Wenn Sie schon einmal Trello, AsanaClickUp oder monday.com zur Planung einer Veranstaltung verwendet haben, sind Sie nicht allein. Diese beliebten Projektmanagement-Plattformen sind zu unverzichtbaren Tools für Teams aller Branchen geworden. Ihre Flexibilität, visuellen Workflows und kollaborativen Funktionen machen sie attraktiv – und für viele Aufgaben sind sie die perfekte Lösung.
Doch genau hier liegt die Herausforderung: Eventplanung ist nicht einfach nur ein weiteres Projekt. Es ist ein schnelllebiger Prozess mit hohem Einsatz, wechselnden Deadlines, unzähligen Beteiligten und Echtzeit-Logistik. Allgemeine Tools sind zwar hilfreich, reichen aber oft nicht aus, um die Komplexität der Eventorganisation zu bewältigen – egal, ob es sich um eine Firmenkonferenz, ein öffentliches Festival oder eine private Hochzeit handelt.
Schauen wir uns also genauer an, wo generische Projektmanagement-Tools glänzen und wo sie für Event-Profis nicht das gewünschte Ziel erreichen.
Die Profis: Warum Eventplaner Trello, Asana & Co. lieben.
Es ist leicht zu verstehen, warum so viele Event-Profis mit allgemeinen Tools wie Trello oder Asana beginnen. Diese Plattformen bieten:
- Einfache Aufgabenverfolgung: Visuelle Tafeln und Checklisten vereinfachen die Verwaltung von Aufgaben.
Teamzusammenarbeit: Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und in Threads kommentieren. Alles an einem Ort.
Vorlagen und Integrationen: Von der Kalendersynchronisierung bis zu Slack-Benachrichtigungen sind diese Plattformen gut vernetzt.
Für Einzelplaner oder kleine Veranstaltungen reichen diese Funktionen möglicherweise aus. Sobald Ihre Veranstaltung jedoch komplexer wird, zeigen sich die Schwachstellen.
Die Lücken: Was generische Tools nicht abdecken
Tools wie ClickUp eignen sich zwar hervorragend für die Aufgabenverwaltung, wurden jedoch nicht für Events entwickelt. Das wird deutlich, wenn Sie beispielsweise Folgendes versuchen:
Veranstaltungsbudgets verwalten – Es gibt keine native Möglichkeit, Kosten zu verfolgen, Angebote zu bearbeiten oder die Ausgaben verschiedener Anbieter zu überwachen.
Verfolgen Sie Lieferanten- und Veranstaltungsortdetails – Sie müssen benutzerdefinierte Karten oder externe Tabellen erstellen, um Kontakte, Verfügbarkeit und Verträge zu verwalten.
Erstellen Sie einen Call Sheet oder Ablaufplan – Diese Tools verstehen keine Zeitfenster, Programmabläufe oder Hinweise hinter der Bühne.
Verwalten Sie die Gästeregistrierung – Es gibt keine integrierte Möglichkeit, Teilnehmerdaten oder Zusagen zu erfassen oder Registrierungsformulare zu erstellen.
Zusammenarbeit mit externen Partnern – Lieferanten benötigen oft nur Zugriff auf einen Teil Ihres Plans (z. B. technische Daten oder Catering-Zeitplan). Allgemeine Tools bieten jedoch keine einfache Berechtigungskontrolle oder dedizierte Ereignisansichten.
Und obwohl es Workarounds gibt, wie die Verwendung mehrerer Apps, das Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen oder das Verknüpfen von Google Sheets, wächst der Aufwand schnell, insbesondere wenn Sie mehrere Ereignisse gleichzeitig verwalten.
Der bessere Weg: Software für Events
Hier kommt spezialisierte Event-Software wie eventplanner.net ins Spiel. Wir haben die intuitiven Planungsfunktionen übernommen, die Sie von Tools wie Trello und Monday.com kennen: visuelle Taskboards, Teamzusammenarbeit, Checklisten. Zusätzlich haben wir veranstaltungsspezifische Tools integriert, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
Ereignisspezifisches Projektmanagement mit integrierten
- Detaillierte Lieferantenverfolgung und Budgetierungstools zur Ausgabenkontrolle und zum Vergleichen von Angeboten
Anmeldeformulare und Gästelisten mit QR-Ticketing
Auf externe Partner und interne Teams zugeschnittene Kollaborationsfunktionen
Alles ist an einem Ort, sodass Sie nicht mit mehreren Werkzeugen oder Klebebandlösungen jonglieren müssen.
Warum es wichtig ist
Die Verwendung des richtigen Tools ist nicht nur praktisch. Es reduziert Stress, spart Zeit und hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn Ihre Planungsplattform Events versteht, können Sie sich auf das große Ganze konzentrieren: die Schaffung sinnvoller Erlebnisse für Ihr Publikum.
Allgemeine Tools können Ihnen den Einstieg erleichtern. Wenn Sie es jedoch mit der Veranstaltungsplanung ernst meinen – egal, ob Sie Vollzeit, Teilzeit oder gelegentlich damit arbeiten –, kann Ihnen spezialisierte Software die Struktur und das Vertrauen geben, die Sie für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltung benötigen.
Bereit zum Upgrade?
Entdecken Sie, wie die Eventsoftware von eventplanner.net Ihre nächste Veranstaltung unterstützen kann. Die Basisversion unserer Plattform ist kostenlos, leistungsstark genug für Profis und einfach zu implementieren – unabhängig von der Art Ihrer Veranstaltung.
