Wenn Sie Ihre Veranstaltung mit einem Desaster beginnen lassen wollen, zwingen Sie Ihre Teilnehmer, endlose Warteschlangen und stressige Check-in-Prozeduren zu ertragen. Der Event-Check-in, auch Akkreditierung genannt, beschreibt den Zugang, den Sie (z. B. durch die Ausstellung von Ausweisen) zu Ihrer Veranstaltung und zu bestimmten Bereichen innerhalb dieser gewähren.
Wie Kevin Van der Straeten in seinem Buch EVENTPLANNER schreibt, ist Ihr Akkreditierungssystem kein nachträglicher Gedanke, sondern ein zentraler Bestandteil der operativen Planung Ihrer Veranstaltung. Es muss von Anfang an in Ihren Geländeplan, Ihr Budget und Ihren Ablaufplan integriert werden. Das richtige System hängt vollständig von der Art Ihrer Veranstaltung ab: Wer benötigt wann und wo Zugang zu welchen Bereichen? Unterschiedliche Bereiche, unterschiedliche Personen, unterschiedliche Sicherheitsstufen – all das muss im Vorfeld durchdacht sein, und die entsprechenden Richtlinien, Materialien und Mitarbeiterschulungen müssen vor Veranstaltungsbeginn bereitstehen.
Wenn etwas schiefgeht, wird der Check-in-Prozess zum ersten Eindruck, den Ihre Teilnehmer machen – und zwar aus den falschen Gründen. Ein langsamer oder chaotischer Einlass hinterlässt einen negativen Eindruck, von dem man sich nur schwer erholen kann, egal wie gut der Rest Ihrer Veranstaltung ist. Gelingt Ihnen der Check-in hingegen, fühlen sich Ihre Gäste vom ersten Moment an willkommen und gut organisiert.
Damit auch Sie zu dieser zweiten Gruppe gehören, finden Sie hier die Tipps, die Sie für die Einrichtung eines effizienten Check-in-Systems benötigen.
Tipp 1. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Namensschilder vor der Veranstaltung auszudrucken.
Lange Wartezeiten entstehen, wenn die Identifizierung und Akkreditierung jeder Person länger dauert als nötig. Stellen Sie sich Folgendes vor: Der Teilnehmer geht zum Check-in-Schalter, weist sich aus, wartet, bis Sie den Ausweis gedruckt und gefaltet haben, und betritt erst dann den Veranstaltungsort. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, können Sie natürlich problemlos mehrere Check-in-Schalter aufstellen.
Es gibt jedoch noch einen weiteren Trick, mit dem Sie Personalkosten sparen können: Ermutigen Sie Ihre Teilnehmer, ihre Namensschilder vor der Veranstaltung auszudrucken. Mit ihrem Namensschild können sie entweder direkt den Veranstaltungsort betreten oder sich am Check-in-Schalter eine Plastikhülle für das Namensschild und eine Goodie-Bag abholen. Dies verkürzt die Wartezeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Um Ihre Teilnehmer zum Drucken ihrer Namensschilder vor der Veranstaltung zu animieren, können Sie darauf hinweisen, dass für den Druck vor Ort eine zusätzliche Gebühr anfällt.
Tipp 2. Richten Sie ein automatisiertes Check-in-System ein.
Anstatt mehrere Check-in-Schalter am Eingang aufzustellen, können Sie ein automatisiertes Akkreditierungssystem einrichten. Beispielsweise können Sie mehrere Check-in-Automaten installieren, die die Teilnehmer identifizieren und die Namensschilder sofort ausdrucken. Dieser Prozess kann sichergestellt werden, indem die Gäste darüber informiert werden, dass sie ihren persönlichen QR-Code herunterladen müssen.
Anschließend gehen sie zum Check-in-Automaten, scannen den Code und erhalten ihren Ausweis. Es empfiehlt sich, dabei Unterstützung anzubieten. Wenn Sie also die automatisierten Check-in-Automaten nutzen, sollten Sie einige Freiwillige abstellen, die die Teilnehmenden durch den Prozess begleiten.
Tipp 3. Mehrere Durchflussleitungen einrichten
Für einen reibungslosen Check-in-Prozess benötigen Sie mehrere Eingänge und Besucherströme. Suchen Sie bei Großveranstaltungen nach Veranstaltungsorten mit mehreren Rolltreppen und Zugängen. Dies beschleunigt die Akkreditierung und verkürzt die Wartezeiten beim Einlass.
Tipp 4. Statten Sie Abzeichen mit speziellen Codes aus.
Je nach Art und Zielsetzung Ihrer Veranstaltung kann der Check-in-Prozess nach dem allgemeinen Akkreditierungsverfahren fortgesetzt werden. Angenommen, Sie planen eine Messe: Abhängig von den Teilnehmergruppen haben manche Gäste Zugang zu den Wissensveranstaltungen, andere hingegen nicht.
In diesem Fall müssen Sie Personal abstellen, das die Identität jedes Teilnehmers überprüft, bevor dieser Zugang zum Wissensbereich erhält. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, stellen Sie sicher, dass die Namensschilder spezielle Codes enthalten, die die Zugriffsrechte jedes Teilnehmers angeben. Anschließend können die Freiwilligen die Codes der Veranstaltungsteilnehmer scannen, die bei den Wissenssitzungen mitwirken möchten.
Tipp 5. Erwägen Sie den Einsatz von Gesichtserkennungstechnologie.
Obwohl die Gesichtserkennung in der Veranstaltungsbranche noch neu und wenig verbreitet ist, wird sie die Zukunft des Check-in-Prozesses prägen. Mithilfe verschiedener biometrischer Technologien identifiziert ein Gesichtserkennungssystem die Teilnehmenden automatisch. Dies kann den Akkreditierungsprozess beschleunigen und den Besucherfluss optimieren.
Zusammenfassung
Einer der ersten Kontakte mit der Veranstaltungsumgebung ist der Check-in-Schalter. Deshalb ist es wichtig, Ihren Teilnehmern ein stressfreies Akkreditierungserlebnis zu bieten – ohne lange Warteschlangen oder verwirrende Identifikationsverfahren.
