Die Planung einer Veranstaltung ist ein komplexer Vorgang mit vielen beweglichen Teilen. Eines der wirkungsvollsten Tools, mit denen professionelle Veranstaltungsplaner den Überblick behalten, ist ein Call Sheet, auch als Ablaufplan bekannt .
Ein Call Sheet ist mehr als nur ein Zeitplan. Es ist ein detailliertes Handbuch, das alle Aufgaben, die Verantwortlichen und den genauen Zeitpunkt vor, während und nach der Veranstaltung beschreibt. Ob Sie eine Firmenkonferenz, eine Hochzeit, ein Konzert oder eine private Feier organisieren – ein solides Call Sheet sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die Veranstaltung wie am Schnürchen läuft.
So erstellen Sie Schritt für Schritt einen effektiven Event-Callsheet. Suchen Sie nach ausführlicheren Strategien für die Organisation reibungsloser Events? In unserem Eventplanungsbuch finden Sie Expertentipps, Praxisbeispiele und Insider-Tricks von professionellen Eventplanern.
Schritt 1: Definieren Sie den Umfang und den Zeitplan Ihrer Veranstaltung
Bestimmen Sie zunächst den gesamten Umfang der Veranstaltung, nicht nur die „Showtime“. Berücksichtigen Sie:
- Vorbereitung vor der Veranstaltung : Einladen, Vorbereitung des Veranstaltungsortes, technische Proben
Hauptaktivitäten der Veranstaltung : Ankunft der Gäste, Sitzungen, Unterhaltung, Catering-Zeiten
Aufschlüsselung nach der Veranstaltung : Ausladen, Aufräumen, Nachbesprechung
Teilen Sie den Veranstaltungstag in Zeitblöcke auf (z. B. stundenweise oder bei komplexen Produktionen sogar in 5-Minuten-Intervallen). Diese Struktur bildet das Rückgrat Ihres Call Sheets.
Schritt 2: Listen Sie jede Aufgabe und jeden Meilenstein auf
Gehen Sie den gesamten Ablauf des Ereignisses durch und listen Sie jede einzelne Aufgabe auf, die erledigt werden muss. Denken Sie an:
Technischer Aufbau (A/V-Checks, Beleuchtung, Internet)
Ankunft und Einweisung der Anbieter (Catering, Fotografen, Entertainer)
Rufzeiten der Mitarbeiter (Sicherheit, Freiwillige, Koordinatoren)
Wichtige Programmpunkte (Präsentationen, Aufführungen, Reden)
Pausen, Übergänge und Notfallpuffer
Aufgaben nach der Veranstaltung (Abbau, Feedback-Sammlung)
Ein guter Callsheet lässt keine Aufgabe unzugeteilt und keinen Zeitplan unklar.
Schritt 3: Verantwortlichkeiten zuweisen (Aufgabenverantwortliche)
Weisen Sie jeder Aufgabe einen eindeutigen Verantwortlichen zu. Dies gewährleistet die Verantwortlichkeit und reduziert Verwirrung am Veranstaltungstag. Jede Aufgabe sollte Folgendes enthalten:
- Kontaktdaten (Telefonnummer ist zwingend erforderlich)
Check-in-Bestätigungen (z. B. wer abzeichnet, wenn die Aufgabe erledigt ist)
Profi-Tipp: Heben Sie wichtige Rollen hervor (wie Show Caller, Floor Manager oder technischer Leiter), damit jeder weiß, an wen er während der Veranstaltung Probleme weiterleiten kann.
Schritt 4: Kontaktinformationen und Notfalldetails angeben
Ein professioneller Callsheet ist gleichzeitig ein Kontaktverzeichnis. Neben den Aufgabenverantwortlichen sollten Sie folgende Personen auflisten:
Alle wichtigen Mitarbeiter und Lieferanten mit direkten Telefonnummern
Ansprechpartner am Veranstaltungsort (Sicherheit, Vor-Ort-Manager)
Notfalldienste oder -protokolle (insbesondere bei großen öffentlichen Veranstaltungen)
Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, müssen Sie in Zeiten mit wenig Zeit nicht ständig nach Telefonnummern suchen.
Schritt 5: Formatieren Sie für mehr Klarheit (halten Sie es umsetzbar)
Ein Call Sheet muss übersichtlich und schnell zu überfliegen sein. Verwenden Sie ein strukturiertes Format wie:
Stellen Sie sicher, dass das Layout die zeitliche Reihenfolge berücksichtigt, und vermeiden Sie, zu viele Informationen in einen Block zu packen.
Schritt 6: Effizient teilen und verteilen
Sobald Ihr Call Sheet vollständig ist, müssen alle BeteiligtenZugriff auf die neueste Version. Traditionell bedeutete dies, Kopien auszudrucken oder PDFs per E-Mail zu versenden – diese Methoden führten jedoch häufig dazu, dass veraltete Versionen im Umlauf waren.
Automatisieren der Callsheet-Verwaltung mit Event-Software
Bei kleinen Veranstaltungen funktioniert es, einen Call Sheet manuell in einer Tabelle zu erstellen. Bei komplexeren Aufgaben wird es jedoch zu einem logistischen Problem, den Überblick über die Aufgabenzuständigkeit, kurzfristige Änderungen und die gemeinsame Nutzung von Updates zwischen den Teams zu behalten.
Hier erleichtert ein Event-Callsheet-Tool – wie das der Event-Software eventplanner.net– das Leben. So verbessern Sie Ihr Callsheet durch die Verwendung von Software:
Zuständigkeit zuweisen : Aufgaben können Teammitgliedern mit integrierten Kontaktinformationen direkt zugewiesen werden.
Live-Updates : Alle kurzfristigen Änderungen (Zeitverschiebungen, Aufgabenneuzuweisungen) werden für alle in Echtzeit aktualisiert.
Freigebbarer Link oder mobiler Zugriff : Keine veralteten PDFs mehr. Jeder, vom Verkäufer bis zum Freiwilligen, kann von seinem Telefon aus auf die neueste Call Sheet-Version zugreifen.
Verfolgung des Aufgabenstatus : Sie können Aufgaben als erledigt abhaken und so sicherstellen, dass nichts übersehen wird.
Zentralisierte Kommunikation : Kommentare und Notizen bleiben bestimmten Aufgaben zugeordnet, wodurch die E-Mail-Überflutung auf ein Minimum reduziert wird.
Durch die Automatisierung Ihres Call Sheets erstellen Sie nicht nur eine Liste – Sie bauen ein dynamisches Event-Kontrollzentrum auf, das alle auf dem gleichen Stand hält.
Letzter Tipp: Callsheet als „Missionskontrolle“ Ihrer Veranstaltung
Stellen Sie sich Ihren Call Sheet als zentrales Nervensystem der Veranstaltung vor. Es ist das Dokument, das sicherstellt, dass alle Beteiligten – Personen, Aufgaben und Zeitplanung – reibungslos zusammenarbeiten. Egal, ob Sie eine Tabellenkalkulation, Papier oder ein professionelles Tool verwenden – wichtig ist, dass das Dokument detailliert, genau und zugänglich ist.
Natürlich verschafft Ihnen die Automatisierung dieses Prozesses mit Event-Software einen unbestreitbaren Vorteil, wenn es darum geht, flexibel und organisiert zu bleiben, insbesondere bei der Betreuung größerer Teams oder komplexer Events.
