktionen hervor.

Verständnis und Wut zugleich

Die Reaktionen waren sehr unterschiedlich. Ein Vater, der mit seinen beiden Söhnen einen Tagesausflug geplant hatte, zeigte zwar Verständnis für die Entscheidung, empfand den Zeitpunkt aber als schmerzlich: Die Nachricht erreichte ihn erst abends gegen 23:00 Uhr, während er eigenen Angaben zufolge bereits rund 1.600 Euro für Tickets, Hotel und Kleidung ausgegeben hatte. Eine französische Besucherin reagierte auf Instagram deutlich heftiger: Sie hatte Flüge und Hotel eigens für den Anlass gebucht und fragte sich lautstark, warum das Festival nicht einfach verschoben statt abgesagt werden konnte.

Gerade dieses internationale Publikum, von Frankreich und Belgien bis Australien und Mexiko, macht die Sache so brisant. Wer von weit her anreist und im Voraus viel Geld ausgegeben hat, trifft eine Absage deutlich härter als ein Tagesausflügler aus der Region. Künstler zeigten jedoch sofort Verständnis: Ein bekanntes DJ-Duo erklärte, angesichts der Hitze sei dies wohl die einzig verantwortungsvolle Entscheidung gewesen, „auch wenn es uns das Herz bricht“. Auch der Bürgermeister von Dronten unterstützte die Entscheidung; die Sicherheit der Besucher und Mitarbeiter habe oberste Priorität.

Dann kam der Alarm.

Die Übergangslösung hielt nicht. Am Donnerstagnachmittag um 16:00 Uhr gab das KNMI die höchste Warnstufe (Code Rot) aus; etwa acht Stunden später, gegen Mitternacht, wurde die Entscheidung getroffen, das gesamte Wochenende abzusagen. Laut der Organisation wäre dies nicht früher möglich gewesen: Erst mit der offiziellen Warnstufe Rot sei der kritische Punkt für die Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern erreicht gewesen. „Wir sind zutiefst betroffen“, hieß es. Alle Tickets werden erstattet; weitere Informationen zu zusätzlichen Entschädigungen folgen nach dem Wochenende.

Unruhen auf dem Gelände

Die schlechte Nachricht mitten in der Nacht zu überbringen, als bereits Zehntausende auf dem Gelände waren, führte zwangsläufig zu Spannungen. Eine Gruppe verärgerter Camper zog in Richtung der Hauptbühne, deren Aufstellung die Veranstalter bis zum Beginn geheim halten wollten. Dies führte zu einer Auseinandersetzung mit dem Sicherheitspersonal: Fahnen wurden von den Masten gerissen und Zäune umgestoßen. Laut Q-dance waren weniger als hundert Personen beteiligt, und die Situation konnte schnell unter Kontrolle gebracht werden; andere Berichte sprechen von der Anwesenheit der Polizei, um eine reibungslose Abreise zu gewährleisten. Der Campingplatz blieb am Freitag geöffnet, damit alle Besucher friedlich abreisen konnten; Shuttlebusse brachten sie zu den Parkplätzen.

Was nehmen Sie als Organisator aus dieser Erfahrung mit?

Die Absage von Defqon.1 ist in erster Linie ein Fall von höherer Gewalt. Der Vorfall bietet jedoch einige konkrete Lehren für diejenigen, die selbst (große) Veranstaltungen organisieren:

• Ein Notfallplan für Extremwetterereignisse ist kein Luxus mehr. Hitzewellen und höchste Warnstufen werden immer häufiger. Es muss im Voraus festgelegt werden, wer Entscheidungen trifft, auf welcher Grundlage welche Schwellenwerte gelten und in Absprache mit welchen Behörden. Bei Großereignissen war dies von den Regierungen ohnehin schon erwartet worden.
• Eine schrittweise Reduzierung klingt zwar klug, weckt aber Erwartungen. Indem Defqon.1 zunächst nur Tagestickets stornierte, wurde die Hoffnung der Wochenendbesucher aufrechterhalten, was die vollständige Absage umso schmerzlicher machte. Es ist wichtig, bei jedem Zwischenschritt ehrlich zu kommunizieren, dass weitere Maßnahmen möglich sind.
• Zeitpunkt und Kommunikationskanal bestimmen die Reaktionen. Schlechte Nachrichten um Mitternacht, wenn bereits alle vor Ort sind, sind schwer zu akzeptieren. Je früher und klarer Sie kommunizieren, desto mehr Verständnis stoßen Sie in der Regel auf. Doch manchmal, wie jetzt, bleibt Ihnen einfach keine andere Wahl.
• Berücksichtigen Sie Ihr internationales Publikum. Reise- und Unterkunftskosten erhöhen den Aufwand für ausländische Besucher erheblich. Eine klare und zügige Entschädigungsregelung ist daher unerlässlich.
• Planen Sie auch das Besuchermanagement für den Fall, dass etwas schiefgeht. Eine Evakuierung oder ein vorzeitiger Abbruch erfordert genauso viel Vorbereitung wie die eigentliche Veranstaltung: Denken Sie an Shuttle-Transporte, klare Anweisungen und angemessene Sicherheitsvorkehrungen an sensiblen Punkten.

Kein Organisator möchte jemals das „Undenkbare“ verkünden müssen. Doch diejenigen, die im Voraus über Szenarien nachdenken, die sie lieber nicht erleben möchten, sind im entscheidenden Moment in einer deutlich stärkeren Position.