Es ist nicht immer einfach, Gewohnheiten zu ändern und sich an neue Arbeitsdynamiken anzupassen. Wenn Mitarbeiter wissen, was am besten funktioniert und eine Routine haben, kann es für sie eine Herausforderung sein, neue Tools zu übernehmen, die die Ergebnisse ihrer Arbeit verbessern.
Dies gilt zunehmend für Eventprofis und ihre Teams, die mit der ständigen Weiterentwicklung digitaler Lösungen und ihrer Komplexität nicht Schritt halten können. Technologie kann ein Vorteil sein, aber auch ein Problem bei der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Die rasante Entwicklung von Planungs- und Eventmarketing-Plattformen stellt Profis oft vor Herausforderungen.
Erstens führen viele die Logistikprozesse lieber manuell aus (weil sie es gewohnt sind), als alles zu automatisieren. Zweitens erfordert neue Veranstaltungstechnologie das Erlernen der Funktionsweise der neuesten Tools und deren optimale Nutzung. Und schließlich führt mangelndes Fachwissen zur korrekten Integration von Veranstaltungsmanagement-Software in den Arbeitsablauf mit Sicherheit zu Frustration.
Kein Wunder, dass die Einführung neuer Veranstaltungstechnologie für viele, auch für Ihr Team, eine Herausforderung sein kann. Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter davon überzeugen, Veranstaltungstechnologie zu nutzen, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern und ihre Produktivität zu steigern. So gelingt es Ihnen:
Schritt 1. Stellen Sie die Herausforderungen dar, denen Ihr Team bei der Planung einer Veranstaltung gegenübersteht
Planen Sie ein operatives Meeting mit Ihren Mitarbeitern oder Teammitgliedern ein, um die täglichen Herausforderungen zu besprechen. Fragen Sie sie nach den Lösungen, die sie bereits umgesetzt haben, und den erzielten Ergebnissen. Sollten die Probleme weiterhin bestehen, weil Ihr Team keine nachhaltigen Lösungen gefunden hat, zeigen Sie die negativen Auswirkungen auf den ROI der Veranstaltung auf. Analysieren und erläutern Sie anschließend Ihrem Team die Vorteile, die sich durch die Beseitigung der Herausforderungen für alle ergeben.
Schritt 2. Präsentieren Sie die Vorteile eines automatisierten Systems
Wenn Sie die Vorteile von Veranstaltungstechnik präsentieren, sprechen Sie über Aufwand und Zeit. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern oder Teammitgliedern, wie ein digitales System den Arbeitsablauf beschleunigen und unüberwindbare Herausforderungen beseitigen kann.
Nehmen wir beispielsweise an, jemand ist dafür verantwortlich, die Networking-Präferenzen der Teilnehmer manuell zu erfassen. Was wäre, wenn eine Event-Management-Plattform oder -App dies automatisch erledigen könnte, indem die Gäste selbst Informationen darüber eingeben, was sie bei der Networking-Sitzung anbieten oder suchen? Machen Sie Ihrem Team klar, dass die Automatisierung bestimmter Prozesse und Verantwortlichkeiten es frei macht, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Schritt 3. Kommunizieren Sie den Bedarf an Wachstum und Innovation
Es ist wichtig, die allgemeine Vision und die Ziele Ihrer Agentur oder Ihres Unternehmens zu artikulieren. Wenn Sie Wachstum und nachhaltige Innovation anstreben, sollten Sie die institutionelle Kommunikation basierend auf diesen beiden Konzepten stärken und Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder auf Veränderungen vorbereiten.
Schritt 4. Richten Sie ein Lern-Bootcamp für Ihr Team ein
Oftmals sind Menschen gegenüber Technologie zurückhaltend, da sie sich neue Fähigkeiten aneignen müssen, um sich effizient in der digitalen Umgebung zurechtzufinden. Das kann überwältigend sein, insbesondere wenn die Aufgabenliste im Zusammenhang mit der Veranstaltungsplanung ständig wächst. Organisieren Sie deshalb Lern-Bootcamps für Ihr Team. So fühlen sich die Teilnehmer beim Erwerb neuer Fähigkeiten unterstützt und haben weniger Angst vor der neuesten Veranstaltungstechnologie, die sie erlernen müssen.
Mit der Eventsoftware von eventplanner.net kann Ihr Team auch über unsere Online-Akademie eine Zertifizierung erwerben, die ihm mehr Selbstvertrauen gibt und eine klare Anerkennung seiner neuen Fähigkeiten bietet.
Schritt 5. Stärken Sie Ihre Teammitglieder, indem Sie sie in den Entscheidungsprozess einbeziehen
Die Meinung Ihres Teams ist entscheidend. Sie kann wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Herausforderungen bei der Planung einer Veranstaltung geben. Diese Informationen können entscheidend für die Wahl der passenden Eventmanagement-Software oder -App sein. Darüber hinaus machen Sie Ihre Teammitglieder zu aktiven Akteuren, die sich befähigt fühlen, die für sie optimalen Entscheidungen zu treffen. Allein die Entscheidungsfindung macht ihnen die damit verbundenen Konsequenzen und die Notwendigkeit zur Weiterentwicklung bewusst.
Aufruf zum Handeln
Wenn Sie bei der Einführung von Veranstaltungstechnologie auf Widerstand Ihres Teams stoßen, sollten Sie wissen, dass es eine Lücke in Ihrer Unternehmenskommunikation gibt. Um Ihr Team für die digitalen Lösungen zu begeistern, sollten Sie zunächst zuhören. Was sind ihre Herausforderungen und vor allem ihre Ängste?
Konzentrieren Sie sich anschließend darauf, den Mehrwert dieser neuen Veranstaltungstechnologie und die Vorteile für Ihr Team präzise zu kommunizieren. Beziehen Sie Ihr Team in den Entscheidungsprozess ein, indem Sie seine Bedürfnisse kontinuierlich analysieren. Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihre Wachstumsvision und nutzen Sie diesen potenziellen Konflikt als Chance zur Stärkung der Arbeitsbeziehungen.
