Viele Organisatoren arbeiten immer noch nach dem klassischen Projektansatz mit straffen Zeitplänen und Gantt-Diagrammen. Doch jeder, der schon einmal eine Veranstaltung organisiert hat, weiß, wie unberechenbar die Realität sein kann. Fristen bleiben gleich, Lieferanten ändern sich, und Prioritäten verschieben sich im Laufe der Zeit.
Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisatoren für eine agile Arbeitsweise, eine flexible Methode, die kontinuierliche Anpassungen, eine bessere Zusammenarbeit und schnellere Ergebnisse ermöglicht.
Im folgenden Auszug aus dem Buch EVENTPLANNER erklärt Kevin Van der Straeten, warum agiles Projektmanagement, einschließlich Scrum und Kanban, für Eventprofis bahnbrechend ist. Dieser Ansatz steht auch im Mittelpunkt der Eventmanagement-Software eventplanner.net, in der agile Prinzipien in praktische Werkzeuge umgesetzt werden. Viele Organisatoren nutzen bereits agile Methoden, vielleicht sogar unbewusst!
Aus dem Buch:
Der größte Nachteil eines traditionellen Projektmanagementansatzes mit Gantt-Diagrammen ist die Gewissheit, dass alle vorab erstellten Schätzungen unzutreffend sind. Das ist logisch, denn es sind und bleiben Schätzungen. Für eine Veranstaltung kann diese Unsicherheit in der Planung fatal sein. Schließlich lässt sich der Termin nicht in letzter Minute um einige Tage verschieben, nur weil man noch nicht bereit ist. Mit einem traditionellen Projektmanagementansatz besteht außerdem die Gefahr, dass man anfangs viel Zeit mit Details verliert, da diese chronologisch Priorität haben, was später dazu führt, dass die Zeit für wichtigere Aufgaben fehlt. Ein agiler Projektmanagementansatz, wie beispielsweise Scrum, verfolgt einen völlig anderen Ansatz, der insbesondere für Veranstaltungen große Vorteile bietet.
Agile ist in der IT-Branche seit Jahren ein etablierter Projektansatz, der es Silicon-Valley-Unternehmen wie Facebook und Google ermöglicht, qualitativ hochwertige Projekte in Rekordzeit umzusetzen. Und das klingt wie Musik in den Ohren von Eventplanern.
Bei einem agilen Ansatz wird ein Projekt in kleine, realisierbare Teilprojekte unterteilt. Man arbeitet in einem Scrum-Team mit maximal zehn Personen, um effizient zu arbeiten. Ein Scrum Master überwacht den Projektfortschritt.
Sie beginnen mit der Erstellung einer Liste aller Aufgaben für Ihre Veranstaltung. In der Software eventplanner.net verwenden wir ein Kanban-Board, auf dem die Aufgaben in drei Spalten angezeigt werden: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. So haben Sie jederzeit den Überblick, wer woran arbeitet und welchen Status die einzelnen Aufgaben haben. Jede Aufgabe erhält vom Team eine Priorität. Während des Projekts können Aufgaben je nach Bedarf hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Ihre Aufgaben klar definiert sind. „Veranstaltungsort organisieren“ ist beispielsweise etwas zu allgemein und sollte besser in Aufgaben wie „Auswahlliste der Veranstaltungsorte erstellen“, „Veranstaltungsorte besichtigen“, „Preis verhandeln“ usw. unterteilt werden. Dadurch muss nicht jede Teilaufgabe derselben Person zugewiesen werden. Unsere Veranstaltungssoftware kann Ihr Kanban-Board mit einer Vorlage von Aufgaben füllen, die typisch für die Art der von Ihnen organisierten Veranstaltung sind, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen. Sie können auch eine neue Veranstaltung auf Basis einer vorherigen erstellen. Die Software übernimmt anschließend alle Aufgaben und Skriptregeln und passt sie an das neue Datum an. Dies ist eine ideale Methode, um auf den Erfahrungen aus Ihren vorherigen Veranstaltungen aufzubauen.
Sobald Ihre Aufgabenliste erstellt ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Sie identifizieren die wichtigsten Aufgaben und delegieren diese an das Team, indem Sie sie einer bestimmten Person zuweisen. Der Fortschritt wird täglich überprüft. Der Tag beginnt mit einem kurzen Stand-up-Meeting, in dem alle Teammitglieder kurz berichten, was sie am Vortag erledigt haben, was sie planen und ob es Probleme gibt. So können wir sofort reagieren, falls jemand nicht weiterkommt oder Hilfe benötigt. Die Meetings finden im Stehen statt, um sie kurz und effizient zu halten (maximal zehn Minuten).
Der größte Vorteil agilen Arbeitens liegt darin, dass man sich kontinuierlich anpassen und flexibel auf veränderte Marktbedingungen reagieren kann. Fehler und Probleme werden vom Team schnell erkannt und behoben. Die direkte Art der Zusammenarbeit und des gemeinsamen Umgangs mit Herausforderungen stärkt zudem die positive Einstellung des Teams. Anders ausgedrückt: Mit demselben Team erzielt man im selben Zeitraum bessere Ergebnisse. Besser, weil stets das im Vordergrund steht, was wirklich zählt.
Der Nachteil agiler Methoden liegt darin, dass sie eine stärkere Einbindung des Kunden erfordern, die jedoch unerlässlich ist, und dass das genaue Endergebnis im Vorfeld weniger klar ist. Man muss sowohl dem Prozess als auch dem Team vertrauen können. Eine erfahrene Teamleitung ist daher unerlässlich.
Weitere Informationen zu diesem Thema und viele andere Tipps zur Organisation von Veranstaltungen findest du in EVENTS buchen.
Quelle: Phot: iStockPhoto 1456827453
