Wenn wir als Veranstaltungsprofis unter dem Zeitdruck der Planung stehen und von der nie endenden Liste logistischer Aufgaben überfordert sind, übersehen wir möglicherweise einige der interessantesten Techniken der Tagungsgestaltung.
Wir neigen dazu, uns auf bereits bekannte Formate (wie Podiumsdiskussionen oder Keynote-Vorträge) zu beschränken, um die Komplexität neuer und ungewohnter Dynamiken zu vermeiden. Doch durch diese Vorsicht entgehen unseren Teilnehmern oft erfrischende Erlebnisse, die ihnen deutlich mehr Mehrwert bieten könnten als das übliche Einerlei.
Eine Expertensitzung gehört zu den Meetingformaten, die bei der Planung etwas mehr Aufmerksamkeit erfordern. Sie kann jedoch sowohl Ihnen als auch Ihren Gästen hervorragende Ergebnisse liefern.
Aber zunächst einmal: Was ist eine Expertenrunde? Im Kontext von Veranstaltungen bezeichnet man als Expertenrunde eine 60-minütige dynamische Veranstaltung, in der ein Thema vorgestellt (von einem Experten erläutert) wird und das gesamte (in der Regel kleine) Publikum aktiv in den Prozess der Problemidentifizierung und anschließenden Lösungsfindung einbezogen wird.
Das Besondere an diesen Expertensitzungen ist die Energie und das Engagement der Teilnehmenden. Sie gestalten die Inhalte aktiv mit und können ihr Fachwissen frei einbringen. Darüber hinaus bietet diese Methode einen enormen Mehrwert, da die Teilnehmenden praktische Lösungen kennenlernen und diese auch anwenden können.
Diese Expertensitzungen bieten die perfekte Mischung aus Theorie und Praxis und machen die gesamte Veranstaltung dadurch besonders bereichernd. Sie können die Sitzungen problemlos zwischen oder parallel zu den Hauptvorträgen planen. Hier sind einige weitere Punkte, die Sie bei der Integration von Expertensitzungen in das Veranstaltungsprogramm beachten sollten:
Schritt 1. Einen Raum innerhalb des Raumes schaffen
Um das übliche Format der Wissensvermittlung etwas aufzulockern, ist es immer interessant, mit dem Raum selbst zu experimentieren. Eine gute Option für Expertensitzungen sind aufblasbare Veranstaltungsräume. Man kann innerhalb des allgemeinen Raumes einen speziellen Bereich schaffen, indem man beispielsweise einen kleinen (oder größeren) Raum aufbläst, in dem sich die Teilnehmer bequem vom Rest der Umgebung abgrenzen und sich ganz auf die Dynamik konzentrieren können.
Diese Breakout-Räume eignen sich perfekt, um eine intimere Atmosphäre zu schaffen, da sie innerhalb weniger Minuten aufgebaut und sogar anders beleuchtet werden können als die übrigen Räume des Veranstaltungsortes. Dieser „Raum im Raum“ hilft den Teilnehmern, ihre Denkweise zu ändern, indem sie in eine andere Dynamik eintauchen und eine völlig ungewöhnliche Atmosphäre erleben.
Schritt 2. Verschiedene Interaktionstechniken einrichten
Eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Expertensitzungen ist die aktive Einbindung der Teilnehmenden in die Inhalte und untereinander. Hierfür gibt es verschiedene Interaktionsmöglichkeiten. Beispielsweise ist es entscheidend, Gruppen bereits am Eingang aufzulösen. Sobald die Teilnehmenden den Raum betreten, sollten Sie Gruppen trennen und sie an verschiedenen Tischen platzieren. Dies fördert das Knüpfen neuer Kontakte und den Austausch mit unbekannten Personen.
Eine weitere Strategie ist die sogenannte Zweierdiskussion. Während der Expertenrunde stellen Sie (oder der Moderator bzw. Referent) einige Fragen zur Diskussion. Um die Teilnehmer zur Interaktion anzuregen, teilen Sie die Gruppe in Zweiergruppen auf und lassen Sie sie ihre Meinungen austauschen.
Schritt 3. Ein dynamisches Skript erstellen
Das Besondere an Expertenrunden ist ihre lebendige Atmosphäre. Um daraus ein dynamisches Erlebnis zu machen, benötigen Sie ein spezielles Ablaufkonzept mit einer strukturierten Aufteilung. Beispielsweise könnten Sie 5 Minuten für die Interaktion, 10 Minuten für die Moderation und weitere 5 Minuten für den ersten Teil des Expertenvortrags einplanen.
Anschließend sollten Sie die nächsten 10 Minuten für Diskussionen und den Austausch in der Gruppe einplanen. Danach können Sie einen weiteren Redebeitrag und eine weitere Moderationsphase einleiten usw. Ziel ist es, einen langweiligen, monotonen Vortrag zu vermeiden. Alle sollten sich beteiligen, und die Atmosphäre sollte so dynamisch wie möglich sein.
Schritt 4. Bringen Sie die Leute dazu, miteinander zusammenzuarbeiten.
Bei der Erstellung des Ablaufplans sollten Sie 15 bis 20 Minuten für die aktive Teilnahme der Teilnehmenden einplanen. Diese Zeit sollte die Möglichkeit des Moderators oder Referenten umfassen, Fragen zum Brainstorming zu stellen (optimalerweise drei Fragen). Anschließend sollten Sie abschätzen, wie viel Zeit die Teilnehmenden für den Austausch untereinander und die Suche nach Lösungen oder Antworten benötigen. Abschließend sollten sie die Gelegenheit haben, ihre Lösungen oder Ideen mit der Gruppe zu teilen.
Schritt 5. Theorie und praktische Ratschläge miteinander verbinden
Obwohl es sich um eine Expertenrunde handelt, sollte diese Dynamik nicht ausschließlich theoriebasiert sein. Das Besondere an dieser großartigen Veranstaltung ist, dass die Teilnehmer praktische Empfehlungen und Ratschläge erhalten, die sie sofort anwenden können.
Achten Sie also bei der Gestaltung des Skripts und der Einweisung von Experte und Moderator darauf, ein Gleichgewicht zwischen Theorie und praktischen Lösungen zu finden, die Ihre Gäste erhalten werden.
Schlussgedanken
Es ist nicht immer einfach, bei der Veranstaltungsplanung neue Dynamiken einzuführen. Indem Sie Ihren Teilnehmern jedoch neue Formate und Interaktionsmöglichkeiten bieten, ermöglichen Sie ihnen eine völlig neue Auseinandersetzung mit den Inhalten und führen möglicherweise dazu, dass sie die Veranstaltung mit einem tieferen Verständnis der besprochenen Themen verlassen.
Beachten Sie all diese Schritte und versuchen Sie, für Ihre nächste Veranstaltung eine Expertensitzung zu organisieren. Viel Erfolg!
