Schaut man sich ein beliebiges Veranstaltungsbudget an, findet man die üblichen Verdächtigen: Veranstaltungsort, Catering, Technik, Dekoration, Personal, Transport und Marketing. Jeder Euro ist verplant, jede Kategorie sorgfältig abgerechnet.
Was Sie nicht finden werden, ist der größte Kostenfaktor bei der Organisation einer Veranstaltung – der interne Zeitaufwand für deren Verwaltung.
Diese Kosten werden selten in Rechnung gestellt, weil sie nicht sichtbar sind. Sie fließen in die Gehälter ein, werden von Überstunden aufgesogen, verschwinden in der Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden. Doch sie sind da. Und für die meisten Eventplaner stammen sie aus derselben Quelle: dem Flickenteppich unzusammenhängender Planungstools.
Die wahren Kosten von „kostenlos“
Ein typischer Eventplaner nutzt heutzutage ein halbes Dutzend Tools, um eine einzige Veranstaltung zu organisieren. Excel für das Budget, Pinterest für das Moodboard, Google Sheets für den Ablaufplan, Word für das Briefing, E-Mail und WhatsApp zur Koordination der Lieferanten, eine separate Plattform für den Ticketverkauf und vielleicht noch ein Projektmanagement-Tool.
Jedes dieser Tools ist kostenlos – oder nahezu kostenlos. Und jedes von ihnen verursacht Kosten, die sich niemals in einer Bilanz niederschlagen.
Da ist der Zeitaufwand für das Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten: Apps öffnen, Dateien suchen, sich merken, welche Version aktuell ist. Da ist der Zeitaufwand für das Duplizieren von Informationen: Lieferantendaten von einem Dokument in ein anderes kopieren, eine Zahl an drei Stellen aktualisieren, wenn sie sich nur einmal ändert. Da ist der Zeitaufwand für die Koordination: das Einholen des neuesten Briefings, die Bestätigung, was an wen gesendet wurde, und die Aufklärung von Missverständnissen.
Und dann sind da noch die Kosten für Fehler. Eine falsche Version des Briefings erreicht den Lieferanten. Eine Budgetaktualisierung wurde zwar in der Tabelle vorgenommen, aber dem Kunden nie mitgeteilt. Ein Drehplan stimmt nicht mit den tatsächlichen Buchungen überein.
Nichts davon ist im Budget vorgesehen. Alles kostet Sie etwas.
Wohin die Zeit tatsächlich fließt
Würde man die Arbeitsstunden eines Eventplaners ehrlich erfassen, käme man zu dem Schluss, dass ein überraschend großer Teil davon für administrative Aufgaben und nicht für kreative Arbeit aufgewendet wird. Dokumente für verschiedene Zielgruppen neu formatieren. Denselben Lieferanten in mehreren Systemen erneut eingeben. Sich daran erinnern, in welchem Ordner sich das neueste Moodboard befindet.
Das ist der Teil des Jobs, für den niemand in die Eventbranche eingestiegen ist. Und es ist der Teil, der am schnellsten wächst, je komplexer die Veranstaltungen werden.
Welche Integration verändert sich tatsächlich?
Das Argument für integrierte Event-Software liegt nicht darin, dass ein einzelnes darin enthaltenes Tool deutlich besser wäre als sein eigenständiges Pendant. Ein gutes Budgetierungstool ist ein gutes Budgetierungstool, egal ob es in eine Event-Plattform integriert oder in Excel implementiert ist.
Der Unterschied liegt in dem, was zwischen den Werkzeugen geschieht.
Wenn Moodboard, Lieferantenliste, Drehplan, Budget und Briefing alle an einem Ort gespeichert sind und auf dieselben Daten zugreifen, verschwinden die meisten Probleme. Sie müssen Lieferanten nicht von einem Tool in ein anderes kopieren, da sie bereits vorhanden sind. Sie müssen keine zwei Budgetversionen abgleichen, da es nur eine gibt. Das Briefing ist mit dem Lieferanten verknüpft, der Lieferant mit dem Drehplan, der Drehplan mit dem Budget. Aktualisieren Sie eine Komponente, bleiben die anderen synchron.
Das ist keine Funktion, sondern eine Architektur. Und genau das ist der Unterschied zwischen Software, die bei der Planung einer Veranstaltung hilft, und Software, die zufällig daran beteiligt ist.
Zählen dessen, was nicht in der Tabelle steht
Wenn Sie die Werkzeuge bewerten, mit denen Sie planen, ist die sinnvollste Frage nicht : Was kostet es?, sondern: Was kostet es mich?
Die Zeitersparnis durch die Nutzung eines einzigen vernetzten Systems anstelle von sieben voneinander getrennten Systemen spricht fast immer für sich. Diese Zeit können Sie für die Aspekte der Arbeit nutzen, die das Event wirklich prägen: das Konzept, das Erlebnis, die Momente, die den Menschen in Erinnerung rufen, warum sie gekommen sind.
Das ist der entscheidende Posten.
Hören Sie auf, für „kostenlose“ Tools zu bezahlen.
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