Jeder, der Veranstaltungen organisiert, kennt diesen Moment. Die Planung ist fast abgeschlossen, die Lieferanten sind bestätigt, der Zeitplan steht... und dann kommt das Briefing.
Plötzlich schreiben Sie E-Mails an Caterer, Techniker, Gastgeber, Sicherheitspersonal, Referenten, Produktionsteams, Freiwillige und Dutzende weiterer Beteiligter. Jede Nachricht benötigt etwas andere Informationen. Jeder Lieferant braucht eine andere Version. Und wenn sich etwas ändert, was fast immer der Fall ist, müssen Sie die Aktualisierungen erneut versenden.
Im Nu kursieren verschiedene Versionen der Präsentation. Veraltete E-Mails werden weitergeleitet. Jemand hat eine wichtige Aktualisierung verpasst. Und der Tag der Veranstaltung beginnt mit unnötiger Verwirrung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Genau dieses Problem inspirierte uns zur Entwicklung des neuen Briefings-Moduls in der Event-Software eventplanner.net. Sie können sich jetzt für einen begrenzten Beta-Test mit frühem Zugriff anmelden und zu den Ersten gehören, die es ausprobieren.
Ein Briefing, perfekt zugeschnitten auf jeden Stakeholder.
Statt Dutzende von Briefing-E-Mails manuell zu verfassen und zu pflegen, ermöglicht Ihnen das neue Briefing-Modul die Erstellung eines strukturierten Briefing-Dokuments aus flexiblen Inhaltsblöcken. Sie fügen einfach die gewünschten Informationen hinzu und legen fest, wer welche Abschnitte sehen soll.
Manche Bereiche sind für alle an der Veranstaltung Beteiligten sichtbar. Andere können auf bestimmte Lieferantenkategorien ausgerichtet werden, beispielsweise auf alle Caterer, alle Techniker oder das gesamte Sicherheitspersonal. Bei Bedarf lassen sich sogar Bereiche hinzufügen, die nur für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen bestimmt sind.
Dadurch wird es unglaublich einfach, genau die richtigen Informationen an die richtigen Personen zu übermitteln, ohne sie mit Details zu überfordern, die für ihre Aufgaben irrelevant sind.
Ihr Caterer erhält alle relevanten Informationen. Ihr Produktionsteam bekommt die technischen Details. Ihre Moderatoren erhalten die für ihre Rolle relevanten Informationen. Jeder erhält genau das, was er braucht – nicht mehr und nicht weniger. So bleibt jeder fokussiert.
Immer die neueste Version, automatisch
Sobald Ihr Briefing fertig ist, veröffentlichen Sie es einfach und senden es an alle Beteiligten. Ab diesem Zeitpunkt hat jeder Zugriff auf die aktuellste Version. Bei Änderungen aktualisieren Sie das Briefing einmalig, und die Änderung ist sofort für alle sichtbar, die sie benötigen. Keine veralteten PDFs mehr. Kein Weiterleiten neuer Versionen mehr. Keine Sorgen mehr, ob alle die aktuellsten Informationen erhalten haben. Alle an Ihrer Veranstaltung Beteiligten haben stets Zugriff auf das aktuellste Briefing.
Integriert in Ihre Anruflisten
Die besondere Stärke dieses neuen Tools liegt in seiner nahtlosen Integration mit den anderen Tools der eventplanner.net-Plattform. Das Briefing enthält automatisch die relevanten Aufgabenbeschreibungen für jeden Beteiligten und bietet so einen klaren und vollständigen Überblick darüber, wo, wann und für welche Aufgaben er oder sie sein muss.
Statt zwischen Dokumenten und E-Mails hin- und herzuwechseln, erhält jeder Beteiligte ein einziges, übersichtliches und personalisiertes Briefing-Paket, das alles enthält, was er für die Veranstaltung benötigt.
Es ist ein weiterer Schritt hin zu dem, was eventplanner.net sein will: eine einheitliche Eventmanagement-Plattform, die die operative Seite der Eventorganisation vereinfacht.
Seien Sie unter den Ersten, die es ausprobieren.
Das neue Briefing-Modul befindet sich aktuell in der Beta-Phase, und wir laden Veranstalter ein, es mit uns zu testen und weiterzuentwickeln. Der Beta-Zugang ist begrenzt. Wenn Sie also zu den Ersten gehören möchten, die erleben, wie dieses neue Tool Ihre Veranstaltungskommunikation vereinfacht, können Sie sich jetzt auf die Warteliste setzen lassen.
Hier können Sie sich für den frühen Beta-Zugang anmelden.
Quelle: Photo: iStockPhoto 1338059676
