Checklisten ermöglichen es Ihnen jetzt, Aufgaben zu überwachen, nicht nur ihnen zuzuordnen.

Jeder Veranstalter kennt das Gefühl. Man hat eine Aufgabe – die Buchung des AV-Teams, die Einweisung des Caterers, die finale Festlegung des Ablaufplans – an jemanden abgegeben, der sie problemlos erledigen kann. Trotzdem möchte man wissen, wie es läuft. Nicht, weil man ihnen nicht vertraut, sondern weil das Ergebnis letztendlich in der eigenen Verantwortung liegt.

Was also tun? Man kontaktiert sie über Slack. Man fragt im Stand-up-Meeting nach. Man schaut kurz im Dokument vorbei und hofft, dass der Zeitstempel der letzten Bearbeitung Aufschluss gibt. Nichts davon ist skalierbar. Und all das erschwert die Arbeit für die Person, die sie tatsächlich erledigt.

Es gibt einen besseren Weg, informiert zu bleiben: Konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, nicht auf die Person.

Wir haben in unserer Event-Software die Funktion „Beobachter“ für Checklisten (unser Projektmanagement-Tool ) eingeführt. Wenn eine Aufgabe nicht Ihre ist, Sie aber deren Fortschritt verfolgen möchten, tragen Sie sich einfach als Beobachter ein. Sie werden benachrichtigt, sobald sich etwas ändert – ohne die Aufgabe übernehmen oder den Verantwortlichen stören zu müssen. Sie können auch weitere Beobachter hinzufügen: beispielsweise einen Kunden, der wissen möchte, wann sein wichtigster Lieferant die Zusage gibt, einen Manager, der einen wichtigen Meilenstein im Blick behält, oder einen Kollegen, der sofort reagieren muss, sobald Ihre Aufgabe eingeht.

Es ist eine kleine Funktion mit echter Wirkung. Beobachter verwandeln eine private Aufgabenliste in einen transparenten Fortschrittsfeed für alle Beteiligten. Der Ersteller behält die Kontrolle über die Aufgabe. Aber diejenigen, denen das Ergebnis wichtig ist, müssen ihm nicht mehr hinterherjagen.

Einige Anwendungsbereiche, in denen sich diese Leistung auszahlt:

• Aufgaben, die Sie delegiert haben, für die Sie aber auf Vorstands- oder Kundenebene verantwortlich sind.
• Teamübergreifende Abhängigkeiten, bei denen das „Fertigstellen“ einer Person den „Start“ einer anderen Person ermöglicht.
• Kritische Elemente, die Sie nicht im Detail verwalten möchten, aber auf keinen Fall verpassen dürfen.
• Beteiligte, denen die Aufgabe nicht zugewiesen werden sollte, die aber über den Fortschritt informiert werden sollten.

Probieren Sie es bei Ihrer nächsten Veranstaltung aus. Weniger fragen. Mehr tun.